Wir haben vor Kurzem eine aktualisierte Version der Kontingentregeln eingeführt, die jetzt als Abwesenheitsrichtlinien bezeichnet werden.
Die Kontingentregeln enthielten nur Einstellungen, die sich auf das Kontingent und die Gewährung von Ansprüchen auswirkten. Sie waren nur relevant für Abwesenheiten mit maximalem Anspruch (z B. bezahlte Abwesenheit).
Die Abwesenheitsrichtlinien enthalten jetzt die folgenden Einstellungen, die zuvor direkt in der Abwesenheitsart enthalten waren:
- Anfragen für halbe Tage erlauben
- Ist ein Nachweis erforderlich?
- Ist eine Vertretung erforderlich?
- Kann eine Vertretung diese Abwesenheitsart für den Vertretungszeitraum beantragen?
- Gültig für
Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden jetzt für jede Art von Abwesenheit eine Abwesenheitsrichtlinie benötigen. Dazu gehören auch Abwesenheitsarten ohne Höchstanspruch. Falls diese Richtlinie für sie nicht vorhanden ist, können Mitarbeitende diese Abwesenheitsart nicht sehen oder beantragen, und Admins können keine Abwesenheitszeiträume bearbeiten.
Dieser Ansatz erfordert zwar während der Umstellung manuellen Aufwand, bietet jedoch entscheidende Vorteile, die Ihnen in Zukunft Zeit und Mühe sparen. Er ermöglicht uns außerdem, mehr Funktionen zu entwickeln, wie beispielsweise lokalisierte Vorlagen für Abwesenheiten und eine automatische Abwicklung von Auszeiten.
Die wichtigsten Vorteile
| Szenario | Vorher | Nachher |
| Ähnliche Abwesenheitsarten verwalten | Sie mussten für jede der fünf oben aufgeführten Einstellungen separate Abwesenheitsarten erstellen und die Berechtigungen einzeln zuweisen. | Nach der Umstellung müssen Sie nur noch eine Abwesenheitsart erstellen und Berechtigungen für diese erteilen. Anschließend können Sie so viele Abwesenheitsrichtlinien erstellen, wie Sie benötigen, und diese einzelnen Mitarbeitenden zuweisen. |
| Umgang mit internationalen Setups | Zuvor benötigten Sie für verschiedene Länder unterschiedliche Abwesenheitsarten, um die landesspezifischen Vorgaben einzuhalten. | Eine einzelne Abwesenheitsart kann jetzt unterschiedliche Richtlinien für verschiedene Länder berücksichtigen. |
| Abwesenheit und Kontostände von Mitarbeitenden prüfen | Im Reiter Abwesenheit der Mitarbeitenden wurden alle Abwesenheitsarten angezeigt. Dadurch war es schwieriger, auf einen Blick zu erkennen, welche für sie relevant waren. | Sie sehen zugewiesene und nicht zugewiesene Abwesenheitsarten separat. Dadurch ist es einfacher, relevante Abwesenheitsarten auf einen Blick zu erkennen. |
Beispiel: Krankheitsbedingte Abwesenheit in verschiedenen Ländern verwalten
Sie sind in drei Ländern tätig, in denen jeweils unterschiedliche Anforderungen an Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen gelten. Einige Ihrer Mitarbeitenden benötigen eine Vertretung, wenn sie nicht da sind, andere jedoch nicht.
Mit dem vorherigen System hätten Sie sechs verschiedene Abwesenheitsarten erstellen müssen, um jede Kombination zu berücksichtigen:
- Abwesenheit aufgrund von Krankheit für Land 1, mit Vertretung
- Abwesenheit aufgrund von Krankheit für Land 1, ohne Vertretung
- Abwesenheit aufgrund von Krankheit für Land 2, mit Vertretung
- Abwesenheit aufgrund von Krankheit für Land 2, ohne Vertretung
- Abwesenheit aufgrund von Krankheit für Land 3, mit Vertretung
- Abwesenheit aufgrund von Krankheit für Land 3, ohne Vertretung
Für jede dieser Optionen mussten Sie bisher außerdem die richtigen Mitarbeiterberechtigungen zuweisen, um sicherzustellen, dass den Mitarbeitenden nur die für sie relevanten Abwesenheitsarten angezeigt werden. Das war zeitaufwendig und komplex.
Mit dem neuen System müssen Sie nur eine Abwesenheitsart aufgrund von Krankheit sowie sechs Abwesenheitsrichtlinien erstellen. Dies mag zwar wie ein zusätzlicher Schritt erscheinen, reduziert aber insgesamt den Aufwand für Setup und Wartung:
- Sie können die entsprechende Richtlinie auf der Grundlage des Landes und der Rolle der Mitarbeitenden zuweisen.
- Sie müssen die Berechtigungen nur einmal für die allgemeine Abwesenheitsart aufgrund von Krankheit konfigurieren.
- Im Reiter Abwesenheit jedes Mitarbeiters sehen Sie nur eine Abwesenheitsart statt sechs.
Das bedeutet:
- Weniger Abwesenheitsarten verwalten
- Weniger Berechtigungen konfigurieren
- Ein optimierter Prozess für zukünftige Skalierungen oder Anpassungen
Unsere Änderungen im Einzelnen
- Wir erstellen automatisch Richtlinien für Abwesenheitsarten, für die es zuvor keine Kontingentregel gab (z. B. Krankheitsfall). Die Richtlinien enthalten dieselben Einstellungen, die Sie bereits eingerichtet hatten.
- Wir haben die neuen Abwesenheitsrichtlinien Mitarbeitenden zugewiesen, die mindestens Ansichtsberechtigung haben.
Was Sie jetzt tun müssen
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Abwesenheit.
- Scrollen Sie für jede Abwesenheitsart nach unten zu den Abwesenheitsrichtlinien.
- Prüfen Sie, ob es dort Richtlinien gibt und ob das System sie Mitarbeitenden zugewiesen hat.
- Wenn das System eine Richtlinie nicht automatisch erstellt hat, erstellen Sie eine neue und weisen Sie sie zu.
- Wenn das System Richtlinien nicht automatisch zugewiesen hat, weisen Sie sie den entsprechenden Mitarbeitenden zu.
- Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden die passenden Berechtigungen für Ihre Abwesenheitsarten haben. Falls nicht, können die entsprechenden Mitarbeitenden keine Abwesenheit sehen oder beantragen.
Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, wenden Sie sich an unser Support-Team.