Übersicht über die erforderlichen Schritte zum Einrichten der DATEV-Integration und die verfügbaren Support-Ressourcen

Dieser Artikel soll sowohl Ihnen als Personio-Kunden wie auch Ihrem Steuerbüro eine Übersicht über alle notwendigen Schritte zur Ersteinrichtung der DATEV-Integration geben. Darüber hinaus führt der Artikel auch alle von Personio und DATEV verfügbaren Hilfe-Center-Ressourcen zu diesen Schritten auf.

Verwenden Sie diesen Artikel als Grundlage, um die Einrichtung der DATEV-Integration zu planen und sie nach Freischaltung der Funktion in Ihrem Account abzuschließen.

 

Überblick über die Einrichtung der Integration

Die folgende Übersicht zeigt, welche Schritte innerhalb von Personio und DATEV notwendig sind, um die Integration zwischen den beiden Systemen komplett zu nutzen. Pfeile geben Abhängigkeiten zwischen Maßnahmen an, die entweder Sie als Kunde oder Ihr Steuerberater ausführen müssen. Wir empfehlen Ihnen, an diesen Schritten gemeinsam zu arbeiten und stets im Blick zu haben, an welchem Punkt im Ablauf Sie gerade sind. Unterhalb der Grafik finden Sie eine schriftliche Zusammenfassung der zum Setup notwendigen Schritte.

 

Setup DATEV LODAS

datev-lodas-setup_de.jpg

 

Anhand der folgenden Punkte können die notwendigen Schritte abgearbeitet und ein Überblick gewonnen werden, wo Sie im Prozess aktuell stehen und was als nächstes zu tun ist.

 

Vorbereitung seitens des Lohnabrechners

Als Lohnabrechner sollten Sie für Ihre Mandanten, die die Personio–DATEV Integration nutzen, die folgenden Schritte durchführen. Diese können unabhängig vom aktuellen Stand der Implementierung auf Mandantenseite durchgeführt werden. 

  • DALY Export erstellen und an Personio Ansprechpartner übergeben [Schritt 2]: Falls DATEV LODAS comfort für die Lohnabrechnung benutzt wird, können Sie einen auf die Personio-Integration ausgelegten Export aus dem DATEV Analyse-Tool (DALY) generieren. Dieser enthält alle bestehenden Daten, die dann in Personio übernommen werden können. Diese Datei muss dem Ansprechpartner bei Personio zur Verfügung gestellt werden. Zum Beispiel können Sie oder Ihre Mandanten die Datei direkt in Ihrem Personio Profil hochladen.
  • Berater- und Mandantennummer bereitstellen [Schritt 3]: Die Schnittstellen müssen auf eine mandantengenutzte Beraternummer bestellt werden. Falls diese noch nicht vorhanden ist, kann sie in der MyDATEV Mandantenregistrierung angelegt werden. 

    Nutzt Ihr Mandant ausschließlich den DATEV-Export ohne die Schnittstelle, so endet das Setup hier.

Für die folgenden Schritte nutzen Sie bitte die MyDATEV Mandantenregistrierung:

Beachten Sie, dass der hier beschriebene Prozess leicht abweichen kann, wenn sie DATEV im Unternehmen und nicht über einen externen Lohnbuchhalter als sog. "Selbstbucher" nutzen. Mehr Details zu diesem Fall finden Sie unten in den FAQ.

Für Fragen und Unterstützung bei der Bestellung und Einrichtung bietet DATEV die Möglichkeit, kostenlos und zeitnah einen Termin mit dem DATEV-Partner-Onboarding-Team zu buchen. Detaillierte Informationen zur MyDATEV Mandantenregistrierung seitens DATEV finden Sie im Info-Dok. 1002326.

