In dit artikel wordt uitgelegd hoe je toegangsrechten gebruikt in Personio. Met toegangsrechten kun je medewerkers meer of minder toegang geven tot verschillende delen van Personio. Door deze rechten te beheren, bescherm je gevoelige gegevens en zorg je ervoor dat medewerkers de juiste toestemmingen hebben.

Toegangsrechten bekijken en beheren

Je beheert toegangsrechten in Personio via medewerkersrollen. Je kunt deze rechten als volgt bekijken en wijzigen:

1. Ga naar Instellingen in het hoofdnavigatiemenu.
2. Klik in het gedeelte Medewerkers op Medewerkersrollen.
3. Kies de medewerkersrol die je wilt wijzigen.
4. Klik op Toegangsrechten.

Nadat je de toegangsrechten hebt geconfigureerd, kun je de instellingen controleren. Hiervoor log je in bij het Personio-account van de medewerker via de profielpagina van de medewerker.

Toegangsrechten begrijpen

Toegangsrechten bepalen welke informatie medewerkers kunnen bekijken of wijzigen. In Personio zijn toegangsrechten in twee categorieën ingedeeld:

• Persoonsgegevens: alle rechten met betrekking tot toegang tot medewerkersgegevens.
• Configuraties: alle rechten met betrekking tot Personio-applicaties en bedrijfsinstellingen.

Elke categorie heeft secties en subsecties. Je bepaalt de toegang van medewerkers tot deze informatie met behulp van toegangsniveaus en -gebieden.

Toegangsniveaus

Toegangsniveaus bepalen of medewerkers gegevens kunnen bekijken, voorstellen of bewerken. Je kunt verschillende toegangsniveaus toekennen met behulp van deze drie toegangsrechten.

Bekijken	Medewerkers kunnen de gegevens inzien.
Voorstellen	Medewerkers kunnen wijzigingen in de gegevens voorstellen, maar deze wijzigingen moeten goedgekeurd worden. Als je dit type toegangsrecht selecteert, moet je een goedkeuringsproces configureren.
Bewerken	Medewerkers kunnen gegevens bewerken zonder dat hiervoor goedkeuring nodig is. Er wordt een waarschuwing weergegeven wanneer je toegangsrechten verleent voor gevoelige gegevens.

Toegangsgebieden

Toegangsgebieden bepalen tot welke gegevens medewerkers toegang hebben. Je kunt zelf bepalen voor welke medewerkers elk toegangsrecht geldt.

Eigen	Eigen gegevens van de medewerker.
Hiërarchie	Alle medewerkers die direct of indirect aan een leidinggevende zijn toegewezen. De eigen gegevens van de medewerker vallen hier niet onder.
Aangepast	Een specifieke selectie van medewerkers die je met filters definieert. Aangepaste toegang vervangt niet Alle toegang. Je kunt specifieke medewerkers niet uitsluiten van Alle toegang met behulp van aangepaste filters. De eigen gegevens van de medewerker vallen hier niet onder.
Alle	Alle medewerkers. De eigen gegevens van de medewerker vallen hier niet onder.

Hoe werken toegangsrechten en medewerkersrollen?

Je beheert toegangsrechten in Personio via medewerkersrollen. Er zijn twee soorten medewerkersrollen in Personio: vooraf ingestelde medewerkersrollen en aangepaste medewerkersrollen. Lees meer over het beheren van medewerkersrollen.

Soort rol	Naam rol	Beschrijving
Vooraf ingestelde rol	Alle medewerkers	Deze rol wordt automatisch toegekend aan alle nieuwe en actieve medewerkers. De rol bevat een basispakket van toegangsrechten.
	Beheerder (of rollen met beheerdersrechten)	Deze rol bevat volledige toegangsrechten. Je kunt deze toegangsrechten niet wijzigen.
Aangepaste rol	Voorbeelden: 'HR-manager' "Management" 'Stagiair'	Dit zijn rollen die je zelf aanmaakt en toewijst aan specifieke medewerkers. Ze hebben dezelfde rechten als de rol Alle medewerkers en je kunt indien nodig aanvullende rechten toevoegen.

Persoonsgegevens

Deze sectie heeft betrekking op toegangsrechten voor persoonlijke en gevoelige gegevens. Alle toegangsrechten in de subsecties zijn van toepassing op de medewerkers die met behulp van toegangsgebieden zijn gedefinieerd.

