Die eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) ist eine digitale Variante der herkömmlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier, die Arztpraxen seit dem 1. Januar 2023 allen in Deutschland gesetzlich versicherten Arbeitnehmenden ausstellen.

Ziel des neuen elektronischen Attests ist, dass Mitarbeitende selbst keine in Papierform ausgestellten Atteste mehr auf ihrer HR-Plattform hochladen müssen. Die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird direkt vom Arzt an die Krankenkasse der Mitarbeitenden übermittelt.

Sobald die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse der Mitarbeitenden gesendet wurde, müssen Sie sie mithilfe eines der folgenden Verfahren abrufen, abhängig davon, ob Ihr Unternehmen die DATEV-Integration aktiviert hat oder nicht. Wenn Ihr Unternehmen Personio Payroll aktiviert hat, lesen Sie stattdessen den entsprechenden Artikel zu diesem Thema.

Bevor Sie beginnen

Die eAU steht ausschließlich Mitarbeitenden mit gesetzlicher oder anderer nicht privater Krankenversicherung zur Verfügung. Mitarbeitende mit privater Krankenversicherung müssen ihr ärztliches Attest manuell im Reiter Abwesenheit in ihrem Mitarbeitendenprofil hochladen.

Um die Schritte in diesem Artikel durchzuführen, benötigen Sie die Berechtigungen zum Verwenden der in diesem Artikel beschriebenen DATEV-Integration.

Manueller Abruf der eAU (DATEV-Integration nicht aktiviert)

Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in Deutschland hat und die DATEV-Integration nicht eingerichtet hat, müssen Sie die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen Ihrer Mitarbeitenden manuell abrufen.

Dazu können Sie die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen entweder selbst abrufen oder dies Ihrer Steuerberatung überlassen.

Hinweis:
Wir empfehlen nicht, als Workaround zwei separate Abwesenheitsarten zu erstellen, da dies Suchen und Datenpflege komplexer macht. 

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbst abrufen (entweder über sv.net oder ein externes Lohnbuchhaltungstool)

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können Sie wöchentlich oder monatlich selbst abrufen. Sie müssen einen individuellen Bericht erstellen, um einen Überblick zu erhalten, indem Sie in Deutschland ansässige und gesetzlich versicherte Mitarbeitende filtern.

1. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden an, bei der Beantragung einer Abwesenheitsart „Krankheit“ in Personio weiterhin die Standard-Papierversion ihres Attests ohne Diagnose (falls sie eine bekommen) hochzuladen. 
2. Navigieren Sie zu Berichte > Individuelle Berichte, und erstellen Sie einen individuellen Bericht, um zu prüfen, von welchen Mitarbeiter Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen müssen:
   1. Wählen Sie unter Berichtsdetails festlegen die Option Berichtstyp > Zeitraum aus. Als Berichtsdatum sollten Sie einen Zeitraum wie Monat oder Woche auswählen. Wählen Sie dann die folgenden Attribute aus: Art der Krankenversicherung und Standort. Wählen Sie außerdem die entsprechende Abwesenheitsart unter Einträge: Abwesenheitsarten (6 Spalten), um das Attribut Status Attest anzuzeigen.
   2.  Filtern Sie unter Bedingungen festlegen nach in Deutschland ansässigen Mitarbeitenden, die gesetzlich versichert sind, sowohl über das Attribut Standort als auch über das Attribut Art der Versicherung.
   3. Klicken Sie auf Bericht erstellen, um den Bericht zu generieren und alle Mitarbeitenden mit dem Atteststatus Ausstehend anzuzeigen. Für diese Mitarbeitenden müssen Sie eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anfordern.
      
3. Loggen Sie sich entweder bei sv.net oder bei Ihrem externen Lohnbuchhaltungstool (DATEV, Sage usw.) ein.
4. Erstellen Sie eine Anfrage nach der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei den gefilterten Mitarbeitenden. Wenn Ihr Lohnbuchhaltungstool keine elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen beantragen kann, müssen Sie stattdessen sv.net verwenden.
   
5. Nach einiger Zeit (zwischen wenigen Minuten und 2 Wochen) erhalten Sie von sv.net oder Ihrem Lohnbuchhaltungstool eine E-Mail, die Sie über den erfolgreichen Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen informiert.
   

