Zusammenfassung der Arbeitszeitmodelleinstellungen – Personio

Dieser Artikel enthält eine Übersicht der verschiedenen Zeiterfassungseinstellungen, die für Arbeitszeitmodelle verfügbar sind, und erklärt, wie sie mit anderen Aspekten des Zeitmanagements interagieren.

Mit diesen Optionen können Sie einschränken, wie lange Ihre Mitarbeitenden arbeiten, und die Art und Weise, wie sie Arbeitszeiten und Pausendauer erfassen, genau anpassen.

Anteilige Berechnung des Abwesenheitsanspruchs auf der Grundlage von Arbeitstagen

Für Arbeitszeitmodelle, die eine anteilige Berechnung auf Basis von Wochenarbeitstagen vorsehen, vergleicht Personio die Tage des Arbeitszeitmodells mit dem hier hinterlegten Referenzwert. Dies gilt sowohl für das feste als auch für das flexible Arbeitszeitmodell.

Wenn das Modell beispielsweise 4 Arbeitstage umfasst und die Referenz 5 ist, erhalten Mitarbeitende mit diesem Modell 4/5 des regulären Anspruchs.

Für ein mehrwöchiges Arbeitszeitmodell vergleicht das System seine durchschnittlichen Arbeitstage mit dem Referenzwert.

Maximale Arbeitsstunden pro Tag festlegen

Richten Sie ein Limit für die Anzahl der Arbeitsstunden ein, die Mitarbeitende pro Tag erfassen können. Nachdem Sie den Grenzwert festgelegt haben, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Einstellung

Beschreibung und Hinweise

Mitarbeitende warnen, wenn sie mehr als das Maximum erfassen

Mitarbeitende:

Erhalten eine Warnung, wenn sie mehr als das Limit erfassen.
Können den Zeiteintrag speichern und einen Grund dafür hinzufügen.

Genehmigende Personen für Anwesenheiten sehen diese Anfragen über die Genehmigungen für die Zeiterfassung als nicht konform.

Verhindern, dass Mitarbeitende über die maximalen Arbeitsstunden hinaus Zeit erfassen

Mitarbeitende:

Erhalten eine Warnung, wenn sie mehr als das Limit erfassen.
Der Zeiteintrag kann nicht gespeichert werden.

Wenden Sie Zeiterfassungseinschränkungen auf vergangene oder zukünftige Kalendertage an

Sie können Ihre Mitarbeitenden daran hindern, Zeiteinträge für Tage in der Vergangenheit oder Zukunft hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Diese Regeln wirken sich darauf aus, ob und wie Mitarbeitende die Zeit in großen Mengen erfassen können. Wenn Sie etwa das Hinzufügen neuer Zeiteinträge zu künftigen Tagen deaktivieren, können Mitarbeitende nur Zeiten für vergangene Tage massenweise erfassen.

Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für Anwesenheitsdaten können diese Beschränkungen umgehen.

Einstellung	Beschreibung und Hinweise
Hinzufügen neuer Zeiteinträge zur Vergangenheit einschränken	Der Mitarbeiter kann Zeiteinträge nur zu einer begrenzten Anzahl vergangener Tage hinzufügen. Wenn Sie diesen Wert auf Null setzen, gilt für den Mitarbeiter Folgendes: Kann nur die Zeit für den aktuellen Tag und zukünftige Tage erfassen, wenn dies zulässig ist. Kann keine Überstunden über Nacht erfassen.
Bearbeiten von vorhandenen Zeiteinträgen nach ihrer Genehmigung deaktivieren	Der Mitarbeiter kann einen Zeiteintrag nicht mehr ändern, nachdem er genehmigt wurde. Da kein Genehmigungsworkflow vorhanden ist, werden Zeiteinträge automatisch genehmigt, sobald sie eingereicht werden. In diesem Fall kann der Mitarbeiter einen automatisch genehmigten Zeiteintrag nur am selben Tag bearbeiten, an dem er ihn eingegeben hat.
Anwesenheiten des vorherigen Monats an einem bestimmten Tag des Monats sperren	Der Mitarbeiter kann Zeiteinträge für den Vormonat nur bis zu einem bestimmten Tag des nächsten Monats hinzufügen. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie keine der ersten beiden Optionen auswählen.
Neue Zeiteinträge für zukünftige Tage deaktivieren	Der Mitarbeiter kann keine Zeiteinträge für Tage in der Zukunft hinzufügen.

Pausen konfigurieren

Minimale Pausendauer festlegen

Mitarbeitende sehen eine Warnung, wenn sie eine Pause erfassen, die kürzer als die Mindestpause ist, und können den Zeiteintrag nicht speichern.

Pausenregelung

Fügen Sie bis zu zwei Pausenregelungen hinzu, um die minimal erforderliche Pausenlänge für jede festgelegte Arbeitsmenge zu definieren. Die Länge der erforderlichen Pause darf nicht kürzer sein als die oben festgelegte Mindestpausendauer.

Nachdem Sie Pausenregelungen definiert haben, wählen Sie eine der drei Aktionen aus, die in der Tabelle beschrieben sind. Diese Aktionen werden genau so ausgelöst, wie es in den Pausenregelungen angegeben ist.

