Das Bewerberprofil

 

In diesem Artikel erhalten Sie eine Übersicht über die verschiedenen Funktionen, die Ihnen im Bewerberprofil zur Verfügung stehen.

 

Verwaltung von Bewerbungen

Für alle Online-Bewerbungen, die bei Ihnen eingehen, werden automatisch Bewerberprofile erstellt und den entsprechenden Stellenausschreibungen zugeordnet.  Bewerberprofile können zusätzlich manuell über Recruiting > Stellenbeschreibungen > Bewerber hinzufügen angelegt werden. Eine genaue Beschreibung, über welche Wege Bewerbungen in das Recruiting Tool gelangen, finden Sie hier.

Innerhalb einer Stellenausschreibung finden Sie dann alle Bewerberprofile. Klicken Sie auf den Namen des Bewerbers um das entsprechende Bewerberprofil aufzurufen. Navigieren Sie dort direkt in die entsprechenden Bereiche, um diese zu verwalten. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über alle Optionen, die Ihnen dabei zur Verfügung stehen.

Bewirbt sich ein Kandidat auf mehrere Stellen, wird jeweils ein Profil angelegt. Alle Profile werden mit einem entsprechenden Hinweis und Links auf die anderen Bewerbungen versehen. 

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(1) Übersicht: Hier werden Ihnen alle Vorgänge seit Bewerbungseingang zusammengefasst dargestellt, unter anderem Statusänderungen oder offene sowie hinterlegte Feedback-Kommentare. Sehen Sie nun auch für ausgefüllte Feedbacks, wann und von welchem Mitarbeiter sie angefragt wurden.

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(2) Profil: Im Reiter Profil finden Sie die Sektionen Bewerberinformationen und Dokumente.
Die Bewerberinformationen umfassen die Details, die Sie zuvor über das Bewerbungsformular abgefragt haben. Sie enthalten die Bewerberattribute, die Sie unter Einstellungen > Recruiting > Bewerber hinzugefügt haben. Neben den vordefinierten Attributen haben Sie in den Einstellungen auch die Möglichkeit, weitere Attribute zur Pflege von Bewerberinformationen anzulegen und diese direkt über das Bewerbungsformular abzufragen oder manuell zu ergänzen. Um die Informationen im Profil zu bearbeiten, nutzen Sie das Stift-Symbol. Die vordefinierten Attribute sind sofort sichtbar. Klicken Sie auf Mehr Informationen, um auch benutzerdefinierten Bewerberattribute zu editieren.

Um Mitarbeitern nur beschränkt Einblick in den Bewerberprozess zu gewähren, vergeben Sie unter Einstellungen > Recruiting > Rollen separate Zugriffsrechte für die Sektion Profil. Dort können Sie unterschiedliche Ansichtsrechte für die Bewerberattribute in der Sektion Personalinformation und in der Sektion Bewerberprofil vergeben. Beachten Sie bereits beim Anlegen der Bewerberattribute, in welcher Sektion Sie die jeweilige Information verorten. 

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Im Bereich Dokumente liegen die Dateien,
die als Anhänge über die Online-Bewerbungsmaske oder per E-Mail gesendet oder die durch Sie direkt im Profil hochgeladen wurden. Sie sehen direkt, für welche Kategorien Dateien vorliegen und erhalten eine Vorschau der jeweiligen Dokumente. Klicken Sie auf die Pfeil-Buttons über dem Vorschaufenster, um innerhalb einer Dokumentkategorie zwischen den einzelnen Dateien zu wechseln. Sie können die Dokumente zudem herunterladen oder als Vorschau in einem neuen Browser-Tab öffnen. 

Um weitere Dokumente hochzuladen oder zu löschen, klicken Sie auf das Stift-Symbol. Sie können Dokumente einzeln oder gesammelt per Klick oder per Drag-and-Drop hochladen. Weisen Sie anschließend jedem Dokument die entsprechende Dokumentkategorie zu. 

Wenn Sie den Recruiting-Prozess für den Bewerber abgeschossen und ihn eingestellt haben, finden Sie im Bewerberprofil eine Verlinkung zum Mitarbeiterprofil. Erfahren Sie hier, wie Sie dem Bewerber ein Angebot unterbreiten und ein Mitarbeiterprofil erstellen. 

(3) Interviews: Erstellen Sie hier Interview-Termine und speichern diese direkt ab. Sofern in den allgemeinen Recruiting-Einstellungen aktiviert, erhalten alle Teilnehmer eine Termineinladung via E-Mail. Verknüpfen Sie das Interview optional mit einem Evaluationsbogen, um im Nachgang Feedback zum Bewerber von allen Teilnehmern zu erhalten. Wie Sie in Personio Interviews erstellen und planen erfahren Sie hier.

(4) Nachrichten: Um mit Bewerbern via E-Mail zu kommunizieren, begeben Sie sich zum Reiter Nachrichten. Hier finden Sie den gesamten Nachrichtenverlauf und haben zudem die Möglichkeit, neue E-Mails an den Bewerber zu verfassen und zu versenden. Eingehende E-Mails werden anhand der E-Mail-Adresse automatisch zugeordnet und in den Nachrichtenverlauf des entsprechenden Bewerberprofils aufgenommen. Liegt eine neue, ungelesene Nachricht vor, erscheint sowohl im Bewerberprofil als auch in der Bewerbungsliste ein blauer Punkt. Sofern für Ihre Recruiting-Rolle entsprechend eingestellt, werden Sie zusätzlich via E-Mail-Benachrichtigung über die eingegangene Nachricht informiert. 

