Best Practice für Steuerkanzleien: Aufsetzen und Abrechnen mit der DATEV-Integration

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte Sie als Steuerkanzlei zum Aufsetzen und Autorisieren der DATEV-Integration für Ihre Mandanten durchführen müssen und erhalten eine beispielhafte Prozessbeschreibung für den ersten Abrechnungsmonat. 

Für Fragen und Unterstützung bei der Bestellung und Einrichtung der Lohnprogramme bietet DATEV die Möglichkeit, kostenlos und zeitnah einen Termin mit dem DATEV-Partner-Onboarding-Team zu buchen.

 

Aufsetzen der DATEV-Integration

Sobald Ihr Mandant die Integration bei Personio bestellt hat und diese aufgesetzt wurde, sind folgende Schritte von Ihnen durchzuführen um für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt Services zu buchen:

 

1. DATEV Produktbestellung

  1. Mandantenübersicht in DATEV öffnen
  2. MyDATEV Mandantenregistrierung starten
  3. Login via SmartCard oder SmartLogin
  4. Produkt: Lohnimportdatenservice bestellen
  5. Produkt: Lohnauswertungsdatenservice bestellen
  6. Mandanten registrieren oder neuen Mandanten anlegen
  7. Bestellung abschließen

Detaillierte Anleitungen zum Vorgang in DATEV finden Sie in diesem Artikel im DATEV Hilfe-Center: DATEV-Cloud-Lösungen für Mandanten über MyDATEV Mandantenregistrierung bestellen und einrichten

 

2. Kanzlei-Rechte freischalten

  1. Rechteverwaltung online aufrufen
  2. Registerkarte Mitarbeiter öffnen
  3. Mitarbeiter und SmartCard auswählen

    Hinweis: Beachten Sie, dass sofern Sie den Lohnimportdatenservice einrichten möchten, bei Nutzung eines Kommunikationsservers (DFÜ-Profil im Netzbetrieb) zusätzlich Rechte auf den DATEV-Benutzer freigeschaltet werden müssen.

  4. Lohnimportdatenservice & Lohnauswertungsdatenservice auswählen und Datenfreigabe hinzufügen
  5. Berater- und Mandantennummer hinterlegen

Detaillierte Anleitungen zum Vorgang in DATEV finden Sie in diesen Artikeln im DATEV Hilfe-Center: Lohnimportdatenservice als Online-API-Schnittstelle der Personalwirtschaft nutzen, Lohnauswertungsdatenservice als Online-API-Schnittstelle der Personalwirtschaft nutzen, Informationen zur Rechtevergabe für die Nutzung des Lohnauswertungsdatenservice

 

3. Autorisierung in Personio

Dieser Schritt ist von Ihren Mandanten durchzuführen. Wie sie dabei vorgehen können, erklärt der Artikel Autorisierung der DATEV-Datenservices. Stellen Sie Ihrem Mandanten hierzu die Berater- und Mandantennummer zur Verfügung.

 

4. Unterstützen beim Datenabgleich

Helfen Sie Ihrem Mandanten, die Daten zwischen DATEV und Personio zu harmonisieren (z.B. mit dem DALY Export)

Falls es sich bei dem Mandanten um einen Selbstbucher handelt, finden Sie weitere Informationen zu nötigen Voraussetzungen und Schritten in diesem Artikel DATEV Hilfe-Center MyDATEV Mandantenregistrierung für Unternehmen: DATEV-Cloud-Anwendungen selbst in Betrieb nehmen.

 

Der erste Abrechnungsmonat mit DATEV und Personio

Falls am Ende des Set-ups noch kein Datenabgleich zwischen DATEV und Personio stattgefunden hat, gleichen Sie gemeinsam mit Ihrem Mandanten vor dem ersten Abrechnungsmonat die Daten beider Systeme ab und aktualisieren diese ggf. im jeweiligen System.

  1. Einrichten des externen Accountzugriffs: Im Idealfall legt Ihr Mandant Sie als externen Mitarbeiter in Personio an und vergibt Ihnen gemäß des Artikels Rechte auf die abrechnungsrelevanten Bereiche in Personio. Hierdurch haben Sie die Möglichkeit untermonatig Daten zu überprüfen und wenn nötig und gewünscht direkt Anpassungen durchzuführen.
  2. Datenübertragung und Vorbereitung der Lohnabrechnung: Personalstammdaten und Fixgehälter (ausschließlich DATEV LODAS) werden über den Lohnimportdatenservice direkt an Personio an das DATEV Rechenzentrum übertragen und dann von Ihnen in DATEV hochgeladen. Weitere abrechnungsrelevante Daten entnehmen Sie der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und/ oder dem DATEV-Export. Diese importieren Sie oder pflegen die Datenänderungen manuell in DATEV ein.

    Tipp: Wie Sie die ASCII-Datei in DATEV einspeisen können, wird im DATEV Hilfe-Center für LODAS im Dokument LODAS ASCII-Import (Fenster) und für Lohn und Gehalt unter Datei aus dem Rechenzentrum zum Import auswählen erklärt.

  3. Durchführen der Abrechnung: Führen Sie die Abrechnung wie gewohnt in DATEV durch.
  4. Hochladen der abrechnungsrelevanten Dokumente: Sobald die Lohnabrechnung in DATEV abgeschlossen ist und die Entgeltabrechnungen, sowie alle weiteren abrechnungsrelevanten Dokumente verfügbar sind (ggf. nach einer Sperrzeit von fünf Tagen), kann Ihr Mandant diese Dokumente mit Hilfe des Lohnauswertungsdatenservice direkt von DATEV nach Personio importieren und in die jeweiligen Mitarbeiterprofile übertragen.

 

Beispielhafte Darstellung des monatlichen Abrechnungsprozesses

Die nachfolgende Grafik stellt den monatlichen Abrechnungsprozess stark vereinfacht dar und dient dazu die grundlegenden Schritte und Zusammenhänge übersichtlich darzustellen.

datev-monthly-workflow_de.png

 

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