Einstellung	Beschreibung und Hinweise
Personen benachrichtigen, wenn Pausen fehlen oder nicht den Pausenregelungen entsprechen	Mitarbeitende: Ihnen wird eine Warnung angezeigt, wenn nicht genügend Pausenzeiten erfasst werden. Können den Zeiteintrag speichern und einen Grund dafür hinzufügen. Genehmigende Personen für Anwesenheiten sehen diese Anfragen über die Genehmigungen für die Zeiterfassung als nicht konform.
Verhindern, dass Zeiteinträge gespeichert werden können, wenn Pausen fehlen oder nicht den Pausenregelungen entsprechen	Mitarbeitende: Ihnen wird eine Warnung angezeigt, wenn nicht genügend Pausenzeiten erfasst werden. Der Zeiteintrag kann nicht gespeichert werden.
Automatisch Pausen hinzufügen, die fehlen oder nicht den Pausenregelungen entsprechen	Wenn Mitarbeitende nicht genügend Pausenzeiten erfassen, zieht das System die erforderliche Pause von ihrer Arbeitszeit ab, um beide Pausenregelungen einzuhalten. Wenn nicht genügend Arbeitszeit vorhanden ist, um die Pause abzuziehen, reduziert das System die Arbeitszeit, um Verstöße gegen die Pausenregelung zu vermeiden. Dies gilt für Zeiteinträge, die über den Reiter Anwesenheit, den Zeitmesser, die mobile App und die Terminals erfasst werden. Automatische Pausen gelten nicht für Zeiteinträge mit Pauseneigenschaft, die über die öffentliche API (PAPI) übermittelt werden, und für importierte Einträge. Mitarbeitende: Ihnen wird eine Warnung angezeigt, wenn nicht genügend Pausenzeiten erfasst werden. Können den Zeiteintrag speichern und das System wendet die Pausen automatisch an. Können den Zeiteintrag und die angewendete automatische Unterbrechung bearbeiten. Wenn dies der Fall ist, müssen die Pausenzeiten, die sie hinzufügen, den festgelegten Pausenregelungen entsprechen.

Beispiel für Pausenregelungen

Richten Sie die beiden folgenden Pausenregelungen ein und wählen Sie die Option zum automatischen Hinzufügen von Pausen aus.

Nach 6 Stunden Arbeit müssen die Mitarbeitenden eine 30-minütige Pause erfassen.
Nach 9 Stunden Arbeit müssen die Mitarbeitenden eine 45-minütige Pause erfassen.

Mitarbeiter A erfasst 8 Stunden Arbeit ohne Pause. Um die erste Regel zu erfüllen, zieht das System automatisch 30 Minuten Arbeitszeit ab und fügt die Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit hinzu.

Mitarbeiter B erfasst 7 Stunden Arbeit, 45 Minuten Pause und 3 zusätzliche Arbeitsstunden. Die manuell hinzugefügte Pause entspricht der zweiten Regel, sodass sie vom System nicht geändert wird. Damit der Zeiteintrag jedoch der ersten Regel entspricht, fügt das System der ersten Arbeitsperiode eine 30-minütige Pause hinzu.

Mitarbeiter C erfasst 6 Stunden und 15 Minuten Arbeit. Nach der ersten Regel sollte das System eine 30-minütige Pause hinzufügen, aber es gibt nicht genug Arbeitszeit dafür. So reduziert das System die Arbeitszeit stattdessen auf 6 Stunden.

Überstunden und Minusstunden erfassen

Überstunden umfassen alle Zeiten, die über die im Arbeitszeitplan eines Mitarbeiters festgelegten Stunden hinausgehen.

Einstellung	Beschreibung und Hinweise
Überstunden berechnen	Wählen Sie aus, wie oft Überstunden abgerechnet werden sollen: täglich oder wöchentlich.
Monatlich abgegoltene Überstunden hinzufügen	Definieren Sie die Anzahl der Überstunden, die bereits durch die monatliche Vergütung abgedeckt sind. Sie werden nicht auf das Überstundenkonto angerechnet.
Limits für Überstunden
Fügen Sie dem Gesamtüberstundenkonto von Mitarbeitenden ein Limit hinzu.	Definieren Sie ein Überstundenlimit für Ihre Mitarbeitenden. Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie schnell erkennen, welche Mitarbeitenden sich ihrem Überstundenlimit nähern oder es überschreiten. Gehen Sie dazu zur Personalliste und fügen Sie die Spalte Überstundenkonto hinzu.
Minusstunden erfassen	Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Ihre Mitarbeitenden aktiv Zeit erfassen, da das System sofort mit der Erfassung von Minusstunden beginnt. Wenn ein Mitarbeiter an einem Arbeitstag weniger Stunden als geplant erfasst, erstellt das System einen Minusbetrag für den Fehlbetrag und zieht ihn von seinem Überstundenkonto ab. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Mitarbeitende im Bereich Anwesenheiten auch einen Tag mit 0 Stunden erfassen.
Bei fehlender Zeiterfassung Minusstunden täglich abziehen	Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Ihre Mitarbeitenden aktiv Zeit erfassen, da das System sofort mit der Erfassung von Minusstunden beginnt. Wenn Sie die Einstellung in Arbeitszeitplänen aktivieren, die zugewiesen sind, während Ihre Mitarbeitenden keine Zeiten erfassen, führt dies zu einer hohen Anzahl an Minusstunden. Nur bei täglicher Berechnung von Überstunden verfügbar. Wenn ein Mitarbeiter an einem Arbeitstag überhaupt keine Stunden erfasst, erstellt das System einen Fehlbetrag für den gesamten Betrag und zieht ihn von seinem Überstundenkonto ab. Um zu vermeiden, dass die Abwesenheit der Mitarbeitenden als Minusstunden berechnet wird, zählen Sie die während der Abwesenheit erfasste Zeit als Überstunden..

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