Dieser Artikel bietet eine Einführung in den Dokumenten-Hub in Personio. Dies ist der Hauptbereich zum Anzeigen, Organisieren und Verwalten von Mitarbeitendendokumenten für Ihr Unternehmen.
Zugriff auf den Dokumenten-Hub
Um auf den Dokumenten-Hub zuzugreifen, wählen Sie in der linken Seitenleiste Dokumente aus. Dieser Abschnitt ist für Benutzer mit Anzeigeberechtigungen für den Dokumenten-Hub verfügbar.
Welche Dokumente im Dokumenten-Hub für Sie sichtbar sind, wird durch Ihre Berechtigungen gesteuert: Sie können Dokumente nur dann sehen oder bearbeiten, wenn Sie über die Berechtigung für die entsprechenden Kategorien und Mitarbeitenden verfügen.
Dokumente ansehen
Tabellenansicht
Der Dokumenten-Hub zeigt alle Dokumente in Ihrem Unternehmen an, für die Sie über Anzeigeberechtigungen verfügen. Die Dokumente erscheinen in Tabellenform. Verwenden Sie die Suchleiste, um den Namen eines bestimmten Dokuments einzugeben. Oder wechseln Sie mithilfe der Optionen auf der linken Seite des Fensters zwischen verschiedenen Ansichten:
| Anzeigen | Beschreibung |
|---|---|
| Alles | Zeigt alle Dokumente an, für die Sie die Zugriffsberechtigung haben. |
| Kategorien | Wählen Sie eine Kategorie aus, um nur die Dokumente anzuzeigen, die dieser Kategorie zugeordnet sind. |
| Gespeicherte Ansichten | Erstellen und speichern Sie Ihre eigenen individuellen Ansichten, indem Sie die anzuzeigenden Spalten, ihre Sortierreihenfolge und Filter auswählen. |
Dokumente sortieren und filtern
Dokumente sortieren
Klicken Sie auf einen Spaltennamen, um dessen Optionen anzuzeigen. Je nach Spaltentyp können Sie zwischen aufsteigender und absteigender Sortierung wählen oder die Sortierung aus der Tabellenansicht ausblenden.
Verwenden Sie die Sortieroption, um Ihre Dokumentenansicht anzupassen. Die folgende Tabelle zeigt die Sortiermöglichkeiten.
| Sortieroptionen | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Sortiert die Dokumente alphabetisch nach ihrem Namen. Dokumentnamen, die mit Zahlen beginnen, werden in der aufsteigenden Ansicht zuerst angezeigt. |
| Datum | Sortiert die Dokumente nach ihrem Erstellungsdatum in aufsteigender oder absteigender Ansicht. |
Dokumente filtern
Klicken Sie auf Filter, um Regeln zu erstellen, die festlegen, welche Dokumente in der Tabelle angezeigt werden. Kombinieren Sie mehrere Regeln, um die Ansicht weiter zu definieren. Zu den verfügbaren Filtern gehören:
- Kategorie: Wählen Sie eine oder mehrere Dokumentkategorien aus.
- Ersteller: Wählen Sie Nutzende aus, die Dokumente erstellt haben.
- Empfänger: Wählen Sie Nutzende mit Dokumenten in ihrem Profil aus.
Sie können Filteransichten zur späteren Verwendung speichern.
Dokumentansichten anpassen
Spalten anpassen
Sie können die Dokumentenliste individuell anpassen, indem Sie je nach Ihren Bedürfnissen Spalten hinzufügen, entfernen und neu anordnen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen:
- Gehen Sie zu Dokumente.
- Klicken Sie auf den Reiter Spalten . Es wird eine Liste mit Spaltenüberschriften angezeigt.
- Klicken Sie auf den Umschalter neben dem Namen einer Spalte, um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu aktivieren oder zu deaktivieren.
- Ziehen Sie Spaltennamen per Drag & Drop, um ihre Reihenfolge in der Tabellenansicht zu ändern. Die Spalten am oberen Ende der Liste werden in der Tabelle links angezeigt, die Spalten am unteren Ende rechts.
Die Tabelle enthält jetzt nur noch die aktivierten Spalten. Deaktivierte Spalten werden am Ende der Liste angezeigt. Sie können sie jederzeit wieder aktivieren.
Filter anwenden
Mithilfe der Filterfunktion können Sie die Tabellenansicht anhand bestimmter Kriterien verfeinern. Sie können Filter kombinieren, um eine Ansicht so spezifisch wie nötig zu gestalten. Sie können die Filter speichern, um eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen, die für Ihre Arbeit relevant ist und die Sie später verwenden können. So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht im Dokumenten-Hub:
- Gehen Sie zu Dokumente.
- Klicken Sie auf Filter.
- Definieren Sie den Regelsatz, um anzugeben, welche Dokumente in der Tabelle angezeigt werden sollen. Beispiel: „Kategorie entspricht Attesten“. Sie können mehrere Regeln hinzufügen.
- Klicken Sie auf Sortieren, um eine Sortieroption für die Anzeige der Bestelldokumente in der Tabelle auszuwählen.
- Wenn Sie mit der Ansicht zufrieden sind, klicken Sie auf Aktuelle Ansicht speichern. Geben Sie ihr einen Namen und speichern Sie sie.
Ihre individuelle Ansicht wird links unter Gespeicherte Ansichten angezeigt. Diese Ansicht können Sie zukünftig auswählen.
Bearbeiten einer benutzerdefinierten Ansicht
Sobald Sie eine individuelle Ansicht erstellt haben, können Sie sie jederzeit bearbeiten. Sie können den Namen ändern, sie löschen oder die auf die Ansicht angewendeten Filter ändern.
- Wenn Sie die Ansicht umbenennen oder löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Ansichtsnamen und klicken Sie dann auf die drei Punkte. Klicken Sie auf Umbenennen oder Löschen.
- Aktualisieren Sie die Konfiguration der gespeicherten Ansicht. Diese Aktion ändert die Art der Anzeige der Elemente in dieser Ansicht.
- Die benutzerdefinierte Ansicht wird unter Gespeicherte Ansichten angezeigt.
Dies hilft Ihnen, sich auf die für Ihre Arbeit relevantesten Informationen zu konzentrieren.
Dokumente im Dokumenten-Hub verwalten
Erfahren Sie, wie Sie Dokumente Ihres Unternehmens im Dokumenten-Hub verwalten können.
Mehr Informationen
- Erfahren Sie, wie Sie Dokumentkategorien und Berechtigungen für Ihr Unternehmen im Dokumenten-Hub verwalten.
- Weitere Einzelheiten finden Sie unter Dokumentensicherheit und Zugriffskontrollen.