Schritt 1: Import von Mitarbeiterdaten

 

Der erste Schritt des initialen Setups Ihres Personio-Kontos ist das Anlegen von Mitarbeiterstammdaten. Überlegen Sie sich zunächst, welche Mitarbeiterinformationen Sie in Personio verwalten möchten, bevor Sie Daten importieren.

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Konfiguration von Mitarbeiterattributen in Personio

Mitarbeiterinformationen werden innerhalb des Mitarbeiterprofils in Sektionen und zugehörigen Attributen dargestellt. Dabei fassen Sektionen thematisch zusammenhängende Attribute zusammen. Es gibt einige systemseitig vordefinierte Sektionen und Attribute. Zusätzlich können Sie beliebig viele benutzerdefinierte Sektionen und Attribute erstellen, um die Daten zu dokumentieren, die Ihr Unternehmen benötigt.

Hinweis: Abschnitte und Attribute müssen immer in der Unternehmenssprache eingerichtet werden, die unter Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen konfiguriert wurde. Anschließend können Sie Übersetzungen für Attribute in den Sprachen speichern, die in Personio verfügbar sind: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch oder Niederländisch.

Bevor Sie mit dem Import Ihrer Daten in Personio beginnen, müssen alle zusätzlichen Mitarbeiterattribute angelegt werden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

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  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterinformationen.
  2. Bearbeiten Sie die einzelnen Sektionen (links) und dazugehörigen Attribute (rechts).
  3. Fügen Sie über Sektion erstellen bei Bedarf weitere Sektionen hinzu und klicken Sie auf Attribut hinzufügen, um innerhalb dieser Sektion Ihre individuellen Attribute einzurichten.
  4. Bestimmen Sie den Attributnamen und wählen Sie zusätzlich die passende Art des Attributs aus.Hinweis: Die Art eines Attributs spielt für seine Formatierung und Funktionsweise eine wichtige Rolle.

 

Eine Erläuterung der verschiedenen Attributstypen finden Sie in der folgenden Tabelle:

Attributstyp Erläuterung
Standard Einfaches Textfeld für kurze Texte.
Beispiel: Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern
Auswahlliste

Eine Auswahlliste ermöglicht Ihnen, die Ausprägung eines Attributs abzufragen. Sie können mögliche Ausprägungen vorab definieren.
Beispiel: Ja-/Nein-Fragen

Zahl (Ganzzahl)

Zahlen ohne Dezimalstellen.
Beispiel: Mitarbeiter-ID oder eine nationale Versicherungsnummer.

Zahl (bis zu zwei Nachkommastellen) Zahlen mit einer oder zwei Nachkommastellen (die Anzahl der Dezimalstellen bestimmen Sie, wenn Sie das Attribut anlegen).
Beispiel: Kinderfreibetrag, Geld- oder Prozentbeträge.
Datum Die Attributsausprägung ist ein Datum.
Beispiel: Geburtstag
Link Das Attribut ist ein Link.
Beispiel: LinkedIn- oder Xing-Profile Ihrer Mitarbeiter
Mehrzeiliges Textfeld

Freies Textfeld für längere Texte.
Beispiel: Nachrichten oder Kommentare

Tags 

Definieren Sie Ausprägungen eines Attributs auf die gleiche Weise wie eine Auswahlliste, aber mit der Möglichkeit, mehrere Werte gleichzeitig auszuwählen.
Beispiel: Liste der Sprachen, die ein Mitarbeiter spricht.

Eine Übersicht über weitere Mitarbeiter-Sektionen und -attribute, die sich als nützlich erwiesen haben, finden Sie zusammen mit Beispielen in unserem Helpcenter-Artikel über Best Practices: Sektionen und Attribute.

 

Erfassung von Mitarbeiterinformationen mithilfe unserer Excel-Vorlage

Die Excel-Vorlage DE Upload von Mitarbeiterdaten (die Sie aus der Downloadliste auf der rechten Seite herunterladen können) basiert auf Ihrem Konto in der Testphase und enthält alle inbegriffenen Attribute.

Hinweis: Alle Attribute und Optionen müssen in der Tabelle exakt so betitelt sein, wie sie auch in Ihrem Personio-Konto hinterlegt sind. Ansonsten funktioniert der Import-Prozess nicht.
In älteren Konten heißt das Attribut Nationalität noch Staatsangehörigkeit.

Tipp: Alle Attribute, die in Personio als Auswahlliste angelegt sind, sind in den Spaltenüberschriften der Importvorlagen kursiv geschrieben.
Die ersten Zeilen der Vorlagen sind mit den zulässigen Restriktionen über ein Drop-Down einsehbar.

  1. Laden Sie zunächst die Excel-Vorlage herunter und lesen Sie das Arbeitsblatt mit dem Titel Hilfestellung zum Ausfüllen der Mitarbeiter-Importdatei.
  2. Füllen Sie dann die Spalten mit Ihren Mitarbeiterdaten. Eine Zeile entspricht dabei einem Mitarbeiter, der über seine E-Mail-Adresse identifiziert wird. Pflichtspalten sind gelb markiert und müssen zwingend ausgefüllt werden.
    employee-import-template_de.png
  3. Um die von Ihnen selbst angelegten Mitarbeiterattribute zu importieren, können Sie weitere Spalten hinzufügen.
  4. Speichern Sie die vollständige Excel-Datei ab.

Hinweis: E-Mail-Adressen sind systemseitig als eindeutiges Identifikationsmerkmal definiert. Die Erfassung einer E-Mail-Adresse für jeden Mitarbeiter ist deshalb obligatorisch – und insbesondere für spätere Importe, z. B. von Gehaltsdaten, relevant. Wenn Importdateien die E-Mail-Adresse sowie ein weiteres Identifikationsmerkmal (z. B. die Personalnummer) enthalten, verwendet Personio für den Import standardmäßig die E-Mail-Adresse. Es wird jedoch nicht empfohlen, mehrere Identifikatoren gleichzeitig zu importieren.


Wollen Sie nachträglich weitere Attribute über einen Import befüllen, so reicht es aus, wenn Ihre Excel-Vorlage eine eindeutige ID, z. B. die E-Mail-Adresse, und das zu importierende Attribut bzw. die zu importierenden Attribute enthält. Die bereits ausgefüllten oder Systemattribute müssen nicht mehr in der Liste aufgenommen werden.

Erläuterung der Spalten (nur Vordefinierte Attribute)

Spaltenname Pflichtspalte  Zulässige Werte  Erläuterung
Vorname Ja Text  
Nachname Ja Text  
Gender Ja "männlich" oder "weiblich" oder "divers"  
Email Ja Email Adresse Email Adresse
Status Ja "aktiv", "inaktiv" oder "onboarding"

aktiv = Mitarbeiter ist aktuell in Ihrem Unternehmen beschäftigt

inaktive = Ehemaliger Mitarbeiter

onboarding = neuer Mitarbeiter, vor dem Anstelldatum

Hinweis: Ein weiterer Status ist „Auszeit“. Dieser kann jedoch nicht importiert werden. Erfahren Sie hier, wie Sie für Mitarbeiter Auszeiten planen.

Anstellungsart Ja „intern“, „extern“

intern = Echter Mitarbeiter

extern = Externer wie z.B. Freelancer oder Lohabrechner (für Zugriff auf Lohnbuchhaltung)

Anstelldatum Ja Datum Vertragsbeginn / Anstelldatum des Mitarbeiters
Vorgesetzter Empfohlen Email Adresse

E-Mail-Adresse des direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters

Wichtig: Der Vorgesetzte muss selbst auch als Mitarbeiter zur Vorlage hinzugefügt werden.

Gesellschaft empfohlen, falls vorhanden Text Namen der Gesellschaften
Standort Empfohlen Text Standort / Büro des Mitarbeiters,  z.B. "München"
Abteilung Empfohlen Text Abteilung des Mitarbeiters, z.B. "Management"
Position Empfohlen Text Titel/ Position des Mitarbeiters, z.B. "Buchhalter"
Vertragsende Optional Datum

Enddatum des Vertrags, falls befristet

Austrittsdatum Optional Datum

Offizielles Austrittsdatum eines Mitarbeiters

Kostenstelle  optional  Text

Name der Kostenstelle, zu der der Mitarbeiter gehört 

Dauer Probezeit Optional Zahl Dauer der Probezeit des Mitarbeiters in Monaten (leer, falls keine Probezeit)
Weekly hours Empfohlen Zahl Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden

 

Mitarbeiterdaten importieren

Nachdem nun alle Vorbereitungen getroffen wurden, können die Mitarbeiterdaten importiert werden.

imports-employee-bulk-import_de.gif

 

Der Importprozess in Personio umfasst die folgenden Schritte:

  1. Datei hochladen: Laden Sie in Ihrem Personio Konto im Bereich Import die Datei hoch. Wählen Sie als Dateityp Upload von Mitarbeitern.
  2. Spalten konfigurieren: Im nächsten Schritt müssen die Spalten Ihrer Excel-Datei den entsprechenden, in Personio hinterlegten Attributen zugeordnet werden. Dafür ist es sinnvoll, wenn diese gleich oder zumindest ähnlich benannt sind.
  3. Vorschau des Imports: Anschließend erhalten Sie eine Vorschau des Imports. Für den Fall, dass Fehler auftreten, haben Sie nun die Möglichkeit den Import abzubrechen und entsprechende Probleme in der Excel-Tabelle zu beheben.
  4. Revisionsdatei: Sollte Ihre Importdatei falsche Formatierungen enthalten, erscheint ein Warnfeld. Über den Button Revisionsdatei herunterladen können Sie eine XLS-Datei herunterladen, in der die Spalten oder Felder, die Fehler enthalten, gekennzeichnet sind. Bessern Sie diese aus und starten Sie den Import neu. Weitere Informationen zu Fehlern beim Import und zu deren Behebung finden Sie im Artikel Warum funktioniert der Import nicht?

Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen gerne behilflich. Wenn Sie einen Datenimport planen und unsere Hilfe brauchen, wenden Sie sich an unser Serviceteam über den Bereich Antworten finden; diesen erreichen Sie in Personio über Hilfe > Support und Updates > Antworten finden.

 

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