In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte Sie ausführen müssen, um die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter in Personio zu importieren.

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

• Speichern Sie die Mitarbeiterdaten, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Mit benutzerdefinierten Abschnitte und Attributen können Sie die digitalen Akten Ihrer Mitarbeiter entsprechend den internen Anforderungen Ihres Unternehmens konfigurieren.
• Erstellen Sie eine zentrale Datenbank für alle Ihre Mitarbeiterdaten, damit jeder weiß, welche Informationen gespeichert sind und wo sie zu finden sind.
• Stellen Sie sicher, dass Informationen immer auf dem neuesten Stand sind. Mitarbeiter können ihre persönlichen Daten oder bestimmte Abschnitte ihrer persönlichen Daten bei Bedarf selbst aktualisieren.

Schritt 1: Abschnitte und Mitarbeiterattribute in Personio konfigurieren

Das Mitarbeiterprofil in Personio enthält verschiedene wichtige Abschnitte wie Personalinformationen, persönliche Daten und Daten zur Lohnabrechnung. Jeder Abschnitt enthält verschiedene Attribute, die definieren, welche Daten in diesem Abschnitt gespeichert werden sollen (z. B. Beschäftigungsart, wöchentliche Arbeitszeiten, Anstelldatum). Es gibt einige systemseitig vordefinierte Abschnitte und Attribute. Zusätzlich können Sie beliebig viele benutzerdefinierte Abschnitte und Attribute erstellen.

Hinweise
▶︎ Bevor Sie mit dem Import von Mitarbeitendendaten beginnen, müssen Sie alle Abschnitte und Attribute Ihren Bedürfnissen entsprechend erstellen und konfigurieren. 
▶︎ Abschnitte und Attribute müssen immer in der Unternehmenssprache eingerichtet werden, die unter Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen > Spracheinstellungen konfiguriert wurde. Anschließend können Sie Übersetzungen für die einzelnen Attribute in den in Personio verfügbaren Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Schwedisch oder Finnisch hinterlegen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Abschnitte zu erstellen und zu konfigurieren:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterinformationen.
2. Bearbeiten Sie die einzelen Abschnitte (links) und dazugehörigen Attribute (rechts).
3. Fügen Sie über Abschitt erstellen bei Bedarf weitere Abschnitte hinzu und klicken Sie auf Attribut hinzufügen, um innerhalb dieser Abschnitte Ihre individuellen Attribute einzurichten.
4. Bestimmen Sie den Attributnamen und wählen Sie zusätzlich die passende Art des Attributs aus.

Hinweis
Die Art eines Attributs spielt für seine Formatierung und Funktionsweise eine wichtige Rolle.

Eine Erläuterung der verschiedenen Attributstypen finden Sie in der folgenden Tabelle:

Eine Übersicht über weitere Mitarbeiter-Abschnitte und -Attribute, die sich als nützlich erwiesen haben, finden Sie zusammen mit Beispielen in unserem Helpcenter-Artikel Praxisbeispiele: Abschnitte und Attribute sowie im Artikel Wichtigste vordefinierte Attribute und ihre Funktionen.

Schritt 2: Mitarbeiterinformationen mit Hilfe unserer Excel-Vorlage erfassen

Die Excel-Vorlage DE Import von Mitarbeiterdaten (die Sie aus der Downloadliste auf der rechten Seite herunterladen können) basiert auf Ihrem Konto in der Testphase und enthält alle inbegriffenen Attribute. 

Hinweis
Alle Attribute und Optionen müssen in der Tabelle exakt so betitelt sein, wie sie auch in Ihrem Personio-Konto hinterlegt sind. Ansonsten funktioniert der Import-Prozess nicht.

Tipp
Alle Attribute, die in Personio als Auswahlliste angelegt sind, sind in den Spaltenüberschriften der Importvorlagen kursiv geschrieben.
Die ersten Zeilen der Vorlagen sind mit den zulässigen Restriktionen über ein Drop-down einsehbar.

1. Laden Sie zunächst die Excel-Vorlage herunter und lesen Sie das Arbeitsblatt mit dem Titel Hilfestellung zum Ausfüllen der Mitarbeiter-Importdatei.
2. Füllen Sie dann die Spalten mit Ihren Mitarbeiterdaten aus. Eine Zeile entspricht dabei einem Mitarbeiter, der über seine E-Mail-Adresse identifiziert wird. Gelb markierte Spalten sind Pflichtfelder, die für neue Mitarbeiterprofile ausgefüllt werden müssen, während für bestehende Mitarbeiter die E-Mail-Adresse genügt. 
3. Um die von Ihnen selbst angelegten Mitarbeiterattribute zu importieren, können Sie weitere Spalten hinzufügen.
4. Speichern Sie die vollständige Excel-Datei ab.

Hinweis
E-Mail-Adressen sind systemseitig als eindeutiges Identifikationsmerkmal definiert. Die Erfassung einer E-Mail-Adresse für jeden Mitarbeiter ist deshalb obligatorisch – und insbesondere für spätere Importe, z. B. von Gehaltsdaten, relevant. Wenn Importdateien die E-Mail-Adresse sowie ein weiteres Identifikationsmerkmal (z. B. die Personalnummer) enthalten, verwendet Personio für den Import standardmäßig die E-Mail-Adresse. Es wird jedoch nicht empfohlen, mehrere Identifikatoren gleichzeitig zu importieren.

Schritt 3: Zusätzliche Informationen für den Import

Sie können beim Ausfüllen Ihrer Importvorlage die folgenden bewährten Methoden beachten:

▶︎ Vordefinierte Attribute sind Systemattribute, die nicht umbenannt oder gelöscht werden können, weil sie mit anderen Prozessen in Personio verknüpft sind.
Tipp: Sie können einige der vordefinierten Attribute für Ihre Mitarbeiter ausblenden. Erstellen Sie neue Abschnitte und verschieben Sie Attribute dorthin. Neu erstellte Abschnitte sind für Mitarbeiter nicht sichtbar, es sei denn, Sie geben ihnen Zugriffsrechte darauf.

▶ ︎Die Excel-Vorlage kann rückwirkend mit zusätzlichen Attributen gefüllt werden. Sie müssen eine eindeutige ID und die Attribute, die Sie importieren möchten, angeben. Bereits ausgefüllte Attribute oder Systemattribute müssen nicht nochmals mit aufgenommen werden.

▶︎ Zwei Mitarbeiter können nicht als ihre gegenseitigen Vorgesetzten erfasst sein. Wenn ein Mitarbeiter (z. B. ein CEO) keinen Vorgesetzten hat, können Sie diese Spalte leer lassen.

Hinweis
Wenn in Ihrer Unternehmensstruktur Mitarbeiter mehreren Vorgesetzten unterstellt sind, müssen Sie mindestens einen Vorgesetzten importieren. Wie Sie Vorgesetzte hinzufügen, erfahren Sie in unserem Artikel Zusätzliche Vorgesetzte einrichten.

Schritt 4: Mitarbeiterdaten importieren

Nachdem nun alle Vorbereitungen getroffen wurden, können die Mitarbeiterdaten importiert werden.

Der Importprozess in Personio umfasst die folgenden Schritte:

1. Datei hochladen: Laden Sie die Datei in Ihrem Personio-Account im Bereich Import hoch. Wählen Sie als Dateityp Import von Mitarbeitenden.
2. Spalten konfigurieren: Im nächsten Schritt müssen die Spalten Ihrer Excel-Datei den entsprechenden, in Personio hinterlegten Attributen zugeordnet werden. Dafür ist es sinnvoll, wenn diese gleich oder zumindest ähnlich benannt sind.
3. Vorschau des Imports: Anschließend erhalten Sie eine Vorschau des Imports. Für den Fall, dass Fehler auftreten, haben Sie nun die Möglichkeit den Import abzubrechen und entsprechende Probleme in der Excel-Tabelle zu beheben.
4. Revisionsdatei: Sollte Ihre Importdatei falsche Formatierungen enthalten, erscheint ein Warnfeld. Über den Button Revisionsdatei downloaden können Sie eine XLS-Datei herunterladen, in der die Spalten oder Felder, die Fehler enthalten, gekennzeichnet sind. Bessern Sie diese aus und starten Sie den Import neu.

Tipp
Weitere Informationen zu Fehlern beim Import und zu deren Behebung finden Sie im Artikel Warum funktioniert der Import nicht?

Hinweis
Prüfen Sie unter Qualitätsprüfung: Personalprofil, ob alles korrekt eingerichtet ist, bevor Sie mit dem nächsten Modul weitermachen.