  • Buchung und Einrichtung der DATEV-Datenservices [Schritt 4]: Für die Nutzung des Lohnimportdatenservice und/oder des Lohnauswertungsdatenservices müssen sich Ihre Mandanten gegenüber der DATEV autorisieren, wofür Sie ihnen ein Autorisierungsmedium, z.B. SmartCard oder SmartLogin, zur Verfügung stellen müssen. Um Lohnimport- und Lohnauswertungsdatenservice nutzen zu können, müssen diese für den Mandanten gebucht und freigegeben sein. Da hierbei ein Account für eine Ansprechperson auf Mandantenseite angelegt werden muss, sprechen Sie bitte vorher ab, wer diese Person ist.
    •  Lohnimportdatenservice: Rechte benötigt diejenige Person, welche die Daten von Personio ins Rechenzentrum überträgt sowie der/die Kanzleimitarbeiter/in zum Einlesen der Importdatei auf dem personenbezogenen Zugangsmedium sowie auf DATEV-Benutzer (Rechteverwaltung online: DATEV-Datenservices Personalwirtschaft: Lohnimportdatenservice)
    • Lohnauswertungsdatenservice: Rechte benötigt der Personio-Nutzer (Rechteverwaltung online: Auswertungen Personalwirtschaft: Brutto/Netto sowie DATEV-Datenservices Personalwirtschaft: Export-Lohnauswertungen)

Aus dem System heraus können Sie direkt Ihrem Mandanten eine  vorgenerierte E-Mail mit Information der Bestellung der Schnittstelle, der benötigten Ordnungsbegriffe (Berater- und Mandantennummer wie die Leistung Lohnabrechnung geführt wird) zum Eintragen in Personio sowie bei Bestellung eines SmartLogins die Erstanmeldedaten des Zugangsmediums zukommen lassen.

 

Vorbereitung seitens des Personio-Nutzers

Als Personio-Nutzer sind die nachfolgenden Schritte durchzuführen, nachdem die Integration von Personio-Seite aktiviert wurde [Schritt 1]. Für Rückfragen zu Einstellungen und Funktionalitäten in Personio, können Sie sich wie gewohnt an Ihren Ansprechpartner, der die Integration für Sie aufsetzt, wenden.

  • Mitarbeiter Daten in Personio importieren [Schritt 2]: Idealerweise kann Ihnen Ihre Steuerberatung einen DALY Report zur Verfügung stellen, dessen Daten Sie dann in Personio importieren können sofern der Prozess mit dem DALY Export genutzt wird. Falls der DALY Prozess nicht zur Verfügung steht, müssen die DATEV-relevanten Attribute per Import-Vorlage oder manuell im Account gefüllt werden. Für weitere Informationen zum Vorgehen seitens DATEV, klicken Sie hier.
  • Mandantennummer und Beraternummer hinterlegen [Schritt 3]: Die Mandantennummer und Beraternummer sind nötig, um Ihren Personio Account eindeutig dem DATEV Account zuzuordnen, in dem Ihre Lohnabrechnung Ihr Unternehmen verwaltet. Diese müssen in den Einstellungen entsprechend hinterlegt werden. 

    Nutzen Sie ausschließlich den DATEV-Export ohne die Schnittstelle, so endet das Setup hier. Ihre Steuerkanzlei wird Ihnen dann eine vorgenerierte E-Mail mit Information der Bestellung der Schnittstelle, der benötigten Ordnungsbegriffe (Berater- und Mandantennummer wie die Leistung Lohnabrechnung geführt wird) zum Eintragen in Personio sowie bei Bestellung eines SmartLogins die Erstanmeldedaten des Zugangsmediums zukommen lassen.

