Zugriffsrechte im Detail

 

 

Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, welche Bereiche Sie in Personio über Zugriffsrechte steuern können und wie sich die Einstellungen für Ihre Mitarbeiter hinsichtlich der Ansicht bzw. Bearbeitungsmöglichkeiten auswirken.

Zugriffsrechte können ausschließlich von Administratoren konfiguriert werden. Navigieren Sie hierfür auf Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen und wählen Sie eine Rolle aus. Klicken Sie auf den Reiter Zugriffsrechte, um die entsprechenden Zugriffsrechte aufzurufen und anzupassen. Weitere Informationen zur Verwaltung von Mitarbeiterrollen finden Sie im Artikel Mitarbeiterrollen anlegen und verwalten.

Beachten Sie, dass sich Zugriffsrechte in Ansichts-, Vorschlags- und Bearbeitungsrechte unterteilen. Weitere Informationen über Zugriffsrechte und Bereiche finden Sie in unserem Artikel Zugriffsrechte allgemein.

 

Personaldaten

Dieser Bereich bezieht sich auf den Reiter Informationen im Mitarbeiterprofil. Definieren Sie für jeden Bereich gesonderte Zugriffsrechte. Zukünftige Änderungen können nur von Personen mit Bearbeitungsrechten vorgenommen werden.

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Löhne & Gehälter

Definieren Sie Zugriffsrechte auf den Reiter Gehalt im Mitarbeiterprofil.

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Anwesenheit

Definieren Sie Zugriffsrechte auf den Reiter Anwesenheit

Wenn Mitarbeitern ein Bearbeitungs- oder Vorschlagsrecht zugewiesen wird, können sie ihre täglichen Arbeitszeiten in der Anwesenheitsliste selbstständig erfassen. Wenn für das Vorschlagsrecht ein entsprechender Genehmigungsprozess eingerichtet wird, müssen Eintragungen bestätigt werden, ehe sie gespeichert werden.

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Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter ihr Überstundenkonto bearbeiten können, wenn ihnen ein Bearbeitungsrecht zugewiesen wird.

 

Dokumente

Dieser Bereich bezieht sich auf den Reiter Dokumente im Mitarbeiterprofil. Definieren Sie gesonderte Zugriffsrechte für jede Dokumentkategorie.

Wenn Sie Ansichtsrechte zuweisen, können Mitarbeiter Dokumente herunterladen. Vorschlagsrechte ermöglichen es ihnen darüber hinaus, Dokumente hochzuladen, und mit Bearbeitungsberechtigung können sie außerdem Dokumentvorlagen nutzen und Dokumente löschen.

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Beachten Sie, dass Mitarbeiter Vorschlagsrechte für die Dokumentenkategorie Performance benötigen, um bei der Erstellung von Feedback-Formularen Dokumente hochladen zu können.

 

Onboarding

Definieren Sie Zugriffsrechte auf den Reiter Onboarding im Mitarbeiterprofil.

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Mitarbeiter, die nur die ihnen zugewiesenen Onboarding-Aufgaben sehen und erledigen sollen, brauchen weder Ansichts- noch Bearbeitungsrechte.

 

Performance-Daten

Definieren Sie Zugriffsrechte auf den Reiter Performance im Mitarbeiterprofil.

Zum Schreiben oder Bearbeiten von Feedback benötigen Mitarbeiter Bearbeitungsrechte für die Performance-Daten. Jedoch können Mitarbeiter von anderen veröffentlichtes Feedback in ihrem eigenen Profil sehen, wenn sie mindestens das Ansichtsrecht besitzen. Mit diesem Recht können sie Feedback allerdings nicht bearbeiten.

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Symbol mit den drei Punkten

Um die Option Konto verwalten aufrufen zu können, benötigen Mitarbeiter Ansichtsrechte für den Bereich Konto verwalten. Um Einladungs-E-Mails oder E-Mails zum Zurücksetzen eines Passworts versenden zu können, benötigen sie Bearbeitungsrechte. 

Um die Option Erinnerung setzen aufrufen zu können, benötigen Mitarbeiter Vorschlagsrechte für den Bereich Notizen und Ansichtsrechte für den Bereich Konto verwalten.

Um die Option Arbeitsverhältnis aussetzen aufrufen zu können, benötigen Mitarbeiter Bearbeitungsrechte für den Bereich, dem das Status-Attribut zugewiesen wurde (Persönliche Daten, Personalinformationen ...).

Um die Option Arbeitsverhältnis beenden aufrufen zu können, benötigen Mitarbeiter Bearbeitungsrechte für den Bereich, dem das Status-Attribut zugewiesen wurde (Persönliche Daten, Personalinformationen ...).

Die Option Profil löschen ist nur für Administratoren sichtbar.

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Datenexporte

Definieren Sie Zugriffsrechte für den Export von Unternehmensdaten. Nur Mitarbeiter mit Bearbeitungsrechten können einen neuen Datenexport anfordern.

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Beachten Sie, dass Nutzer mit Ansichtsrechten für Datenexporte alle generierten Exporte sehen können, selbst wenn sie in Personio keinen Zugriff auf die eigentlichen Daten haben.

 

Berichte

Definieren Sie Zugriffsrechte auf den Bereich Berichte

Richten Sie über den Zugriffsbereich Speziell individuelle Filter ein, um die Daten einzuschränken, welche in den Berichten angezeigt werden.

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Abwesenheit

Definieren Sie Zugriffsrechte auf den Reiter Abwesenheit im Mitarbeiterprofil. Beachten Sie, dass mit dem Bearbeitungsrecht das Abwesenheitskontingent nicht verändert werden kann. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den Administrator.

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Mitarbeiter-Historie

Definieren Sie den Zugriff auf den Reiter Historie des Mitarbeiterprofils. Sobald einer Rolle mindestens das Ansichtsrecht auf den Bereich Übersicht zugewiesen ist, wird dieser Reiter für Mitarbeiter mit der entsprechenden Rolle angezeigt. Ansichtsrechte für die Detailansicht geben auch Zugriff auf eine tabellarische Auflistung vergangener Attributsänderungen. Mit dem Bearbeitungsrecht können darüber hinaus neue Einträge in der Historie erstellt oder bestehende Einträge umdatiert werden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Mitarbeiterhistorie.

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Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter in der Detailansicht nur Attribute sehen oder bearbeiten können, für die sie sowohl Ansichts- als auch Bearbeitungsrechte haben. Zudem ist der Zugriff auf die Detailansicht vom Zugriff auf die Übersicht abhängig. 

 

Abwesenheiten / Urlaubskonto Historie

Definieren Sie Zugriffsrechte auf den Link Urlaubskonto anzeigen des Reiters Abwesenheit im Mitarbeiterprofil. Hier können die Urlaubskontingente sowie manuelle Anpassungen seit Anstelldatum eines Mitarbeiters eingesehen werden.

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Lohnbuchhaltung

Definieren Sie Zugriffsrechte auf den Bereich Lohnbuchhaltung Zugriffsrechte können pro Gesellschaft vergeben werden.

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Account-Konfiguration

Definieren Sie Zugriffsrechte auf die einzelnen Bereiche innerhalb der Einstellungen. Hier können Sie gesonderte Rechte für die einzelnen Bereiche, wie zum Beispiel Abwesenheit, in Personio vergeben. 

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Mitarbeiter-Notizen

Definieren Sie Zugriffsrechte auf den Reiter Notizen im Mitarbeiterprofil. Mitarbeiter-Notizen setzen sich aus Notizen und individuellen Erinnerungen zusammen. 

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Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter zusätzlich mindestens ein Ansichtsrecht auf den Bereich Konten verwalten benötigen, um individuelle Erinnerungen einzusehen.

 

Recruiting 

Definieren Sie für den Bereich Recruiting Zugriffsrechte. Mit der Vergabe eines Zugriffsrechts wird der Zugriff auf alle Stellen, die Bewerberprofile und die Zuzuweisenden Nachrichten ermöglicht. Mitarbeiter können auch unabhängig von diesem Zugriffsrecht in Bewerbungsprozesse integriert werden.

Bitte verwechseln Sie dieses Recht nicht mit dem Recht, das für die Recruiting Konfiguration verbunden ist, welches unter Konto-Konfiguration eingestellt werden kann.

