Hinweis:
Bei Abrechnungszeiträumen, die nicht in den Kalendermonat fallen und in der Monatsmitte liegen (beispielsweise 15. bis 14.), haben Sie die Möglichkeit, die Übertragung zu konfigurieren. Falls Sie diese Funktion nutzen möchten, gibt es Besonderheiten, auf die Sie achten müssen. Lesen Sie hierfür den unteren Abschnitt Abrechnungen zur Monatsmitte.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Stundenlöhne über den DATEV-Export mit LODAS und Lohn und Gehalt an DATEV übermitteln können. 

Vorbereitung auf den Export von Stundenlöhnen

Voraussetzung für die Übertragung von Stundenlöhnen von Personio zu DATEV ist, dass Sie mit Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person eine DATEV Lohnartennummer definieren, damit diese Information in DATEV korrekt zugeordnet werden kann. 

Welche Informationen werden übermittelt?

Bei der Übermittlung von Stundenlöhnen haben Sie die Möglichkeit, für die jeweilige Abrechnungsperiode die erfasste anrechenbare Zeit sowie den Stundensatz Ihrer Mitarbeitenden an DATEV zu exportieren:

• Die anrechenbare Zeit bezieht sich auf die Gesamtsumme der genehmigten An- und Abwesenheitsstunden Ihrer Mitarbeitenden. Hierzu zählen alle Abwesenheiten, für die die Funktion Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten aktiviert ist und die Abwesenheiten, die auf Tage fallen, die laut Arbeitszeitmodell als Arbeitstage festgelegt wurden.
• Der Stundensatz ergibt sich aus dem eingestellten Stundensatz, den Mitarbeitende für jede geleistete Arbeitsstunde erhalten.

Tipp:
▶ Die anrechenbare Zeit und den Stundensatz können Sie aus dem Gehaltsreiter des Mitarbeitendenprofils sowie aus der Lohntabelle der vorbereitenden Lohnbuchhaltung entnehmen.
▶ Falls Sie Ihren Mitarbeitenden Feiertage ausbezahlen möchten, gibt es Besonderheiten, auf die Sie achten müssen. Lesen Sie hierfür den Abschnitt Feiertage. 

Wie Sie Stundenlöhne in Personio verwalten und was hierbei zu beachten ist, finden Sie in unserem Helpcenter-Artikel Verwaltung des Stundenlohns.

Übermittlung von Stundenlöhnen einrichten

Damit Stundenlöhne erfolgreich über den DATEV-Export in DATEV eingespielt werden können, müssen Sie dies in den Einstellungen aktivieren. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwalten > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt.
2. Im Abschnitt Gehaltseinstellungen klicken Sie auf Stundenlohn und setzen einen Haken neben Aktiv.
3. Hinterlegen Sie die DATEV Lohnartennummer, die Sie mit Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person festgelegt haben.

   Hinweis:
   Falls Ihr Abrechnungszeitraum in der Monatsmitte liegt, ist die Nachberechnungsfunktion standardmäßig aktiviert. Dies erkennen Sie daran, wenn Abschnitt Nachberechnung verwenden die Option Ja ausgewählt ist. Lesen Sie für weitere Informationen den Abschnitt Abrechnungen zur Monatsmitte. Sofern Sie die Funktion nicht nutzen möchten, wählen Sie Nein. 

4. Klicken Sie Speichern.

DATEV-Export von Stundenlöhnen erstellen

Sie können Stundenlöhne über die vorbereitende Lohnbuchhaltung über einen separaten Bewegungsdatenexport an DATEV übermitteln. 

Hinweis:
Stundenlöhne gelten in DATEV als Bewegungsdaten. Das bedeutet, dass Personio diese Daten über eine separate Exportdatei übergeben muss. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass Sie diese Daten nur einmal im Monat an Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person übermitteln, um Doppelerfassungen zu vermeiden.
Beispiel
Wird innerhalb eines Abrechnungsmonats ein zweiter Export erstellt und an DATEV übermittelt, aktualisiert DATEV den vorherigen Monatswert nicht, sondern es wird hierfür ein neuer, zusätzlicher Eintrag angelegt. 

Um den Export von Stundenlöhnen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft oder Abrechnungsgruppe (falls vorhanden) aus.
2. Klicken Sie auf Export generieren und wählen den Bewegungsdatenexport Stundenlöhne aus. 
3. Bestätigen Sie den Export, indem Sie auf Export genieren klicken.
4. Im Reiter Dokumente können Sie anschließend den generierten Export an DATEV senden. Der Export wird automatisch an DATEV übermittelt und Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person erhält, falls aktiviert, eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. 

Hinweis:
Beachten Sie, dass bei Verwendung von DATEV Lohn und Gehalt ein weiterer Export für die Nachberechnung von dem Vormonat generiert wird, wenn Sie die Nachberechnungsfunktion aktiviert haben. Beide Exporte müssen an DATEV gesendet werden.

