In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte von Ihnen und Ihrem Lohnabrechner durchzuführen sind, um den DATEV Lohnimportdatenservice, den DATEV Lohnauswertungsdatenservice, sowie den eAU-Abruf zu autorisieren. Alle drei Schnittstellen werden als DATEV-Datenservices zusammengefasst.
Voraussetzungen für die Autorisierung
Bitte vergewissern Sie sich zuallererst, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Der entsprechende DATEV Datenservice (Lohnimportdatenservice, Lohnauswertungsdatenservice, Lohnaustauschdatendservice für eAU) wurde von Ihrem Lohnabrechner über die MyDATEV Mandantenregistrierung für Sie als Kunde bestellt.
- Die Zugriffsrechte auf die entsprechenden DATEV Datenservices wurden von Ihrem Lohnabrechner auf dem SmartLogin/ der SmartCard aktiviert.
Tipp
Informationen zum Vorgehen innerhalb DATEV, die Sie an Ihren Lohnabrechner weiterleiten können, finden Sie in dem Artikel Best Practice für Steuerkanzleien: Aufsetzen und Abrechnen mit der DATEV-Integration. - Sie haben die allgemeinen Einstellungen in Personio hinterlegt.
Autorisierung der DATEV-Integration in Personio
Sobald die DATEV-Datenservices für Sie freigeschaltet wurden, müssen Sie Personio die nötige Erlaubnis erteilen, in Ihrem Namen die Dokumente über die Schnittstelle zu importieren bzw. exportieren.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte durch:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS / Lohn & Gehalt Integration.
- Unter Autorisierung DATEV-Datenservices, klicken Sie dann für jede gewünschte Gesellschaft jeweils auf den Button Autorisierungsprozess starten.
- Wählen Sie im sich öffnenden Fenster die gewünschte Schnittstelle aus, lesen Sie sich die Hinweise durch und klicken Sie abschließend auf Fortfahren.
- Es öffnet sich ein neuer Tab mit der DATEV Login-Seite, über die Sie die Autorisierung abschließen können. Lesen Sie dazu den nächsten Punkt Autorisierung innerhalb DATEVs.
Hinweis
Beachten Sie, dass dieser Schritt sowie die Einrichtung durch den Lohnabrechner für jede Gesellschaft einzeln erfolgen muss. Hierbei gilt, dass generell eine Gesellschaft in Personio auch einem Mandanten in DATEV entsprechen sollte. Dieselbe Kombination aus Berater- und Mandantennummer für mehrere Tochtergesellschaften zu hinterlegen, wird nicht empfohlen und sollte nur in Ausnahmefällen in Erwägung gezogen werden.
Autorisierung innerhalb DATEVs
Nach Starten des Autorisierungsprozesses in Personio öffnet sich ein neuer Tab mit der DATEV Login-Seite. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Anmeldung eine Möglichkeit der Authentifizierung gegenüber DATEV benötigen, d.h. einen DATEV SmartLogin oder eine SmartCard bzw. mIDentity. Führen Sie nun die folgenden Schritte durch:
- Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten sowie der Zwei-Faktor-Authentifizierung an.
- Stimmen Sie der Berechtigung zu, sodass Personio Daten an das DATEV Rechenzentrum schicken bzw. vom DATEV Rechenzentrum abrufen kann.
- Haben Sie die notwendige Berechtigung erteilt, wird Ihnen eine Bestätigungsseite angezeigt.
Autorisierungsstatus überprüfen
Ob und durch wen die Autorisierung der DATEV-Datenservices erfolgt ist, können Sie unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS / Lohn & Gehalt Integration im Bereich Autorisierung DATEV-Datenservice einsehen. Folgende Informationen werden angezeigt:
- Name und E-Mail-Adresse der Person, deren Autorisierungsmedium verwendet wurde.
- Das Datum, an dem die Autorisierung vorgenommen wurde.
- Welche Datenservices autorisiert sind (Lohnimportdatenservice, Lohnauswertungsdatenservice, eAU-Abrufservice).
Hinweis
Beachten Sie, dass die Autorisierung je Schnittstelle nur einmal notwendig ist. Der Link zum Starten des Autorisierungsprozesses wird daher lediglich bei fehlender Berechtigung angezeigt.
Autorisierung widerrufen
Wollen Sie die Verbindung zwischen Ihrem Personio-Account und dem Account des Lohnabrechners aufheben, können Sie die Autorisierung widerrufen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS / Lohn & Gehalt Integration.
- Klicken Sie im Bereich Autorisierung DATEV-Datenservice auf den Button Autorisierung widerrufen.
- Klicken Sie dann auf Autorisierung widerrufen und bestätigen Sie den Vorgang.
Hinweis
Beachten Sie, dass der Widerruf sich automatisch auf beide DATEV-Datenservices auswirkt und daher die Verbindung ad hoc aufgehoben wird. Falls Sie die Autorisierung erneut starten möchten, können Sie den oben beschriebenen Prozess jederzeit erneut durchführen.