Sollten Sie Fragen oder Probleme bei der Einrichtung und Nutzung der DATEV-Integration haben, wenden Sie sich bitte an die für Ihre Lohnbuchhaltung zuständigen Personen oder an den Personio Support. Eine ausführliche Liste der Ansprechpersonen in den einzelnen Fällen finden Sie in unserem Artikel: Ich habe Fragen zur DATEV-Integration, an wen kann ich mich wenden?

Die Schnittstelle zwischen Personio und DATEV ist mit den Lohnbuchhaltungsprogrammen DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt kompatibel.

Wenn Sie sich entschieden haben, von einer Lohnbuchhaltungsanwendung zu einer anderen zu wechseln, müssen Sie auch Ihre DATEV-Integration mit Personio anpassen. Beispielsweise müssen die DATEV-Attribute in Ihrem Account auf die neue Lohnbuchhaltungsanwendung umgestellt und die DATEV-Integration aktiviert werden. Um eine solche Änderung vorzunehmen, wenden Sie sich bitte über den Support an Ihre lokale Kundenbetreuung.

Sie können die Integration in Ihrem Personio Account entweder mit LODAS oder mit Lohn und Gehalt einrichten und nutzen. Sie können die Integration nicht gleichzeitig mit beiden Lohnbuchhaltungsprogrammen nutzen.

Sowohl DATEV als auch Personio messen der Datensicherheit höchste Priorität bei. Die Daten werden bei der Übertragung gemäß den aktuellen Standards über TLS verschlüsselt (A+-Bewertung), und beide Anbieter führen regelmäßig technische Tests ihrer Schnittstelle durch.

Über die Integration werden folgende Daten übermittelt:

DATEV-Lohnbuchhaltungsprogramm	Lohnimportdatenservice Personio → DATEV	Lohnauswertungsdatenservice DATEV → Personio
LODAS	Abwesenheit Einmalige Vergütung Fixgehälter Stammdaten Stundenlohn Wiederkehrende Vergütung	Arbeitgeberdokumente Mitarbeitendendokumente
Lohn & Gehalt	Ihre Lohnbuchhaltung benötigt außerdem Angaben zu den Gehaltsbestandteilen (Bonuszahlungen) und zu den Mitarbeitendendokumenten. Diese müssen ebenfalls bereitgestellt und per Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung an Ihre Lohnbuchhaltung gesendet werden, damit diese sie manuell in DATEV eingeben kann.

Tipp:
Wir empfehlen Ihnen, Ihrer Lohnbuchhaltung über ein Personio Profil Zugriff auf Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung zu gewähren, damit sie diese Daten selbst abrufen kann.

Personio erweitert das Angebot an DATEV-Integrationsfunktionen kontinuierlich um weitere Komponenten wie Gehälter, zusätzliche Berichte und Dokumente aus DATEV. Gehen Sie zum Bereich Support, und wenden Sie sich an unsere Growth & Success-Teams, um weitere Informationen zu erhalten.

Alle übertragbaren Daten werden stets im Rahmen des monatlichen Lohnimportdatenservices an DATEV übermittelt. Die Daten, die Sie unter Lohnbuchhaltung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt erfassen, werden in den DATEV-Export (ASCII-Datei) übernommen.

Auch wenn an diesen Stammdaten keine Änderungen vorgenommen wurden, werden alle weiterhin nachverfolgt und die Informationen übermittelt. Weitere Informationen zum Lohnimportdatenservice finden Sie in unserem Artikel Stammdaten über den Lohnimportdatenservice exportieren.

Wenn der DATEV-Export aktiviert ist, wird die vorbereitete Lohnbuchhaltung im regulären .xls-Format exportiert. Da der DATEV-Export nicht den gesamten Informationsumfang der vorbereitenden Lohnbuchhaltung umfasst, ersetzt er den Excel-Export nicht vollständig.

Personio protokolliert automatisch alle wichtigen Aktionen im Zusammenhang mit der DATEV-Integration in Audit-Protokollen. Anhand dieser Audit-Protokolle können Sie nachvollziehen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat oder welche Datei exportiert, übertragen oder abgerufen wurde. Auf diese Weise können Sie ein Höchstmaß an Transparenz gewährleisten und Fehler oder unbefugte Änderungen schnell erkennen. Weitere Informationen zur Verwendung der Audit-Protokolle finden Sie in den entsprechenden Artikeln im Help Center.

