In diesem Artikel finden Sie Informationen, wie Sie alle relevanten Daten für die vorbereitende Lohnbuchhaltung verwalten, prüfen und genehmigen und eine Exportdatei im Excel-Format generieren.

Wie funktioniert die monatliche Lohnbuchhaltung mit vorbereitender Lohnbuchhaltung?

Der Prozess der monatlichen Lohnbuchhaltung mit vorbereitender Lohnbuchhaltung in Personio ermöglicht es Ihnen, relevante Lohnbuchhaltungsdaten zu konsolidieren, überprüfen, genehmigen und exportieren. Anschließend können Sie den Excel-Export Ihrer Daten aus der vorbereitenden Lohnbuchhaltung an Ihren Lohnbuchhalter schicken, der den monatlichen Lohnbuchhaltungszyklus dann abschließt.

Folgende Schritte im monatlichen Lohnbuchhaltungsprozess sind möglich:

1. Datenüberprüfung: Überprüfen Sie die für die Lohnbuchhaltung relevanten Daten in der Tabelle und korrigieren Sie Fehler.
2. Freigabe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung: Nach der Freigabe stehen die Daten der Abrechnung fest und Änderungen werden nicht mehr markiert. 
3. Datenexport: Exportieren Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung als Excel-Datei zur weiteren Verarbeitung. 
4. Hochladen von Entgeltabrechnungen: Laden Sie Entgeltabrechnungen in die Dokumente-Reiter Ihrer Mitarbeitenden hoch (optional).

Der Prozess der monatlichen Lohnbuchhaltung mit vorbereitender Lohnbuchhaltung

1. Daten überprüfen
   Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft und eine Abrechnungsgruppe (falls eingerichtet) aus. Die Lohnbuchhaltungstabelle befindet sich im Status Wird geprüft und Sie können die markierten Datenänderungen für die einzelnen Mitarbeitenden unter den Reitern Personaldaten, Gehalt und Abwesenheit überprüfen. Klicken Sie auf die entsprechende Person, um weitere Informationen zu Datenänderungen zu sehen.
   
   Weitere Details finden Sie in unserem Artikel zum Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung.
2. Abrechnung freigeben
   Klicken Sie auf Abrechnung freigeben und bestätigen Sie die Freigabe im Pop-up-Fenster. Die Abrechnungstabelle steht nun fest und ihr Status ändert sich zu Freigegeben.
3. Excel-Datei herunterladen und an Lohnbuchhalter senden
   Klicken Sie auf Dokumente und laden Sie die erstellte Excel-Datei Lohnbuchhaltung_MM_JJJJ_Nummer.xlsx herunter.
   Senden Sie diese Datei Ihrem Lohnbuchhalter, um den betreffenden Abrechnungszeitraum abzuschließen. 
   Tipp:
   Sofern Ihr Lohnbuchhalter Zugriff auf Personio hat, kann er diese Daten selbst abrufen.
4. Zusätzliche Exportdateien erstellen (optional)
   Für den Fall, dass weitere Daten erfasst werden müssen, z. B. Anwesenheiten für Stundenlöhne oder Abwesenheiten, die erst nach der Freigabe der Lohnbuchhaltungsabrechnung genehmigt wurden, können Sie zusätzliche Exporte erstellen, indem Sie auf Export erstellen klicken.
5. Lohnbuchhaltung abschließen und Entgeltabrechnungen hochladen
   Ihr Lohnbuchhalter schließt die Lohnbuchhaltung ab und erstellt die Entgeltabrechnungen für den betreffenden Monat. Sie können die Entgeltabrechnungen unter dem Reiter Dokumente der persönlichen Profile Ihrer Mitarbeitenden hochladen. Erfahren Sie, wie dies per Multi-Upload funktioniert.