In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Benutzern in Personio Conversations, über die Zuweisung von Rollen und wie Sie externe Benutzer einbeziehen.
Arten von Nutzenden in Conversations
Conversations unterscheidet zwischen zwei Arten von Nutzenden – spezialisierte Personen und Anfragende.
Spezialisierte Person
Eine spezialisierte Person ist in der Regel ein Mitglied des Teams, das interne Dienstleistungen erbringt und Anfragen von Mitarbeitenden entgegennimmt und bearbeitet. Dies ist in der Regel jemand aus Ihrem HR-, Finanz-, Rechts-, Büro-IT- oder Managementteam. Diesen Personen wurde die Rolle spezialisierte Person zugewiesen, und sie haben daher Zugriff auf den Reiter Conversations in der Hauptnavigationsleiste, wenn sie bei Personio angemeldet sind.
Anfragende Person
Hinweise
▶︎ Wenn eine anfragende Person eine Anfrage einreicht, werden ihre Mitarbeiterinformationen unter dem Reiter Anfragende Person des dann erstellten Tickets angezeigt. So kann der Experte Informationen wie Name, Rolle und Abteilung usw. einsehen. Sie können auf den Link im Namen des Mitarbeiters klicken, um einfach zu seinem Mitarbeiterprofil in Personio zu navigieren.
▶ ︎Die Mitarbeiterattribute, die Sie unter dem Reiter Anfragende Person sehen können, hängen davon ab, welche Attribute derzeit über die API-Zugriffsdaten in Personio ausgewählt sind. Um zu verwalten, welche Attribute unter dem Reiter Anfragende Person sichtbar sind, und um den Datenschutz zu gewährleisten, lesen Sie unseren Artikel zur Implementierung von Conversations.
Eine anfragende Person ist jemand, der Anfragen an Conversations schickt, jedoch keine Anfragen entgegennimmt oder bearbeitet. Darunter fallen die meisten Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen. Conversations lässt sich in Slack und Microsoft Teams integrieren (E-Mail ist standardmäßig aktiviert) und bietet Mitarbeitenden so eine zentrale Stelle, an der sie Anfragen über ihre gewohnten Kanäle stellen können.
Wie Rollen zugewiesen werden
Während der Implementierung weist Ihr Professional Services Manager einer bestimmten Person in Ihrem Unternehmen die Rolle spezialisierte Person zu – dies ist wahrscheinlich der Kontoinhaber oder Vertragsverantwortliche. Wir empfehlen dringend, dass diese Person auch Admin ist, da sie in Personio die Rolle einer „spezialisierten Person für Conversations“ anlegen muss. Diese erste spezialisierte Person kann dann die Rolle spezialisierte Person anderen Mitarbeitenden zuweisen.
Allen Mitarbeitenden wird automatisch die Rolle einer anfragenden Person zugewiesen, sobald Sie Conversations implementiert haben.
Die folgende Tabelle zeigt, wie die beiden Rollen zugewiesen werden und welche Zugriffsrechte jede Rolle beinhaltet.
| Rolle | Zugewiesen von | Rechte |
| Spezialisierte Person |
Erste spezialisierte Person: zugewiesen vom Professional Services Manager bei Personio Alle weiteren spezialisierten Personen: von der ersten spezialisierten Person |
Die spezialisierte Person hat Zugriff auf Conversations in Personio, kann Teams anlegen und bearbeiten und neue spezialisierte Personen hinzufügen
|
| Anfragende Person | Automatisch | Die anfragende Person kann Anfragen über Slack, Microsoft Teams und E-Mail senden |
Wie die Rolle spezialisierte Person zugewiesen wird
Um einem Mitarbeitenden die Rolle einer spezialisierten Person zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Folgen Sie den Anweisungen im Artikel Mitarbeitendenrollen anlegen und verwalten, um eine individuelle Mitarbeitendenrolle mit dem Namen „spezialisierte Person für Conversations“ anzulegen. Hinweis: Nur Mitarbeitende mit Adminrechten können individuelle Rollen anlegen.
- Fügen Sie den entsprechenden Mitarbeitenden zu dieser Rolle hinzu und definieren Sie die dazugehörigen Zugriffsrechte im Bereich Conversations als „Ansicht: Alle“.
- Sobald dem Mitarbeitenden in Personio die Rolle einer spezialisierten Person zugewiesen wurde, müssen Sie ihn als Nutzenden zu Conversations einladen. Gehen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio zu Conversations. Conversations wird in einem neuen Fenster geöffnet.
- Gehen Sie in Conversations zu Einstellungen > Nutzende > Nutzende einladen.
Nachdem der Mitarbeitende die Einladung angenommen hat, hat er Zugriff auf Conversations in Personio und kann Anfragen bearbeiten.
Externe Nutzende in Anfragen einbeziehen
Mit Conversations können Sie auch externe Nutzende als einmalige Kooperationspartner in Antworten und internen Notizen einbinden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Überblick über Personio Conversations unter der Überschrift Externe Zusammenarbeit.
Mit Conversations können Sie auch mit Nutzenden kommunizieren, die keine E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens haben. Wenn ein externer Nutzender beispielsweise eine E-Mail an Ihre Unternehmens-Domain sendet, können Sie diese in eine Anfrage in Conversations umwandeln. Anfragen können auch von externen Kooperationspartnern innerhalb Ihres Slack-Workspace entgegengenommen werden.
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