Dieser Artikel beschreibt, wie Genehmigungs-Workflows in Personio funktionieren.
Sie können Genehmigungs-Workflows für Folgendes einrichten:
- Abwesenheiten (z. B. für die Genehmigung von bezahltem Urlaub)
- Anwesenheit (z. B. für die Genehmigung von Anwesenheitszeiten eines Werkstudenten)
- Mitarbeiterdaten (z.B. für die Genehmigung von Änderungen wichtiger Mitarbeiterinformationen durch den Mitarbeiter selbst)
Vorschlagsrecht
Um einen Genehmigungs-Workflow auszulösen, navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte und aktivieren Sie das Vorschlagsrecht rechts im entsprechenden Bereich.
Wenn bei Vergabe des Vorschlagsrechts kein Genehmigungs-Workflow eingerichtet ist, wird der Zugriff in ein Bearbeitungsrecht geändert.
Weitere Informationen zum Konfigurieren von Zugriffsrechten finden Sie in unserem Artikel Allgemeine Zugriffsrechte.
Standard-Workflow für Genehmigungen einrichten
Ein standardmäßiger Genehmigungs-Workflow für Abwesenheitsanfragen, Anwesenheiten und Änderungen von Mitarbeiterdaten setzt den Standard für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, die nicht aufgrund von Sondergenehmigungen einer Ausnahme unterliegen.
Tipp
Um spezielle Sondergenehmigungen für bestimmte Mitarbeiter oder Gruppen einzurichten, lesen Sie unseren Artikel Sondergenehmigungen konfigurieren.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Standard-Genehmigungs-Workflow einzurichten:
- Navigieren Sie auf Einstellungen > Workflows > Genehmigungen.
- Wählen Sie eine Abwesenheitsart, eine Anwesenheit oder Mitarbeiterdaten, die den Genehmigungs-Workflow auslösen soll(en).
- Klicken Sie im Standardbereich auf Genehmigungsschritt hinzufügen.
- Wählen Sie im Drop-down-Menü die genehmigende Person aus den eingestellten Optionen aus:
▶ ︎Bestimmter Mitarbeiter: Wählen Sie einen Mitarbeiter als die genehmigende Person aus.
▶ ︎Mitarbeiter in Rolle: Erlauben Sie mehreren genehmigenden Personen mit derselben Rolle, die Anfrage zu bearbeiten.
▶ ︎Vorgesetzter des Vorgesetzten: Der Vorgesetzte des Vorgesetzten eines Mitarbeiters, wie in der Orgchart-Ansicht gezeigt, ist die genehmigende Person.
▶ ︎Vorgesetzter: Der Vorgesetzte eines Mitarbeiters ist die genehmigende Person. - Fügen Sie je nach Bedarf bis zu fünf weitere Genehmigungsschritte hinzu.
Tipp
Legen Sie eine Hierarchie von bis zu sechs Genehmigungsschritten an, die nacheinander abgearbeitet werden müssen. Die verschiedenen Schritte müssen auf den einzelnen Hierarchieebenen genehmigt werden, ehe sie weitergeleitet werden. - Aktivieren Sie für die jeweilige Abwesenheitsart bei Bedarf die Option Genehmigungen delegieren. Dadurch können Führungskräfte automatisch die Genehmigungsverantwortlichkeiten ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden erhalten, während diese nicht im Büro sind.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Genehmigungsanfragen prüfen
Sobald der Genehmigungs-Workflow ausgelöst wurde, bekommen die Genehmigenden auf ihrem Dashboard unter Aufgaben sowie in ihrer Inbox eine Aufgabe angezeigt. Außerdem erhalten sie eine E-Mail-Benachrichtigung, sofern diese Option in den persönlichen Einstellungen im Profil der genehmigenden Person aktiviert ist.
Unter Alle Genehmigungen können genehmigende Personen offene und überfällige Anfragen ansehen und durch Klick auf einen der Abschnitte auf die Detailansicht zugreifen.
Admins und Mitarbeitende mit den entsprechenden Zugriffsrechten können alle überfälligen Genehmigungsanfragen direkt im Dashboard über das Dashboard-Widget Workflow verfolgen und Engpässe und Fortschritte im Workflow Hub kontrollieren.
Genehmigungsanfragen bestätigen oder ablehnen
Genehmigende können Anfragen direkt im Aufgaben-Widget auf ihrem Dashboard oder in ihrer Inbox bearbeiten, indem sie die Aufgabe anklicken. Je nach den Zugriffsrechten der genehmigenden Person ist es auch möglich, eine Genehmigungsanfrage direkt im Profil anfragender Mitarbeitender zu bearbeiten, z. B. unter Abwesenheiten, oder im Unternehmenskalender.
Wenn die genehmigende Person abwesend ist, können Sie entweder die Option Genehmigungen delegieren aktivieren oder offene Anfragen selbst über die Admin-Rolle genehmigen.