   Hinweis:
   Sollten die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht den gesamten Abwesenheitszeitraum des Mitarbeiters abdecken, können Sie bei diesem Mitarbeiter eine zusätzliche elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beantragen.

6. Laden Sie die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen herunter.
7. Navigieren Sie zu Mitarbeitendenprofil > Abwesenheit, klicken Sie auf den vom Mitarbeiter eingetragenen Abwesenheitszeitraum, und laden Sie die eAU in den entsprechenden Abwesenheitszeitraum hoch.
8. Setzen Sie den Status des Dokuments auf Genehmigt und klicken Sie auf Aktualisieren.

   Hinweis:
   Derzeit kann mit einem Abwesenheitszeitraum nur ein Dokument verknüpft werden. Falls bereits andere Dokumente hochgeladen wurden, finden Sie diese unter Dokumente > Atteste. 

Ihre Steuerberatung ruft die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen stellvertretend für Sie ab 

Damit Ihre Steuerberatung die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen stellvertretend für Sie abrufen kann, müssen Sie die entsprechenden Informationen dazu, welche Mitarbeitenden wann krank waren, zu Verfügung stellen. Am einfachsten geht das, indem Sie wöchentlich oder monatlich einen individuellen Bericht erstellen und ihn an die Steuerberatung senden.

Der Ablauf ist also ganz ähnlich wie bei der vorherigen Option, bei der Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung manuell selbst abrufen:

1. Sie sollten Ihre Mitarbeitenden anweisen, bei der Beantragung einer Abwesenheitsart Krankheit in Personio weiterhin die Standard-Papierversion ihres Attests ohne Diagnose (falls sie eine bekommen) hochzuladen.
2. Navigieren Sie zu Berichte > Individuelle Berichte, und erstellen Sie einen individuellen Bericht, um zu prüfen, von welchen Mitarbeitenden Ihre Steuerberatung die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen muss:
   1. Wählen Sie unter Berichtsdetails festlegen die Option Berichtstyp > Zeitraum aus. Als Berichtsdatum sollten Sie einen Zeitraum wie Monat oder Woche auswählen. Wählen Sie dann die folgenden Attribute aus: Art der Krankenversicherung und Standort. Wählen Sie außerdem die entsprechende Abwesenheitsart unter Einträge: Abwesenheitsarten (6 Spalten), um das Attribut Status Attest anzuzeigen.
   2. Filtern Sie unter Bedingungen festlegen nach in Deutschland ansässigen Mitarbeitenden, die gesetzlich versichert sind, sowohl über das Attribut Standort als auch über das Attribut Art der Versicherung.
   3. Klicken Sie auf Bericht erstellen, um den Bericht zu generieren und alle Mitarbeitenden mit dem Atteststatus Ausstehend anzuzeigen. Für diese Mitarbeitenden müssen Sie eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anfordern.
3. Klicken Sie auf Exportieren, um den individuellen Bericht zu exportieren und auf Ihren PC herunterzuladen.
4. Leiten Sie den individuellen Bericht an Ihre Steuerberatung weiter.
5. Anschließend fordert die Steuerberatung die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bei den betreffenden Mitarbeitenden an.
6. Nach einiger Zeit erhält Ihre Steuerberatung von sv.net oder dem verwendeten Lohnbuchhaltungstool eine E-Mail, die sie über den erfolgreichen Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen informiert.
7. Ihre Steuerberatung kann Ihnen die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dann weiterleiten, sodass Sie diese in die Abwesenheitsanfrage hochladen können (siehe Vorgang oben), oder sie erledigt dies selbst, sofern sie Zugriff auf Ihren Personio Account hat.

Automatischer Abruf der eAU (DATEV-Integration aktiviert)

Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in Deutschland hat und die DATEV-Integration eingerichtet hat, können Sie die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen Ihrer Mitarbeitenden automatisch abrufen. 

Dies bedeutet, dass bei jeder Abwesenheitsanfrage die eAU automatisch von Personio über die DATEV-Integration von der Krankenkasse der Mitarbeitenden abgerufen und in Personio gespeichert wird. Der Mitarbeiter und die entsprechende HR-Führungskraft (sofern diese im Workflow als genehmigende Person festgelegt wurde) werden bei jeder Statusaktualisierung informiert.

Um den eAU-Abruf vollständig zu automatisieren, müssen Sie zunächst den automatischen eAU-Abruf über die DATEV-Integration einrichten.