So richten Sie Urlaubskontingente ein

 

⚠️ Dieser Artikel befasst sich mit tageweise erfassten Abwesenheiten. Lesen Sie für stundenweise erfasste Abwesenheiten bitte diesen Artikel.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie verschiedene Kontingente für die Abwesenheitsarten, bei denen dies möglich ist, konfigurieren können.

 

Was sind Kontingente in Personio?

Bestimmte Abwesenheitsarten, wie z. B. Urlaub, unterliegen in der Regel einer bestimmten Anzahl von Gesamturlaubstagen, die über einen bestimmten Zeitraum angesammelt werden. Diese werden auch als Kontingente bezeichnet. 

Sie können für jede der von Ihnen angelegten Abwesenheitsarten wählen, ob Sie Kontingente aktivieren möchten, indem Sie zu Einstellungen > ARBEITSZEITEN UND ABWESENHEITEN > Abwesenheit > [Abwesenheitsart] > Kontingenteinstellungen navigieren und „Ja“ oder „Nein“ aktivieren.

Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie beliebig viele Kontingente anlegen.

 

Kontingentregeln erstellen und konfigurieren

Navigieren Sie zu Einstellungen > ARBEITSZEITEN UND ABWESENHEITEN > Abwesenheit und wählen Sie die Abwesenheitsart aus, für die Sie ein Kontingent anlegen möchten. Innerhalb einer Abwesenheitsart können Sie in Personio verschiedene Kontingente anlegen, um unterschiedliche Urlaubsansprüche abzubilden.

Sobald Sie auf Neues Kontingent anlegen klicken, öffnet sich ein Konfigurationsassistent und leitet Sie in drei Schritten durch den Prozess. 

Schritt 1: Allgemeine Informationen

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Name des Kontingents

Geben Sie einen Namen für Ihr neues Kontingent ein (z. B. 28 Tage).

Anspruch in Tagen 

Anzahl der Tage, die dem Mitarbeiter zugewiesen werden sollen

Wenn Sie bei der Konfiguration des Urlaubs für Teilzeitbeschäftigte die Option Anteiliger Urlaub aktiviert haben, werden die für das gewählte Arbeitszeitmodell definierten Arbeitstage automatisch in die Berechnung des Kontingents übernommen.

Anspruch wird neu vergeben pro

Wählen Sie aus, wann das Kontingent jeweils neu gebildet werden soll

Anspruch bilden zum

Wählen Sie aus, ob das Kontingent zum Beginn des Kalenderjahres (1. Januar) oder zum Jahrestag des Anstelldatums des Mitarbeiters gebildet werden soll.

Wartezeit aktivieren?

Diese Option erscheint nur, wenn Sie unter „Anspruch wird neu vergeben pro“ die Option Jahr auswählen.

Hier haben Sie die Möglichkeit, für die ersten sechs Monate der Beschäftigung (= Wartezeit) eine anteilige Urlaubsberechnung zu aktivieren. Weitere Informationen darüber, wie Urlaubsansprüche während der Wartezeit berechnet werden, finden Sie in diesem Artikel.

 

Schritt 2: Anteilige Berechnung

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Im zweiten Schritt legen Sie fest, ob der Anspruch anteilig auf Basis des Anstelldatums, des Endes des Arbeitsverhältnisses oder des Vertragsendes des Mitarbeiters berechnet werden soll. 

Beginn des Arbeitsverhältnisses Wählen Sie die Berechnungsmethode bei der Einstellung aus: Täglich anteilig, Monatlich anteilig, Keine anteilige Berechnung. Zu jeder Auswahl erhalten Sie eine kurze Erläuterung unter dem Auswahlfeld.
Ende des Arbeitsverhältnisses Wählen Sie die Berechnungsmethode bei Austritt des Mitarbeiters aus. Hierbei haben Sie die Möglichkeit zu bestimmten, ob der Mitarbeiter beim Austritt in der ersten Jahreshälfte den vollen Anspruch erhalten soll (= der Austritt soll den Anspruch nicht reduzieren) oder nur einen anteiligen Anspruch (= monatlich anteilig). Verlässt der Mitarbeiter nach mehr als sechs Beschäftigungsmonaten das Unternehmen in der zweiten Jahreshälfte, teilt ihm das System immer den vollen Anspruch zu.

