Arbeitszeitmodelle bilden die Grundlage für effektives Zeitmanagement und Anwesenheitserfassung in jedem Unternehmen. Sie definieren die Arbeitstage und -Stunden, die von den Mitarbeitenden erwartet werden, und sorgen für Klarheit für Mitarbeitende und Arbeitgebende.

Ob festes Arbeitszeitmodell, mehrwöchiger Turnus oder flexible Vereinbarung – Arbeitszeitmodelle helfen, die individuelle Verfügbarkeit und Unternehmensanforderungen in Einklang zu bringen. Arbeitszeitmodelle bilden auch die Grundlage für das korrekte Erfassen von Anwesenheiten und die Berechnung anteiliger Urlaubsansprüche von Teilzeitmitarbeitenden.

Hinweis:
Wir wechseln zu unserem neuen System für Anwesenheitsrichtlinien. Einige Schritte, Navigationspfade oder Einstellungen stimmen möglicherweise nicht mit der Anzeige in Ihrem Account überein. Weitere Informationen zu den neuen Anwesenheitsrichtlinien finden Sie in diesem Artikel.

Verschiedene Arten von Arbeitszeitmodellen

In Personio können Sie drei Arten von Arbeitszeitmodellen einrichten: feste, mehrwöchige oder flexible. Werfen Sie einen Blick auf die Tabelle, um ihre Unterschiede zu verstehen:

Bevor Sie beginnen

Unabhängig davon, welche Art von Modell Sie erstellen, gilt Folgendes:

• Um Arbeitszeitmodelle zu erstellen, benötigen Sie Berechtigungen für Konto-Konfiguration > Anwesenheit.
  • Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, ein Admin zu sein, um flexible Arbeitszeitmodelle erfolgreich einzurichten.
• Mitarbeitende können Anwesenheiten und Überstunden (sofern aktiviert) an jedem Tag und zu jeder Zeit erfassen, unabhängig von ihren Start- und Endzeiten. Sie können dies zwar nicht ändern, aber Sie können einen Genehmigungs-Workflow einrichten, der die Bedingung Arbietsbeginn ist früher oder später als das Arbeitszeitmodell enthält, um diese Zeiteinträge überprüfen zu können.
• Start- und Endzeiten wirken sich auch auf die Berechnung von stundenweiser Abwesenheit aus. Stündliche Abwesenheiten, die über die definierten Start- und Endzeiten hinaus beantragt wird, wird nicht auf die Berechnung der Abwesenheit angerechnet.
• Sobald Sie ein Arbeitszeitmodell eines bestimmten Typs erstellt haben, können Sie es nicht in einen anderen Typ ändern.

Festes Arbeitszeitmodell erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues Arbeitszeitmodell anzulegen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Erstellungsfenster zu öffnen.
4. Geben Sie einen selbstbeschreibenden Namen für das Modell ein. Zum Beispiel: „Vollzeit; 40 Stunden; Mo, Di, Mi, Do, Fr mit Zeiterfassung“.
5. Legen Sie Arbeitstage, -zeiten und -stunden fest.
6. Füllen Sie alle Einstellungen für das Arbeitszeitmodell aus, die in unserem entsprechenden Artikel detailliert beschrieben sind.
7. Speichern Sie die Änderungen, um das Arbeitszeitmodell zu erstellen.

Mehrwöchiges Arbeitszeitmodell erstellen

Das System berücksichtigt bei der Berechnung von Überstunden, Anwesenheiten, Sollstunden und Abwesenheit das Arbeitszeitmodell und die Anzahl der Stunden, die Sie für jede Woche festgelegt haben. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein mehrwöchiges Arbeitszeitmodell zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Erstellungsfenster zu öffnen.
4. Geben Sie einen selbstbeschreibenden Namen für das Modell ein. Zum Beispiel: „Vollzeit; 36 Stunden; Mo, Di, Mi, Do, Fr mit jedem zweiten Freitag frei“.
5. Legen Sie Arbeitstage, -zeiten und -stunden fest.
6. Klicken Sie auf Woche hinzufügen, um bis zu vier Wochen hinzuzufügen.
7. Füllen Sie alle Einstellungen für das Arbeitszeitmodell aus, die in unserem entsprechenden Artikel detailliert beschrieben sind.
8. Speichern Sie die Änderungen, um das Arbeitszeitmodell zu erstellen.

Flexibles Arbeitszeitmodell erstellen

Folgen Sie den Schritten in unserem entsprechenden Artikel.

Arbeitszeitmodell für Nachtarbeit erstellen

Sie können Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit mit festen Start- und Endzeiten erstellen. Dies ermöglicht es Ihnen, die tatsächlichen Arbeitszeiten von Mitarbeitenden in der Nachtschicht genau abzubilden, zum Beispiel Montag bis Freitag, 22:00–06:00. Personio speichert die Endzeit mit der Kennzeichnung +1, um anzuzeigen, dass die Schicht am darauffolgenden Tag endet.

Gründe für die Verwendung eines festen Arbeitszeitmodells für Nachtarbeit:

• Personio ordnet die Sollstunden dem Tag zu, an dem die Schicht beginnt. Dadurch wird sichergestellt, dass die erfasste Zeit den Sollstunden entspricht, wodurch unbeabsichtigte Überstunden oder Minusstunden vermieden werden.
• Wenn Mitarbeitende einen ganzen oder halben Abwesenheitstag beantragen, beantragen sie im Grunde genommen die Abwesenheit von der Nachtschicht. Das System reduziert die Sollstunden des richtigen Tages und berechnet die täglichen Stunden präzise.

Erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung bei Nachtarbeit.

Das richtige Arbeitszeitmodell erstellen

Mitarbeitende in festen Nachtschichten: 

Erstellen Sie ein festes Arbeitszeitmodell mit festgelegten Start- und Endzeiten, zum Beispiel Montag bis Freitag, 22:00–06:00 (+1). Dies funktioniert sowohl für standardmäßige feste Arbeitszeitmodelle als auch für mehrwöchige Arbeitszeitmodelle.

Mitarbeitende im Schichtdienst:

Für Nachtschichtmitarbeitende im Schichtdienst ändert sich nichts. Ein festes Arbeitszeitmodell ausschließlich mit Sollstunden (z. B. Montag bis Freitag, acht Stunden pro Tag) funktioniert weiterhin wie bisher. Die täglichen Sollstunden bleiben gleich, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter eine Tag- oder Nachtschicht arbeitet.

Mitarbeitende mit flexiblen Arbeitszeitmodellen:

Bei Bedarf können Sie ein flexibles Arbeitszeitmodell für die Nachtarbeit erstellen. Mitarbeitende übermitteln ihre Arbeitszeiten selbst, genau wie Mitarbeitende mit flexiblen Arbeitszeitmodellen.

Nächster Schritt

1. Wenn Sie noch keines haben, legen Sie Ihr Standardarbeitszeitmodell fest.
2. Weisen Sie das Arbeitszeitmodell Ihren Mitarbeitenden zu.