Dieser Artikel bietet eine Einführung in den Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung und erklärt die Struktur und die wichtigsten Funktionen der Lohnbuchhaltungstabelle und des Exports. Mit der Funktion Vorbereitende Lohnbuchhaltung können Sie auswählen, welche Datenattribute für Lohnbuchhaltungsverarbeitung relevant sind, diese Daten überprüfen und dann die vorbereiteten Verarbeitungseingaben über einen Export extrahieren. Hier können Sie:

Persönliche Informationen, Vergütungsdaten und Aufzeichnungen zu Abwesenheiten sowie Änderungen an diesen Datenattributen seit der letzten Freigabe überprüfen.
Die monatliche Lohnbuchhaltung freigeben und die Reiter Personaldaten, Gehalt und Abwesenheit einfrieren, damit Sie genau wissen, welche Daten für diesen Abrechnungszeitraum berücksichtigt werden.
Jederzeit einen Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erstellen, in dem die aktuellen Änderungen in der Excel-Datei markiert sind.
Die Einstellungen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung im Reiter Verwalten bearbeiten.

Wie Sie die Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung konfigurieren, erfahren Sie in unserem Artikel zu diesem Thema. Weitere Informationen zu den Methoden der vorbereitenden Lohnbuchhaltung finden Sie in unserem Artikel zu häufig gestellten Fragen in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

Hinweis:
Irgendetwas scheint anders zu sein? Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung werden aus dem Bereich Einstellungen in den Reiter Verwalten verschoben. Später werden sie nur noch im Reiter Verwalten verfügbar sein.

Die Lohnbuchhaltungstabelle

Der Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung ist nach Abrechnungsmonat und Abrechnungsgruppe geordnet, sofern diese Option aktiviert ist. Um auf diesen Bereich zuzugreifen, gehen Sie in der Navigationsleiste auf der linken Seite zu Lohnbuchhaltung, und wählen Sie dann im Dropdown-Menü eine Gesellschaft aus, die die vorbereitende Lohnbuchhaltung verwendet. Hier können Sie:

Zwischen Reitern navigieren, um die für die Lohnbuchhaltung relevanten Daten zu überprüfen.
Die Vorbereitende Lohnbuchhaltung freigeben: Oben rechts in der Tabelle zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung wird in einer Übersicht der Status Ihrer vorbereitenden Lohnbuchhaltung für den ausgewählten Monat angezeigt. Sie können sie freigeben, indem Sie oben rechts auf den entsprechenden Button klicken. Es wird automatisch ein Export generiert.
Export generieren: Sie können jederzeit vor und nach der Freigabe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung des Monats weitere Exporte generieren, indem Sie auf den entsprechenden Button klicken. Gehen Sie zum Reiter Dokumente, um Exporte herunterzuladen.

Die Tabelle ist außerdem in mehrere Reiter unterteilt, sodass Sie die verschiedenen Datensätze überprüfen können. Weitere Details finden Sie unter den einzelnen Reitern unten.

Der Reiter Personen

Im Reiter Personen können Sie alle Datenattribute anzeigen, die Sie für die Lohnbuchhaltung unter Verwalten > Persönliche Informationen ausgewählt haben.

Dies wird irgendwann den vorhandenen Reiter Persönliche Informationen ersetzen, sodass Sie die Vorteile der verbesserten Sortierung, Filterung und Ansichten von Tabellen nutzen können. Dadurch wird eine Tabelle mit Mitarbeitenden erstellt, die in drei voreingestellte Ansichten unterteilt ist:

Alle Mitarbeitenden: In dieser Ansicht werden die Daten für alle Mitarbeitenden im Abrechnungslauf angezeigt.
Neuzugänge: Konzentrieren Sie sich auf Neueinstellungen im aktuellen Abrechnungszeitraum und in der Gruppe. Vergewissern Sie sich, dass die Lohnbuchhaltungsdetails korrekt sind. Rufen Sie Anstelldaten, Positionen und andere wichtige Informationen auf.
Austritte: Hier können Sie Daten für Mitarbeitende verwalten, die das Unternehmen im aktuellen Abrechnungszeitraum und der aktuellen Gruppe verlassen. Vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Daten eingegeben wurden. Prüfen Sie die Austrittsdaten, die Gründe und die damit verbundenen Details.

Für jede Ansicht können Sie die angezeigten Spalten anpassen und Mitarbeitende filtern, sortieren und suchen. Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeiters, um zu seinem Profil mit weiteren Informationen zu gelangen.

