So erstellen und verwalten Sie API-Zugriffsdaten für Personaldaten

 

Dieser Artikel erklärt, wie Sie API-Zugriffsdaten (Application Programming Interface) für Personaldaten in Personio erstellen und verwalten (d. h. aktualisieren, deaktivieren, reaktivieren und entfernen).

API-Zugriffsdaten für das Recruiting werden vom System generiert und nicht von Administratoren verwaltet. Informationen zu API-Zugriffsdaten für das Recruiting finden Sie unter Recruiting-APIs.

 

Was sind API-Zugriffsdaten in Personio?

API-Zugriffsdaten ermöglichen den Austausch von Daten zwischen Personio und einem anderen Service oder Tool über eine Integration (beispielsweise Greenhouse). Bei der Aktivierung einer Integration müssen Sie API-Zugriffsdaten eingeben.

API-Zugriffsdaten helfen, die Kommunikation zwischen Anwendungen zu schützen und unbefugten Zugriff zu vermeiden, der zu Datenschutzverletzungen führen kann. Aus Gründen der Datensicherheit wird empfohlen, für jede Integration neue API-Zugriffsdaten zu erstellen.

 

API-Zugriffsdaten erstellen

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > INTEGRATIONEN > API-Zugriffsdaten.
  2. Klicken Sie rechts oben im Bildschirm auf den Button Neue Zugriffsdaten generieren.
  3. Geben Sie in der angezeigten Seitenleiste Neue Zugriffsdaten hinzufügen im Feld Name einen aussagekräftigen Namen für die API-Zugriffsdaten ein (beispielsweise API-Zugriffsdaten Greenhouse-Integration). Sie brauchen diesen Namen, wenn Sie erneut auf die Zugriffsdaten zugreifen oder diese entfernen möchten.
  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Integration die gewünschte Integration aus.
    Hinweis: Mit der Auswahl einer Integration wird diese nicht automatisch eingerichtet.
  5. Die empfohlene Zugriffsberechtigungsstufe für den Endpunkt Mitarbeiter ist automatisch voreingestellt, kann aber über die Checkboxen Lesen oder Bearbeiten angepasst werden. Hinweis: Wenn Sie beim Hinzufügen einer Integration Bearbeiten wählen, darf die hinzugefügte Integration in Personio Daten erstellen und aktualisieren.
  6. Die empfohlene Zugriffsberechtigungsstufe für die Endpunkte Anwesenheiten und Abwesenheiten ist automatisch voreingestellt, kann aber über die Checkboxen Lesen oder Bearbeiten angepasst werden.
    Hinweis: Es ist nicht möglich, die Daten auszuwählen, die von Personio über die Endpunkte Abwesenheiten und Anwesenheiten übertragen werden sollen. Nähere Informationen finden Sie unter Erste Schritte: die Personio-API.
  7. Die empfohlene Zugriffsberechtigungsstufe für den Endpunkt Dokumente ist automatisch voreingestellt, kann aber über die Checkboxen Lesen oder Bearbeiten angepasst werden. Der Endpunkt Dokumente ermöglicht es, Dokumente in Personio hochzuladen. Er erlaubt es dem Inhaber der Zugriffsberechtigung nicht, Dokumente von einem Personio-Konto abzurufen. Hinweis: Für den Endpunkt Dokumente ist eine Leseberechtigung erforderlich, um die Dokumentenkategorie-ID abzurufen, die benötigt wird, um Dokumente mithilfe der Bearbeitungsberechtigung an Personio zu übertragen.
  8. Die entsprechenden Attribute (beispielsweise Name, E-Mail und Abteilung), die von Personio über die Mitarbeiter-API an die Integration übertragen werden sollen, sind im Drop-Down-Menü Lesbare Mitarbeiterattribute automatisch ausgewählt. Sie können diese Zugriffsberechtigungen bei Bedarf über die Checkboxen im Drop-Down-Menü Lesbare Mitarbeiterattribute anpassen. Weitere Informationen über die Berechtigungsstufen, die für bestimmte Integrationen zugewiesen werden müssen, finden Sie unter Integrationen.
  9. Um die API-Zugriffsdaten (Client ID und Secret) zu generieren, klicken Sie auf den Button Neue Zugriffsdaten generieren. Es wird eine Meldung angezeigt, die bestätigt, dass die Zugriffsdaten erstellt wurden.

