Mitarbeiterrollen anlegen und verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiterrollen in Personio konfigurieren. Für jede Rolle werden Einstellungen bezüglich Zugriffsrechten und Kalenderansichten sowie weitere Sicherheitseinstellungen vorgenommen. 

Personio umfasst zwei vordefinierte Mitarbeiterrollen:

• Voreingestellte Mitarbeiterrollen: Alle Mitarbeiter und Administrator. Diese Rollen können nicht gelöscht werden.
• Individuelle Mitarbeiterrollen: u.a. HR-Manager, Vorgesetzte und Werkstudenten. Diese Rollen können frei gelöscht und bearbeitet werden.

Individuelle Mitarbeiterrollen in Personio müssen nicht allen Stellen entsprechen, die es in Ihrem Unternehmen gibt.

Mitarbeiterrollen sind in Personio einfach eine Möglichkeit, Zugriffs- und Ansichtsrechte auf die verschiedenen Bereiche von Personio zu gewähren, d. h. Sie können mithilfe einer angelegten Mitarbeiterrolle (z. B. Geschäftsführung) verschiedene Stellen in Ihrem Unternehmen abdecken.

Vordefinierte Mitarbeiterrollen

In Personio sind zwei Mitarbeiterrollen standardmäßig vordefiniert: Alle Mitarbeiter und Administrator. Ein Verständnis dieser beiden Rollen ist für die weitere Rollenkonfiguration unerlässlich.

Die Rolle Alle Mitarbeiter umfasst obligatorisch alle Ihre aktiven Mitarbeiter. Alle weiteren Rollen bauen auf dieser Rolle auf und beinhalten mindestens die Konfigurationen dieser Rolle. Sie können keiner Rolle Zugriffsrechte wegnehmen, die in der Rolle Alle Mitarbeiter gewährt werden.

Die Administrator Rolle (oder jede Rolle mit Administratorrechten) bildet das Gegenstück zur Rolle Alle Mitarbeiter. Diese sollte nur wenigen Ihrer Mitarbeitern zugewiesen werden. Mitarbeiter in einer Admin-Rolle verfügen über einige Exklusivrechte, die keiner anderen Rolle zugewiesen werden können. Welche dies sind, erfahren Sie in diesem Helpcenter-Artikel.

Mitarbeiter in der Administratorenrolle haben maximale Zugriffsrechte und können daher alle Anfragen manuell genehmigen. Sie können aber auch Genehmigungsprozesse für Anfragen auslösen, die dann von einer anderen Person genehmigt werden müssen. Die Entscheidung, ob ein Genehmigungsprozess ausgelöst werden soll oder nicht, muss dabei für jede Anfrage erneut getroffen werden. Das Gleiche gilt für den Fall, dass Administratoren oder Mitarbeiter mit den entsprechenden Bearbeitungsrechten eine Abwesenheit für einen anderen Mitarbeiter eintragen.

Individuelle Mitarbeiterrollen

Personio bietet außerdem eine Reihe individueller Mitarbeiterrollen, die Sie nach Belieben anpassen können. Navigieren Sie zu Einstellungen > UNTERNEHMEN UND MITARBEITER > Mitarbeiterrollen und klicken Sie auf das Pluszeichen, um weitere Rollen gemäß Ihren Bedürfnissen anzulegen.

 Die in grau hinterlegte Zahl neben dem Rollentitel steht für die Anzahl aktiver Mitarbeiter, die sich in dieser Rolle befinden. Setzen Sie den Status eines Mitarbeiters auf inaktiv, wird dieser Mitarbeiter in der folgenden Ansicht nicht mehr berücksichtigt:

So verwalten Sie Mitarbeiterrollen

Nun können Sie über die Auswahl der jeweiligen Rollen die Mitarbeiter bequem hinzufügen. Hierfür navigieren Sie zum Reiter Mitglieder und klicken dann auf die Mitarbeiter, um Sie einer Rolle zuzuordnen. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern, bevor Sie die Ansicht verlassen. Achten Sie darauf, dass alle aktiven Mitarbeiter Ihres Unternehmens automatisch der Rolle Alle Mitarbeiter zugeordnet sind und Sie die Mitglieder nicht aus dieser Rolle entfernen können.

Am rechten oberen Bildschirmrand haben Sie die Möglichkeit Ihre Rollen nachträglich umzubenennen, einzelne Rollen zu duplizieren sowie Rollen zu löschen.

Bevor Sie Mitarbeiterrollen löschen, müssen Sie zunächst alle Mitarbeiter aus der Rolle entfernen.

Zugriffsrechte definieren

Nachdem alle erforderlichen Mitarbeiter der Rolle zugewiesen wurden, werden die Zugriffsrechte definiert. Wie bewährte Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechte aussehen können, erfahren Sie hier.

Kalenderrechte definieren

Für jede Mitarbeiterrolle kann ein individueller Zugriff auf den Unternehmenskalender bestimmt werden. Dabei wird nach den verschiedenen Kalenderkategorien sowie dem Umfang des Ansichtsrechts unterschieden. Weitere Details zur Konfiguration des Kalenders finden Sie hier.

2-Faktoren-Authentifizierung aktivieren

Um die Sicherheit der in Personio hinterlegten Daten zusätzlich zu erhöhen, können Sie bei Bedarf für jede Mitarbeiterrolle die 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Mitarbeiter, die so einer Rolle zugewiesen sind, benötigen für die Anmeldung in Personio neben ihrer Mail-Adresse und ihrem Passwort zusätzlich ein auf Ihrem Mobilgerät generiertes Token. Wie Sie die 2-Faktor-Authentifizierung für Mitarbeiterrollen aktivieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

Erinnerungen erstellen

Wenn Sie das Professional- oder Enterprise-Paket gebucht haben, kann Ihre tägliche Arbeit in Personio durch den Einsatz von Erinnerungen weiter vereinfacht werden. Für jede Rolle können Erinnerungen definiert werden, z. B. das Ende der Probezeit von Mitarbeitern. Wie Sie Erinnerungen für Mitarbeiterrollen konfigurieren können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Für weitere Informationen zu der Konfiguration von Zugriffsrechten, Erinnerungen, Kalendereinstellungen sowie Best Practices orientieren Sie sich gerne an entsprechenden Helpcenter Artikeln.