Um Attribute aus dem DATEV-Export auszuschließen, navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohnbuchhaltung und dort zum Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen. Setzen Sie die Attribute, die Sie aus dem Export ausschließen möchten, auf Ausschließen, und klicken Sie auf Speichern. Sollten Sie später entscheiden, dass Sie die Attribute doch wieder einschließen möchten, können Sie diese Einstellungen jederzeit ändern.

Hinweis:
Beachten Sie, dass für Attribute, die aus dem DATEV-Export ausgeschlossen sind, keine Validierungsregeln auf die Attributwerte angewendet werden. Fehler werden dann weder in der Lohnbuchhaltungstabelle noch im Mitarbeitendenprofil markiert.

Attribute, die mit dem DATEV-Export verknüpft sind, können nicht aus dem System gelöscht werden. Um sie für Mitarbeitende zu verbergen, können Sie das entsprechende Attribut unter Einstellungen > Personen > Zur Person im Abschnitt DATEV LODAS/DATEV Lohn und Gehalt verwenden und ihnen über Einstellungen > Unternehmen > Mitarbeitendenrollen die entsprechenden Zugriffsrechte entziehen.

Überprüfen Sie Folgendes:

• Ist das Attribut unter Lohnbuchhaltung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohnbuchhaltung im Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen ausgeschlossen? Nur die in diesem Abschnitt auf Einschließen gesetzten Attribute werden in den Export einbezogen.
• Ist das Attribut unter Lohnbuchhaltung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt im Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen aufgeführt? Wenn das Attribut in die DATEV-Integration einbezogen werden soll, muss es zur Übertragung ausgewählt werden.
• Sind in Personio Werte für dieses Attribut gespeichert? „Leere" Werte werden bei Exporten nicht berücksichtigt.
• Sind die für das Attribut gespeicherten Werte korrekt formatiert? Eine Liste der erforderlichen Formate finden Sie im Artikel Validierung von Attributwerten für die Datenübertragung mit DATEV.

Wenn keiner dieser Gründe zutrifft, gehen Sie zu Support, und wenden Sie sich an unser Support-Team.

Da bestimmte Felder in DATEV einer Validierung unterliegen und bestimmte Werte nicht akzeptiert werden, wurden diese auch in Personio eingeführt, um Fehler bei der Datenübertragung im späteren Schritt zu vermeiden. Typische Beispiele sind die maximale Länge der Bezeichnung für die Position (30 Zeichen) und das Format der Postleitzahlen. Um die Fehler zu beheben, ändern Sie den Wert für die betroffenen Mitarbeitenden in einen gültigen Wert. Weitere Informationen zu Validierungen sowie eine Übersicht über die hinterlegten Regeln finden Sie in unserem Artikel Validierungen von Attributwerten für die Datenübertragung mit DATEV.

Nein. Wenn ein Attribut in Personio leer ist, werden die vorhandenen Werte in DATEV nicht überschrieben. Beachten Sie, dass bereits ein einzelnes Leerzeichen als Wert gilt und den Wert in DATEV überschreiben würde. Wenn Sie für einzelne Mitarbeitende kein Attribut gespeichert haben, empfiehlt es sich daher, es unter Lohnbuchhaltung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohnbuchhaltung im Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen aus der Übertragung auszuschließen.

Nutzen Sie den Lohnauswertungsdatenservice, um Dokumente aus einem DATEV-Lohnbuchhaltungsprogramm in Personio zu speichern und den Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.

Erhält ein Mitarbeiter für eine Abwesenheit eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), leitet die gesetzliche Krankenkasse diese automatisch an DATEV weiter. Durch die Integration von Personio mit DATEV können eAUs automatisch abgerufen und im entsprechenden Abwesenheitszeitraum des jeweiligen Mitarbeiters gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter DATEV-Integration einrichten.