Der Reiter Personaldaten

Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über die Lohnbuchhaltungsdaten und Änderungen für alle Mitarbeitenden. Hier können Sie:

Einen Überblick gewinnen: Sehen Sie eine Tabelle der Mitarbeitenden, die für den jeweiligen Abrechnungszeitraum in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden. Alle Mitarbeitenden werden jeweils in einer Zeile mit ihren persönlichen Daten und Vergütungsattributen angezeigt.
Datenänderungen überprüfen: Sehen Sie auf einen Blick, welche Informationen sich geändert haben, und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
Details einsehen: Klicken Sie auf die Detailansicht eines Mitarbeiters. Dort können Sie Datenänderungen des betreffenden Mitarbeiters überprüfen, Abwesenheitszeiträume einsehen und bei Bedarf zum Profil navigieren, um Informationen zu aktualisieren.

Sobald Sie die Vorbereitende Lohnbuchhaltung freigegeben haben, friert die Tabellenansicht ein und es werden keine weiteren Änderungen mehr markiert.

Der Reiter Gehalt

Der Reiter Gehalt bietet eine umfassende, detaillierte Ansicht aller Vergütungen pro Mitarbeiter im Abrechnungszeitraum. Hier können Sie:

Detaillierte Vergütungsdaten anzeigen: Jede Vergütungsart und der dazugehörige Gehaltsbestandteil (Beispiele: Grundvergütung, wiederkehrende Vergütungsart) wird in einer separaten Zeile angezeigt.
Vergütungsdetails anzeigen: Kommentare zu Vergütungsarten wie Boni und wiederkehrenden Vergütungen finden Sie direkt in der Tabelle. Fahren Sie für weitere Informationen mit der Maus über den Namen einer mitarbeitenden Person und navigieren Sie bei Bedarf zu deren Profil, um Aktualisierungen vorzunehmen.

Passen Sie die angezeigten Spalten an und filtern, sortieren und durchsuchen Sie Mitarbeitende nach Ihren Wünschen. Sobald Sie die Vorbereitende Lohnbuchhaltung freigegeben haben, friert die Tabellenansicht ein und es werden keine weiteren Änderungen mehr markiert.

Der Reiter Abwesenheiten

Hier können Sie eine Tabelle mit allen relevanten Aufzeichnungen zu Abwesenheiten für Mitarbeitende anzeigen, die im Abrechnungszeitraum enthalten sind. Hier können Sie:

Aufzeichnungen zu Abwesenheiten anzeigen: Bietet eine Übersicht über die Aufzeichnungen zu freigegebenen Abwesenheiten, die im aktuellen Abrechnungszeitraum auftraten. Jede aufgezeichnete Abwesenheit wird in einer separaten Zeile angezeigt.
Details einsehen: Zeigen Sie Kommentare zu Abwesenheiten, Abwesenheitszeiträume und deren Genehmigungsstatus sowie die Führungskräfte der Mitarbeitenden an. Fahren Sie mit der Maus über den Namen einer Führungskraft, um diese direkt zu kontaktieren, beispielsweise wenn eine Genehmigung für einen Abwesenheitszeitraum aussteht. Fahren Sie für weitere Informationen mit der Maus über den Namen einer mitarbeitenden Person und navigieren Sie bei Bedarf zu deren Profil, um Aktualisierungen vorzunehmen.

Der Reiter Mitarbeitendenänderungen

Der Reiter Mitarbeitendenänderungen bietet Ihnen einen optimierten Überblick über alle Änderungen. Wählen Sie zwischen zwei voreingestellten Ansichten:

Alle Änderungen Hier finden Sie Änderungen an den Mitarbeitendenattributen, die Sie in den Reiter Verwalten aufgenommen haben, sowie alle Änderungen an Vergütungen. Änderungen nach der Freigabe sind im nächsten Abrechnungszeitraum enthalten.
Rückwirkende Änderungen: Sehen Sie Änderungen, die vor dem aktuellen Abrechnungszeitraum datiert sind.

Sie können in jeder Ansicht Spalten ändern und nach Mitarbeitenden filtern, sortieren oder suchen. Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeiters, um zu seinem Profil mit weiteren Informationen zu gelangen.

Der Reiter Dokumente

Im Reiter Dokumente können Sie alle Lohnbuchhaltungsexporte herunterladen, die innerhalb des angezeigten Abrechnungszeitraums erstellt wurden.

Der Reiter Verwalten

Hinweis:
Einstellungen für die Vorbereitende Lohnbuchhaltung werden aus dem Bereich Einstellungen in den Reiter Verwalten verschoben. Später werden sie nur noch im Reiter Verwalten verfügbar sein.

