Dieser Artikel gibt eine Einführung in die Zeiterfassung bei Nachtarbeit in Personio. Mit der Zeiterfassung bei Nachtarbeit können Ihre Mitarbeitenden Schichten, in deren Verlauf Mitternacht überschritten wird, als einen einzigen, zusammenhängenden Zeiteintrag erfassen. Dies gewährleistet eine korrekte Zeiterfassung, Anwendung von Compliance-Regeln und Verarbeitung der Abrechnung für Mitarbeitende in der Nachtschicht. Es bedeutet auch weniger manuelle Arbeit für Sie, da Workarounds überflüssig werden.

Zeiterfassung bei Nachtarbeit aufrufen

• Als Admin können Sie die Arbeitszeitmodelleinstellungen unter Einstellungen > Ab- & Anwesenheit > Anwesenheiten konfigurieren.
• Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten, einschließlich Nachtschichten, unter Ab- & Anwesenheit > Anwesenheiten erfassen. Diese Funktion steht allen Mitarbeitendenrollen mit entsprechenden Berechtigungen für Anwesenheitsdaten zur Verfügung.

Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit erstellen

Sie können Arbeitszeitmodelle erstellen, die die tatsächlichen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden in der Nachtschicht widerspiegeln. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeitende mit festen Arbeitszeitmodellen mit Anfangs- und Endzeiten. Durch die Erstellung fester Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit können Sie die Genauigkeit bei der Zeiterfassung, den Abwesenheitsanfragen und der Vergütung besser gewährleisten.

Erfahren Sie, wie Sie Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit erstellen.

Schwellenwert für die Aufteilung des Arbeitstages verstehen

Der Schwellenwert bzw. die Untergrenze für die Aufteilung des Arbeitstages ist eine Einstellung, die sich Sie in den Zeiterfassungsrichtlinien konfigurieren lässt. Er legt fest, wie lange eine Pause während einer Nachtschicht dauern darf, bevor das System sie als Beginn eines neuen Arbeitstages wertet. Die Einstellung gilt sowohl für Tag- als auch für Nachtarbeit, ist aber besonders wichtig für Nachtarbeit. 

Zeiterfassung und Zuordnungslogik bei Nachtarbeit verstehen

Mitarbeitende können Nachtschichten (Schichten, in deren Verlauf Mitternacht überschritten wird) als einen zusammenhängenden Zeiteintrag erfassen. Prüfen Sie die Zuordnungslogik und wie diese in den verschiedenen angegebenen Szenarien funktioniert.

Zuordnungslogik verstehen

Personio wendet eine bestimmte Logik an, wenn es darum geht, erfasste Zeit Kalendertagen zuzuordnen. Gehen Sie die folgenden Anwendungsfälle und Beispiele durch, um diese Logik zu verstehen.

Personio speichert den Zeiteintrag eines Mitarbeiters für den Tag, an dem die Schicht beginnt, wenn:

• er ein festes Arbeitszeitmodell hat, das an einem Tag beginnt und an einem anderen endet, oder
• sein Arbeitszeitmodell nur Sollstunden enthält

Nehmen wir beispielsweise einen Mitarbeiter, dessen Schicht am Montag um 22:00 Uhr beginnt und am Dienstag um 06:00 Uhr endet. Personio speichert die Schicht für Montag. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Zeiterfassungseinträge, die Abwesenheitsanfragen und die Vergütung korrekt sind.

Im Zeiteintrag des Mitarbeiters finden Sie neben der Endzeit die Kennzeichnung +1. Dies bedeutet, dass die Schicht am darauffolgenden Tag endete. Ein Zeiteintrag für Nachtarbeit könnte beispielsweise Montag, 1. Januar, 22:00–06:00 (+1) lauten.

Beispiele:

Personio speichert den Zeiteintrag des Mitarbeiters für den Tag, an dem er planmäßig arbeiten sollte, wenn:

• er ein Arbeitszeitmodell mit Beginn am frühen Morgen hat oder 
• sein Arbeitszeitmodell um Mitternacht beginnt und er mit der Zeiterfassung vor Mitternacht beginnt

In diesem Fall verwendet Personio die Kennzeichnung -1, um anzugeben, dass der Zeitraum am Vortag begonnen hat.