Persoonsgegevens

Deze sectie heeft betrekking op het tabblad Persoonlijke informatie in het medewerkersprofiel. Dit omvat toegang tot profielfoto's, de laatste inlogdatum en de status van uitnodigingsmails.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker kan het tabblad Persoonlijke informatie bekijken.	De medewerker kan wijzigingen voor het tabblad Persoonlijke informatie ter goedkeuring indienen. Dit kunnen onmiddellijke wijzigingen of geplande wijzigingen zijn.	De medewerker kan wijzigingen doorvoeren op het tabblad Persoonlijke informatie. Dit kunnen onmiddellijke wijzigingen of geplande wijzigingen zijn.

 

Salarisgegevens

Deze sectie heeft betrekking op het tabblad Salaris van het medewerkersprofiel.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker kan het tabblad Salaris bekijken.	n.v.t.	De medewerker kan wijzigingen doorvoeren op het tabblad Salaris.

 

Aanwezigheidsgegevens

Deze sectie heeft betrekking op het tabblad Aanwezigheid van het medewerkersprofiel.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
In de weergavemodus heeft de medewerker toegang tot: Het tabblad Aanwezigheid De sectie Tijdregistratie De medewerker kan alleen een gedeeld apparaat gebruiken om zijn of haar tijd te registreren.	De medewerker kan tijd registreren met behulp van: Het tabblad Aanwezigheid De sectie Tijdregistratie De widget Tijdregistratie op de startpagina Medewerkers kunnen hun tijdinvoer ook bewerken, tenzij je tijdregistratiebeperkingen hebt ingesteld. Je bedrijf maakt mogelijk gebruik van goedkeuringen voor tijdregistratie. Als dat het geval is, wordt iedere tijdinvoer die door een medewerker wordt bijgehouden of bewerkt, door Personio ter goedkeuring ingediend.	De medewerker kan: Werkuren invoeren op het tabblad Aanwezigheid en de goedkeuring overslaan. Tijdregistratiebeperkingen omzeilen. Het werkrooster en overurensaldo wijzigen. Zelfs met bewerkingsrechten kunnen medewerkers geen aanwezigheidsaanvragen goedkeuren. Hiervoor moet je ze de rol van goedkeurder toewijzen in de goedkeuringsinstellingen.

 

Documenten

Deze sectie heeft betrekking op het tabblad Documenten van het medewerkersprofiel. Je moet voor elke documentcategorie aparte toegangsrechten instellen.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker kan documenten downloaden via het tabblad Documenten.	De medewerker kan documenten uploaden via het tabblad Documenten.	De medewerker kan: Documenten uploaden, bewerken en verwijderen. Documenten maken met documentsjablonen.  Elektronische handtekeningen voor documenten aanvragen.

 

Onboarding

Deze sectie heeft betrekking op de tabbladen Onboarding en Offboarding van het medewerkersprofiel. Medewerkers kunnen standaard hun on- en offboardingtaken bekijken en voltooien.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker kan alle on- of offboardingstappen van het on- of offboardingsjabloon zien.	n.v.t.	De medewerker kan on- of offboardingstappen toewijzen, bewerken en verwijderen vanuit het sjabloon.

 

Accounts beheren

Deze sectie heeft betrekking op het menu dat wordt weergegeven wanneer je op het pictogram met drie puntjes in het medewerkersprofiel klikt. Als je wilt dat medewerkers de optie Account beheren te zien krijgen, moet je ze weergaverechten geven voor deze sectie. Ze moeten ook weergaverechten voor persoonsgegevens hebben.

Het menu biedt verschillende opties:

• Herinnering instellen leidt je naar het tabblad Herinneringen om een nieuwe herinnering voor die medewerker aan te maken.
• Als je wilt dat medewerkers de opties Verlof plannen en Dienstverband beëindigen te zien krijgen, moet je ze bewerkingsrechten geven voor de sectie met het attribuut Status.
• Alleen beheerders zien de optie Profiel verwijderen.

Accounts beheren

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker kan: De accountstatus bekijken (bijvoorbeeld de laatste login). Naar het tabblad Herinneringen gaan om een overzicht van herinneringen te bekijken. Herinneringen aanmaken die geen betrekking hebben op een attribuut.	n.v.t.	De medewerker kan e-mailuitnodigingen en e-mails voor het opnieuw instellen van het wachtwoord verzenden.

