In diesem Artikel erfahren Sie, welche Attribute Sie in Ihrem Personio-Account anlegen und pflegen müssen, um den DATEV Export sowie den DATEV Lohnimportdatenservice nutzen zu können.

Account Konfiguration

Damit Ihnen die Integration mit DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt (LuG) zur Verfügung steht, muss Ihr Account entsprechend konfiguriert werden. Zum Beispiel müssen Straße und Hausnummer in zwei Attributen abgebildet und es müssen bestimmte Auswahllisten in den Mitarbeitendenattributen hinterlegt werden.

Tipp:
Diese Änderungen nehmen wir gerne für Sie vor. Gehen Sie dazu zum Hilfebereich und kontaktieren Sie unser Support-Team

Pflichtattribute der DATEV-Integration

Damit Sie die DATEV-Integration nutzen können und der monatliche Datenabgleich zwischen Personio und DATEV stattfindet, ist es notwendig, die folgenden vier Pflichtattribute Ihrer Mitarbeitenden anzugeben:

Hinweis:
Die Angabe dieser vier Pflichtattribute stellt sicher, dass ein direkter Datenabgleich erfolgt und mitarbeitendenbezogene Dokumente über die DATEV Personalnummer den Mitarbeitenden korrekt zugeordnet werden können. 

Was muss bei den Attributen beachtet werden? 

Aktuell stellen wir Ihnen folgende Stammdaten für den DATEV LODAS und Lohn und Gehalt Export zur Verfügung. Alle mit einem Asterisk * gekennzeichneten Personio-Attribute unterliegen Validierungsregeln. Eine detaillierte Übersicht der angewandten Validierungsregeln finden Sie in unserem Artikel Validierungen von Attributwerten für die Datenübertragung mit DATEV. Folgendes muss bei Attributen beachtet werden:

• Um den Export der Stammdaten durchzuführen, müssen die Attribute DATEV Personalnummer, Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) im Mitarbeitendenprofil hinterlegt sein. Ohne diese Angabe werden Mitarbeitende aus dem Export ausgeschlossen und nicht an DATEV übermittelt
• Über das Attribut DATEV Personalnummer erfolgt die eindeutige Zuordnung in DATEV. Hinterlegen Sie dies in Personio fortlaufend und einzigartig innerhalb der einzelnen Gesellschaften. Lesen Sie hier weitere Informationen, was bei der Nutzung von Gesellschaften bei der DATEV-Integration zu beachten ist.
• Es können keine Duplikate der DATEV Personalnummer innerhalb einer Gesellschaft bestehen, da sonst bei einer Validierung doppelt vergebene Personalnummern verifiziert werden und eine Fehlermeldung ausgelöst wird. 
• Sobald Sie einem neuen Mitarbeiter eine neue DATEV Personalnummer vergeben, wird automatisch in DATEV ein Mitarbeitendenprofil erstellt.
• Für Attribute des Typs Auswahlliste gibt es keine Übersetzungen für die einzelnen Optionen. Beispiel: Für das Attribut Nationalität werden die einzelnen Ländernamen immer auf Deutsch angeboten, auch wenn die Accountsprache Englisch ist.
• Zusätzliche Attribute, die nicht in der Tabelle enthalten sind und die Sie an DATEV übermitteln möchten, können Sie nachträglich im manuellen Export an Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person weiterleiten.
• Das vordefinierte Attribut Art der Krankenversicherung ist bei der Nutzung der eAU mit DATEV erforderlich. Das Attribut wird jedoch nicht an DATEV gesendet.

Tätigkeitsschlüssel und Schwerbehinderungsdaten

Tätigkeitsschlüssel

Der Tätigkeitsschlüssel ist ein neunstelliger Code, der die ausgeübte Tätigkeit einer beschäftigten Person beschreibt. Er ist Bestandteil der Sozialversicherungsmeldungen in Deutschland und setzt sich aus folgenden Einzelangaben zusammen:

• Ausgeübte Tätigkeit (Stellen 1–5): Freitextfeld zur Eingabe des fünfstelligen Codes. Der Code muss aus dem offiziellen Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit entnommen werden. Das Feld akzeptiert ausschließlich numerische Werte mit genau fünf Stellen.
• Höchster Schulabschluss (Stelle 6): gibt den höchsten erreichten Schulabschluss der beschäftigten Person an, zum Beispiel Abitur oder kein Abschluss.
• Höchster Ausbildungsabschluss (Stelle 7): gibt den höchsten berufsqualifizierenden Abschluss an, zum Beispiel abgeschlossene Berufsausbildung oder Hochschulabschluss.
• Arbeitnehmerüberlassung (Stelle 8): gibt an, ob die beschäftigte Person im Rahmen einer gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung tätig ist.
• Art der Beschäftigung (Stelle 9): gibt an, ob ein reguläres Beschäftigungsverhältnis oder ein Ausbildungsverhältnis vorliegt.

Den passenden Code ermitteln Sie über das Eingabehilfe-Tool der Bundesagentur für Arbeit oder direkt im Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit.