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Mitarbeiter hinzufügen

Definieren Sie Zugriffsrechte auf die Option Mitarbeiter hinzufügen in der Mitarbeiterliste. Entscheiden Sie des Weiteren, ob Sie auch die Berechtigung zur Zuweisung bestehender Mitarbeiterrollen vergeben möchten.

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Orgchart-Ansicht

Definieren Sie Zugriffsrechte auf den Bereich Orgchart-Ansicht, der über die Mitarbeiterliste verfügbar ist.

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Um auf die Orgchart-Ansicht zugreifen zu können, müssen Sie Mitarbeitern das Ansichtsrecht für den Bereich Orgchart gewähren.

Beachten Sie, dass Mitarbeiter eventuell weitere Zugriffsrechte benötigen, um die Orgchart Ansicht aufrufen zu können: 

Um andere Mitarbeiter sehen zu können, sind mindestens Ansichtsrechte für das öffentliche Profil der betreffenden Mitarbeiter notwendig. Wenn auch Mitarbeiter in Auszeit sowie die ihnen direkt und indirekt unterstellten Mitarbeiter angezeigt werden sollen, müssen außerdem mindestens Ansichtsrechte für die Sektion gewährt werden, in dem sich das Attribut Status befindet (dies ist meist die Sektion Personalinformationen).

Wenn alle Filteroptionen für Gesellschaft (sofern aktiviert), Abteilung, Standort und Team verfügbar sein sollen und ein Mitarbeiter dafür keine Zugriffsrechte hat, müssen zusätzlich Ansichtsrechte für die Sektionen erteilt werden, in denen sich diese Attribute befinden.

 

Benutzerdefinierte Berichte

Definieren Sie Zugriffsrechte auf Benutzerdefinierte Berichte

Mit dem Ansichtsrecht können Mitarbeiter alle erstellten benutzerdefinierten Berichte und alle darin enthaltenen Daten einsehen, unabhängig davon, ob sie Zugriff auf ein bestimmtes Attribut haben.

Mit dem Bearbeitungsrecht können Mitarbeiter selbst benutzerdefinierte Berichte erstellen und Attribute für die Berichte wählen.

Beachten Sie, dass Sie Ihren Mitarbeitern anhand von Zugriffsrechten nur Zugriff auf den gesamten Bereich Benutzerdefinierte Berichte geben können. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf einen einzelnen benutzerdefinierten Bericht geben möchten, können Sie dies über das Fenster Optionen zum Teilen tun. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel So geben Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf benutzerdefinierte Berichte.

 

Importe

Definieren Sie den Zugriff auf globale Massenuploads von Dokumenten für Mitarbeiter, denen die aktuell ausgewählte Rolle zugewiesen ist, anhand der Option Dokumente Importieren

Mitarbeiter mit dieser Berechtigung können auf dem Importbereich Ihres Kontos zugreifen und Dokumente für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens hochladen. Der Zugriff auf die importierten Dateien folgt jedoch regulär den Zugriffsrechten, die für den Bereich Dokumente definiert sind.

 

Workflow-Übersicht

Definieren Sie den Zugriff auf den Workflow Hub und das Workflow Dashboard-Widget.

Mitarbeiter mit diesem Recht können die meisten Funktionen und Widgets sehen und nutzen, die sowohl Teil des Workflow Hub als auch des Workflow Dashboard-Widgets sind.

Das Widget Aktive Unterschriften oder das Symbol für die Einstellungen innerhalb der einzelnen Widgets wird ihnen jedoch nicht angezeigt, da diese Funktionen auf Administratoren beschränkt sind.

 

Performance & Entwicklung

Legen Sie die Einstellungen für den Zugriff auf den Bereich Performance & Entwicklung fest. Sie können Zugriffsrechte für den Bereich Zeiträume (unter Performance), den Bereich Schulungen oder für beide Bereiche vergeben. Mitarbeiter mit Bearbeitungsrechten können Beurteilungszeiträume, Schulungen und Schulungssitzungen erstellen und verwalten. Beachten Sie dass für den Zugriff auf die Erstellung von Formularvorlagen für Performance-Feedback weiterhin Administratorrechte erforderlich sind.

 

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