Wachtwoord resetten

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan het wachtwoord van een andere gebruiker wijzigen.

 

Gegevensexporten

Deze sectie heeft betrekking op de gegevensexporten van de medewerkerslijst.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	Medewerkers kunnen alleen gegevens exporteren waartoe ze toegang hebben.

 

Rapportage

Tip:
Lees meer over hoe je medewerkers toegang geeft tot rapporten.

Afwezigheid

Deze sectie heeft betrekking op het tabblad Afwezigheid van het medewerkersprofiel. Alle afwezigheidstypen die je aanmaakt, staan in deze sectie. Je kunt voor elk type andere toegangsrechten instellen.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker kan het tabblad Afwezigheid en de afwezigheidstypen met verlofregelingen bekijken.	De medewerker kan afwezigheden aanvragen, bijwerken en verwijderen op het tabblad Afwezigheid. Voorgestelde acties moeten worden goedgekeurd.	De medewerker kan: Afwezigheden aanvragen, bijwerken en verwijderen op het tabblad Afwezigheid en de goedkeuring overslaan. Goedkeuringsverzoeken van andere medewerkers goedkeuren of afwijzen zonder goedkeurder te zijn. Zelfs met bewerkingsrechten kunnen medewerkers geen verlofregelingen bijwerken. Hiervoor moeten ze bewerkingsrechten hebben voor Geschiedenis afwezigheden/saldo's.

 

Medewerkersgeschiedenis

Deze sectie heeft betrekking op het tabblad Geschiedenis van het medewerkersprofiel.

Medewerkers kunnen de datum van een attribuutwijziging zien en bewerken als je ze toegangsrechten geeft. Hiervoor moet je ze toegangsrechten verlenen voor de betreffende attributen in de sectie Persoonsgegevens.

Bekijken (overzicht)	Bekijken (gedetailleerde weergave)	Bewerken (gedetailleerde weergave)
De medewerker heeft toegang tot het tabblad Geschiedenis.	De medewerker kan een lijst van eerdere attribuutwijzigingen bekijken op het tabblad Geschiedenis.	De medewerker kan de datum van een attribuutwijziging bewerken.

 

Geschiedenis afwezigheden/saldo's

Deze sectie heeft betrekking op de tabbladen Activiteit en Verlofregelingen op het tabblad Afwezigheid van de medewerker.

 

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker kan alle verlofdagen en handmatige aanpassingen bekijken sinds de aanstellingsdatum.	n.v.t.	De medewerker kan: Verlofsaldo's aanpassen. Verlofregelingen toewijzen aan bestaande medewerkers. Voor beide acties moet de medewerker voorstelrechten voor het betreffende afwezigheidstype hebben.

 

Loonadministratie

Deze sectie heeft betrekking op het gedeelte Loonadministratie van Personio. Dit gedeelte bestaat uit vier subsecties. Je kunt binnen deze subsecties afzonderlijke toegangsrechten instellen voor elke juridische entiteit.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker kan: Naar het gedeelte Loonadministratie gaan via de hoofdnavigatiebalk in Personio. Het overzicht van de loonadministratie voor de geselecteerde bedrijven bekijken. Loonadministratiedocumenten downloaden.	n.v.t.	De medewerker kan: Het overzicht van de loonadministratie voor de geselecteerde bedrijven bewerken. De loonadministratie goedkeuren. Exporten genereren. Alle documenten beheren. Medewerkers met bewerkingsrechten kunnen geen nieuwe loonlijsten maken of tabelkolommen aanpassen. Alleen beheerders kunnen dit doen.

 

Medewerkersnotities

Deze sectie heeft betrekking op het tabblad Notities van het medewerkersprofiel. 

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker kan het tabblad Notities en alle notities erop zien.	n.v.t.	De medewerker kan medewerkersnotities toevoegen en verwijderen op het tabblad Notities.

 

Gepersonaliseerde rapporten

Tip:
Lees meer over hoe je medewerkers toegang geeft tot rapporten.

