Wir führen derzeit ein neues System für die Berechnung von Abwesenheiten ein, das sich auf Abwesenheitskontostände auswirkt. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Anpassungen an den Abwesenheitskontoständen Ihrer Mitarbeitenden vornehmen. Sie können dies manuell für einzelne Mitarbeitende oder massenweise für mehrere Mitarbeitende tun.
Abwesenheitskontostände manuell anpassen
Sie können den Urlaubskontostand von Mitarbeitenden für alle Abwesenheitsarten manuell anpassen, für die Kontingentregeln gelten.
Um Abwesenheitskontostände manuell anpassen zu können, brauchen Sie entweder Admin-Rechte oder Bearbeitungsrechte für Konto-Konfiguration > Abwesenheiten. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Kontostand um eine bestimmte Anzahl von Tagen anpassen
- Kontostand auf einen bestimmten Wert ändern
Kontostand um eine bestimmte Anzahl von Tagen anpassen
Wenn Sie diese Option wählen, erhöht oder verringert Personio den Abwesenheitskontostand um die Anzahl der eingegebenen Tage: Der Kontostand bleibt erhalten und wird nicht auf Null zurückgesetzt.
Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Kontostand eines Mitarbeitenden um eine bestimmte Anzahl von Tagen erhöhen oder verringern möchten. Folgen Sie diesen Schritten:
- Navigieren Sie auf den Reiter Abwesenheit im Profil des betreffenden Mitarbeitenden.
- Klicken Sie auf die Abwesenheit, die Sie aktualisieren möchten, und dann auf Kontostand anpassen.
- Wählen Sie die Option Kontostand um eine bestimmte Anzahl von Tagen anpassen.
- Geben Sie im Feld Anpassen um die Anzahl der Tage ein, um die Sie den Kontostand erhöhen oder verringern möchten. Um Tage zu entfernen, geben Sie eine negative Zahl ein.
- Wählen Sie ein Anpassungsdatum. Dies ist das Datum, das für die Anpassung in der Kontostandshistorie angezeigt wird.
- Im Feld Kommentar können Sie einen Grund für die Anpassung hinzufügen.
- Klicken Sie auf Bestätigen.
Kontostand auf einen bestimmten Wert ändern
Wenn Sie diese Option wählen, setzt Personio den Abwesenheitskontostand auf den von Ihnen eingegebenen Wert. Der jährliche Abwesenheitskontostand wird auf Null gesetzt und überschrieben.
Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Anzahl der Tage im Kontostand eines Mitarbeitenden vollständig ändern möchten. Folgen Sie diesen Schritten:
- Navigieren Sie auf den Reiter Abwesenheit im Profil des betreffenden Mitarbeitenden.
- Klicken Sie auf die Abwesenheit, die Sie aktualisieren möchten, und dann auf Kontostand anpassen.
- Wählen Sie die Option Kontostand auf einen bestimmten Wert ändern.
- Geben Sie im Feld Anpassen auf den neuen Kontostand ein.
- Wählen Sie ein Anpassungsdatum. Dies ist das Datum, das für die Anpassung in der Kontostandshistorie angezeigt wird.
- Im Feld Kommentar können Sie einen Grund für die Anpassung hinzufügen.
- Klicken Sie auf Bestätigen.
Abwesenheitskontostände massenweise anpassen
Mit der Importfunktion von Personio können Sie den Kontostand mehrerer Mitarbeitender auf einmal auf einen bestimmten Wert anpassen. Folgen Sie diesen Schritten:
- Laden Sie die Excel-Vorlage herunter, die Sie im Download-Bereich dieses Artikels finden. Sie können auch Ihre eigene Vorlage erstellen (unterstützte Formate sind .xlsx, .csv, .xls), die dieselben vier Spalten enthalten muss:
• E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden, genau wie in Personio hinterlegt
• Abwesenheitsart, genau wie in Personio hinterlegt (auf Groß- und Kleinschreibung achten)
• Kontostand im Format TT.MM oder HH.MM, je nach der Zeiteinheit der Abwesenheitsart
• Stichtag des Kontostands (optional) im Format TT.MM.JJJJ - Füllen Sie die Excel-Vorlage nach Bedarf aus.
- Navigieren Sie zu Importe > Upload des Abwesenheit-Kontostands und laden Sie die Excel-Datei hoch.
- Weisen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden in Personio gespeicherten Attributen zu. Vergewissern Sie sich, dass sie ähnliche Namen haben.
- Prüfen Sie die Vorschau des Imports.
- Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Import.
Kontostandsanpassung löschen
Sie können alle manuellen Kontostandanpassungen, die Sie auf das Profil von Mitarbeitenden angewendet haben, löschen und den Kontostand auf den vorherigen Betrag zurücksetzen. Folgen Sie diesen Schritten:
- Gehen Sie zum Mitarbeiterprofil und klicken Sie auf die gewünschte Abwesenheitsart, z. B. Bezahlter Urlaub.
- Klicken Sie auf das Uhrensymbol unter dem Abwesenheitskontostand.
- Alle manuellen Anpassungen werden mit einem blauen Punkt und der Bezeichnung Manuelle Anpassung angezeigt.
- Klicken Sie rechts neben der manuellen Anpassung auf das Papierkorbsymbol.