In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den in Personio generierten DATEV-Export automatisiert über den Lohnimportdatenservice an Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person weiterspielen. Wie Sie den Lohnimportdatenservice für DATEV LODAS und Lohn und Gehalt einrichten, erfahren Sie im Artikel zur Einrichtung der DATEV-Integration.

Bevor Sie loslegen

Um die DATEV-Integration nutzen zu können, benötigen Sie oder die für die Lohnbuchhaltung verantwortliche Person die entsprechenden Zugriffsrechte.

Stammdaten aus Personio in DATEV übertragen

Wenn Ihr Account bereit ist und die Verbindung zwischen Personio und DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt seitens Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person bestätigt ist, können Sie die Daten direkt aus dem Personio-Bereich vorbereitende Lohnbuchhaltung weiterleiten. Dies geschieht in folgenden Schritten: 

1. Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft (falls vorhanden).
2. Klicken Sie auf Export generieren und wählen Sie Personaldaten aus.
3. Bestätigen Sie den Export, indem Sie auf Export generieren klicken.
4. Im Reiter Dokumente können Sie anschließend den generierten Export an DATEV senden. Der Export wird an DATEV übermittelt und Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person erhält, falls aktiviert, eine automatische Benachrichtigung per E-Mail.

War der Sendevorgang erfolgreich, wechselt der Status auf In DATEV hochgeladen. Nun kann Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person die Daten direkt in DATEV einspeisen. In LODAS gelingt dies über die Funktion Aus dem Rechenzentrum abrufen und in Lohn und Gehalt über Stammdaten aus RZ importieren. 

Tipp 
▶ Wie Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person die ASCII-Datei in DATEV einspeisen kann, wird im DATEV Hilfe-Center für LODAS im Dokument LODAS ASCII-Import (Fenster) und für Lohn und Gehalt unter Datei aus dem Rechenzentrum zum Import auswählen erklärt.
▶ Sobald der Import durch Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person abgeschlossen und in DATEV vermerkt wurde, wechselt der Status des Exports in Ihrem Personio Account auf In DATEV importiert. Somit gilt der Datentransfer für die Gesellschaft als abgeschlossen.

Was muss beim Export beachtet werden?

• Wenn Sie Abrechnungsgruppen verwenden, müssen die DATEV-Exporte einzeln für jede Abrechnungsgruppe in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung exportiert und an DATEV übermittelt werden. Was hierbei zu beachten ist, finden Sie in unserem Artikel zum Thema Nutzung von Abrechnungsgruppen mit der DATEV-Integration.
• Informieren Sie Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person automatisiert per E-Mail über den Sendevorgang Ihrer Daten. Navigieren Sie hierfür zu Lohnbuchhaltung > Verwalten > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt in den Bereich Allgemeine Einstellungen und hinterlegen Sie bei Benachrichtigungsadresse DATEV Lohnimportdatenservice über das Stiftsymbol den E-Mail-Kontakt, der die Benachrichtigung erhalten soll.
• Das Anlegen neuer Mitarbeitenden in DATEV wird mit dem Export von Stammdaten über den Lohnimportdatenservice automatisch durchgeführt. Haben Sie also innerhalb des Monats einen neuen Mitarbeiter in Personio angelegt und eine DATEV-Personalnummer vergeben, so wird der Mitarbeitende auch in DATEV mit dieser Personalnummer übernommen.
• Sie haben die Möglichkeit, den Export auch noch nach Ablauf des Monats für den Vormonat zu erstellen (beispielsweise für April auch noch bis Mai). Damit ermöglichen wir insbesondere Kunden, deren Abrechnungsperiode dem Kalendermonat entspricht, mehr Flexibilität beim Abschluss der Lohnbuchhaltung. Diese Funktion ist für alle DATEV-Exporte möglich.