Dokumente gesammelt hochladen

 

Dieser Artikel erklärt, wie Sie einen Multi-Upload von Mitarbeiterdokumenten durchführen können, so dass mehrere Dokumente auf einmal in Personio hochgeladen und automatisch den entsprechenden Mitarbeiterkonten zugewiesen werden.

Wenn Sie ein einzelnes Dokument in ein bestimmtes Mitarbeiterprofil hochladen möchten, gehen Sie bitte zu Dokumente einzeln hochladen.

 

Datei benennen

Benennen Sie die Dokumentendatei. Verwenden Sie hierfür eines der folgenden Formate: 

      • Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj 
      • Vorname_Nachname_Kategorie_tt.mm.jjjj
      • MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj
      • MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_tt.mm.jjjj
      • MitarbeiterID__Kategorie_ttmmjjjj
      • MitarbeiterID__Kategorie_tt.mm.jjjj

        Wenn Sie die Mitarbeiter ID mit in den Namen aufnehmen:

        Damit Personio jedes Dokument automatisch dem richtigen Mitarbeiter zuweist, muss das Attribut Mitarbeiter ID in Ihrem Personio-Konto entweder auf Deutsch oder auf Englisch angelegt sein. Sie können zwischen den folgenden Namen wählen: Employee ID, Employee Number, Mitarbeiter ID oder Personalnummer.

Trennen Sie für Mitarbeiter mit zwei Nachnamen die Namen durch ein Leerzeichen:

      • Vorname_ErsterNachname ZweiterNachname_Kategorie_ttmmjjjj

Weitere Details müssen hinter dem Datum hinzugefügt werden. Trennen Sie diese mit Unterstrichen:

      • MitarbeiterID__Kategorie_tt.mm.jjjj_weitere_Details

Wenn Sie im Namen weder die Kategorie noch das Datum einbeziehen, wird das Dokument trotzdem automatisch dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet, aber die Dokumentenkategorie und das Datum müssen manuell definiert werden:

      • Vorname_Nachname

 

Datei hochladen

Wählen Sie unter Importe den Dateityp Mitarbeiter-Dokumente (Multiupload) aus. Laden Sie alle gewünschten Dokumente hoch oder ziehen Sie diese per Drag-and-Drop in das Feld Dateien und klicken Sie auf Weiter. Pro Import können bis zu 100 Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden.

multiupload-upload-file_de.png

 

Spalten konfigurieren

Falls Sie nicht die automatische Zuweisung anhand der Dateinamen verwenden, weisen Sie den Dokumenten die gewünschte Dokumentkategorie zu und ändern Sie gegebenenfalls das Dokumentendatum. Die Zuordnung der Dokumente zu den Mitarbeitern erfolgt auch in diesem Fall automatisch über den Dateinamen.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit eine Massenzuweisung durchzuführen. Nutzen Sie dafür das Symbol mit dem Pfeil. So kann man beispielsweise allen Dokumenten gleichzeitig einen bestimmten Mitarbeiter, Kategorie oder Dokumentdatum zuweisen.

Fälschlicherweise hochgeladene Dokumente können über die Spalte Aktionen wieder gelöscht werden.

multiupload-configure-columns_de.png

Klicken Sie auf Weiter, um im nächsten Schritt eine Vorschau des Imports zu bekommen.

 

Importvorschau anzeigen

Im dritten und letzten Schritt des Importvorgangs können Sie sowohl die ausgewählten Dokumente als auch die Zuordnungen überprüfen.

multiupload-import-preview_de.png

 

Virenscan

Personio führt bei allen Dokumenten einen Virenscan durch. Dies kann unter Umständen ein paar Minuten in Anspruch nehmen, während denen das Dokument mit einem 🔄-Icon und dem Status Virenscan versehen ist. Ist das Dokument sicher, steht es anschließend zum Download bereit.

Wird es als unsicher eingestuft oder ein Virus gefunden, wird es mit einem ⚠️-Icon versehen. Die einzige Aktion, die Sie und Ihre Mitarbeiter in diesem Fall ausführen können, ist das Dokument zu löschen.

 

Dokumente im Mitarbeiterprofil

Die Dokumente können nach dem Import im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Dokumente in der jeweiligen Kategorie eingesehen werden:

multiupload-employee-profile-document_de.png

Tipp: Alternativ kann Ihre IT-Abteilung eine API-Integration einrichten, die automatisch mehrere Dokumente in die entsprechenden Mitarbeiterprofile hochlädt. Die komplette technische Dokumentation findet Ihre IT-Abteilung in unserem Developer Hub.

 

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