API_credentials-add_new_credential-personal_data-documents_de.png

Hinweis: Sie benötigen die Client-ID und das Secret, um die entsprechende Integration zu aktivieren. Weitere Informationen zur Aktivierung einer Integration finden Sie im Personio Marketplace. Das Secret Ihrer Zugriffsdaten kann für den Zugriff auf Kontodaten verwendet werden und sollte wie ein Passwort behandelt werden. Halten Sie Ihre Zugriffsdaten vertraulich. Geben Sie sie niemals an Dritte weiter.

 

API-Zugriffsdaten verwalten 

API-Zugriffsdaten aktualisieren

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie den Namen der API-Zugriffsdaten, die Lesbaren Mitarbeiterattribute für die Mitarbeiter-API oder die Berechtigungsstufe für den Zugriff auf die Abwesenheiten- und Anwesenheiten-APIs aktualisieren möchten. Die API-Zugriffsdaten (Client-ID und Secret) können nicht aktualisiert werden.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > INTEGRATIONEN > API-Zugriffsdaten und klicken Sie auf die entsprechende Integration (beispielsweise Workable).
  2. Nehmen Sie in der angezeigten Seitenleiste Integration die erforderlichen Aktualisierungen vor.
  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Aktualisierungen zu übernehmen.

API-Zugriffsdaten deaktivieren 

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie API-Zugriffsdaten vorübergehend deaktivieren und anschließend erneut aktivieren möchten. Alternativ können Sie API-Zugriffsdaten auch entfernen, wenn Sie sie dauerhaft löschen möchten. 

Die Deaktivierung von API-Zugriffsdaten bewirkt, dass der Datenaustausch zwischen Personio und einer Integration vorübergehend unterbunden wird. Er wird erst wieder aufgenommen, wenn die API-Zugriffsdaten reaktiviert werden.

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > INTEGRATIONEN > API-Zugriffsdaten. Alle Details der API-Zugriffsdaten (einschließlich des Namens der Zugriffsdaten, des Namens der Integration und des Status der Zugriffsdaten) werden im Fenster mit den API-Zugriffsdaten angezeigt.
  2. Um den Status von API-Zugriffsdaten auf Deaktiviert zu setzen, stellen Sie den Schalter neben den betreffenden API-Zugriffsdaten (beispielsweise Greenhouse) aus. Die Zugriffsdaten werden dann deaktiviert.

settings-API-credentials-disable_de.png

 

API-Zugriffsdaten reaktivieren

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie API-Zugriffsdaten, die Sie vorübergehend deaktiviert hatten, erneut aktivieren möchten.

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > INTEGRATIONEN > API-Zugriffsdaten.
  2. Um den Status auf Aktiviert zu setzen, schalten Sie den Schalter ein.

Die Zugriffsdaten werden reaktiviert und der Datenaustausch zwischen Personio und der Integration wird wieder aufgenommen.

 

API-Zugriffsdaten entfernen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie API-Zugriffsdaten dauerhaft löschen möchten, weil Sie diese nicht mehr benötigen. Alternativ können Sie API-Zugriffsdaten auch deaktivieren, wenn Sie ihre Funktion nur vorübergehen aussetzen möchten.

Einmal entfernte API-Zugriffsdaten können nicht reaktiviert werden, und der Datenaustausch zwischen Personio und der Integration wird dauerhaft eingestellt.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > INTEGRATIONEN > API-Zugriffsdaten und klicken Sie auf die entsprechende Integration.
  2. Klicken Sie in der angezeigten Seitenleiste Integration auf das Mülleimer-Symbol.
  3. Sie werden aufgefordert zu bestätigen, dass Sie die API-Zugriffsdaten entfernen möchten. Klicken Sie auf Ja, entfernen.

Die Zugriffsdaten werden dauerhaft gelöscht. 

 

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