Onboarding- und Offboarding-Workflows erstellen – Personio

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie On- und Offboarding-Workflows erstellen. Mit Hilfe dieser Workflows können Sie den Onboarding- und Offboarding-Prozess für Ihre Mitarbeitenden automatisieren und optimieren.

Bevor Sie beginnen

Berechtigungen

Um Onboarding- und Offboarding-Workflows zu erstellen, benötigen Sie Berechtigungen für die Einstellungen über Ihre Mitarbeitendenrolle. Gehen Sie zur Mitarbeitendenrolle, dann zu Berechtigungen > Konto-Konfiguration > On-/Offboarding. Möglicherweise müssen Sie Ihren Personio-Admin um die Erteilung dieser Berechtigungen bitten. Weitere Informationen zu Berechtigungen für die Account-Konfiguration.

Schritte, Gruppen und Vorlagen verstehen

Für Onboarding- und Offboarding-Workflows müssen Sie Schritte, Gruppen und Vorlagen erstellen. Eine Beschreibung dieser Konzepte finden Sie in der folgenden Tabelle.

Konzept	Beschreibung
Onboarding- und Offboarding-Schritte	Jeder Schritt ist eine Aktion oder Aufgabe, die eine mitarbeitende Person oder ein Team abschließen muss. Aus diesen Schritten erstellen Sie Ihre Onboarding- oder Offboarding-Vorlage. Sie können eine Sammlung von Schritten anlegen und sie beliebig oft in Ihren Vorlagen wiederverwenden. Ein Beispiel für einen Onboarding-Schritt ist etwa „Arbeitsbereich einrichten“ oder „Willkommens-E-Mail senden“.
Onboarding- und Offboarding-Gruppen	Nutzen Sie Onboarding- und Offboarding-Gruppen, um einer Gruppe von Mitarbeitenden die Verantwortung für einen bestimmten Schritt zuzuweisen. Sie können diese Gruppe auch als Empfänger einer E-Mail-Aktion festlegen. Ein Beispiel für eine Gruppe könnte „HR-Team“ oder „IT-Team“ sein.
Onboarding- und Offboarding-Vorlagen	Sie erstellen Onboarding- oder Offboarding-Vorlagen aus den zuvor angelegten Schritten. Diese können Sie Mitarbeitenden im Rahmen ihres Onboarding- oder Offboarding-Prozesses zuweisen. Sie können die Vorlagen auch direkt zuweisen, wenn Mitarbeitende vom Recruiting-Bereich aus eingestellt werden (d. h. ihr Bewerbendenprofil wird in ein Mitarbeitendenprofil umgewandelt). Mitarbeitende führen dann die Schritte aus, für die sie verantwortlich sind. Sie können verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Anstellungsarten erstellen. Beispielsweise können Sie eine Vorlage für Festangestellte in Vollzeit und eine weitere Vorlage für Werkstudierende in Teilzeit erstellen.

Onboarding- und Offboarding-Schritte erstellen

Um einen Onboarding- oder Offboarding-Workflow anzulegen, müssen Sie zuerst Schritte erstellen. So erstellen Sie Onboarding- und Offboarding-Schritte:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Personen auf On-/Offboarding.
Klicken Sie entweder auf den Reiter Onboardingschritte oder auf Offboardingschritte.
Geben Sie in der linken Spalte den Namen des neuen Schritts in das leere Feld ein. Sie können drei Arten von Schritten erstellen: einen allgemeinen Schritt, eine E-Mail-Aktion oder eine E-Mail-Einladung.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um den Schritt zu erstellen.

Allgemeiner Schritt

Für häufige Onboarding- und Offboarding-Aufgaben können Sie Standardschritte verwenden, z. B. „Arbeitsbereich einrichten“ oder „Hardware zurückgeben“.

Um einen Standardschritt zu erstellen, müssen Sie ein Element hinzufügen und die Art des Elements auswählen. Weitere Details zu den Arten von Elementen finden Sie in der folgenden Tabelle. Sie können einem Schritt mehrere Elemente hinzufügen.