Beispiel:

Personio speichert einen erfassten Zeitraum möglicherweise auch für einen anderen Tag: 

Das geschieht, wenn feststellt wird, dass die Zeit zur Schicht des anderen Tages gehört. Dies kann beispielsweise passieren, wenn der Mitarbeiter einen halben Tag abwesend ist.

Abwesenheiten bei Nachtschichten verstehen

Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit mit festen Start- und Endzeiten

Personio gleicht Abwesenheiten mit den Nachtschichten ab, sodass Erwartungen und Kontostände, insbesondere für Mitarbeitende in der Nachtschicht korrekt bleiben.

Für ganztägige und halbtägige Abwesenheiten:

• Das System ordnet die Anfrage der Schicht zu.
• Die Abwesenheit deckt den entsprechenden Teil dieser Nachtschicht ab.
• Die Reduzierung der Sollstunden gilt immer für den Tag, an dem die Schicht beginnt.

Für stundenweise Abwesenheiten:

• Die Anfrage bezieht sich auf den Zeitpunkt der Abwesenheit.
• Die Reduzierung der Sollstunden gilt immer für den Tag, an dem die Schicht beginnt.

Beispiele:

Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit ausschließlich mit Sollstunden (ohne Anfangs- und Endzeit)

Bei Arbeitszeitmodellen ohne genaue Start- und Endzeiten bleibt das Verhalten unverändert. Zum Beispiel: „Montag bis Freitag, acht Sollstunden pro Tag“. Jede Abwesenheit reduziert die Sollstunden des Kalendertages, für den sie beantragt wird.

Beispiele:

Bericht zu Anwesenheitszeiträumen bei Nachtarbeit

Personio unterstützt Berichte über Anwesenheitszeiträume bei Nachtarbeit. Ein Nachtzeitraum beginnt in der Regel an einem Kalendertag und endet am nächsten (beispielsweise eine Schicht, die am Montag um 22:00 Uhr beginnt und am Dienstag um 06:00 Uhr endet). Die folgenden Attribute unterstützen diese Logik und sind für Berichte über Nachtarbeit wichtig:

• Neben dem Attribut Startdatum der Anwesenheit gibt es auch ein Attribut für das Enddatum der Anwesenheit . Dieses Attribut ist für Berichte über Nachtzeiträume besonders relevant, da es Ihnen die Anzeige von Schichten ermöglicht, die sich über zwei Tage erstrecken. 
• Die Attribute Startzeit der Anwesenheit und Endzeit der Anwesenheit ermöglichen weitere Granularität. Sie können auch nach diesen Attributen filtern, um nur Anwesenheitszeiträume über Nacht anzuzeigen. Wenn Ihre Mitarbeitenden im Nachtschichtdienst beispielsweise ihre Schicht normalerweise um 22:00 Uhr beginnen, könnten Sie den Filter „Startzeit der Anwesenheit ist um 22:00 Uhr oder später“ anwenden.
• Das Attribut Datum für die Anwesenheitszuordnung bezieht sich auf den Kalendertag, zu dem die erfasste Zeit gehört, was nicht unbedingt mit dem Startdatum der Anwesenheit übereinstimmen muss. Personio wendet eine bestimmte Logik an, wenn es darum geht, erfasste Zeit Kalendertagen zuzuordnen. Im Abschnitt oben erfahren Sie mehr über die Zuordnungslogik.

Um über Anwesenheitszeiträume bei Nachtarbeit zu berichten, erstellen Sie einen Bericht und wenden Sie die oben genannten Attribute nach Bedarf an. Wenn Sie den Zeitraum des Berichts über das Kalendersymbol festlegen, verwendet das System das Attribut Datum für die Anwesenheitszuordnung, um zu bestimmen, welche Anwesenheitseinträge angezeigt werden sollen.

Mehr Informationen

Weitere Informationen zur Zeiterfassung bei Nachtarbeit finden Sie in den folgenden Ressourcen:

• Arbeitszeitmodelle erstellen
• Flexibles Arbeitszeitmodell einreichen
• Erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten