Dieser Artikel beschreibt, wie Sie elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) über die DATEV-Integration automatisch abrufen können. Um die eAU-Funktionalität nutzen zu können, muss diese zuerst in Personio und DATEV eingerichtet werden.
Bevor Sie loslegen
Um die DATEV-Integration nutzen zu können, benötigen Sie oder die für die Lohnbuchhaltung verantwortliche Person die entsprechenden Zugriffsrechte. Welche Berechtigungen Sie zusätzlich benötigen, um den eAU Status anderer Mitarbeitenden einsehen zu können, finden Sie weiter im Abschnitt.
Weitere Informationen finden Sie außerdem in unserem Artikel zu häufig gestellten Fragen rund um die Nutzung der eAU.
Wie funktioniert die eAU?
Sobald die Einrichtung der Funktionalität in Personio und DATEV abgeschlossen ist, wird bei einer Abwesenheitsanfrage im Krankheitsfall die eAU automatisch von Personio über die DATEV-Integration bei der gesetzlichen Krankenversicherung abgerufen und in Personio gespeichert. Bei Aktualisierungen des eAU-Antrags werden Benachrichtigungen verschickt. Weitere Informationen darüber, wann diese ausgelöst werden, finden Sie weiter unten. Der eAU-Prozess wird dadurch vollständig automatisiert.
Hinweis:
Beachten Sie, dass die eAU-Abfrage ab dem 1. Tag einer Abwesenheit erfolgt. Die Abfrage ist unabhängig von der Einstellung, ab wann ein Attest benötigt wird.
Beispiel:
Wurde die eAU am Tag des Eintragens der Abwesenheit bereits bei einem Arzt erstellt, ist die eAU-Information im Regelfall schon am Folgetag in Personio verfügbar.
Für welche Mitarbeitenden ist die eAU relevant?
Der eAU-Abruf ist nicht für alle Mitarbeitenden relevant:
| Gesetzlich krankenversichert | eAU relevant |
| Privat krankenversichert | eAU nicht relevant |
| Anderweitig krankenversichert | eAU relevant |
Hinweis:
Privat versicherte Mitarbeitende folgen weiterhin dem üblichen Vorgang des manuellen Attest-Uploads.
Weiterhin erfolgt der automatische eAU-Abruf nur unter bestimmten Bedingungen. Weitere Informationen zu den Bedingungen finden Sie im Artikel Einrichtung der DATEV-Integration.
eAU-Status
Der Status des eAU-Abrufs kann innerhalb der Abwesenheit, genauer gesagt des jeweiligen Genehmigungsantrags, eingesehen werden. Um den Status anderer Mitarbeitenden einsehen zu können, benötigen Sie Folgendes:
- Vorschlags- bzw. Bearbeitungsrechte für die jeweilige Abwesenheitsart unter Einstellungen > > Unternehmen > Mitarbeitendenrollen > Berechtigungen > Abwesenheit.
- Ansichtsrechte für Atteste unter Einstellungen > Unternehmen > Mitarbeitendenrollen > Berechtigungen > Dokumente > Atteste.
| Status: Ausstehend |  |
| Status: Bestätigt |  |
eAU-Status in individuellen Berichten
Über die individuellen Berichte haben Sie die Möglichkeit, sich einen Überblick über den Status aller eAU-Anträge zu verschaffen. Die Spalte eAU-Status ermöglicht es Ihnen, auf einen Blick zu sehen, welche eAU Ihrer Mitarbeitenden ausstehend, bestätigt oder nicht erforderlich ist. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
- Navigieren Sie zu Analysen > Bericht erstellen und klicken Klassischen Builder nutzen.
- Wählen Sie in Berichtsdetails festlegen die Option Berichtstyp > Zeitraum.
- Bei der Auswahl des Datums des Berichts empfehlen wir die Verwendung des Zeitraums Monat oder Woche.
- Wählen Sie unter den Tabellenspalten das Attribut Art der Krankenversicherung und Standort aus.
- Unter Sammlung: Abwesenheitsarten (6 Spalten) wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart (beispielsweise Krankheit) aus, um sich die Arbeitsunfähigkeit anzeigen zu lassen.
- Filtern Sie unter Bedingung festlegen nach den in Deutschland ansässigen, gesetzlich versicherten Mitarbeitenden mithilfe der Attribute Standort und Art der Krankenversicherung.
- Klicken Sie auf Bericht erstellen, um den Bericht zu generieren und sich einen Überblick über die Spalte eAU-Status zu verschaffen.
Genehmigungen
Abwesenheiten können wie gewohnt genehmigt werden. Diese Genehmigung ist unabhängig von der eAU. Wenn ausschließlich ein automatisierter eAU-Abruf stattfindet, ist keine separate Genehmigung des Attests mehr nötig. Sollten Mitarbeitende zudem ein Attest manuell hochladen, sollte hierfür ein gesonderter Genehmigungs-Workflow angelegt werden.
Erinnerungen
Die Erinnerung an den Upload des Attests entfällt für Mitarbeitende, die für einen eAU-Abruf infrage kommen (gesetzlich, und anderweitig krankenversicherte). Für privat krankenversicherte Mitarbeitende bleibt die Erinnerung an das Attest weiterhin erhalten. Alle Mitarbeitenden haben trotzdem weiterhin die Möglichkeit, über den Attest-Upload ein Dokument hochzuladen.
Benachrichtigungen
Benachrichtigungen zum eAU-Abruf und dessen Status erhalten die folgenden Personen über E-Mail und direkt im Account:
| Status der Abwesenheitsanfrage | Benachrichtigung |
| Die Abwesenheitsanfrage wurde noch nicht genehmigt und alle Genehmigungen sind noch erforderlich. | Die erste Person des Genehmigungsschritts wird über die eAU benachrichtigt. |
| Die Abwesenheit einer Person wurde genehmigt und eine weitere Genehmigung ist erforderlich. | Die Person des aktuellen Genehmigungsschritts wird über die eAU benachrichtigt. |
| Die Abwesenheit wurde in allen Schritten genehmigt und keine weiteren Genehmigungen sind erforderlich. | Nur die letzte Person des Genehmigungsschritts wird über die eAU benachrichtigt. |
| Beim Eintragen der Abwesenheit wurde die Genehmigung übersprungen und keine weitere Genehmigung wird benötigt. | Nur die letzte Person des Genehmigungsschritts wird über die eAU benachrichtigt. |
| Eine Abwesenheit wird eingetragen, für die keine Genehmigungsregel festgelegt wurde. | Wenn eine Person eine Abwesenheit für sich selbst einträgt, wird keine Benachrichtigung gesendet. Wenn eine Person für jemand anderen eine Abwesenheit einträgt, dann wird die Person, die die Abwesenheit erstellt hat, benachrichtigt. |
| Die Abwesenheit wurde über die API eingetragen, ohne Genehmigungs-Workflow. | Der Admin, dessen Profil zuerst in Personio erstellt wurde, wird über die eAU benachrichtigt. |
| Die Abwesenheit wurde über die API eingetragen, mit Genehmigungs-Workflow. |
Nur die letzte Person im Genehmigungsschritt wird über die eAU informiert. |
Hinweis:
▶ ︎Sollte es beim Abruf der eAU zu einem Fehler kommen oder keine eAU verfügbar sein, wird dies ebenfalls mitgeteilt.
▶ ︎︎Bei Aktualisierungen des eAU-Antrags werden immer Benachrichtigungen an die Mitarbeitenden verschickt, für die ein Abwesenheitszeitraum eingegeben wurde.