Verwaltung in DATEV 

Sobald der Export an DATEV übermittelt und aus dem Rechenzentrum abgerufen wird, können die Daten in den folgenden Tabellen in DATEV aufgerufen werden:

• DATEV LODAS: Bewegungsdaten > Erfassungstabelle > Standard
• DATEV Lohn und Gehalt: Bewegungsdaten > Stapelerfassung 

Hinweis
Für den Import von Stundenlöhnen in Lohn und Gehalt wird eine bestehende DATEV-Vorlage (Bewegungsdaten (Standard)) verwendet. Falls Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person diese Vorlage angepasst hat, kann es sein, dass die Daten aus Personio mit Fehlermeldungen importiert werden. Für diesen Fall kann sich Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person für einen erfolgreichen Import die Vorlage erneut in der Seitenleiste des Artikels herunterladen.

Export nach Ablauf des Monats

Sie haben die Möglichkeit, den Export auch noch nach Ablauf des Monats für den Vormonat zu erstellen (beispielsweise für April auch noch bis Mai). Damit ermöglichen wir insbesondere Kunden, deren Abrechnungsperiode dem Kalendermonat entspricht, mehr Flexibilität beim Abschluss der Lohnbuchhaltung. Diese Funktion ist für alle DATEV-Exporte möglich.

Feiertage

Aktuell wird die automatische Vergütung von Feiertagen in Personio noch nicht unterstützt. Wenn Sie Mitarbeitenden, die einen Stundenlohn beziehen, Feiertage auszahlen möchten, empfehlen wir, für diese Tage die entsprechenden Stunden im Reiter Anwesenheit manuell einzutragen. Damit kann in der Nachberechnung in DATEV nachvollzogen werden, für welchen Tag die Anpassung hinterlegt wurde und gilt.

Abrechnungen zur Monatsmitte

Besonderheiten bei Abrechnungszeiträumen zur Monatsmitte

Wenn Sie in der Lohnbuchhaltung > Verwalten > Abrechnungszeiträume den Abrechnungszeitraum abweichend vom Kalendermonat (beispielsweise 15. bis zum 14.) definiert haben und in den Stundenlohn-Einstellungen den Abschnitt Nachberechnung verwenden aktivieren, müssen Sie hierbei die Nachberechnungsfunktion beachten, die standardmäßig aktiviert ist. Die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeitenden werden in DATEV immer dem Monat zugeordnet, die dem Abrechnungszeitraum unterliegen. Dies unterscheidet sich von der regulären Funktion der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

Beispiel
Sie haben einen Mitarbeiter, der am 17. März 8 Stunden und am 03. April 8 Stunden gearbeitet hat. In DATEV können Sie und Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person anschließend sehen, dass sich über die Aktivierung der Nachberechnung 8 Stunden auf den Monat April und 8 Stunden auf den Monat März beziehen. In der vorbereitenden Lohnbuchhaltung sehen Sie hingegen lediglich die Gesamtsumme, dass für den Monat April im Export 16 Stunden übertragen werden.

HR-Manager und Payroll-Administratoren profitieren, indem sie die anrechenbare Zeit für jeden Mitarbeitenden entsprechend dem tatsächlichen Monat, in den sie fällt, exportieren können. Alternativ können Sie die Nachberechnung auch deaktivieren. Dabei werden alle geleisteten Arbeitsstunden (sowohl aus dem Vormonat als auch dem aktuellen Monat) alle dem aktuellen Monat zugeordnet.

Nachberechnungsfunktion: Manuelle Anpassungen werden nicht unterstützt

Die anrechenbare Zeit kann in Personio im Reiter Gehalt im Mitarbeitendenprofil manuell angepasst und neu definiert werden. Wenn Sie während eines Abrechnungszeitraums manuelle Anpassungen im Gehaltsreiter Ihrer Mitarbeitenden vornehmen, müssen Sie beachten, dass die Zuordnung zum Vormonat und somit im Nachgang Nachberechnungen nicht unterstützt werden. Im Export kann nicht festgestellt werden, für welchen konkreten Tag oder Monat die manuelle Anpassung durchgeführt wurde und gilt. 

Wir empfehlen daher, nachträgliche manuelle Anpassungen direkt im An- oder Abwesenheitsreiter Ihrer Mitarbeitenden durchzuführen, damit im Nachhinein in DATEV die anrechenbare Zeit sowie der Stundensatz nachvollzogen werden kann. Beachten Sie, dass dies auch für Feiertage gilt. 

Nicht unterstützte Fälle 

Bestimmte Änderungen im Zusammenhang von manuellen Anpassungen

Beachten Sie, wenn eine oder mehrere manuelle Anpassungen im Gehaltsreiter Ihrer Mitarbeitenden durchgeführt werden und die folgenden Fälle auftreten, werden Mitarbeitende aus dem DATEV Export exkludiert:

• Anpassungen des Stundensatzes liegen innerhalb einer Abrechnungsperiode.
• Die Gesellschaft innerhalb einer Abrechnungsperiode wird verändert.

Wenn Sie mehr zu manuellen Anpassungen lesen möchten, lesen Sie hierfür den oberen Abschnitt.