Wenn Personio feststellt, dass ein für die Zuweisung von Dokumenten relevantes Attribut in einem Abrechnungsmonat geändert wurde, werden die Zuweisung der Dokumente und die Vorschau zurückgesetzt. Dies wird oberhalb der Lohnbuchhaltungstabelle durch eine Fehlermeldung angegeben. Details zu diesem Fehler finden Sie in unserem Artikel zur Fehlerbehebung.

Wenn Dokumente in Personio nicht abgerufen werden können, überprüfen Sie bitte die folgenden Punkte:

• DATEV-Autorisierung: Stellen Sie sicher, dass Sie über eine DATEV-Autorisierung verfügen.
• Dokumentauswahl: Überprüfen Sie, ob Sie die entsprechenden Dokumente ausgewählt haben, die an DATEV übermittelt werden sollen.
• Abruf in Personio: Rufen Sie die in DATEV bereitgestellten Dokumente im Reiter Dokumente der vorbereitenden Lohnbuchhaltung in Personio auf.

Sollten Sie die Dokumente nach Überprüfung aller Punkte immer noch nicht abrufen können, empfehlen wir Ihnen, sich an Ihr Finanzamt zu wenden.

Um sicherzustellen, dass die Vergütungen korrekt an die Mitarbeiter gesendet werden, stellen Sie bitte sicher, dass die Personalnummern der Mitarbeitenden in Personio hinterlegt sind. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Daten zwischen Personio und DATEV übereinstimmen und reibungslos abgeglichen werden können. Einen Überblick über die obligatorischen Attribute finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Die Wochenstunden, die Personio an DATEV übermittelt, basieren nicht auf dem Attribut Wochenstunden im Mitarbeitendenprofil, sondern auf dem hinterlegten Arbeitszeitmodell.

Vergewissern Sie sich, dass das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters in Personio nach jeder Änderung der Wochenstunden (z. B. beim Wechsel von Teilzeit zu Vollzeit) korrekt angepasst wird. Nur so können die richtigen Werte an DATEV übermittelt werden.

In Personio wird die Gehaltskürzung während einer längerfristigen Abwesenheit (z. B. Elternzeit) über die Vergütungsregeln in der jeweiligen Zeitausfallrichtlinie (Time-off-Policy) gesteuert. Nicht über den Abwesenheitseintrag selbst. Wenn Sie in der entsprechenden Richtlinie keine Regel zur Gehaltskürzung konfiguriert haben, wird das Gehalt weiterhin wie gewohnt ausgezahlt.

Für DATEV-Nutzende: Der DATEV-Export enthält grundsätzlich immer den vollen Gehaltsbetrag. DATEV verwendet die von Personio übermittelten Abwesenheitscodes, um die Gehaltskürzung direkt in DATEV zu berechnen. Personio zeigt das anteilige, gekürzte Gehalt im Mitarbeitendenprofil an, übermittelt aber den vollen Betrag an DATEV zur Weiterverarbeitung.

So stellen Sie sicher, dass das Gehalt während der Elternzeit korrekt behandelt wird:

1. Navigieren Sie zum Bereich Einstellungen.
2. Klicken Sie im Bereich Ab- & Anwesenheit auf Abwesenheit.
3. Wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart aus und öffnen Sie die zugehörige Richtlinie.
4. Klicken Sie auf Bearbeiten und gehen Sie zum Schritt Vergütung.
5. Konfigurieren Sie die Regel zur Gehaltskürzung für den Abwesenheitszeitraum.
6. Legen Sie das Wirksamkeitsdatum auf heute fest und klicken Sie auf Speichern.

Hinweis:
Wenn Sie Personio Payroll nutzen, wird die Gehaltskürzung nicht in der Zeitausfallrichtlinie konfiguriert, sondern über Zusatzfragen im Abwesenheitsantrag.

Falls bestimmte Daten noch nicht bei DATEV eingegangen sind, überprüfen Sie bitte folgende Punkte:

• Sind die relevanten Attribute, Abwesenheiten oder Gehälter unter Lohnbuchhaltung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt auf Einschließen gesetzt und korrekt zugewiesen?
• Wurde der erforderliche Export in der Lohnbuchhaltung erstellt und an DATEV gesendet?
• Hat das Finanzamt den Export in die Buchhaltungssoftware von DATEV importiert?

