Dieser Artikel erklärt, wie Sie Zugriffsrechte in Personio verwenden. Mit Zugriffsrechten können Sie Mitarbeitenden mehr oder weniger Zugriff auf verschiedene Bereiche von Personio gewähren. Die Verwaltung dieser Rechte schützt vertrauliche Informationen und stellt sicher, dass Mitarbeitende über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Zugriffsrechte anzeigen und verwalten

Sie verwalten Zugriffsrechte in Personio über die Mitarbeitendenrollen. Um diese Rechte anzuzeigen und zu ändern:

1. Gehen Sie im Hauptnavigationsmenü zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Mitarbeitendenrollen.
3. Wählen Sie die Mitarbeitendenrolle, die Sie ändern möchten.
4. Klicken Sie auf Zugriffsrechte.

Nachdem Sie die Zugriffsrechte konfiguriert haben, können Sie die Einstellungen überprüfen. Loggen Sie sich dazu über die Profilseite einer mitarbeitenden Person bei ihrem Personio-Account ein.

Zugriffsrechte verstehen

Zugriffsrechte steuern, welche Informationen Mitarbeitende sehen oder ändern können. Personio unterteilt Zugriffsrechte in zwei Kategorien:

• Personaldaten: alle Rechte für den Zugriff auf Mitarbeitendendaten.
• Konfigurationen: alle Rechte für Personio-Anwendungen und Unternehmenseinstellungen.

Jede Kategorie beinhaltet Abschnitte und Unterabschnitte. Den Zugriff von Mitarbeitenden auf diese Informationen steuern Sie mit Hilfe von Zugriffsebenen und -bereichen.

Zugriffsebenen

Zugriffsebenen bestimmen, ob Mitarbeitende Daten sehen, vorschlagen oder bearbeiten können. Mit diesen drei Zugriffsrechten können Sie unterschiedliche Zugriffsebenen gewähren.

Ansicht	Mitarbeitende können die Daten sehen.
Vorschläge	Mitarbeitende können Änderungen an den Daten vorschlagen und zur Genehmigung einreichen. Wenn Sie diese Art von Zugriffsrecht auswählen, müssen Sie einen Genehmigungsprozess konfigurieren.
Bearbeiten	Mitarbeitende können die Daten ohne Genehmigung bearbeiten. Eine Warnung informiert Sie, wenn Sie Zugriffsrechte für sensible Daten gewähren.

Zugriffsbereiche

Zugriffsbereiche definieren, auf welche Informationen Mitarbeitende Zugriff haben. Sie können entscheiden, für welche Gruppen von Mitarbeitenden die einzelnen Zugriffsrechte gelten sollen.

Eigener	Eigene Daten von Mitarbeitenden.
Berichtslinie	Alle Mitarbeitenden, die einer Führungskraft direkt oder indirekt zugeordnet sind. Die eigenen Daten der mitarbeitenden Person sind hierbei nicht enthalten.
Speziell	Eine spezielle Auswahl an Mitarbeitenden, die Sie mithilfe von Filtern definieren. Individuelle Zugriffsrechte ersetzen nicht das Zugriffsrecht Alles. Sie können bestimmte Mitarbeitende nicht mit Hilfe von individuellen Filtern vom Zugriffsrecht Alles ausschließen. Die eigenen Daten der mitarbeitenden Person sind hierbei nicht enthalten.
Alle	Alle Mitarbeitenden. Die eigenen Daten der mitarbeitenden Person sind hierbei nicht enthalten.

Zugriffsrechte und Mitarbeitendenrollen verstehen

Sie verwalten Zugriffsrechte in Personio über die Mitarbeitendenrollen. Personio hat zwei Arten von Mitarbeitendenrollen: vordefinierte und individuelle Rollen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Mitarbeitendenrollen verwalten.