Art des Elements	Details
Textinformation	Legen Sie einen Textblock an, in dem das Ausfüllen des restlichen Formulars erklärt wird. URLs werden automatisch zu Links konvertiert.
Dokument zum Download	Laden Sie ein Dokument hoch, das der Mitarbeitende später herunterladen kann.
Mitarbeitendenattribut	Wählen Sie aus der Liste bestimmter Mitarbeitendenattribute aus, um Mitarbeitendeninformationen während des Onboarding- oder Offboarding-Prozesses zu erfassen.
Profilbild	Laden Sie ein Profilbild für den Mitarbeitenden hoch.
Checkbox	Zeigt eine Checkbox an, die die Person anklicken kann (oder muss).
Textfeld ausfüllen	Zeigen Sie ein Textfeld an, in das die mitarbeitende Person eine oder mehrere Zeilen Text eintragen kann.
URL eingeben	Zeigen Sie ein Textfeld für die Eingabe einer gültigen URL an.
Dokument hochladen	Der verantwortliche Mitarbeiter lädt ein Dokument hoch und verknüpft es mit einem bestimmten Abschnitt des Dokumentmoduls.

E-Mail-Versand

Hinweis:
Achten Sie bei der Auswahl der E-Mail-Empfangenden darauf, dass mindestens eine Person im Onboarding-/Offboarding-Team oder im Mitarbeitendenteam über einen aktiven Login verfügt. Eines der folgenden Kriterien muss erfüllt sein: Eine gültige E-Mail-Adresse, ein aktiver Account oder ein Login-Status von entweder „beigetreten“ oder „eingeladen“.

Mit dem Schritt E-Mail-Versand richten Sie ein, dass an einem bestimmten Punkt eines Workflows eine E-Mail gesendet wird. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den E-Mail-Versand zu erstellen:

Wählen Sie aus den drei verschiedenen Versandoptionen aus, wie unten gezeigt.
▶︎ Manuell versenden: Der/die verantwortliche(n) Mitarbeitenden erhalten eine Erinnerung, dass die E-Mail versendet werden muss. Sie definieren den Mitarbeiter oder die Gruppe, die für diesen Schritt verantwortlich ist, wenn Sie die Onboarding- oder Offboarding-Vorlage erstellen.
▶︎ Am Fälligkeitsdatum: Die E-Mail wird automatisch an dem Tag gesendet, den Sie in der jeweiligen Onboarding-Vorlage definieren.
▶︎ Sobald vorherige Schritte abgeschlossen wurden: Personio initiiert den automatischen Versand erst, wenn alle vorherigen Onboarding- bzw. Offboarding-Schritte als abgeschlossen markiert wurden.
Wählen Sie die mitarbeitende Person aus, die als Absender der E-Mail erscheinen soll. Die E-Mail zeigt die in Personio definierte E-Mail-Signatur dieser mitarbeitenden Person an.
Wählen Sie den/die E-Mail-Empfänger aus. Sie können entweder den Mitarbeiter auswählen, der den Schritt erledigen muss, dessen Führungskraft oder alle Mitarbeiter. Sie können auch Mitarbeitende auswählen, die Teil der von Ihnen erstellen Gruppen sind.
Füllen Sie das Betrefffeld aus und schreiben Sie den Inhalt der E-Mail in die E-Mail-Vorlage. Optional: Sie können Mitarbeitendenattribute in die E-Mail einfügen und auch ein Dokument anhängen. Die maximale Dateigröße beträgt 8 MB.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

E-Mail-Einladung

Mit diesem Schritt können Sie neuen Mitarbeitenden eine Willkommens-E-Mail senden. Dazu gehören wichtige Details wie Bürostandort, Teamkollegen, Onboarding-Buddy und mehr. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Wählen Sie aus, wann neue Mitarbeitende die E-Mail erhalten sollen, und klicken Sie auf Erstellen.
Überprüfen Sie die Vorlage für die E-Mail-Einladung. Aktivieren Sie die Schaltfläche für die Abschnitte, die in der E-Mail angezeigt werden sollen. Neben obligatorischen Abschnitten, die nicht aus der Vorlage entfernt werden können, erscheint ein Schloss.
Treffen Sie eine Auswahl, um die einzelnen Abschnitte anzupassen:
▶︎ Erstellen Sie Ihren Account: Begrüßen Sie den Neuzugang und fordern Sie die Person auf, ihren Personio Account zu erstellen. Fügen Sie ein Header-Bild, einen Titel und eine Nachricht hinzu. Fügen Sie der Nachricht Attributvariablen hinzu, um sie zu personalisieren.
▶︎ Standort des Arbeitsplatzes: Fügen Sie die Adresse des Standorts und eine Karte hinzu. Optional können Sie eine Nachricht mit zusätzlichen Anweisungen hinzufügen.
▶︎ Stellen Sie Ihr Team vor: Geben Sie einen Überblick über die Führungskraft und das direkte Umfeld des Neuzugangs.
▶︎ Individueller Abschnitt: Formulieren Sie eigene Hinweise für Neuzugänge, wenn sie die E-Mail-Einladung erhalten. Fügen Sie einen Abschnitt und eine Nachricht und gegebenenfalls eine Kontaktperson hinzu.
Klicken Sie auf Vorschau, um zu überprüfen, wie die E-Mail Neuzugängen angezeigt wird. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Änderungen.