 

Performance & ontwikkeling

Deze sectie heeft betrekking op het gedeelte Performance & ontwikkeling van Personio. Dit gedeelte bestaat uit drie delen:

Doorlopende feedback en performancenotities

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan: De doorlopende feedback zien die alle medewerkers ontvangen. Performancenotities voor alle medewerkers maken. Alleen de notities bewerken en verwijderen die de medewerker zelf heeft gemaakt. Medewerkers kunnen nooit performancenotities over zichzelf bekijken, toevoegen of bewerken. Deze beperking geldt altijd, ongeacht de instellingen.

 

Cycli en cyclusbeoordelingen

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan: De cycli bekijken en bewerken waaraan ze deelnemen. Alleen beoordelingen bekijken die met de medewerker zijn gedeeld. Toestaan dat beoordelingen van de eigen leidinggevende worden gedeeld en deze bekijken. Zelf peer feedback vragen. Beoordelingscycli maken en beheren. Performancebeoordelingen zien en ontgrendelen die aan alle medewerkers zijn toegewezen.

 

Doelen

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan doelen en organisatiedoelen maken, bewerken en verwijderen voor iedereen.

 

Training

Deze sectie heeft betrekking op het gedeelte Training in Personio.

Trainingsmanagement

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	Medewerkers kunnen trainingen maken en beheren voor iedereen in de organisatie. Medewerkers kunnen trainingssessies maken en beheren voor iedereen in de organisatie. Medewerkers kunnen voor iedereen externe trainingen toevoegen vanuit de Trainingscatalogus.

 

Trainingsgegevens

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	Eigen Medewerkers kunnen externe trainingen toevoegen aan hun trainingsgegevens.   Hiërarchie Medewerkers kunnen externe trainingen toevoegen aan de trainingsgegevens van hun ondergeschikten.

Medewerkers met bewerkingsrechten voor trainingsgegevens kunnen externe trainingen bewerken die ze hebben gemaakt. Ze kunnen dit alleen doen als de maker van de training en diens ondergeschikten geen deelnemer zijn. Is dat wel het geval, dan kunnen alleen medewerkers met managementrechten voor trainingen de training bewerken.

Functies

Deze sectie heeft betrekking op het gedeelte Functiehuis. 

Functiefamilie

Configuraties

Deze sectie verwijst naar Personio-applicaties en bedrijfsinstellingen. Hieronder valt geen persoonlijke informatie. 

Werving en selectie

Deze sectie heeft betrekking op het gedeelte Werving & selectie in Personio. 

Je kunt medewerkers bij onderdelen van het sollicitatieproces betrekken. Je kunt ze bijvoorbeeld uitnodigen voor een specifiek sollicitatiegesprek. Om dit te doen, moet je ze toegangsrechten geven voor de sectie Werving & selectie.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
Medewerkers hebben toegang tot het gedeelte Werving & selectie via de hoofdnavigatiebalk in Personio. Ze kunnen alle openstaande vacatures en kandidaatprofielen zien.	n.v.t.	Medewerkers kunnen openstaande vacatures, kandidaatprofielen en niet-toegewezen berichten toevoegen en bewerken. Ze kunnen de export van sollicitatiegegevens genereren.

 

Startpagina

Deze sectie verwijst naar de startpagina in Personio. 

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan bekendmakingen voor het hele bedrijf schrijven, archiveren en verwijderen.

 

Accountconfiguratie

Dit gedeelte heeft betrekking op de instellingen van Personio. Deze zijn verdeeld in subsecties en je kunt voor elke sectie de toegangsrechten instellen.

Als je medewerkers toegang geeft tot de secties API of Marketplace-integraties, kunnen ze een lijst met alle beschikbare attributen bekijken, maar zien ze niet de bijbehorende waarden.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan alle informatie in het bijbehorende instellingengebied bekijken en bewerken.

 

Nieuwe medewerker toevoegen

Deze sectie verwijst naar:

• De optie Medewerker toevoegen in de medewerkerslijst.
• De optie om medewerkers toe te voegen aan een medewerkersrol.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan een medewerkersprofiel aanmaken en een rol toewijzen via de medewerkerslijst.

 

Medewerkersprofiel verwijderen

Deze sectie heeft betrekking op de mogelijkheid om een medewerkersprofiel te verwijderen via het profiel van de medewerker. Deze toegangsrechten zijn van toepassing op de medewerkers die met behulp van toegangsgebieden zijn gedefinieerd.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan een medewerkersprofiel verwijderen.

 

Organigramweergave

Deze sectie heeft betrekking op het organigram in de medewerkerslijst.

