In diesem Artikel wird der Bereich Automatisierungen in Personio erläutert. Das ist ein zentraler Bereich zum Erstellen automatisierter Workflows, die auf den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens basieren. Mithilfe von Automatisierungen können Sie sich wiederholende Aufgaben in Personio in großem Maßstab verwalten und die Effizienz Ihres Teams verbessern.
Bereich Automatisierungen aufrufen
Autorisierte Nutzende können auf den Bereich zugreifen, indem sie in der Navigationsleiste Automatisierungen auswählen. Es gibt drei Reiter: Übersicht, Workflows und Aktivität, mit denen Sie je nach Art den Fortschritt Ihrer Workflows erfassen können.
- Verwenden Sie den Reiter Übersicht, um Workflows im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Mitarbeitenden zu beobachten, z. B. Onboarding, Offboarding, elektronische Unterschriften und Genehmigungsanfragen.
- Um mit dem Workflow-Builder erstellte Workflows zu beobachten, können Admins und autorisierte Nutzende die Reiter Workflows oder Aktivität verwenden.
Reiter Übersicht
Dieser Reiter verfügt über ein Dashboard, das wichtige Informationen zu den Workflows für den Lebenszyklus von Mitarbeitenden Ihres Unternehmens anzeigt, z. B. Onboarding, Offboarding, Genehmigungsanfragen und Anfragen für elektronische Unterschriften. Sie können diese Workflows in Ihren Account-Einstellungen konfigurieren.
Das Dashboard hilft Ihnen, den Fortschritt dieser Workflows zu erfassen, den Status jeder Aufgabe zu überprüfen und etwaige Engpässe zu identifizieren. Widgets werden im Dashboard auf der Grundlage von Berechtigungen angezeigt, und jedes Widget bezieht sich auf einen bestimmten Workflow.
Hinweis:
Im Reiter Übersicht werden keine Daten für neue, individuelle Workflows angezeigt, die Sie mit dem Workflow-Builder erstellen. Diese können Sie in den Reitern Workflows und Aktivität erfassen.
Onboarding- und Offboarding-Widgets
Diese Widgets enthalten alle Mitarbeitenden, die derzeit Onboarding- oder Offboarding-Pfaden zugewiesen sind. Sie können die Gesamtzahl der aktiven Pfade sowie die Pfade sehen, die überfällig und planmäßig sind. Mit diesen Widgets können Sie:
- Den Fortschritt der Onboarding- und Offboarding-Workflows beobachten, indem Sie unten im entsprechenden Widget auf Alle On-/Offboarding-Mitarbeitenden anzeigen klicken.
- Pfade erkennen, die aufgrund überfälliger Schritte verzögert ablaufen, und bei den zuständigen Mitarbeitenden nachfragen.
- Ihre Onboarding- und Offboarding-Vorlagen verwalten, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Widgets klicken (nur für Admins eingeblendet).
- Marketplace-Integrationen zu Onboarding- und Offboarding-Workflows hinzufügen, indem Sie auf das Blitzsymbol in der oberen rechten Ecke des Widgets klicken. Auf diese Weise können Sie bestimmte Prozesse automatisieren, z. B. Nutzenden den Zugriff auf Tools gewähren.
Widget für Genehmigungsanfragen
Das Widget Offene Genehmigungsanfragen wird nur Admins angezeigt. Klicken Sie auf eine Genehmigungsart, um eine detailliertere Ansicht aller Anfragen, die derzeit auf eine Entscheidung warten, sowie die Mitarbeitenden, die für die einzelnen Anfragen als genehmigende Person festgelegt wurden, aufzurufen. In diesem Widget können Sie:
- Alle überfälligen Genehmigungsanfragen ermitteln, damit Sie die primäre genehmigende Person kontaktieren können, um weitere Informationen zu erhalten.
- Ihre Genehmigungsregeln verwalten, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken (nur für Admins sichtbar).
Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe verwalten.
Tipp:
Wenn eine Ihrer Genehmigungsregeln auf die neue Oberfläche migriert wurde, beobachten und verwalten Sie sie mithilfe der Reiter Workflows und Aktivität.
Widget Aktive Unterschriften
Dieses Widget zeigt eine Übersicht aller offenen Unterschriftenanfragen für alle Mitarbeitenden. Es beinhaltet die Anzahl der Unterschriftenanfragen, die unterschrieben, abgelehnt, ausstehend und aufgrund einer ungültigen E-Mail-Adresse erfolglos zugestellt wurden. In diesem Widget können Sie:
- Überfällige Unterschriftenanfragen erkennen und die unterzeichnende Person kontaktieren, um weitere Informationen zu erhalten oder um fehlgeschlagene Anfragen schnell zu beheben.
- Auf eine detailliertere Ansicht aller offenen Unterschriftenanfragen zugreifen, indem Sie auf Alle Unterschriften anzeigen klicken.
- Das Dokument, das eine ausstehende Unterschriftenanfrage enthält, herunterladen, indem Sie auf den Dokumentnamen klicken.
- Das Mitarbeitendenprofil der unterzeichnenden Person aufrufen, indem Sie ihren Namen klicken.
- Auf den Bereich zum Konfigurieren Ihrer Dokumentvorlagen zugreifen, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken (nur für Admins eingeblendet).
- Überblick über alle in Ihrem Personio-Paket enthaltenen Unterschriften behalten.
Das Widget Aktive Unterschriften wird nur Admins angezeigt. Wenn Sie Admin sind und das Widget nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Sie alle Voraussetzungen erfüllen.
Reiter Workflows
Der Reiter Workflows enthält alle im Workflow-Builder erstellten Workflows, sortiert nach Art des Triggers. Um eine bestimmte Workflowart anzuzeigen, klicken Sie links auf die Kategorie. Sie finden hier wichtige Details wie die Anzahl der Workflows, ihre Namen, wer sie erstellt hat, ihren Status und die Anzahl der Ausführungen.
Sie können die individuellen Workflows, die Sie in diesem Reiter erstellt haben, aktivieren, deaktivieren, kopieren oder löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Workflows beobachten und verwalten.
Wenn Sie Genehmigungs-Workflows in Automatisierungen verwenden, können Sie die Priorität anpassen, in der sie getriggert werden.
Klicken Sie auf Workflow erstellen, um weitere individuelle Workflows einzurichten, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
Reiter Aktivität
Sobald Sie Workflows mit dem Workflow-Builder erstellt haben, können Sie im Reiter Aktivität die Workflows beobachten, die in Bearbeitung oder abgeschlossen sind. Wählen Sie einen Workflow aus der Liste aus, um seinen Fortschritt im Detail zu sehen, einschließlich Zeitstempeln und zusätzlichen Informationen zu jedem Schritt.
Weitere Informationen finden Sie unter Workflows beobachten und verwalten.
Der Reiter Aktivität enthält keine Informationen zu Workflows des Mitarbeitendenlebenszyklus wie Onboarding, Offboarding, elektronische Unterschriften und Genehmigungsanfragen. Um den Fortschritt dieser Workflows zu beobachten, gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht, und klicken Sie unten im entsprechenden Widget auf Alle anzeigen.
Mehr Informationen
Weitere Informationen zum Bereich Automatisierungen finden Sie in den folgenden Ressourcen: