In diesem Artikel erfahren Sie, was Kontingentregeln in Personio sind und wie Sie diese für verschiedene Abwesenheitsarten, für die Kontingentregeln zulässig sind, konfigurieren.
Was sind Kontingente in Personio?
Kontingentregeln werden verwendet, wenn eine bestimmte Abwesenheitsart nur begrenzt in Anspruch genommen werden kann.
Ob Sie für eine Abwesenheitsart eine Kontigentregel benötigen (und die Option Kontingentbildung aktivieren? auswählen müssen), hängt davon ab, ob die Abwesenheitsart
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unbegrenzt in Anspruch genommen werden kann (z. B. „Krankheit“ oder „Mobiles Arbeiten“)
Sie brauchen keine Kontingentregel anzulegen, weil Sie lediglich die Zahl der Tage/Stunden erfassen und diese nicht von einem Gesamtkontingent abziehen.
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begrenzt in Anspruch genommen werden kann (z. B. „Bezahlter Urlaub“ oder „Elternurlaub“)
Sie müssen eine Kontingentregel erstellen, damit das System automatisch die Anzahl der in Anspruch genommenen Tage/Stunden vom Gesamtkontingent abzieht.
Neue ︎Kontingentregel für eine Abwesenheitsart erstellen
Wenn Sie beim Erstellen einer neuen Abwesenheitsart die Option Kontingentbildung aktivieren? auswählen, müssen Sie für jede Abwesenheitsart mindestens eine Kontingentregel anlegen.
Um für eine Abwesenheitsart eine neue Kontingentregel zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit und wählen Sie die im vorherigen Schritt angelegte Abwesenheitsart aus.
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Kontingentregel erstellen.
- Geben Sie unter Allgemeine Einstellungen einen Namen für das Kontingent ein, legen Sie fest, ob das Kontingentjahr am 1. Januar oder jeweils am Jahrestag der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters beginnen soll, und geben Sie den jährlichen Anspruch in Tagen/Stunden ein.
Hinweis
Wir empfehlen, das Kontingentjahr so einzurichten, dass es am 1. Januar beginnt.Beispiel
Wird der Anspruch immer zu Beginn des Jahres gebildet, bekommt ein Mitarbeiter, der zum 1. November 2022 anfängt, zunächst 2/12 x 24 Tage = 4 Tage und dann am 1. Januar 2023 nochmals 24 Tage. Beachten Sie hierbei, dass Personio den jährlichen Anspruch auf 25 Tage aufrundet, wenn dieser 24,5 Tage beträgt. - Legen Sie in der Vergabemethode fest, wie der Anspruch vergeben werden soll: Auf einmal (am 1. Januar oder am Jahrestag der Betriebszugehörigkeit, je nach Ihren Einstellungen im vorherigen Schritt) oder monatlich (entweder am ersten oder am letzten Tag jedes Monats der Betriebszugehörigkeit).
▸ Anfang des Monats: Der Anspruch entsteht am 1. des Monats, unabhängig davon, ob der gesamte Monat gearbeitet wird.
▸ Ende des Monats (derzeit nur für stundenweise erfasste Abwesenheiten verfügbar): Der Anspruch entsteht erst am Ende jedes voll geleisteten Arbeitsmonats.
Beispiel
Wenn Sie in Anlehnung an das vorherige Beispiel Monatlich > Anfang des Monats auswählen und der Mitarbeiter erst am 2. November anfängt, werden ihm 1/12 × 24 Tage = 2 Urlaubstage für den Rest des Jahres zugewiesen. -
Legen Sie unter Arbeitsverhältnis Anfang/Ende fest, ob Sie Wartezeiten aktivieren möchten. Falls ja, legen Sie die Dauer der Wartezeit (derzeit nur für stundenweise erfasste Abwesenheiten verfügbar) und die Anzahl der Stunden/Tage fest, die am Ende jedes voll geleisteten Arbeitsmonats in diesem Zeitraum gewährt werden sollen. Definieren Sie auch die anwendbare Regel für die anteilige Gewährung am Anfang und Ende des Arbeitsverhältnisses.
Hinweis:
Wenn das Datum des Vertragsendes oder das Austrittsdatum des Mitarbeiters (werden Abwesenheiten stundenweise erfasst, nur das Austrittsdatum) in die ersten 6 Monate des Arbeitsverhältnisses fällt, wird der Abwesenheitsanspruch unabhängig von den Einstellungen anteilig berechnet. Ebenso erhält der Mitarbeiter unabhängig von den Einstellungen immer seinen vollen Abwesenheitsanspruch, wenn das Datum des Vertragsendes oder das Autrittsdatum in die zweite Jahreshälfte fällt (sofern Sie unter Vergabemethode > Auf einmal ausgewählt haben).Hinweis
Die Wartezeit bedeutet, dass Mitarbeiter, denen die Kontingentregel zugewiesen ist, für einen bestimmten Zeitraum nach ihrem Anstellungsdatum nur einen begrenzten Anspruch erhalten und ihnen erst danach der verbleibende Anspruch gewährt wird. Diese Einstellungsoption ist nur für manche Länder wie z. B. Deutschland relevant.Beispiel
Wenn gemäß dem vorherigen Beispiel einem Mitarbeiter, der am 1. Januar 2023 anfängt und das Unternehmen am 2. Mai 2023 effektiv verlässt, ein jährlicher Anspruch von 24 Tagen ohne anteilige Berechnung am Ende des Arbeitsverhältnisses gewährt wurde, erhält der Mitarbeiter bis zum 2. Mai trotzdem nur 8 Tage. Beachten Sie hierbei, dass Personio den jährlichen Anspruch nicht aufrundet, wenn dieser 8,5 Tage beträgt. Der Anspruch bleibt daher 8,5 Tage. - Legen Sie unter Übertrag (derzeit nur für stundenweise erfasste Abwesenheiten verfügbar) fest, ob Mitarbeiter ihre Ansprüche auf das Folgejahr übertragen dürfen. Falls ja, bestimmen Sie, wie viele Stunden/Tage wie lang übertragen werden dürfen.
Beispiel
Wenn gemäß dem vorherigen Beispiel ein Übertrag ohne weitere Einschränkungen zulässig ist und der Mitarbeiter die 4 Tage, die er am 1. November 2023 erhalten hat, nicht genutzt hat, erhält er am 1. Januar 2023 24 + 7 Tage. Beachten Sie hierbei, dass Personio nicht aufrundet, wenn der Übertrag 7,5 Tage beträgt. Der Übertrag bleibt daher 7,5 Tage. - Legen Sie unter Auf Betriebszugehörigkeit basierende Regeln fest, ob der jährliche Anspruch basierend auf der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters automatisch erhöht werden soll. Wenn ja, definieren Sie die Häufigkeit (derzeit nur für stundenweise erfasste Abwesenheiten verfügbar), die Anzahl der zusätzlich vergebenen Stunden/Tage sowie den Zeitpunkt für den zusätzlichen Anspruch (am Jahrestag der Betriebszugehörigkeit oder zum Beginn des Anspruchsintervalls nach dem Jahrestag der Betriebszugehörigkeit).
Beispiel
Wenn Sie in Anlehnung an das vorherige Beispiel die Option Zusätzlichen Anspruch basierend auf der Betriebszugehörigkeit aktivieren und die Regel „Nach 2 Jahren 24 Stunden hinzufügen“ definieren, erhält ein Mitarbeiter, der dem Unternehmen am 1. November 2022 beitritt, am 1. Januar 2024 einen 24h zusätzlichen Urlaub. Diese Tage werden kumuliert. Wenn Sie daher außerdem die Regel „Nach 1 Jahr 24 Stunden hinzufügen“ definieren, erhält der Mitarbeiter am 1. Januar 2024 48h zusätzlichen Urlaub. - Prüfen Sie unter Übersicht, ob Ihre Konfiguration korrekt ist, und klicken Sie auf Bestätigen und erstellen.
Kontingentregel den entsprechenden Mitarbeitern zuweisen
Sie müssen die Kontingentregel den entsprechenden Mitarbeitern zuweisen, damit diese die Abwesenheitsart sehen können.
Ehe Sie dies tun und die Kontingentregel den Mitarbeitern zuweisen, vergewissern Sie sich, dass Sie mit den Einstellungen für die Kontingentregel zufrieden sind, da Sie diese nicht mehr bearbeiten können, sobald sie den Mitarbeitern zugewiesen wurden. Kontingentregeln können nur bearbeitet werden, solange sie keinen Mitarbeitern zugewiesen sind.
Um die Kontingentregel mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie entweder direkt aus den Einstellungen für die Kontingentregel oder über die Hauptnavigationsleiste zur Mitarbeiterliste.
- Wählen Sie alle Mitarbeiter aus, denen Sie die Kontingentregel zuweisen möchten, und klicken Sie auf Aktionen > Kontingentregel ändern.
- Wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart und Kontingentregel aus, die Sie zuweisen möchten.
- Geben Sie im Feld In Kraft ab ein Datum ein.
Hinweis
Wenn Sie eine Kontingentregel erstmals einem Mitarbeiter zuweisen, wählen Sie die Option Ab Anstellungsdatum. - Klicken Sie auf Regel aktualisieren, um die Änderungen zu übernehmen.
Alternativ können Sie eine Kontingentregel auch direkt über das Mitarbeiterprofil zuweisen.
Kontingentregel archivieren oder löschen
Wenn Sie eine Kontingentregel nicht mehr benötigen, können Sie diese nach Wunsch löschen oder archivieren.
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Löschen
Die Kontingentregel wird dauerhaft gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Kontingentregel wird in Personio nicht mehr angezeigt. Die Löschung der Kontingentregel wirkt sich auf die Abwesenheitskontostand und den Anspruch des Mitarbeiters aus: Alle Daten, einschließlich aller Abwesenheitsperioden, werden dauerhaft entfernt. -
Archivieren (derzeit nur für tageweise erfasste Abwesenheiten verfügbar)
Die Kontingentregel wird dauerhaft archiviert und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Regel wird jedoch unter Archiviert weiterhin als Kontingentregel angezeigt und als Grundlage für die Kontingente derjenigen Mitarbeiter verwendet, die ihr weiterhin zugeordnet sind und denen keine neue Regel zugewiesen wurde. Wenn Sie eine Kontingentregel archivieren, wirkt sich dies daher nicht auf die Abwesenheitskontostände und Ansprüche der betreffenden Mitarbeiter aus.
Um eine Kontingentregel zu löschen oder archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Zuweisung der Kontingentregel für alle Mitarbeiter aufheben, denen diese aktuell zugewiesen ist
- Navigieren Sie über die Hauptnavigationsleiste zur Mitarbeiterliste.
- Wählen Sie alle Mitarbeiter aus, denen die Kontingentregel aktuell zugewiesen ist, und klicken Sie auf Aktionen > Kontingentregel ändern.
- Wählen Sie die betreffende Abwesenheitsart, aber eine andere Kontingentregel aus. Klicken Sie auf Regel aktualisieren.
Kontingentregel archivieren oder löschen
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit und wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart aus.
- Scrollen Sie nach unten zur Kontingentregel, die jetzt 0 Mitarbeitern zugewiesen ist.
- Klicken Sie auf die Kontingentregel, um die Übersicht zu öffnen, und klicken Sie entweder auf Archivieren oder auf Löschen.
- Klicken Sie im Popup-Fenster zur Bestätigung auf Archivieren oder Löschen.
- Die archivierte Kontingentregel erscheint nun ganz unten unter Archiviert, aber Sie können sie keinem Mitarbeiter mehr zuweisen. Die gelöschte Kontingentregel wird vollständig entfernt.