Der Teamkalender vereinfacht das Verwalten von Zeitplänen und Abwesenheiten, indem dieser Mitarbeitenden einen klaren Überblick über die Teamverfügbarkeit gibt. Es hilft Konflikte zu reduzieren und die Koordination zwischen Teams zu verbessern.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Teamkalender in Personio einrichten und verwalten. Er behandelt den Unterschied zwischen ausgegrauten und farbigen Ansichten, wie Sie die Sichtbarkeit für einzelne Abwesenheitsarten steuern können und wie Sie Berechtigungen für Mitarbeitendenrollen zuweisen.

Bevor Sie beginnen

Die ausgegraute und die farbige Ansicht

Mit zwei Ansichtsebenen können Sie steuern, was Mitarbeitenden je nach ihrer Rolle angezeigt wird. Die ausgegraute Ansicht zeigt allgemeine Abwesenheitszeiträume, während die farbige Ansicht weitere Details wie Abwesenheitsarten enthält.

 Sie können für jede Abwesenheitsart separat entscheiden, ob sie in der ausgegrauten Ansicht oder in der farbigen Ansicht erscheinen soll. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die Sichtbarkeit und den Datenschutz für jede Abwesenheitsart zu verwalten. Der Team-Kalender sortiert Mitarbeitende alphabetisch. Sie können die Sortierreihenfolge nicht anpassen.

Allgemeine Berechtigungen

• Um die in diesem Artikel beschriebene Einrichtung abzuschließen, benötigen Sie eine Admin-Rolle.
• Wenn Sie eine neue Art von Abwesenheit erstellen, wird diese nicht in der ausgegrauten Ansicht angezeigt. Sie müssen sie manuell hinzufügen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.
• Aus Datenschutzgründen empfehlen wir, der Rolle Alle Mitarbeitenden nur minimale Anzeigeberechtigungen zu gewähren.
• Wenn eine Mitarbeitendenrolle Anzeigeberechtigungen für einen beliebigen Bereich in Abwesenheit > [Abwesenheitsart] – Alle Details für andere Personen außer sich selbst besitzt, wird dieser Bereich automatisch in der farbigen Ansicht angezeigt.
• Mitarbeitende sehen eine Basisversion ihres Team-Kalenders im Kalender-Widget auf ihrer Startseite. Was sie sehen, hängt von den Teamkalender-Berechtigungen ab, die Sie mithilfe der in diesem Artikel beschriebenen Schritte einrichten.

Abstimmung der Berechtigungen für die Abwesenheitsseite und den Teamkalender

Abwesenheit und Teamkalender sind voneinander abhängig. Überprüfen Sie für jede Rolle beide Berechtigungsgruppen unter Einstellungen > Personen > Rollen & Berechtigungen. Details dazu, was die einzelnen Berechtigungen steuern, finden Sie in unserem entsprechenden Übersichtsartikel.

Abwesenheitsarten auswählen, die in der ausgegrauten Ansicht angezeigt werden

Bevor Sie die Ebene für jede Rolle auswählen, wählen Sie aus, welche Abwesenheitsarten in der ausgegrauten Ansicht angezeigt werden. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Bereich Ab- und Anwesenheiten auf Team-Kalender.
3. Aktivieren Sie die Kästchen für die Abwesenheitsarten, die in der ausgegrauten Ansicht angezeigt werden sollen.
4. Übernehmen Sie die Änderungen.

Festlegen der Kalenderansichtsebene für Mitarbeitendenrollen 

Nachdem Sie die Abwesenheitsarten für die ausgegraute Ansicht ausgewählt haben, legen Sie die Ebene des Kalenderzugriffs für jede Mitarbeitendenrolle fest:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Wählen Sie die Mitarbeitendenrolle aus, für die Sie den Kalenderzugriff einrichten möchten.
4. Wählen Sie unter Teamkalender den Geltungsbereich für jede Kalenderereignisart aus, die die Rolle anzeigen kann: Sichtbarkeit des Geburtstags, Sichtbarkeit von Start-/Enddaten sowie Ereignissen im Recruiting-Kalender. Diese Einstellungen steuern, welche Ereignisse die Rolle über den iCal-Link in andere Kalender-Apps exportieren kann.
5. Wählen Sie unter Abwesenheitszeiträume den Kreis der Mitarbeitenden aus, deren Abwesenheiten ausgegraut angezeigt werden sollen. In dieser Ansicht werden nur die Abwesenheitsarten angezeigt, die Sie mit den obigen Schritten manuell aufgenommen haben.
6. Wählen Sie für jede Berechtigung für [Abwesenheitsart] – Kalender den Kreis der Mitarbeitenden aus, deren Abwesenheiten farbig angezeigt werden soll. Wenn Sie nicht möchten, dass dieser Rolle Abwesenheiten farbig angezeigt werden, gewähren Sie keinen Geltungsbereich.
7. Unter Mitarbeitendenprofil können Sie den Mitarbeitenden, die diese Rolle im Kalender anzeigen können soll, Anzeigeberechtigungen für den Bereich Öffentliches Profil gewähren. Dies ist sowohl für die ausgegraute als auch für die farbige Ansicht erforderlich, unabhängig davon, welchen Geltungsbereich Sie in den vorherigen Schritten festgelegt haben. Sie können individuelle Mitarbeitendenfilter verwenden.
8. Überprüfen und speichern Sie die Änderungen.

Überlappende Abwesenheit anzeigen

Wenn sie bezahlten Urlaub beantragen, können Ihre Mitarbeitenden sehen, ob für denselben Zeitraum Abwesenheiten für andere Mitarbeitende geplant sind. Beachten Sie Folgendes:

• Wenn ein Mitarbeitender eine Abwesenheitsart in Farbe sehen kann, kann er auch überlappende Anfragen für diese Abwesenheitsart sehen.
• Das System überprüft automatisch Mitarbeitende aus demselben Team (oder derselben Abteilung, wenn Sie keine Teams eingerichtet haben) und zeigt sie an.

Best Practice: Berechtigungen für den Teamkalender

Die folgende Tabelle gibt Ihnen ein Beispiel für praxiserprobte Anzeigeberechtigungen für den Teamkalender. Es umfasst die gängigsten Mitarbeitendenrollen und Abwesenheitsarten. Jede Zelle zeigt den Kreis der Mitarbeitenden an, die von der jeweiligen Rolle angezeigt werden können. Die unten aufgeführten Abwesenheitsarten sind Beispiele, verwenden Sie daher die in Ihrem Account verfügbaren.