Übersicht über Berechtigungen und Mitarbeitendenrollen – Personio

Dieser Artikel erklärt, wie Berechtigungen und Mitarbeitendenrollen in Personio funktionieren. Beides ist eng miteinander verknüpft, da Berechtigungen nicht direkt an Personen erteilt werden können – sie werden immer über Mitarbeitendenrollen verwaltet.

Tipp:
Sie haben bereits eine konkrete Aufgabe im Kopf und möchten wissen, welche Berechtigungen benötigt werden? Erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen für alltägliche Aufgaben in Personio erteilen.

Zugriff auf Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen

Sie benötigen eine Administratorrolle, um die Einstellungen Rollen und Berechtigungen zu sehen. Kontoinhabende, Vertragsverantwortliche und Personio Payroll-Verantwortliche können nur dann auf Rollen und Berechtigungen zugreifen, wenn sie eine Administratorrolle innehaben.

Zugriff auf Mitarbeitendenrollen:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Person auf Rollen & Berechtigungen.

Zugriff auf Berechtigungen für eine Mitarbeitendenrolle:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Person auf Rollen & Berechtigungen.
Klicken Sie auf eine Mitarbeitendenrolle.
Klicken Sie auf den Reiter Berechtigungen.

So funktionieren Mitarbeitendenrollen

Personio verwaltet Berechtigungen über Mitarbeitendenrollen. Sie können sie nicht direkt einer Einzelperson gewähren. Personio arbeitet mit zwei Arten von Mitarbeitendenrollen: vordefinierte und individuelle Rollen. Vordefinierte Rollen sind in Personio integriert und mit anderen Systemfunktionen verknüpft. Weitere Details finden Sie in der Tabelle unten.

Rollenart

Name der Rolle

Wer wird hinzugefügt

Zugriffsrechte

Vordefinierte Rolle

Alle Mitarbeitenden

Diese Rolle umfasst alle aktiven Mitarbeitenden. Jeder neue Mitarbeitende übernimmt automatisch diese Rolle.

Grundlegende Berechtigungen.

Vordefinierte Rolle

Admin (oder Rollen mit Adminrechten)

Personio fügt dieser Rolle nicht automatisch Personen hinzu. Sie fügen Mitglieder manuell hinzu oder entfernen sie.

Vollständige Berechtigungen. Sie können diese Berechtigungen nicht ändern.

Individuelle Rolle

Beispiele:

„HR Management“
„Management“
„Praktikum“

Sie fügen Mitarbeitende manuell hinzu. Personio fügt dieser Rolle nicht automatisch Personen hinzu.

Individuelle Berechtigungen. Personio wendet standardmäßig die gleichen Berechtigungen wie die der Rolle Alle Mitarbeitenden an, wobei bei Bedarf weitere hinzugefügt werden können.

Personio fügt standardmäßig alle Mitarbeitenden der Rolle Alle Mitarbeitenden hinzu und Sie können sie nicht entfernen. Diese Rolle bietet Mitarbeitenden einige grundlegende Berechtigungen.

Wenn Sie Mitarbeitenden Berechtigungen erteilen möchten, die über die grundlegende Rolle Alle Mitarbeitenden hinausgehen, weisen Sie sie einer zusätzlichen Rolle (z. B. „Führungskraft“) zu und gewähren Sie die zusätzlichen Berechtigungen über diese Rolle.

Tipp:
Fügen Sie Bedingungen hinzu, um Mitarbeitende automatisch Rollen zuweisen, sodass Sie keine neuen Mitarbeitenden manuell hinzufügen müssen.

Funktionsweise von Berechtigungen verstehen

Sobald Sie Mitarbeitende zu einer zusätzlichen Rolle hinzufügen (Beispiel: „Führungskraft“), können Sie ihnen zusätzlichen Zugriff gewähren, indem Sie für diese Rolle spezifische Berechtigungen einrichten.

Berechtigungen steuern, welche Informationen Mitarbeitende anzeigen oder ändern können. Sie sind nach Themen wie Anwesenheiten, Dokumente oder Recruiting geordnet. Es gibt zwei Arten von Berechtigungen:

Mitarbeitende: zur Steuerung des Zugriffs auf Mitarbeiterdaten.
Funktion: zur Steuerung des Zugriffs auf Bewerbungen, Funktionen und Unternehmenseinstellungen.

Sie steuern den Zugriff anhand von Zugriffsebenen und Geltungsbereichen:

1. Zugriffsebenen

Mit Zugriffsebenen wird definiert, welche Aktionen Rollenmitglieder ergreifen können. Wählen Sie zwischen den folgenden Optionen:

Anzeigen	Rollenmitglieder können die Daten sehen.
Vorschläge	Rollenmitglieder können Änderungen an den Daten zur Genehmigung einreichen. Die vorgeschlagenen Änderungen bleiben ausstehend, bis eine Führungskraft oder ein anderer Mitarbeiter sie dem festgelegten Genehmigungsprozesses entsprechend genehmigt. Wenn Sie diese Berechtigungsstufe auswählen, müssen Sie einen Genehmigungsprozess konfigurieren. Wenn ein Benutzer über diese Berechtigung verfügt, aber kein Genehmigungsprozess anwendbar ist, werden die Änderungen sofort gespeichert.
Bearbeiten	Rollenmitglieder können die Daten ohne vorherige Genehmigung bearbeiten. Ihnen wird eine Warnung angezeigt, wenn Sie Berechtigungen für sensible Daten gewähren.

2. Zugriffsbereiche

Zugriffsbereiche geben Auskunft über die Mitarbeitenden, auf deren Informationen Rollenmitglieder zugreifen können. Dabei wird festgelegt, für welche Mitarbeitenden die Rollenmitglieder dies tun können, z. B. für ihr eigenes Profil, ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden, eine individuelle Gruppe oder alle Mitarbeitenden. Es wird angegeben, auf welche Informationen Mitarbeitende zugreifen können.

Beispielsweise sollten Mitarbeitende nur Daten zu ihrer eigenen Vergütung, Informationen zur Abwesenheit aber auch für andere Mitarbeitende abrufen können.

Es gibt vier Zugriffsbereiche in Berechtigungen:

Selbst	Die eigenen Daten von Mitarbeitenden.
Berichtslinie	Die Mitarbeitenden, die dem Mitarbeitenden unterstellt sind. Standardmäßig definiert Personio Berichtslinien, die auf der primären Führungskraft basieren, was sowohl direkt als auch indirekt Unterstellte umfasst. Um eine alternative Berichtslinie zu verwenden, z. B. Dotted-Line-Unterstellte, müssen Sie sie manuell auswählen.
Individuell	Eine konkrete Auswahl an Mitarbeitenden, die Sie über Filter festlegen.
Alles	Alle Mitarbeitenden.

Hinweis:
Die Zugriffsbereiche Berichtslinie, Individuell und Alles schließen die eigenen Daten des Mitarbeiters aus. Um Zugriff auf die eigenen Daten zu gewähren, wählen Sie den Zugriffsbereich Eigene zusammen mit dem entsprechenden Zugriffsbereich aus.

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