Art der Rolle	Name der Rolle	Beschreibung
Vordefinierte Rolle	Alle Mitarbeitenden	Diese Rolle gilt automatisch für alle neuen und aktiven Mitarbeitenden. Sie beinhaltet einen grundlegenden Satz von Zugriffsrechten.
	Admin-Rolle (oder Rollen mit Admin-Rechten)	Diese Rolle beinhaltet volle Zugriffsrechte. Sie können diese Zugriffsrechte nicht ändern.
Individuelle Rolle	Beispiele: „HR-Führungskraft“ "Management" „Praktikum“	Diese Rollen können Sie erstellen und bestimmten Mitarbeitenden zuweisen. Sie haben die gleichen Rechte wie die Rolle Alle Mitarbeitenden, und Sie können bei Bedarf zusätzliche Rechte hinzufügen.

Personaldaten

Dieser Abschnitt bezieht sich auf Zugriffsrechte für personenbezogene und sensible Daten. Alle Zugriffsrechte in den Unterabschnitten gelten für die Mitarbeitenden, die durch Zugriffsbereiche definiert sind.

Persönliche Daten

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Reiter Informationen im Mitarbeitendenprofil. Dieser beinhaltet den Zugriff auf Profilfotos, das letzte Login-Datum und den Status der E-Mail Einladung.

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Mitarbeitende können den Reiter Informationen sehen.	Mitarbeitende können Änderungen unter dem Reiter Informationen zur Genehmigung einreichen. Diese Änderungen können sofort wirksame oder geplante Änderungen sein.	Mitarbeitende können unter dem Reiter Informationen Änderungen einreichen. Diese Änderungen können sofort wirksame oder geplante Änderungen sein.

 

Angaben zum Gehalt

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Reiter Gehalt im Mitarbeitendenprofil.

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Mitarbeitende können den Reiter Gehalt sehen.	N/A	Mitarbeitende können unter dem Reiter Gehalt Änderungen vornehmen.

 

Anwesenheitsdaten

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Reiter Anwesenheit im Mitarbeitendenprofil.

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Mitarbeitende können auf Folgendes im Ansichtsmodus zugreifen: Der Reiter Anwesenheit Der Bereich Zeiterfassung Zur Zeiterfassung kann nur ein gemeinsam genutztes Gerät verwendet werden.	Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit folgendermaßen erfassen: Der Reiter Anwesenheit Der Bereich Zeiterfassung Das Widget Zeiterfassung auf der Startseite Außerdem können sie ihre Zeiteinträge bearbeiten, es sei denn, Sie wenden Einschränkungen für die Zeiterfassung an. Ihr Unternehmen arbeitet bei der Zeiterfassung möglicherweise mit Genehmigungen. Wenn dies der Fall ist, sendet Personio jeden Zeiteintrag zur Genehmigung, wenn Mitarbeitende Zeiten erfasst oder bearbeitet haben.	Mitarbeitende können Folgendes tun: Arbeitszeiten unter dem Reiter Anwesenheit eingeben und die Genehmigung überspringen. Beschränkungen für die Zeiterfassung umgehen. Arbeitszeitmodell und Überstundenkonto ändern. Auch wenn Mitarbeitende Bearbeitungsrechte haben, können sie Anwesenheitsanfragen nicht genehmigen, es sei denn, Sie haben sie zuvor über die Genehmigungseinstellungen als genehmigende Personen festgelegt.

 

Dokumente

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Reiter Dokumente im Mitarbeitendenprofil. Sie müssen für jede Dokumentkategorie separate Zugriffsrechte konfigurieren.

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Mitarbeitende können Dokumente in den Reiter Dokumente herunterladen.	Mitarbeitende können Dokumente in den Reiter Dokumente hochladen.	Mitarbeitende können Folgendes tun: Dokumente hochladen, bearbeiten und löschen. Dokumente mit Hilfe von Dokumentvorlagen erstellen.  Elektronische Unterschriften für Dokumente anfordern.

 

Onboarding

Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Reiter Onboarding und Offboarding im Mitarbeitendenprofil. Standardmäßig können Mitarbeitende ihre Onboarding-/ Offboarding-Aufgaben sehen und erledigen.

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Mitarbeitende können alle On-/Offboarding-Schritte der On-/Offboarding-Vorlage sehen.	N/A	Mitarbeitende können Onboarding-/Offboarding-Schritte aus der Vorlage zuweisen, bearbeiten und löschen.

 

Konten verwalten

Dieser Abschnitt bezieht sich auf das Menü, das Sie sehen, wenn Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Mitarbeitendenprofil klicken. Wenn Sie möchten, dass Mitarbeitende die Option Konten verwalten sehen, gewähren Sie ihnen Ansicht für diesen Abschnitt. Außerdem benötigen sie Ansichtsrechte für Personaldaten.

Innerhalb des Menüs gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Erinnerung setzen führt Sie zum Reiter Erinnerungen, um für die betreffende mitarbeitende Person eine neue Erinnerung zu erstellen.
• Um die Optionen Auszeit planen und Arbeitsverhältnis beenden sehen zu können, müssen Sie Mitarbeitenden Bearbeitungsrechte für den Abschnitt gewähren, dem das Status-Attribut zugewiesen ist.
• Nur Admins können die Option Profil löschen sehen.

Konten verwalten

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Mitarbeitende können Folgendes tun: Sehen Sie sich den Account-Status an (z. B. letzter Login). Rufen Sie den Reiter Erinnerungen auf, um eine Übersicht der Erinnerungen anzuzeigen. Erinnerungen erstellen, die sich nicht auf ein Attribut beziehen.	N/A	Mitarbeitende können E-Mail-Einladungen und E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts senden.

Passwort zurücksetzen

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N/A	N/A	Der Mitarbeiter kann das Passwort einer anderen nutzenden Person ändern.

 

Datenexporte

Dieser Abschnitt bezieht sich auf Datenexporte aus der Mitarbeitendenliste.

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N/A	N/A	Mitarbeitende können nur Daten exportieren, auf die sie Zugriff haben.

 

Berichterstattung

Tipp
Erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitenden Zugriff auf Berichte gewähren.

Abwesenheit

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Reiter Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil. Alle von Ihnen erstellten Abwesenheitsarten sind in diesem Abschnitt enthalten. Sie können für jede dieser Arten unterschiedliche Zugriffsrechte festlegen.

Ansicht	Vorschläge	Bearbeiten
Mitarbeitende können den Reiter Abwesenheit und die Abwesenheitsarten mit Kontingentregeln sehen.	Mitarbeitende können Abwesenheiten unter dem Reiter Abwesenheit beantragen, aktualisieren und löschen. Vorgeschlagene Aktionen müssen genehmigt werden.	Mitarbeitende können Folgendes tun: Abwesenheiten unter dem Reiter Abwesenheit beantragen, aktualisieren und löschen und die Genehmigung überspringen. Genehmigungsanfragen anderer Mitarbeitender genehmigen oder ablehnen, ohne selbst eine genehmigende Person zu sein. Auch mit Bearbeitungsrechten können Mitarbeitende keine Kontingentregeln aktualisieren. Sie brauchen Bearbeitungsrechte für die Abwesenheits-/Kontostandshistorie.

 

Mitarbeitende-Historie

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Reiter Historie im Mitarbeitendenprofil.

Mitarbeitende können das Datum einer Attributänderung sehen und bearbeiten, wenn Sie ihnen Zugriffsrechte gewähren. Erteilen Sie hierfür Zugriffsrechte auf die entsprechenden Attribute im Abschnitt Personaldaten.

Ansicht (Überblick)	Ansicht (Detailansicht)	Bearbeiten (Detailansicht)
Mitarbeitende können auf den Reiter Historie zugreifen.	Mitarbeitende können unter dem Reiter Historie eine Liste früherer Attributänderungen einsehen.	Mitarbeitende können das Datum einer Attributänderung bearbeiten.

 

Abwesenheits-/Kontostandshistorie

Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Reiter Aktivität und Regeln unter dem Reiter Abwesenheit von Mitarbeitenden.

 

Ansicht	Vorschläge	Bearbeiten
Mitarbeitende können alle aufgelaufenen Tage und manuellen Anpassungen sehen, die seit dem Anstelldatum vorgenommen wurden.	N/A	Mitarbeitende können Folgendes tun: Abwesenheitskontostände anpassen. Bestehenden Mitarbeitenden Kontingentregeln zuweisen. Für beide Aktionen benötigt die mitarbeitende Person Vorschlagsrechte für die jeweilige Abwesenheitsart.

 

Lohnbuchhaltung

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Bereich Lohnbuchhaltung in Personio. Dieser Abschnitt umfasst vier Unterabschnitte. Innerhalb dieser Unterabschnitte können Sie individuelle Zugriffsrechte für jede Gesellschaft festlegen.

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Mitarbeitende können Folgendes tun: Bereich Lohnbuchhaltung über die Hauptnavigationsleiste in Personio aufrufen. Lohnbuchhaltungsübersicht der ausgewählten Unternehmen anzeigen. Lohnbuchhaltungsdokumente herunterladen.	N/A	Mitarbeitende können Folgendes tun: Lohnbuchhaltungsübersicht für die ausgewählten Unternehmen bearbeiten. Lohnbuchhaltung freigeben. Export generieren. Dokumente verwalten. Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten können keine neuen Abrechnungsgruppen erstellen oder Tabellenspalten anpassen. Dies kann ausschließlich von Admins durchgeführt werden.

 

Mitarbeitende-Notizen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Reiter Notizen im Mitarbeitendenprofil. 

Ansicht	Vorschläge	Bearbeiten
Mitarbeitende können den Reiter Notizen sowie alle Notizen darin sehen.	N/A	Mitarbeitende können Notizen unter dem Reiter Notizen hinzufügen und löschen.

 

individuelle Bericht

Tipp
Erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitenden Zugriff auf Berichte gewähren.

 

Performance & Entwicklung

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Bereich Performance & Entwicklung in Personio. Dieser ist in drei Abschnitte unterteilt:

Kontinuierliches Feedback und Performance-Notizen

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N/A	N/A	Mitarbeitende können Folgendes tun: Kontinuierliches Feedback anzeigen, das von allen Mitarbeitenden erhalten wurde. Performance-Notizen für alle Mitarbeitenden erstellen. Nur selbst erstellte Notizen bearbeiten und löschen. Mitarbeitende können niemals Performance-Notizen über sich selbst sehen, hinzufügen oder bearbeiten. Diese Einschränkung gilt unabhängig von den Einstellungen.

 

Zeiträume und Zeitraumbeurteilungen

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N/A	N/A	Mitarbeitende können Folgendes tun: Zeiträume ansehen, an denen sie teilnehmen, und diese bearbeiten. Nur Zugriff auf die ihnen freigegebenen Beurteilungen. Freigabe von Beurteilungen durch Führungskraft der jeweiligen Führungskraft zulassen und auf diese zugreifen. Peer-Feedback über sich selbst anfragen. Beurteilungszeiträume erstellen und verwalten. Allen Mitarbeitenden zugewiesene Performance-Beurteilungen sehen und freischalten.

 

Ziele

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N/A	N/A	Mitarbeitende können Ziele und Unternehmensziele für alle Mitarbeitenden erstellen, bearbeiten und löschen.

 

Schulungen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Bereich Schulungen in Personio.

Schulungsmanagement

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N/A	N/A	Mitarbeitende können Schulungen für alle Mitarbeitenden des Unternehmen erstellen und verwalten. Mitarbeitende können Schulungssitzungen für alle Mitarbeitenden des Unternehmens erstellen und verwalten. Mitarbeitende können externe Schulungen für alle Mitarbeitenden aus dem Kurskatalog hinzufügen.

 

Schulungsdatensatz

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N/A	N/A	Eigener Mitarbeitende können externe Schulungen zu ihrem Schulungsdatensatz hinzufügen.   Berichtslinie Mitarbeitende können externe Schulungen zum Schulungsdatensatz ihrer direkten Mitarbeitenden hinzufügen.

Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für Schulungsdatensätze können von ihnen erstellte externe Schulungen bearbeiten. Dies gilt nur, sofern nicht auch Personen teilnehmen, die weder die erstellende Person der Schulung noch ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden sind. In diesem Fall können nur Mitarbeitende mit Verwaltungsberechtigung für die Schulung die Schulung bearbeiten.

Stellen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Bereich Stellenarchitektur und Stellenkatalog. 

Stellenfamilie

Konfigurationen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf Bewerbungen in Personio und Unternehmenseinstellungen. Dies schließt personenbezogene Daten aus. 

Recruiting 

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Bereich Recruiting in Personio. 

Sie können Mitarbeitende in Teile des Bewerbungsprozesses einbeziehen, beispielsweise indem Sie sie zu einem Interview mit einer bestimmten sich bewerbenden Person einladen. Dazu müssen Sie Zugriffsrechte auf den Bereich Recruiting gewähren.

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Mitarbeitende können von der Hauptnavigationsleiste in Personio auf den Recruiting-Bereich zugreifen und alle offenen Stellen und Bewerbendenprofile sehen.	N/A	Mitarbeitende können offene Stellen, Bewerbendenprofile und zuzuweisende Nachrichten hinzufügen und bearbeiten. Außerdem können sie den Export der Bewerbungsdaten generieren.

 

Startseite

Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Startseite in Personio. 

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N/A	N/A	Mitarbeitende können unternehmensweite Bekanntmachungen schreiben, archivieren und löschen.

 

Account-Konfiguration

Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Personio-Einstellungen. Diese beinhalten Unterabschnitte, für die Sie jeweils Zugriffsrechte festlegen können.

Wenn Sie Zugriff auf die Bereiche API oder Marketplace-Integration gewähren, sehen Mitarbeitende eine Liste aller verfügbaren Attribute, aber nicht deren Werte.

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N/A	N/A	Mitarbeitende können alle Informationen im entsprechenden Einstellungsbereich sehen und bearbeiten.

 

Mitarbeitende hinzufügen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf:

• Die Option Mitarbeitende hinzufügen in der Mitarbeitendenliste.
• Die Option, Mitarbeitende zu einer Mitarbeitendenrolle hinzuzufügen.

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N/A	N/A	Mitarbeitende können über die Mitarbeitendenliste ein Mitarbeitendenprofil erstellen und eine Rolle zuweisen.

 

Mitarbeitendenprofil löschen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Möglichkeit, ein Mitarbeitendenprofil über das Profil zu löschen. Diese Zugriffsrechte gelten für die Gruppe von Mitarbeitenden, die durch den Zugriffsbereich definiert sind.

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N/A	N/A	Mitarbeitende können ein Mitarbeitendenprofil löschen.

 

Orgchart-Ansicht

Dieser Abschnitt bezieht sich auf das Orgchart in der Mitarbeitendenliste.

Wenn Sie möchten, dass Mitarbeitende andere Mitarbeitende im Orgchart sehen können, gewähren Sie ihnen Zugriffsrechte. Erteilen Sie ihnen dazu Zugriff auf Personaldaten > Öffentliches Profil. Um Filteroptionen nutzen zu können, benötigen sie auch Zugriffsrechte für bestimmte Abschnitte, z. B. Gesellschaft, Abteilung und Standort.

Um Mitarbeitende in Auszeit sehen zu können, müssen Sie Zugriffsrechte auf den Abschnitt gewähren, dem das Status-Attribut zugewiesen ist.

Ansicht	Vorschläge	Bearbeiten
Mitarbeitende können über die Mitarbeitendenliste auf das Orgchart zugreifen.	N/A	N/A

 

Importe

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Bereich Importe und seine Funktion zum Multi-Upload von Dokumenten. 

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeitenden importierte Dokumente sehen und bearbeiten können, müssen Sie ihnen Zugriffsrechte auf den Bereich Dokumente gewähren.