  

Schritt 3: Gestaffelter Anspruch

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Im letzten Schritt legen Sie fest, ob sich der Urlaubsanspruch abhängig von der Betriebszugehörigkeit von Mitarbeitern im Unternehmen erhöhen soll oder nicht.

Wählen Sie hier Ja aus, um die Funktion zu aktivieren, und geben Sie anschließend den gestaffelten Anspruch pro Beschäftigungsjahr nach Anstelldatum in Tagen ein. Sie können mehrere Kontingente eingeben, indem Sie das Symbol + anklicken.

Standardmäßig orientiert sich die Bildung eines gestaffelten Anspruches am Anstelldatum Ihrer Mitarbeiter. Beispielsweise hätte die Staffelungsregelung Gewähre 1 extra Tag(e) 1 Jahr(e) nach Anstelldatum zur Folge, dass ein Mitarbeiter, der zum 01.10.2018 ins Unternehmen eingetreten ist, genau ein Jahr später einen weiteren Urlaubstag erhält – also zum 01.10.2019.

Die Checkbox Zusätzliche Tage mit Beginn des darauf folgenden Anspruchszeitraums vergeben bietet Ihnen die Möglichkeit, statt des Anstelldatums den Zeitpunkt der erneuten Anspruchsvergabe als Referenzwert für die Staffelung zu bestimmen. In diesem Fall würde der oben beschriebene Mitarbeiter zum 01.01.2020 einen weiteren Urlaubstag erhalten.

 Im Artikel Best Practice Kontingentregeln finden Sie gängige Einstellungsbeispiele.

 

Verwaltung Ihrer Kontingente

1. Kontingent-Details

Nachdem Sie Ihren Mitarbeitern Kontingente zugewiesen haben, können Sie unter Einstellungen > ARBEITSZEITEN UND ABWESENHEITEN > Abwesenheiten eine Abwesenheitsart auswählen und auf den Pfeil neben dem Namen eines Kontingents klicken, um die Konfiguration des Kontingents zu überprüfen. Unter dem Namen des Kontingents können Sie auch prüfen, wie vielen Mitarbeitern es aktuell zugewiesen ist.

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2. Kontingent entfernen

Sie können ein Kontingent, das Sie nicht mehr verwenden möchten, entfernen, indem Sie das Papierkorb-Symbol anklicken. Sie können jedoch nur Kontingente entfernen, die aktuell keinen Mitarbeitern zugewiesen sind. Wenn Sie ein Kontingent entfernen möchten, müssen Sie es erst von allen Mitarbeitern entfernen, denen es aktuell zugewiesen ist. Weitere Informationen darüber, wie Sie Kontingente zuweisen oder entfernen, finden Sie in diesem Artikel

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3. Kontingent archivieren

Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Kontingent künftig zugewiesen wird, es aber einigen Ihrer Mitarbeiter weiterhin zugewiesen bleiben soll, können Sie das Kontingent archivieren, indem Sie die Schaltfläche Archivieren anklicken.

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Ein archiviertes Kontingent erscheint nicht länger als Auswahlmöglichkeit und kann keinem Mitarbeiter neu zugewiesen werden. Archivierte Kontingente finden Sie unter Einstellungen > ARBEITSZEITEN UND ABWESENHEITEN > Abwesenheiten > [Abwesenheitsart] > Kontingente > Archiv. Hier sehen Sie außerdem, von welchem Mitarbeiter und wann dieses Kontingent archiviert wurde und wie vielen Mitarbeitern dieses Kontingent noch zugewiesen ist.

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Bitte beachten Sie, dass archivierte Kontingente nicht wieder hergestellt werden können. Sollten Sie ein archiviertes Kontingent wieder herstellen wollen, muss dieses unter Neues Kontingent anlegen neu erstellt werden.

 

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