In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Ihre vorläufigen Einstellungen für die Gehaltsabrechnung konfigurieren. Antworten auf häufig gestellte Fragen zur vorläufigen Lohn- und Gehaltsabrechnung finden Sie in unserem entsprechenden Artikel.
Hinweis:
Irgendetwas scheint anders zu sein? Einstellungen für die Vorbereitende Lohnbuchhaltung werden aus dem Bereich Einstellungen in den Reiter Verwalten verschoben. Später werden sie nur noch im Reiter Verwalten verfügbar sein.
Bevor Sie beginnen
Um die vorbereitende Lohnbuchhaltung einzurichten, benötigen Sie Adminzugriff auf Personio.
Im Reiter Verwalten zugreifen
So greifen Sie auf die Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung zu:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwalten.
- Wählen Sie eine Gesellschaft aus (falls aktiviert).
Der Reiter Verwalten ist Ihr zentraler Ort für die effiziente Einrichtung und Verwaltung der Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Hier können Sie die Einstellungen der Gesellschaft direkt verwalten, z. B. Abrechnungsgruppen und anteilige Gehaltsberechnung.
Abrechnungsgruppen einrichten
Mithilfe von Abrechnungsgruppen können Sie die Mitarbeitenden innerhalb einer Gesellschaft weiter segmentieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und wählen Sie eine Gesellschaft aus (falls aktiviert).
- Klicken Sie auf den Reiter Verwalten.
- Klicken Sie unter Allgemein auf Einrichtung der Lohnbuchhaltungsgesellschaft.
- Wählen Sie das Attribut aus, nach dem Sie gruppieren möchten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Erinnerungen konfigurieren
Um Erinnerungen an Admin-Aufgaben für die Überprüfung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung einzurichten, geben Sie den Tag des Monats an, an dem Admins die Aufgabe erhalten sollen, die vorbereitende Lohnbuchhaltung zu überprüfen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich Lohnbuchhaltung auf Gehalt & Lohnbuchhaltung.
- Unter Erinnerungen wählen Sie das Datum aus, an dem Admins die Erinnerung erhalten sollen.
- Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Damit Erinnerungen an Nutzende von Personio verschickt werden können, müssen sie auch in deren persönlichem Profil aktiviert sein. So werden Erinnerungen im persönlichen Profil aktiviert:
- Gehen Sie zu Avatar > Persönliche Einstellungen.
- Wählen Sie Benachrichtigungen.
- Aktivieren Sie unter Überprüfung der Abrechnungen die Benachrichtigung für das Dashboard und, falls aktiviert, per E-Mail.
- Speichern Sie den Eintrag.
Mitarbeitende können nur dann Erinnerungen erhalten, die in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung eingerichtet wurden, wenn diese Funktion im persönlichen Profil des Mitarbeiters aktiviert ist.
Anteilige Gehaltsberechnung festlegen
Um die Grundlage für die anteilige Gehaltsberechnung auf Gesellschaftsebene zu definieren, können Sie aus sechs Berechnungsmethoden wählen. Detaillierte Informationen und Beispiele dieser Methoden finden Sie in unserem Artikel zu anteiligen Berechnungsmethoden.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die anteilige Berechnungsmethode einzustellen:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und wählen Sie eine Gesellschaft aus (falls aktiviert).
- Öffnen Sie den Reiter Verwalten und gehen Sie zu Anteilige Gehaltsberechnung.
- Wählen Sie die gewünschte Berechnungsmethode aus. Weitere Informationen und Berechnungsbeispiele dazu finden Sie in diesem Helpcenter-Artikel.
- Speichern Sie den Eintrag.
Abrechnungszeiträume einrichten
Abrechnungszeiträume dienen als Grundlage für anteilige Berechnungen und bestimmen den Zeitraum, der für die Erfassung von Stunden und Abwesenheitszeiträumen verwendet wird.
Sie können pro Abrechnungsgruppe einen Abrechnungszeitraum festlegen. Wenn Sie keine Abrechnungsgruppen eingerichtet haben, werden die Abrechnungszeiträume auf Ebene der Gesellschaft festgelegt. Um Abrechnungszeiträume einzurichten, befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und wählen Sie eine Gesellschaft aus (falls aktiviert).
- Öffnen Sie den Reiter Verwalten und gehen Sie zu Abrechnungszeiträume.
- Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um die Abrechnungszeiträume zu verwalten und die Daten der Abrechnungszeiträume für jede Abrechnungsgruppe festzulegen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Nach der Aktualisierung werden die Abrechnungszeiträume ab dem Folgemonat festgelegt. Klicken Sie in der entsprechenden Abrechnungsgruppe auf Historie, um vergangene Abrechnungszeiträume pro Abrechnungsgruppe anzuzeigen.
Abrechnungsdaten konfigurieren
Die Spalten in Ihrer Lohnbuchhaltungstabelle und im Export hängen davon ab, wie Sie sie hier einrichten. Sie können sie für jede Gesellschaft separat anpassen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und wählen Sie eine Gesellschaft aus, falls aktiviert.
- Öffnen Sie den Reiter Verwalten und gehen Sie zu Abrechnungsdaten.
- Unter Abrechnungsdaten klicken Sie auf Lohnbuchhaltungskennungen. Wählen Sie bis zu zwei Attribute aus, um Mitarbeitende auf allen Reitern und exportierten Blättern zu identifizieren.
- Klicken Sie auf Persönliche Informationen. Definieren Sie die Mitarbeitendenattribute, die Sie in der Lohnbuchhaltung verfolgen möchten.
- Fügen Sie persönliche, Gehalts- und Abwesenheitsattribute (für tage- und stundenweise Abwesenheiten) hinzu.
- Wählen Sie unter Abwesenheit alle Abwesenheitsarten aus, die Sie im Reiter Abwesenheit und im Export anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf Daten exportieren. Wählen Sie aus, welche Attribute im Export enthalten sein können. Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis:
Der Export enthält keine Attribute für den Kontostand (zum Beispiel Anspruch, Kontostand oder Übertrag).
Nächster Schritt
- Erfahren Sie mehr über die vorbereitende Lohnbuchhaltung in unserem Artikel mit häufig gestellten Fragen.
- Detaillierte Informationen und Beispiele finden Sie in unserem Artikel zu anteiligen Berechnungsmethoden.
- Lesen Sie unseren Artikel zum monatlichen Lohnbuchhaltungsprozess mit vorbereitender Lohnbuchhaltung.