Ansicht	Vorschläge	Bearbeiten
N/A	N/A	Mitarbeitende können Folgendes tun: Bereich Importe über die Hauptnavigationsleiste in Personio aufrufen. Dokumente für alle Mitarbeitenden des Unternehmens hochladen.

 

Automatisierungsübersicht

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Bereich Automatisierungen.

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Mitarbeitende können Folgendes tun: Bereich Automatisierungen über die Hauptnavigationsleiste in Personio aufrufen. Die meisten Funktionen anzeigen, mit Ausnahme des Widgets Aktive Signatur und des Einstellungssymbols in jedem Widget.	N/A	N/A

 

Conversations

Dieser Abschnitt bezieht sich auf Personio Conversations.

Um Mitarbeitenden vollen Zugriff auf Conversations zu gewähren, erstellen Sie die individuelle Rolle „Spezialisierte Person für Conversations“. Fügen Sie Mitarbeitende zu dieser Rolle hinzu und laden Sie sie innerhalb von Conversations als Nutzende ein.

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Mitarbeitende können Folgendes tun: Conversations über die Hauptnavigationsleiste in Personio aufrufen. Arbeitsplatzanfragen von Mitarbeitenden in Conversations entgegennehmen und bearbeiten.	N/A	N/A

 

Individuelle Workflows

Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Reiter Workflows und Aktivität im Bereich Automatisierungen.

 

Individuelle Workflows erstellen und verwalten

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N/A	N/A	Mitarbeitende können Folgendes tun: Reiter Workflows im Bereich Automatisierungen aufrufen Workflows erstellen Workflows verwalten

Beobachtung von individuellen Workflows

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N/A	N/A	Mitarbeitende können Folgendes tun: Reiter Aktivität im Bereich Automatisierungen aufrufen Workflows beobachten

Einstellungen für Performance & Entwicklung

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Bereich Performance & Entwicklung > Einstellungen in Personio.

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N/A	N/A	Unter Performance & Entwicklung > Einstellungen können Mitarbeitende Folgendes tun: Feedback-Formularvorlagen erstellen, bearbeiten und löschen. Freigabe- und Vertraulichkeitseinstellungen für kontinuierliches Feedback und Beurteilungen verwalten. Sichtbarkeit von Features im Bereich Performance & Entwicklung verwalten. Diese Option ermöglicht keinen Zugriff auf die allgemeinen Einstellungen in Personio.

 

Vergütungsverwaltung 

Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Vergütungsverwaltung.

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N/A	N/A	Mitarbeitende können Folgendes tun: Vergütung über die Hauptnavigationsleiste in Personio aufrufen. Vergütungs-Beurteilungszeiträume einrichten, durchführen und beenden.

Umfragen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den Bereich Umfragen. Erfahren Sie mehr über Zugriffsrechte für Umfragen.

Erstellung von Umfragen

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N/A	N/A	Mitarbeitende können Folgendes tun: Ihre eigenen Umfragen erstellen. Ihre Umfrageergebnisse einsehen. Anderen Mitarbeitenden Zugriff gewähren, damit diese Umfragen bearbeiten und an ihnen mitwirken können, die von einer anderen Person erstellt wurden. Wählen Sie dazu einen Umfragen-Admin aus. Anderen Mitarbeitenden Zugriff gewähren, damit diese die Ergebnisse einer von ihnen erstellten Umfrage sehen und verwalten können. Gewähren Sie dazu volle Zugriffsrechte für die Ansicht von Ergebnissen. Das Zugriffsrecht Umfragen-Admin oder volle Zugriffsrechte für die Ansicht von Ergebnissen entziehen.

Themen

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N/A	N/A	Mitarbeitende können den Umfragen, auf die sie Zugriff haben, Themen hinzufügen.

Berichte

Tipp
Erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitenden Zugriff auf Berichte gewähren.

Planung 

Dieser Abschnitt bezieht sich auf das Feature Positionsverwaltung. Sie finden dieses im Bereich Planung.

Positionsliste