Wenn keiner dieser Gründe zutrifft, gehen Sie zu Support, und wenden Sie sich an unser Support-Team.

Personio leitet den eAU-Abrufvorgang automatisch für jede Abwesenheitsanfrage in der Kategorie Krankenstand ein, die auch die übrigen Bedingungen erfüllt, unabhängig von der Dauer der Abwesenheit. eAUs werden somit auch für einen Krankenstand von nur einem Tag angefordert. Wenn eine eAU vorliegt, wird diese automatisch in der Abwesenheit gespeichert.

Wenn für eine Abwesenheit keine eAU vorliegt, wird eine Benachrichtigung versendet. Liegt die Abwesenheitsanfrage unter der für einen Nachweis erforderlichen Dauer, ist kein Nachweis erforderlich, und es wird keine Benachrichtigung versendet. Wenn Sie wissen, dass eine eAU verfügbar ist, können Sie die Abwesenheit neu anlegen, um die eAU-Anfrage erneut zu stellen.

Tipp:
Falls keine eAU vorliegt, empfehlen wir, den Mitarbeiter zu fragen, ob er eine Arztpraxis aufgesucht hat und ob eine eAU vorliegen sollte.

Beispiel:

Die eAU deckt nicht die gesamte Abwesenheit ab. Es wurde eine Abwesenheitsanfrage mit 10 Krankheitstagen gestellt, aber die eAU wurde nur für 7 Krankheitstagen ausgestellt.

▶︎ Personio sendet über DATEV eine neue eAU-Anfrage an die gesetzliche Krankenkasse, um zu prüfen, ob eine weitere eAU eingegangen ist. Es wird eine Benachrichtigung an die genehmigende Person des letzten Genehmigungsschritts gesendet.

Werden mehrere aufeinanderfolgende Abwesenheitsanfragen gestellt, wird für jede einzelne eine separate eAU angefordert.

Beispiel 1: Mehrere Abwesenheitszeiträume

Der Mitarbeiter stellt zunächst eine Abwesenheitsanfrage für drei Tage und beantragt dann am dritten Tag separat zwei weitere Tage. Für beide Abwesenheitsanfragen wird die eAU abgerufen.

• Wenn der Mitarbeiter nur einmal in der Arztpraxis war und ein Attest über (mindestens) fünf Tage erhalten hat, wird dieselbe eAU auf beide Abwesenheitsanfragen übertragen.
• Wenn der Mitarbeiter die Praxis ein zweites Mal aufgesucht hat, um das ursprüngliche Attest von drei auf fünf Tage verlängern zu lassen, liegen zwei eAUs vor. Jede eAU wird dann auf die entsprechende Abwesenheitsanfrage übertragen.

Beispiel 2: Verlängerung der Abwesenheit

Der Mitarbeiter stellt zunächst eine Abwesenheitsanfrage für drei Tage und verlängert diese am dritten Tag auf insgesamt fünf Tage. Wenn die ursprüngliche Abwesenheitsanfrage verlängert wird, wird die eAU erneut abgerufen.

• Wenn der Mitarbeiter nur einmal in der Arztpraxis war und ein Attest über (mindestens) fünf Tage erhalten hat, wird diese eAU auf beide Abwesenheitsanfragen übertragen.
• Wenn der Mitarbeiter die Praxis ein zweites Mal aufgesucht hat, um das ursprüngliche Attest von drei auf fünf Tage verlängern zu lassen, liegen zwei eAUs vor. Beide eAUs werden auf dieselbe Abwesenheitsanfrage übertragen.

In der Regel laden Arztpraxen die eAU unmittelbar nach dem Termin des Mitarbeiters in der Praxis auf den Server der gesetzlichen Krankenkasse hoch. In diesem Fall wäre die eAU normalerweise am nächsten Tag in Personio verfügbar. Es kann jedoch aus verschiedenen Gründen zu Verzögerungen kommen.

Um eine eAU nachträglich abzurufen, müssen Sie die Abwesenheit in Personio neu anlegen.

Jede über eine API erstellte Abwesenheitsanfrage triggert einen eAU-Abruf. Das Importieren von Abwesenheitsanfragen triggert keinen eAU-Abruf.