Mithilfe von Abwesenheitsrichtlinien wird festgelegt, wie Mitarbeitende Abwesenheiten beantragen und ansammeln können. Sie sorgen für eine effiziente Handhabung verschiedener Abwesenheitsarten, etwa bezahlte Abwesenheit und Krankheitsfall. Für jede Abwesenheitsart können mehrere Richtlinien gelten, damit die nötige Flexibilität gegeben ist, den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. 

Pro Abwesenheit kann für die Mitarbeitenden jeweils nur eine Richtlinie gelten. Möglicherweise müssen Sie aufgrund von Umstrukturierungen, Richtlinienaktualisierungen oder Rollenänderungen auf eine neue Richtlinie umstellen.

Lesen Sie mehr über den Übergang zum neuen System für Abwesenheitsrichtlinien.  

Hinweis
Für jede Art von Abwesenheit, die Mitarbeitende beantragen können sollten, ist eine Abwesenheitsrichtlinie erforderlich. Ansonsten können Mitarbeitende die entsprechende Abwesenheitsart weder sehen noch beantragen. Darüber hinaus müssen sie mindestens über Vorschlagsrechte für diese Abwesenheitsartverfügen. 

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie weiterlesen, beachten Sie die folgenden wichtigen Punkte:

• Wenn Sie eine neue Abwesenheitsrichtlinie mit eingeschränktem Anspruch ab dem Anstelldatum des Mitarbeiters anwenden, berechnet das System den Abwesenheitskontostand neu.
• Sie können nur zwischen Abwesenheitsrichtlinien wechseln, wenn entweder für beide oder für keine Anspruchseinschränkungen gelten. Aus diesem Grund werden Ihnen beim Wechseln von Richtlinien nur Richtlinien angezeigt, die dem Status der Anspruchseinschränkung der aktuellen RIchtlinie entsprechen.
• Wenn Sie neue Richtlinien rückwirkend anwenden, können sich bestehende Zeiträume und Kontostände basierend auf den neuen Richtlinieneinstellungen ändern. Planen Sie Ihre Änderungen sorgfältig und stellen Sie im Voraus sicher, dass alle Einstellungen richtig sind.
• Sie erhalten eine Benachrichtigung vom System, wenn Sie auf eine Richtlinie umstellen, die Konflikte mit vorhandenen Abwesenheitszeiträumen verursacht. Um dies zu vermeiden, achten Sie darauf, dass die Anforderungen der neuen Richtlinie mit den aktuellen Richtlinien übereinstimmen.

Zugriff und Berechtigungen

• Um zu einer neuen Abwesenheitsrichtlinie zu wechseln oder eine Zuweisung aufzuheben, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für den Abschnitt Abwesenheits-/Kontostandshistorie. 
• Um eine Abwesenheitsrichtlinie zu bearbeiten, zu archivieren oder zu löschen, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für den Abschnitt Account-Konfiguration > Abwesenheit.

Auf eine neue Abwesenheitsrichtlinie umstellen

Bei einem Wechsel zu einer neuen Richtlinie berechnet das System den Kontostand und die vorhandenen Abwesenheitszeiträume, die durch die neue Richtlinie gelten, ab dem Wirksamkeitsdatum neu. Wenn die neue Richtlinie noch nicht vorhanden ist, erstellen Sie sie zuerst. Sie haben zwei Möglichkeiten: 

• Sie können eine vollständig neue Richtlinie erstellen.
• Sie können eine vorhandene Richtlinie duplizieren und bearbeiten. Die Kopie enthält alle Einstellungen der ursprünglichen Abwesenheitsrichtlinie und wird niemandem zugewiesen. 

Zum Beispiel: Sie möchten eine neue Abwesenheitsrichtlinie einführen, die Mitarbeitenden einen zusätzlichen freien Tag gewährt, wenn sie seit fünf Jahren bei Ihrem Unternehmen angestellt sind. Sie können die vorhandene Richtlinie für bezahlte Abwesenheiten duplizieren und die darin festgelegten Regeln für die Betriebszugehörigkeit bearbeiten.

