Verwaltung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

In diesem Artikel finden Sie Informationen, wie Sie sämtliche relevante Daten für die vorbereitende Lohnbuchhaltung verwalten und eine Exportdatei im Excel-Format generieren. Mit Hilfe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung unterstützt Personio Sie bei Ihrer monatlichen Lohnabrechnung.

Schritte zur Überprüfung und Freigabe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

1. Navigieren Sie zur Lohnbuchhaltung.
2. Überprüfen Sie alle Daten und ggf. Datenänderungen in der Vorschau oder in Ihrem Excel-Export.
3. Nachdem Sie einen Excel-Export generiert haben, können Sie die Lohnbuchhaltung freigeben und die fertige Datei an das entsprechende Lohnbüro oder eine zuständige interne Stelle weiterleiten.

Wenn Datenänderungen im aktuellen Export oder nach der Freigabe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung nicht angezeigt werden, nehmen Sie diese Änderungen manuell vor, erstellen Sie einen neuen Export und prüfen Sie die Daten erneut.

Erläuterungen zur Vorschau

1. Vorschautabelle

In der Vorschautabelle lassen sich alle abrechnungsrelevanten Daten Ihrer aktiven, internen Mitarbeiter übersichtlich einsehen. Bei Änderungen zum Vormonat rückt der entsprechende Mitarbeiter an den Anfang der Tabelle. Neue Mitarbeiter werden am Zeilenanfang durch eine grüne Markierung gekennzeichnet. Zusätzlich wird die gesamte Zeile orange hinterlegt.

Durch einen Klick auf die entsprechende Änderung oder allgemein in die orange hinterlegte Zeile erscheint von der rechten Seite ein Einschub, der Ihnen zusätzlichen Kontext zu den Datenänderungen bietet. Folgende Informationen stehen Ihnen im Einschub zur Verfügung:

• Auflistung aller geänderten Attribute pro Mitarbeiter
• Anzeige des alten und Kennzeichnung des neuen Wertes
• Gültigkeitsdatum des neuen Wertes
• Änderungsdatum

Mitarbeiter erscheinen in der Tabelle, wenn mindestens einer der folgenden Fälle zutrifft:

• Mindestens ein Tag der Abrechnungsperiode fällt in die Zeit zwischen Anstelldatum und dem Ende des Arbeitsverhältnisses.
• Der Mitarbeiter erhält irgendeine Art von Gehaltszahlung (auch Nachzahlungen).
• Bei dem Mitarbeiter wurde eine Datenänderung von Attributen aus der Personalakte seit der Freigabe der letzten Lohnabrechnung vorgenommen. Die entsprechenden Attribute müssen aber als Spalten in der Lohnabrechnung hinzugefügt worden sein.

2. Separierte Tabellenblätter

Die Personal- und Gehaltsdaten sowie Abwesenheitsperioden können Sie sich in der Vorschautabelle und im Excel-Export auf drei getrennten Tabellenblättern anzeigen lassen. Konfigurieren Sie die gewünschte Ansicht unter Einstellungen LOHNBUCHHALTUNG > Gehalt & Lohnbuchhaltung.

3. Gesellschaften und ihre Abrechnungsgruppen bzw. -perioden

Verwalten Sie mehrere Gesellschaften in einem Personio-Konto, wird die Vorschautabelle für jede Gesellschaft getrennt generiert. Sofern Sie für Ihr Unternehmen oder Ihre Gesellschaften Abrechnungsgruppen und -perioden definiert haben, können Sie diese hier auswählen. Das Prüfen und Freigeben der Lohnabrechnung muss für jede Abrechnungsgruppe und Gesellschaft separat erfolgen.

4. Spalten anpassen

Der Lohnabrechnungsexport kann um beliebig viele weitere Attribute ergänzt werden. Via Klick auf Spalten anpassen gelangen Sie in die Einstellungen. Erfahren Sie mehr über alle möglichen Lohnabrechnungsattribute sowie bewährte Best Practices.

5. Export

Prüfen Sie alle Daten in der Vorschautabelle und klicken Sie anschließend auf Export generieren. Den erstellten Export können Sie ggf. erneut nach dem Download überprüfen.

Prüfen und bearbeiten Sie ausstehende Genehmigungen vor Abschluss der Lohnabrechnung hinsichtlich abrechnungslaufrelevanter Anfragen.

6. Abrechnung freigeben 

Navigieren Sie auf Abrechnung freigeben, um die Lohnabrechnung zu verbuchen und den Vorschaumodus zu beenden.

Der generierte Export kann nach dem Freigeben nicht mehr verändert werden und die Vorschautabelle wird eingefroren. Daher empfehlen wir Ihnen, die Freigabe am letzten Tag Ihrer Abrechnungsperiode durchzuführen. Sollten Sie nach Freigabe der Lohnabrechnung noch Datenänderungen vornehmen müssen, generieren Sie einen erneuten Export und versenden Sie diesen an das entsprechende Lohnbüro.

7. Status

Die Lohnbuchhaltung durchläuft jeden Monat zwei Status:

8. Abrechnungsperiode

Entsprechend der Abrechnungsgruppe wird die Abrechnungsperiode angezeigt, welche festlegt, innerhalb welchen Zeitraums die Anwesenheitsstunden sowie Abwesenheitstage aufsummiert werden. Die Anzeige der Fixgehälter erfolgt immer monatsweise, unabhängig von der Abrechnungsperiode.

9. Änderungen markiert seit

Sie können problemlos nachvollziehen, seit welchem Datum sich Änderungen ergeben haben. Alle Änderungen seit der letzten Lohnabrechnung (oder seit dem letzten Monat, falls noch keine Lohnabrechnung abgeschlossen wurde), werden orange hinterlegt.

Bitte achten Sie darauf, die Abrechnung nicht während der aktuellen Abrechnungsperiode freizugeben, da ansonsten die Abwesenheitsperioden nicht vollständig berücksichtigt werden. Wir empfehlen, die Abrechnung am letzten Tag der Abrechnungsperiode freizugeben - neue Änderungen werden dann pünktlich ab dem Beginn der neuen Abrechnungsperiode farblich markiert.

Besuchen Sie unseren Blog (nur auf Deutsch) für weitere allgemeine Infos rund um den Prozess der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.