Als je wilt dat medewerkers andere medewerkers in het organigram kunnen zien, moet je ze toegangsrechten geven tot Persoonsgegevens > Openbaar profiel. Ze hebben ook toegangsrechten voor bepaalde secties nodig om filteropties te kunnen gebruiken, zoals juridische entiteit, afdeling en kantoor.

Om medewerkers te bekijken die met verlof zijn, hebben medewerkers toegangsrechten nodig voor de sectie met het attribuut Status.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker heeft toegang tot het organigram via de medewerkerslijst.	n.v.t.	n.v.t.

 

Imports

Deze sectie heeft betrekking op het gedeelte Importen en de functie om meerdere document te uploaden. 

Als je wilt dat je medewerkers geïmporteerde documenten kunnen bekijken en bewerken, moet je ze toegangsrechten geven voor de sectie Documenten.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan: Naar het gedeelte Importen gaan via de hoofdnavigatiebalk in Personio. Documenten uploaden voor alle medewerkers in het bedrijf.

 

Overzicht van Automatiseringen

Deze sectie heeft betrekking op het gedeelte Automatiseringen.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker kan: Naar het gedeelte Automatiseringen gaan via de hoofdnavigatiebalk in Personio. De meeste functies zien. Medewerkers kunnen alleen de widget Actieve handtekeningen en het instellingenpictogram in elke widget niet zien.	n.v.t.	n.v.t.

 

Conversations

Deze sectie verwijst naar Personio Conversations.

Om medewerkers volledige toegang tot Conversations te geven, moet je een aangepaste rol 'Conversations-expert' aanmaken. Voeg medewerkers toe aan deze rol en nodig ze uit als gebruikers in Conversations.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
De medewerker kan: Naar Conversations gaan via de hoofdnavigatiebalk in Personio. Verzoeken van medewerkers in Conversations ontvangen en afhandelen.	n.v.t.	n.v.t.

 

Aangepaste workflows

Deze sectie heeft betrekking op de tabbladen Workflows en Activiteit in het gedeelte Automatiseringen.

 

Aangepaste workflows maken en beheren

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan: Het tabblad Workflows in het gedeelte Automatiseringen openen. Workflows maken Workflows beheren

Aangepaste workflows monitoren

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan: Het tabblad Activiteit in het gedeelte Automatiseringen openen. Workflows monitoren

Instellingen van Performance & ontwikkeling

Deze sectie heeft betrekking op het gedeelte Performance & ontwikkeling > Instellingen in Personio.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	Via Performance & ontwikkeling > Instellingen kan de medewerker: Sjablonen voor feedbackformulieren maken, bewerken en verwijderen. Instellingen voor delen en vertrouwelijkheid beheren voor doorlopende feedback en beoordelingen. De zichtbaarheid van functies in het gedeelte Performance & ontwikkeling beheren. Deze optie geeft medewerkers geen toegang tot de algemene instellingen van Personio.

 

Beloningsbeheer 

Deze sectie heeft betrekking op Beloningsbeheer.

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan: Naar Beloning gaan via de hoofdnavigatiebalk in Personio. Beloningscycli instellen, uitvoeren en beëindigen.

Enquêtes

Deze sectie heeft betrekking op het gedeelte Enquêtes. Lees meer informatie over toegangsrechten voor enquêtes.

Enquête maken

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan: Hun eigen enquêtes maken. Enquêteresultaten bekijken. Andere medewerkers toegang geven om een enquête die de medewerker heeft gemaakt te bewerken en eraan samen te werken Selecteer hiervoor een beheerder van enquêtes. Andere medewerkers toegang geven om de resultaten van een enquête die de medewerker heeft gemaakt te bekijken en te beheren. Dit doe je door weergaverechten tot de volledige resultaten te verlenen. De toegangsrechten intrekken van beheerders van enquêtes of medewerkers met weergaverechten tot de volledige resultaten.

Thema's

Bekijken	Voorstellen	Bewerken
n.v.t.	n.v.t.	De medewerker kan thema's toevoegen aan de enquêtes waartoe hij of zij toegang heeft.

Rapporten

Tip:
Lees meer over hoe je medewerkers toegang geeft tot rapporten.

Planning 

Deze sectie heeft betrekking op de functie Positiebeheer. Je vindt deze functie in het gedeelte Planning.

Lijst met functies