In diesem Artikel finden Sie Informationen, wie Sie alle relevanten Daten für die vorbereitende Lohnbuchhaltung verwalten, prüfen und genehmigen und eine Exportdatei im Excel-Format generieren. Weitere Informationen darüber, wie Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung konfigurieren, finden Sie in unserem Artikel Schritt 4: Konfiguration der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

Wie funktioniert die monatliche Lohnbuchhaltung mit vorbereitender Lohnbuchhaltung?

Der Prozess der monatlichen Lohnbuchhaltung mit vorbereitender Lohnbuchhaltung in Personio ermöglicht es Ihnen, relevante Lohnbuchhaltungsdaten zu konsolidieren, überprüfen, genehmigen und exportieren. Anschließend können Sie den Excel-Export Ihrer Daten aus der vorbereitenden Lohnbuchhaltung an Ihren Lohnbuchhalter schicken, der den monatlichen Lohnbuchhaltungszyklus dann abschließt.

Dies möglichen Schritte im monatlichen Lohnbuchhaltungzyklus sind wie folgt:

1. Prüfung der für die Lohnbuchhaltung relevanten Daten in der Tabelle Lohnbuchhaltung und Korrektur von Datenfehlern.
2. Genehmigung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung in der Tabelle Lohnbuchhaltung. Wenn die Lohnbuchhaltungstabelle genehmigt ist, können Daten noch geändert werden, werden aber nicht mehr markiert. 
3. Erstellung und Export der Lohnbuchhaltung in Form einer Excel-Datei zur weiteren Verarbeitung. 
4. Import von Gehaltsabrechnungen in Mitarbeiterdokumente (optional).

Der Prozess der monatlichen Lohnbuchhaltung mit vorbereitender Lohnbuchhaltung

1. Überprüfen Sie die Daten
   Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft und eine Abrechnungsgruppe (sofern verfügbar) aus. Die Lohnbuchhaltungstabelle befindet sich im Status Überprüfung und Sie können die markierten Datenänderungen für die einzelnen Mitarbeiter unter den Reitern Personaldaten, Gehalt und Abwesenheiten überprüfen. Klicken Sie auf den entsprechenden Mitarbeiter, um weitere Informationen zu Datenänderungen zu sehen.
   
   

   

   Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zu Lohnbuchhaltungsattributen und Markierungen in der vorläufigen Gehaltsabrechnung.
2. Genehmigen Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung
   Klicken Sie auf Lohnbuchhaltung genehmigen und bestätigen Sie die Genehmigung im Pop-up-Fenster. Die Lohnbuchhaltungstabelle wird fixiert und ihr Status zu Genehmigt geändert. Die exportierte Excel-Datei im Format Lohnbuchhaltung_MM_JJJJ_numner.xlsx, die alle derzeit verfügbaren Daten enthält, wird erstellt.
3. Laden Sie die Excel-Datei herunter und senden Sie diese Ihrem Lohnbuchhalter
   Klicken Sie auf Dokumente und laden Sie die erstellte Excel-Datei Lohnbuchhaltung_MM_JJJJ_nummer.xlsx herunter.
   Senden Sie diese Datei Ihrem Lohnbuchhalter, um den betreffenden Lohnbuchhaltungszyklus abzuschließen. 
   
   

   Tipp
   Wenn Ihr Lohnbuchhalter Zugriff auf Personio hat, kann er diese Daten selbst abrufen.

4. Erstellen Sie zusätzliche Exportdateien (optional)
   Falls weitere Daten erfasst werden müssen, z. B. Anwesenheiten für Stundenlöhne oder Abwesenheiten, die genehmigt wurden, nachdem Sie die Lohnbuchhaltung genehmigt haben, können Sie zusätzliche Exporte erstellen, indem Sie auf Export erstellen klicken. Eine detailliertere Anleitung dazu finden Sie unter Umgang mit Datenänderungen nach der Genehmigung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
5. Schließen Sie die Lohnbuchhaltung ab und importieren Sie Gehaltsabrechnungen
   Ihr Lohnbuchhalter schließt die Lohnbuchhaltung ab und erstellt die Gehaltsabrechnungen für den betreffenden Monat. Sie können die Gehaltsabrechnungen unter dem Reiter Dokumente der persönlichen Profile Ihrer Mitarbeiter importieren. Erfahren Sie, wie Sie dies per Multi-Upload tun.