Am festgelegten Datum erhalten neue Mitarbeitende die E-Mail-Einladung und können mit dem Einrichten ihres Mitarbeitendenprofils in Personio beginnen.

Onboarding- und Offboarding-Gruppen erstellen

Sofern eine Gruppe für einen Onboarding- oder Offboarding-Schritt verantwortlich ist, erhalten alle Mitarbeitenden in dieser Gruppe eine Aufgabenbenachrichtigung auf ihrer Startseite. Es muss jedoch nur eine mitarbeitende Person die Aufgabe erledigen.

Schritte setzen auch Berechtigungen außer Kraft. Das bedeutet, dass Mitarbeitende Daten zu ihrem zugewiesenen Schritt anzeigen oder aktualisieren können, auch wenn ihre üblichen Berechtigungen dies nicht zulassen. Weitere Informationen über Benachrichtigungen finden Sie in unserem Artikel über die Zuweisung von Onboarding- und Offboarding-Vorlagen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Onboarding- oder Offboarding-Gruppe zu erstellen:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Personen auf On-/Offboarding.
Klicken Sie auf den Reiter Gruppen.
Geben Sie in der linken Spalte den Namen der neuen Gruppe in das leere Feld ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol.
Der Name Ihrer Gruppe wird zusammen mit einer Liste der Mitarbeitenden auf der rechten Seite angezeigt. Fügen Sie Mitarbeitende hinzu, indem Sie auf deren Namen klicken. Nur aktive Mitarbeitende können ausgewählt werden.
Ausgewählte Mitarbeitende werden oben in der Liste angezeigt. Um einen Mitarbeiter aus einer Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf das X neben seinem Namen oder deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen in der Liste.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

On- und Offboarding Vorlage erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Onboarding- oder Offboarding-Vorlage zu erstellen:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Personen auf On-/Offboarding.
Klicken Sie auf Onboarding-Vorlagen oder Offboarding-Vorlagen.
Geben Sie in der linken Spalte den Namen Ihrer neuen Vorlage ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol.
Klicken Sie auf Schritt hinzufügen. Wählen Sie den Schritt aus, den Sie hinzufügen möchten, die verantwortliche Person oder Gruppe bzw. das verantwortliche Team sowie die Fälligkeit. Die Fälligkeit löst Erinnerungen und Aufgaben aus.
Fügen Sie der Vorlage bei Bedarf weitere Schritte hinzu. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol links neben jedem Schritt, um ihn in die gewünschte Reihenfolge zu ziehen.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

Hinweise:
▶ Offboarding-Schritte werden auf der Grundlage der folgenden Fristen getriggert: „Vor dem Austritt oder dem letzten Arbeitstag (falls festgelegt)“ oder „Nach dem Austritt oder dem letzten Arbeitstag (falls festgelegt)“.
▶︎ Sie können den „letzten Arbeitstag“ festlegen, wenn Sie das Arbeitsverhältnis der mitarbeitenden Person beenden. Als letzten Arbeitstag können Sie entweder das Ende des Arbeitsverhältnisses oder das Austrittsdatum wählen. Wenn Sie keinen „letzten Arbeitstag“ festlegen, gibt Personio die Offboarding-Schritte ab dem Austrittsdatum frei.

Nächster Schritt

Beispiele für häufig verwendete Onboarding-Vorlagen und -Schritte finden Sie in unseren Best Practices.
Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, sie Mitarbeitenden zuzuweisen. Lesen Sie den Artikel Onboarding- und Offboarding-Vorlagen zuweisen und verwalten. In diesem Artikel werden auch Benachrichtigungen zu Onboarding- oder Offboarding-Workflows erläutert.
Wenn Sie einen vorhandenen Schritt oder eine Vorlage bearbeiten müssen, lesen Sie unseren Artikel zum Thema.

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