So wechseln Sie zu einer neuen Abwesenheitsrichtlinie:

Einzelne Mitarbeitende

1. Rufen Sie im Mitarbeitendenprofil die Option Abwesenheit auf.
2. Gehen Sie zu Abwesenheitskonten auf der rechten Seite. Im Reiter Zugewiesen finden Sie alle Abwesenheitsarten, für die dem Mitarbeiter aktuell eine Richtlinie zugewiesen ist. Der Reiter Nicht zugewiesen listet alle Abwesenheitsarten auf, für die der Mitarbeitende keine Richtlinie zugewiesen hat. Wenn Richtlinien nur für die Zukunft zugewiesen wurden, erscheint die Abwesenheitsart im Reiter Zugewiesen erst nach Ablauf des Gültigkeitsdatums.
3. Klicken Sie auf die entsprechende Abwesenheitsart > Richtlinien.
4. Klicken Sie auf Richtlinie ändern.
5. Wählen Sie die neue Option für die Abwesenheitsrichtlinie aus. Hinweis: Für jede einzelne Abwesenheitsart kann ein Mitarbeiter nur entweder Richtlinien mit Anspruchsbeschränkungen oder ohne Anspruchsbeschränkungen haben. Wenn einem Mitarbeiter beispielsweise bereits ein Richtlinie mit beschränktem Anspruch zugewiesen ist, können Sie sie nicht durch eine Richtlinie mit unbeschränktem Anspruch ersetzen. Um zwischen Richtlinien mit und ohne Anspruchsbeschränkung zu wechseln, müssen Sie die Zuweisung der vorhandenen Abwesenheitsrichtlinie aufheben. Überprüfen Sie vorher unbedingt die Auswirkungen des Aufhebens der Zuweisung einer Richtlinie.
6. Beachten Sie bezüglich Gültig ab Folgendes:
   ▶︎ Für Richtlinien mit unbeschränktem Anspruch gilt: Sie können die Richtlinie ab einem bestimmten Datum zuweisen. Wenn Sie sie ab dem Anstelldatum des Mitarbeiters zuweisen möchten, müssen Sie dieZuweisung der vorhanden Richtlinie aufheben.
   ▶︎ Wenn es sich um eine Richtlinie mit beschränktem Anspruch handelt, können Sie sie über eine der in der folgenden Tabelle aufgeführten Optionen zuweisen:
   

   Anstelldatum	Das System ordnet die neue Richtlinie rückwirkend ab dem Anstelldatum des Mitarbeiters zu. Das kann dazu führen, dass alle zu einem früheren Zeitpunkt zugewiesenen Abwesenheitsrichtlinien überschrieben werden.
   Beginn der aktuellen Kontingentbildung	Das System weist die neue Richtlinie ab dem aktuellen Zeitraum zu, beginnend mit dem im Bereich Berechtigungseinstellungen angegebenen Beginn des Kontingentjahres.
   Nächste Kontingentbildung	Das System weist die neue Richtlinie ab dem nächsten Zeitraum zu, beginnend mit dem im Bereich Berechtigungseinstellungen angegebenen Beginn des Kontingentjahres.
   Bestimmtes Datum	Das System weist die neue Richtlinie ab einem bestimmten Datum Ihrer Wahl zu. Sie können ein zukünftiges Datum auswählen (unbegrenzt). Sie können rückwirkende Daten ab dem Beginn des vorangegangenen Kalenderjahres auswählen. Beispiel: Wenn heute der 18.08.25 ist, können Sie Daten ab dem 01.01.24 auswählen.

7. Weisen Sie die Richtlinie zu.

Tipp:
Damit die Kontostände der vergangenen Abwesenheiten korrekt bleiben, weisen Sie die neue Richtlinie ab dem aktuellen Zeitraum, dem nächsten Zeitraum oder einem bestimmten Datum zu.

Mehrere Mitarbeitende (per Personalliste)

1. Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste.
2. Optional: Wenden Sie Filter an, um die Auswahl einzugrenzen.
3. Aktivieren Sie die Checkbox links neben den Namen der entsprechenden Mitarbeitenden.
4. Klicken Sie auf Zeitrichtlinien bearbeiten > Abwesenheitsrichtlinie ändern.
5. Wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart und -richtlinie aus.
6. Beachten Sie bezüglich Gültig ab Folgendes:
   ▶︎ Für Richtlinien mit unbeschränktem Anspruch gilt: Sie können die Richtlinie ab dem Anstelldatum der Mitarbeitenden zuweisen oder ein bestimmtes Datum auswählen.
   ▶︎ Wenn es sich um eine Richtlinie mit beschränktem Anspruch handelt, können Sie sie über eine der in der folgenden Tabelle aufgeführten Optionen zuweisen:
   

   Anstelldatum	Das System ordnet die neue Richtlinie rückwirkend ab dem Anstelldatum des Mitarbeiters zu. Das kann dazu führen, dass alle zu einem früheren Zeitpunkt zugewiesenen Abwesenheitsrichtlinien überschrieben werden.
   Beginn der aktuellen Kontingentbildung	Das System weist die neue Richtlinie ab dem aktuellen Zeitraum zu, beginnend mit dem im Bereich Berechtigungseinstellungen angegebenen Beginn des Kontingentjahres.
   Nächste Kontingentbildung	Das System weist die neue Richtlinie ab dem nächsten Zeitraum zu, beginnend mit dem im Bereich Berechtigungseinstellungen angegebenen Beginn des Kontingentjahres.
   Bestimmtes Datum	Das System weist die neue Richtlinie ab einem bestimmten Datum Ihrer Wahl zu. Sie können ein zukünftiges Datum auswählen (unbegrenzt). Sie können rückwirkende Daten ab dem Beginn des vorangegangenen Kalenderjahres auswählen. Beispiel: Wenn heute der 18.08.25 ist, können Sie Daten ab dem 01.01.24 auswählen.

7. Bestätigen Sie die Änderung.

Mehrere Mitarbeitende (per Import)

Sie können eine Abwesenheitsrichtlinie auch in großen Mengen über einen Import ändern. Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie:

• Neuen Mitarbeitenden schnell Abwesenheitsrichtlinien zuweisen den Zeitaufwand für die manuelle Einrichtung reduzieren
• Richtlinien mehreren Mitarbeitenden und Abwesenheitsarten gleichzeitig zuweisen
• Eine Richtlinienzuweisung für eine Gruppe von Mitarbeitenden ändern, die z. B. den Standort oder die Abteilung wechseln
• Eine Richtlinienzuweisung wegen lokaler Vorschriften oder einer Unternehmensrichtlinie global ändern, wenn Sie z. B. allen Mitarbeitenden einen zusätzlichen Urlaubstag gewähren

Den Import können Sie unter Einstellungen > Unternehmen > Importe durchführen. Erfahren Sie mehr in unserem Artikel zum Thema.

Konflikte zwischen neuer Abwesenheitsrichtlinie und vorhandenen Zeiträumen

Das System warnt vor der Umstellung auf eine neue Richtlinie, wenn Konflikte mit vorhandenen Abwesenheitszeiträumen auftreten. Dies kann bei folgenden Abweichungen passieren:

• Einstellungen für Gilt am: Die Dauer der Abwesenheit wird basierend auf den Gültigkeitseinstellungen der neuen Richtlinie neu berechnet.
• Einstellungen für halbe Tage: Wenn die neue Richtlinie keine halben Tage mehr zulässt, bleibt jeder bestehende Zeitraum unberührt, sofern Sie ihn nicht ändern. Das Speichern ist dann nur noch bei einer Umstellung auf ganze Tage entsprechend der neuen Richtlinie möglich. 
• Anforderungen an den Nachweis: Wenn nach der neuen Richtlinie ein Nachweis erforderlich ist, nach der vorherigen Richtlinie jedoch nicht, oder wenn nach der neuen Richtlinie früher ein Nachweis vorgelegt werden muss, wird der Dokumentenstatus des Zeitraums für den Nachweis auf ausstehend eingestellt. Für den Mitarbeiter wird eine Inbox-Aufgabe zum Hochladen des Nachweises erstellt. 
• Vertretung erforderlich: Wenn nach der neuen Richtlinie eine Vertretung erforderlich ist, nach der vorherigen jedoch nicht, bleibt der Zeitraum unberührt. Sie können für vorhandene Zeiträume auch keine Vertretung hinzufügen. Entfernen Sie in diesem Fall den vorhandenen Zeitraum und erstellen Sie einen neuen mit einer Vertretung.

Zum Beispiel: Ihre aktuelle Richtlinie sieht keinen Nachweis vor. Für einen Mitarbeiter ist vom 25. bis 27. Februar eine geplante Abwesenheit vorhanden. Sie möchten am 1. Februar auf eine Abwesenheitsrichtlinie umstellen, die ab dem zweiten Abwesenheitstag einen Nachweis verlangt. Für den bestehenden Abwesenheitszeitraum erstellt das System in Ihrer Inbox eine Aufgabe für einen fehlenden Nachweis.

Eine vorhandene Abwesenheitsrichtlinie bearbeiten

Sie können eine vorhandene Abwesenheitsrichtlinie nur bearbeiten, wenn sie niemandem zugewiesen ist. Aus diesem Grund empfehlen wir, stattdessen eine vorhandene Richtlinie zu duplizieren und dann die Kopie zu bearbeiten. Die Kopie:

• enthält alle Einstellungen der ursprünglichen Abwesenheitsrichtlinie und
• ist keinem Mitarbeitenden zugewiesen.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Ab- und Anwesenheit > Abwesenheit.
2. Wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart aus.
3. Scrollen Sie nach unten zur entsprechenden Abwesenheitsrichtlinie.
4. Klicken Sie auf die Abwesenheitsrichtlinie.
5. Klicken Sie auf die drei Punkte > Kopie erstellen und bestätigen Sie den Vorgang.
6. Die Kopie ist bereits ausgewählt. Klicken Sie auf die drei Punkte > Bearbeiten.
7. Geben Sie der Richtlinie einen neuen Namen und bearbeiten Sie die Einstellungen.
8. Bestätigen Sie die Änderung.