  • Autorisierungsprozess für DATEV-Datenservices [Schritt 4]: Nach Einrichtung der Schnittstelle durch Ihre Kanzlei teilt diese Ihnen die Berater- und Mandantennummer mit, welche in Personio gepflegt werden muss. Die Mandantennummer und Beraternummer sind nötig, um Ihren Personio Account eindeutig dem DATEV Account zuzuordnen, in dem Ihre Lohnabrechnung Ihr Unternehmen verwaltet. Diese müssen in den Einstellungen entsprechend hinterlegt werden. Für weitere Informationen zum Vorgehen, klicken Sie hier.
    Um die DATEV-Datenservices zu autorisieren, benötigen Sie ein von Ihrem Lohnabrechner bereitgestelltes Autorisierungsmedium, welches Sie anhand der von DATEV bereitgestellten Anleitung aktiviert haben. Außerdem muss der Lohnimportdatenservice, bzw. Lohnauswertungsdatenservice, auf DATEV-Seite korrekt gebucht und freigeschalten sein. Den Prozess können Sie für jede Gesellschaft innerhalb der Einstellungen in Personio jederzeit starten und die Autorisierung widerrufen. Klicken Sie hier für weitere informationen zum Vorgehen.

Falls nur einer der beiden Services Lohnimportdatenservice, bzw. Lohnauswertungsdatenservice gebucht ist, ist es wichtig, nur diesen zu autorisieren.

  • Monatliche Abrechnung mit der DATEV-Integration [Schritt 6-7]: Sofern die vorliegenden Einrichtungsschritte vollständig und korrekt durchlaufen wurden, können nun monatlich Personalstammdaten und Fixgehälter von Personio nach DATEV LODAS via Lohnimportdatenservice übertragen werden. Weitere Informationen dazu seitens DATEV finden Sie in diesem Video. Zudem können die Lohnscheine via Lohnauswertungsdatenservice nach Personio übergeben werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Info-Dok. 1019845.

Sollten Sie bisher nur den Lohnimportdatenservice nutzen, und möchten nun zusätzlich den  Lohnauswertungsdatenservice hinzunehmen, muss dieser von Ihrer Steuerkanzlei über die MyDATEV Mandantenregistrierung bestellt und in Personio autorisiert werden. Gehen Sie hierzu bitte auf Ihre Kanzlei zu.

Setup DATEV Lohn und Gehalt

DATEV-LuG_Setup_de.png

 

Anhand der folgenden Punkte können die notwendigen Schritte abgearbeitet und ein Überblick gewonnen werden, wo Sie im Prozess aktuell stehen und was als nächstes zu tun ist.

Beachten Sie, dass für die erfolgreiche Nutzung der DATEV-Integration mit Lohn und Gehalt und mindestens die Version 11.65 von Lohn und Gehalt nötig ist. Weitere Informationen zu den verfügbaren Programmversionen finden Sie im Info-Dok. 1021721.

 

Vorbereitung seitens des Lohnabrechners

Als Lohnabrechner sollten Sie für Ihre Mandanten, die die Personio–DATEV Integration nutzen, die folgenden Schritte durchführen. Diese können unabhängig vom aktuellen Stand der Implementierung auf Mandantenseite durchgeführt werden. 

  • DALY Export erstellen und an Personio Ansprechpartner übergeben [Schritt 2]: Falls DATEV Lohn und Gehalt comfort für die Lohnabrechnung benutzt wird, können Sie einen auf die Personio-Integration ausgelegten Export aus dem DATEV Analyse-Tool (DALY) generieren. Dieser enthält alle bestehenden Daten, die dann in Personio übernommen werden können. Diese Datei muss dem Ansprechpartner bei Personio zur Verfügung gestellt werden. Zum Beispiel können Sie oder Ihre Mandanten die Datei direkt in Ihrem Personio Profil hochladen.
  • Berater- und Mandantennummer bereitstellen [Schritt 3]: Die Schnittstellen müssen auf eine mandantengenutzte Beraternummer bestellt werden. Falls diese noch nicht vorhanden ist, kann sie in der MyDATEV Mandantenregistrierung angelegt werden. 

    Nutzt Ihr Mandant ausschließlich den DATEV-Export ohne die Schnittstelle, so endet das Setup hier.

Für die folgenden Schritte nutzen Sie bitte die MyDATEV Mandantenregistrierung:

Beachten Sie, dass der hier beschriebene Prozess leicht abweichen kann, wenn sie DATEV im Unternehmen und nicht über einen externen Lohnbuchhalter als sog. "Selbstbucher" nutzen. Mehr Details zu diesem Fall finden Sie unten in den FAQ.

Für Fragen und Unterstützung bei der Bestellung und Einrichtung bietet DATEV die Möglichkeit, kostenlos und zeitnah einen Termin mit dem DATEV-Partner-Onboarding-Team zu buchen. Detaillierte Informationen zur MyDATEV Mandantenregistrierung seitens DATEV finden Sie im Info-Dok. 1002326.

  • Buchung und Einrichtung der DATEV-Datenservices [Schritt 4]: Für die Nutzung des Lohnimportdatenservice und/oder des Lohnauswertungsdatenservices müssen sich Ihre Mandanten gegenüber der DATEV autorisieren, wofür Sie ihnen ein Autorisierungsmedium, z.B. SmartCard oder SmartLogin, zur Verfügung stellen müssen. Um Lohnimport- und Lohnauswertungsdatenservice nutzen zu können, müssen diese für den Mandanten gebucht und freigegeben sein. Da hierbei ein Account für eine Ansprechperson auf Mandantenseite angelegt werden muss, sprechen Sie bitte vorher ab, wer diese Person ist.
    •  Lohnimportdatenservice: Rechte benötigt diejenige Person, welche die Daten von Personio ins Rechenzentrum überträgt sowie der/die Kanzleimitarbeiter/in zum Einlesen der Importdatei auf dem personenbezogenen Zugangsmedium sowie auf DATEV-Benutzer (Rechteverwaltung online: DATEV-Datenservices Personalwirtschaft: Lohnimportdatenservice)
    • Lohnauswertungsdatenservice: Rechte benötigt der Personio-Nutzer (Rechteverwaltung online: Auswertungen Personalwirtschaft: Brutto/Netto sowie DATEV-Datenservices Personalwirtschaft: Export-Lohnauswertungen)

Aus dem System heraus können Sie direkt Ihrem Mandanten eine  vorgenerierte E-Mail mit Information der Bestellung der Schnittstelle, der benötigten Ordnungsbegriffe (Berater- und Mandantennummer wie die Leistung Lohnabrechnung geführt wird) zum Eintragen in Personio sowie bei Bestellung eines SmartLogins die Erstanmeldedaten des Zugangsmediums zukommen lassen.

 

Vorbereitung seitens des Personio-Nutzers

Als Personio-Nutzer sind die nachfolgenden Schritte durchzuführen, nachdem die Integration von Personio-Seite aktiviert wurde [Schritt 1]. Für Rückfragen zu Einstellungen und Funktionalitäten in Personio, können Sie sich wie gewohnt an Ihren Ansprechpartner, der die Integration für Sie aufsetzt, wenden.

  • Mitarbeiter Daten in Personio importieren [Schritt 2]: Idealerweise kann Ihnen Ihre Steuerberatung einen DALY Report zur Verfügung stellen, dessen Daten Sie dann in Personio importieren können sofern der Prozess mit dem DALY Export genutzt wird. Falls der DALY Prozess nicht zur Verfügung steht, müssen die DATEV-relevanten Attribute per Import-Vorlage oder manuell im Account gefüllt werden. Für weitere Informationen zum Vorgehen seitens DATEV zum Vorgehen, klicken  Sie hier.
  • Mandantennummer und Beraternummer hinterlegen [Schritt 3]: Die Mandantennummer und Beraternummer sind nötig, um Ihren Personio Account eindeutig dem DATEV Account zuzuordnen, in dem Ihre Lohnabrechnung Ihr Unternehmen verwaltet. Diese müssen in den Einstellungen entsprechend hinterlegt werden. 