Schwerbehinderungsdaten

Die Felder zur Schwerbehinderung bilden die relevanten Angaben aus dem Schwerbehindertenausweis und dem IW-Elan-Meldeverfahren ab. Bitte beachten Sie folgende Besonderheiten:

• Personengruppe ELAN: Dieser Code klassifiziert die Art der Schwerbehinderung für das sozialversicherungsrechtliche Meldeverfahren. Er gibt an, ob eine anerkannte Schwerbehinderung oder eine Gleichstellung vorliegt. Die korrekte Angabe ist Voraussetzung für eine valide Meldung.
• Grad der Schwerbehinderung und Schwerbehindertenausweis liegt vor: Diese beiden Felder stehen ausschließlich für die Integration mit DATEV Lohn & Gehalt zur Verfügung. Für DATEV LODAS werden sie nicht übertragen.
• Arbeits-/Ausbildungsbeginn und Arbeits-/Ausbildungsende: Diese Felder sind ausschließlich für Mitarbeitende in Ausbildungsverhältnissen relevant, die gleichzeitig eine anerkannte Schwerbehinderung besitzen.
• Arbeitszeit unter 18 Stunden mit Zulassung durch Arbeitsagentur: Dieses Ja/Nein-Feld ist nur relevant, wenn eine schwerbehinderte Person weniger als 18 Stunden pro Woche arbeitet und die Agentur für Arbeit die reduzierte Arbeitszeit offiziell genehmigt hat.

Übermittlung von Arbeitszeitmodellen

Über den Stammdatenexport können Sie standardmäßige und mehrwöchige Arbeitszeitmodelle an DATEV übermitteln. Wenn Sie sich entscheiden, mehrwöchige Arbeitszeitmodelle zu verwenden, bietet sich die Möglichkeit, die flexiblen Wochenstunden Ihrer Mitarbeitenden an DATEV zu übertragen. Die Option ist in den DATEV-Einstellungen aktiviert. 

Standardmäßige und mehrwöchige Arbeitszeitmodelle werden bei der Übertragung nach DATEV unterstützt und werden in den folgenden Tabellen gespeichert: 

Bei einem standardmäßigen Arbeitszeitmodell:

• Regelmäßige Arbeitszeit (LODAS) / Regelmäßige/Feste Arbeitszeiten (Lohn & Gehalt): Die Tage aus dem Arbeitszeitmodell werden 1:1 nach DATEV übermittelt. Die Soll-Arbeitszeiten aus Personio werden nicht an DATEV übermittelt.

Bei einem mehrwöchigen Arbeitszeitmodell: 

• Soll-Arbeitszeiten (LODAS) / Wöchentliche Sollarbeitszeiten (Lohn & Gehalt): Die Tage aus den verschiedenen Wochen des Arbeitszeitmodells werden nach DATEV übermittelt. Diese Tabelle zeigt die spezifischen Stunden, die für jede Woche geplant sind.
• Regelmäßige Arbeitszeit (LODAS) / Regelmäßige/Feste Arbeitszeiten (Lohn & Gehalt): In dieser Tabelle werden die durchschnittlichen Stunden für jeden Wochentag über den Monat hinweg gespeichert.

Hinweis:
▶ Beachten Sie, dass '0'-Werte für wöchentliche Arbeitszeitmodelle nicht an DATEV exportiert werden und daher vorhandene Einträge in DATEV nicht überschreiben.
▶ Wenn Sie mehrwöchige Arbeitszeiten nicht nutzen möchten, können Sie die Option in den DATEV-Einstellungen deaktivieren, sodass nur standardmäßige Arbeitszeiten übertragen werden.

Liste der Attribute für die Integration mit DATEV LODAS

Liste der Attribute für die Integration mit DATEV Lohn und Gehalt

Hinweise:
Beachten Sie, dass die DATEV Lohn und Gehalt Version 14.55 das Attribut EU-Sozialversicherung nicht mehr unterstützt.

Attribute ausschließen

Wir empfehlen Ihnen, bei der Konfiguration alle o.g. Attribute anzulegen. Unter der Lohnbuchhaltung > Verwalten > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt haben Sie die Möglichkeit, einzelne Attribute aus dem DATEV LODAS/Lohn und Gehalt Export auszuschließen.

Hinweis:
▶ Für vom DATEV-Export ausgeschlossene Attribute werden keine Validierungsregeln auf die Attributwerte angewandt. Eventuelle Fehler werden dann in der Lohnbuchhaltung nicht markiert.
▶ Die folgende Darstellung zeigt die Konfiguration für die DATEV LODAS Integration. Dieselbe Funktionalität gilt jedoch auch für die Integration mit Lohn und Gehalt.

Wie lauten die exakten Feldbezeichnungen im ASCII Export für die enthaltenen DATEV LODAS-Attribute?

Wie lauten die exakten Feldbezeichnungen im ASCII Export für die enthaltenen DATEV Lohn und Gehalt-Attribute?