Im Reiter Verwalten können Sie Ihre Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung einrichten und verwalten. Die hier aufgeführten Einstellungen wirken sich auf die Gesellschaft aus, für die Sie die Anzeige aufrufen, und beinhalten Folgendes:

Lohnbuchhaltungskennungen: Wählen Sie bis zu zwei Attribute aus, um Mitarbeitende auf allen Reitern und exportierten Blättern zu identifizieren.
Persönliche Informationen: Wählen Sie die Mitarbeitendenattribute aus, die Sie in der Lohnbuchhaltung verfolgen möchten.
Abwesenheit: Wählen Sie alle Abwesenheitsarten aus, die Sie im Reiter Abwesenheit und im Export anzeigen möchten.
Daten exportieren: Wählen Sie aus, welche Attribute im Export enthalten sein können.

Weitere Informationen zur Verwaltung der Einstellungen für die Vorbereitende Lohnbuchhaltung finden Sie in diesem Artikel.

Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Mit dem Export können Sie eine einzige Excel-Datei erstellen, die Änderungen zu Mitarbeitenden, Neuzugängen und Austritten sowie übersichtlich formatierte Vergütungsdaten enthält. Sie können diese Datei Ihrer Steuerberatung oder Ihrer für die Lohnbuchhaltung verantwortlichen Person übergeben.

Alle Mitarbeitenden übersichtlich angezeigt: Der Reiter Personen führt alle Mitarbeitenden in einer Ansicht auf und markiert Neuzugänge und Austritte eindeutig.
Jede Veränderung verfolgen: Der Reiter Mitarbeitendenänderungen führt alle Datenänderungen auf, die im aktuellen Zeitraum wirksam sind, und markiert rückwirkende Änderungen in einer eigenen Spalte.
Vergütungswerte sofort verwenden: Wert und Währung erhalten jeweils eine eigene Spalte, und Werte sind als reelle Zahlen formatiert, sodass die Datei direkt mit Formeln arbeitet.
Mehrere Währungen sauber getrennt: Mitarbeitende, die in mehr als einer Währung bezahlt werden, erhalten pro Währung eine eigene Zeile.
Status jeder Datei klar gekennzeichnet: Jede Datei trägt den Status Entwurf, Finale Ausfertigung oder Aktualisiert, sodass Sie immer wissen, in welcher Phase sich die Daten befinden.
Während der Dateigenerierung weiter arbeiten: Exporte werden im Hintergrund erstellt, sodass Sie nicht warten müssen.
Individuelle Spalten: Sie können wählen, welche Attribute im Reiter Personen des Exports angezeigt werden, und sie neu anordnen.

Spalten für den Export anpassen

Sobald Sie die für die Lohnbuchhaltung relevanten Attribute definiert haben, können Sie im Reiter Verwalten auswählen, welche dieser Attribute im Reiter Personen Ihres Exports angezeigt werden sollen, und sie neu anordnen:

Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und öffnen Sie den entsprechenden Zeitraum.
Im Reiter Personen klicken Sie auf Säulen.
Klicken Sie auf die Schalter, um die Spalten auszuwählen, die Sie im Export anzeigen möchten.

Bei Genehmigung eines Zeitraums Export generieren

Das Genehmigen und Exportieren in einem Schritt bedeutet, dass die Datei immer mit den von Ihnen genehmigten Daten übereinstimmt.

Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und öffnen Sie den Zeitraum, den Sie genehmigen möchten.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Wählen Sie aus der Liste Exportvorlage die Option Excel – Alle Daten aus.
Um den Export zunächst zu überprüfen, klicken Sie auf Vorschau.
Klicken Sie auf Bestätigen, um den Zeitraum zu genehmigen und mit dem Export zu beginnen.
Warten Sie, bis die Benachrichtigung Daten werden exportiert ausgeblendet wird.
Suchen Sie die Datei im Reiter Dokumente mit dem Status Finale Ausfertigung.

Nach Genehmigung eines Zeitraums Export erstellen

Wenn sich nach der Genehmigung etwas ändert, erstellen Sie eine neue Datei, ohne die Genehmigung erneut zu durchlaufen.

Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und öffnen Sie einen bereits genehmigten Zeitraum.
Klicken Sie auf Exportieren.
Wählen Sie aus der Liste Exportvorlage die Option Excel – Alle Daten aus.
Um den Export zunächst zu überprüfen, klicken Sie auf Vorschau.
Klicken Sie auf Bestätigen, um den Export zu generieren.
Suchen Sie die Datei im Reiter Dokumente mit dem Status Aktualisiert.

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