    Nutzen Sie ausschließlich den DATEV-Export ohne die Schnittstelle, so endet das Setup hier. Ihre Steuerkanzlei wird Ihnen dann eine vorgenerierte E-Mail mit Information der Bestellung der Schnittstelle, der benötigten Ordnungsbegriffe (Berater- und Mandantennummer wie die Leistung Lohnabrechnung geführt wird) zum Eintragen in Personio sowie bei Bestellung eines SmartLogins die Erstanmeldedaten des Zugangsmediums zukommen lassen.

  • Autorisierungsprozess für DATEV-Datenservices [Schritt 4]: Nach Einrichtung der Schnittstelle durch Ihre Kanzlei teilt diese Ihnen die Berater- und Mandantennummer mit, welche in Personio gepflegt werden muss. Die Mandantennummer und Beraternummer sind nötig, um Ihren Personio Account eindeutig dem DATEV Account zuzuordnen, in dem Ihre Lohnabrechnung Ihr Unternehmen verwaltet. Diese müssen in den Einstellungen entsprechend hinterlegt werden. Für weitere Informationen zum Vorgehen, klicken Sie hier.
    Um die DATEV-Datenservices zu autorisieren, benötigen Sie ein von Ihrem Lohnabrechner bereitgestelltes Autorisierungsmedium, welches Sie anhand der von DATEV bereitgestellten Anleitung aktiviert haben. Außerdem muss der Lohnimportdatenservice, bzw. Lohnauswertungsdatenservice, auf DATEV-Seite korrekt gebucht und freigeschalten sein. Den Prozess können Sie für jede Gesellschaft innerhalb der Einstellungen in Personio jederzeit starten und die Autorisierung widerrufen. Klicken Sie hier für weitere informationen zum Vorgehen.

Falls nur einer der beiden Services Lohnimportdatenservice, bzw. Lohnauswertungsdatenservice gebucht ist, ist es wichtig, nur diesen zu autorisieren.

  • Monatliche Abrechnung mit der DATEV-Integration [Schritt 6-7]: Sofern die vorliegenden Einrichtungsschritte vollständig und korrekt durchlaufen wurden, können nun monatlich Personalstammdaten von Personio nach DATEV Lohn und Gehalt via Lohnimportdatenservice übertragen werden. Weitere Informationen dazu seitens DATEV finden Sie in diesem Video. Zudem können die Lohnscheine via Lohnauswertungsdatenservice nach Personio übergeben werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Info-Dok. 1019845.

Sollten Sie bisher nur den Lohnimportdatenservice nutzen, und möchten nun zusätzlich den  Lohnauswertungsdatenservice hinzunehmen, muss dieser von Ihrer Steuerkanzlei über die MyDATEV Mandantenregistrierung bestellt und in Personio autorisiert werden. Gehen Sie hierzu bitte auf Ihre Kanzlei zu.

 

Liste der verfügbaren Ressourcen

Diese Tabelle ordnet die in der obigen Grafik angegebenen Schritte den verfügbaren Ressourcen in den Helpcentern von Personio bzw. DATEV zu.

  Schritt Themengebiet Personio-Ressourcen DATEV-Ressourcen

Einrichtung des Personio Accounts für DATEV-Kompatibilität

 

Ansprechpartner:

Personio

1 Mitarbeiterattribute

Attribute für die Integration mit DATEV LODAS

Attribute für die Integration mit DATEV Lohn und Gehalt

-
  DALY-Export Nutzung des DATEV DALY Exports für den Import von Personalstammdaten Stammdatenexport aus LODAS und Lohn und Gehalt (via DALY) nach Personio
3 Einstellungen für den Export von Attributen und Fixgehältern

Tutorial Video: Einstellungen zur Nutzung der DATEV-Integration

Export von Fixgehältern mit der DATEV LODAS Integration

Wie lege ich einen externen Lohnbuchhalter in Personio an?