Zuweisung einer Abwesenheitsrichtlinie aufheben

Heben Sie die Zuweisung einer Abwesenheitsrichtlinie auf, wenn Sie sie einem Mitarbeiter versehentlich zugewiesen haben und zur vorherigen Richtlinie wechseln möchten. Das passiert, wenn Sie die Zuweisung einer Richtlinie aufheben:

• Das System wendet die vorherige Richtlinie auf den Mitarbeiter an. Dies bedeutet, dass die oben beschriebenen Konflikte vorliegen können. 
• Bei Richtlinien mit Anspruchsbeschränkungen berechnet das System den Abwesenheitskontostand des Mitarbeiters auf Basis der zuvor zugewiesenen Richtlinie neu. 
• Der Mitarbeiter muss in seiner Historie mindestens noch über eine Abwesenheitsrichtlinie verfügen, um neue Zeiträume beantragen und vorhandene ändern zu können. Wenn Sie alle Regelzuweisungen für einen Mitarbeiter aufheben, kann kein Zeitraum dieser Abwesenheitsart mehr bearbeitet werden. Weisen Sie eine neue Richtlinie zu, um sie wieder voll funktionsfähig zu machen. Beachten Sie, dass die Zeiträume basierend auf den Einstellungen der neuen Richtlinie berechnet werden.

Um die Zuweisung einer Abwesenheitsrichtlinie aufzuheben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Einzelne Mitarbeitende

1. Rufen Sie im Mitarbeitendenprofil die Option Abwesenheit auf.
2. Gehen Sie zu Abwesenheitskonten auf der rechten Seite.
3. Klicken Sie auf die entsprechende Abwesenheitsart > Richtlinien.
4. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben der bzw. den Richtlinien, für die Sie die Zuweisung aufheben möchten.
5. Bestätigen Sie die Änderung.

Mehrere Mitarbeitende

1. Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste.
2. Optional: Wenden Sie Filter an, um die Auswahl einzugrenzen.
3. Aktivieren Sie die Checkbox links neben den Namen der entsprechenden Mitarbeitenden.
4. Klicken Sie auf Zeitrichtlinien bearbeiten > Abwesenheitsrichtlinie ändern.
5. Wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart aus und wählen Sie in der Drop-down-Liste Zuweisung aller Abwesenheitsrichtlinien aufheben.
6. Bestätigen Sie die Änderung.

Eine Abwesenheitsrichtlinie archivieren

Archivieren Sie eine Abwesenheitsrichtlinie, wenn Sie sie neuen Mitarbeitenden nicht zuweisen müssen, sie aber für einige Mitarbeitende noch gültig ist. Durch die Archivierung können Sie außerdem besser die Übersicht über Ihre Abwesenheitseinstellungen behalten. Das passiert, wenn Sie eine Abwesenheitsrichtlinie archivieren:

• Sie können sie Mitarbeitenden nicht mehr zuweisen.
• Mitarbeitende, die die Richtlinie derzeit verwenden, können sie weiterhin sehen.
• Das System berechnet damit ihre Ansprüche und erstellt damit Abwesenheitszeiträume. Ihre Abwesenheitskontostände und -ansprüche bleiben hiervon unberührt.
• Diese Aktion ist dauerhaft: Sobald Sie eine Richtlinie archiviert haben, kann sie nicht mehr aus dem Archiv zurückgeholt werden.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Ab- und Anwesenheit > Abwesenheit, und wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart aus.
2. Scrollen Sie nach unten zur entsprechenden Abwesenheitsrichtlinie.
3. Klicken Sie auf die Abwesenheitsrichtlinie, dann auf die drei Punkte > Archivieren und bestätigen Sie die Auswahl.

Eine Abwesenheitsrichtlinie löschen

Löschen Sie eine Abwesenheitsrichtlinie, wenn Sie sie nur zu Testzwecken erstellt oder niemals einer Person zugewiesen haben. Das passiert, wenn Sie eine Richtlinie löschen:

• Sie erscheint nirgendwo mehr in Personio.
• Alle zugehörigen Einstellungen gehen verloren.
• Diese Aktion ist dauerhaft: Sobald Sie eine Richtlinie löschen, kann sie nicht wiederhergestellt werden.

Sie können eine Abwesenheitsrichtlinie nur löschen, wenn sie keinem Mitarbeiter zugewiesen ist, weder aktuell noch für vergangene Zeiträume. Bevor Sie die folgenden Schritte ausführen, wechseln Sie zu einer neuen Abwesenheitsrichtlinie.

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Ab- und Anwesenheit > Abwesenheit und wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart aus.
2. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf die Abwesenheitsrichtlinie, die Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf die drei Punkte > Löschen und bestätigen Sie den Vorgang.