Überprüfung und Herstellung der Voraussetzungen für den Übertrag von Festbezügen von Personio nach LODAS

Online-Anwendungen für Mandanten über MyDATEV Mandantenregistrierung einrichten

Einrichtung der DATEV Services

 

Ansprechpartner:

DATEV Partner Onboarding

4 DATEV-Autorisierungsmedium  

Erste Schritte DATEV SmartLogin

DATEV SmartLogin Administration

5 Autorisierung der DATEV-Datenservices Autorisierung der DATEV-Datenservices

Freischaltung und Nutzung der Lohndatenservices im Zusammenspiel Personio-DATEV LODAS

DATEV-Servicevideo: Daten aus Personio automatisch in LODAS empfangen

Freischaltung und Nutzung der Lohndatenservices im Zusammenspiel Personio-DATEV Lohn und Gehalt

Monatliche Abrechnung mit der Integration

 

Ansprechpartner:

Personio oder DATEV Service Teams (fallabhängig)

6

Datenexport und -übertragung über den Lohnimportdatenservice

Vorbereitende Lohnbuchhaltung in Personio mit dem DATEV-Export

Export von Stammdaten über den Lohnimportdatenservice

Lohndaten aus Personio in LODAS importieren
7 Übertragung von Dokumenten über den Lohnauswertungsdatenservice Import von Lohnscheinen über den Lohnauswertungsdatenservice Lohnauswertungsdatenservice als Online-API-Schnittstelle der Personalwirtschaft nutzen
  8 Weitere Informationen Häufig gestellte Fragen zur DATEV-Integration  

 

Häufig gestellte Fragen und Sonderfälle

Im Folgenden finden Sie Antworten auf häufige Fragen rund um das Setup der DATEV Integration, sowie Informationen zu besonderen Fällen und Konstellationen.

Ich nutze DATEV als Selbstbucher ohne externen Lohnabrechner. Welche Besonderheiten muss ich beachten?
Aktuell ist die MyDATEV Mandantenregistrierung ausschließlich im Kanzleimarkt möglich. Folglich muss immer die Kanzlei für den Mandanten die DATEV-Datenservices Personalwirtschaft über MYDATEV Mandantenregistrierung bestellen. Wenden Sie sich hierfür an Ihren Steuerberater. 
Ihre Steuerkanzlei kann sich unter www.datev.de/partner-onboarding zur Unterstützung beim Einrichtungsprozess einen kostenfreien Termin buchen. Wenn Ihre Steuerkanzlei keinen DATEV Lohn im Einsatz haben, muss zunächst ein Dummy Bestand in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm angelegt werden, um dann als Kanzlei den MyDATEV Mandantenregistrierungs-Prozess durchführen zu können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Info-Dok. 1019947 Sobald ein Dummy Bestand in DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt angelegt wurde, kann der MyDATEV Mandantenregistrierungs-Prozess gestartet werden.
Bei der Autorisierung scheint etwas mit meiner Berater und/oder Mandantennummer nicht zu stimmen. Woran kann das liegen?
Stellen Sie sicher, dass Sie die beiden Nummern nicht vertauscht und jeweils korrekt eingegeben haben, d.h. ohne Leerzeichen und unter Berücksichtigung der Restriktionen (Beraternummer muss 4-7 Ziffern haben, Mandantennummer muss 1-5 Ziffern haben). Die Ordnungsbegriffe müssen identisch zur Leistung Lohnabrechnung sein. Diese erhalten Sie von Ihrer Steuerkanzlei.
In der MyDATEV Mandantenregistrierung wird ein falscher Leistungsbezug angezeigt (HBNr. statt UBNr.). Woran liegt das?
Alle nötigen informationen zu diesem Fall finden Sie im folgenden Info-Dokument 104055.
Die Kanzlei kann die Rechtefreigabe nicht durchführen, da Aministrator-Rechte fehlen. Was ist zu tun? 
Alle nötigen informationen zu diesem Fall finden Sie im folgenden Info-Dok. 1034254.
Ein Fehlercode #DC002050 wird während des Freischaltungsprozesses bei DATEV angezeigt. Was ist zu tun?
Alle nötigen informationen zu diesem Fall finden Sie im folgenden Info-Dok. 1019726.

 

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