Bei Bedarf können versehentlich falsch zugeordnete Nachrichten über den Button mit den drei Punkten manuell einem anderen Profil zugeordnet werden. Dabei behält die Nachricht ihren ursprünglichen Bearbeitungsstatus: War das To-Do noch offen, erscheint die E-Mail auch im neuen Profil mit einem blauen Punkt. War das To-Do bereits geschlossen, wird die Nachricht ohne spezielle Markierung in den Nachrichtenverlauf eingeordnet.

Sofern Ihr Account über die Productivity-Plus Paketerweiterung verfügt, haben Sie die Möglichkeit für das Verfassen von Nachrichten E-Mail-Vorlagen zu nutzen und mit der Automation-Plus Erweiterung können Sie den Versand von Nachrichten für einen späteren Zeitpunkt terminieren. Mehr Informationen zur E-Mail-Konfiguration finden Sie hier

Sollte ein Kandidat während des Bewerbungsprozesses seine E-Mail-Adresse wechseln, landen seine Nachrichten in der allgemeinen Recruiting-Inbox und können über Verarbeiten > Bestehender Bewerbung zuweisen im betreffenden Profil hinterlegt werden. Nachrichten, die Sie von bereits akzeptierten oder abgelehnten Bewerbern erhalten, finden Sie ebenfalls in der Inbox. 

(5) Evaluationen:

 

Um strukturiertes Feedback von allen Mitarbeiter einzuholen, die am Interview-Prozess beteiligt sind, haben Sie hier die Möglichkeit standardisierte Evaluationsbögen zu erstellen. Zudem wird hier eine Übersicht aller bisher erstellten Evaluationen dargestellt. 

(6) Kommentare: Nutzen Sie die Option Kommentare zur internen Kommunikation bzw. zum Hinterlegen von Feedback. Je nach Rolleneinstellungen, werden Sie per E-Mail informiert, sobald ein Kommentar hinterlegt wurde. Ungelesene Einträge erscheinen zudem in der Übersicht offener To-dos in der Stellenübersicht.

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(7) Angebot:

 

Sollte Sie der Kandidat während des gesamten Bewerbungsprozess überzeugt haben, können Sie im nächsten Schritt die Angebotserstellung in Personio verwalten. Generieren Sie dazu über Angebot Vertragsangebote mit oder ohne Vertragsentwurf aus einer Vorlage. Wie Sie Angebote für Bewerber erstellen, erfahren Sie hier.

Sobald Sie sich mit dem Kandidaten geeinigt haben, haben Sie die Möglichkeit den Bewerber zu akzeptieren. Dadurch wird automatisch ein Mitarbeiterprofil angelegt, das mit dem Bewerberprofil verknüpft bleibt. Die gespeicherten Bewerberdokumente sowie werden mit dem Akzeptieren des Bewerbers direkt in den Dokumenten des neuen Mitarbeiterprofils unter der Kategorie Bewerbungsunterlagen angelegt.

(8) Zugriff: Im Zugriff-Reiter sehen Sie auf einen Blick die Verantwortlichen für die Stelle, die in den Jobdetails festgelegt wurden. Außerdem können Sie weiteren Mitarbeitern Zugriff speziell auf das soeben geöffnete Bewerberprofil samt passender Recruiting-Rolle geben, ohne eine Evaluation oder ein Interview anlegen zu müssen – und diesen bei Bedarf wieder entziehen. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr dazu.

(9) Tag hinzufügen: Fügen Sie bei Bedarf Bewerbertags via Klick auf Tag hinzufügen hinzu. Markieren Sie dadurch bspw. Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitern. Über die Bewerberliste unter Bewerbungen lassen sich die jeweiligen Bewerbergruppen im Verlaufe des weiteren Recruiting-Prozesses identifizieren.

(10) Mit Flagge markieren: Top-Bewerber, die Sie besonders hervorheben wollen, können Sie mit einer Flagge markieren. Zudem können Sie die Bewerbungsliste nach den markierten Bewerbern filtern oder über die Spalte Priorität sortieren.

(11) Jobdetails anzeigen: Über diesen Link werden Sie auf die Detailseite der Stellenausschreibung geleitet. So können Sie z. B. kurz vor einem Interview das geplante Startdatum oder die Anforderungen an die zu besetzende Stelle noch einmal prüfen und diese mit dem Bewerberprofil abgleichen. 

Der Link erscheint nur Mitarbeitern, welchen eine Recruiting-Rolle zugewiesen ist, die mindestens über das Ansichtsrecht auf Stellenausschreibungen verfügt.

(12) Bewerberdokumente: Über diesen Button können Sie alle im Bewerberprofil hinterlegten Dokumente auf einmal öffnen und herunterladen.

(13) Feedback: Unter Feedback anfragen haben Sie die Möglichkeit, einen formlosen Feedback-Kommentar von einem Kollegen einzuholen, bspw. mit der Bitte, vorab den Lebenslauf zu prüfen. Sie können der Anfrage eine beliebig lange Beschreibung hinzufügen. Anschließend finden Sie unter dem Reiter Kommentare alle Feedback-Einträge zu dem Bewerber. Oder aber Sie wählen einen Evaluationsbogen aus, der zum Bewerber ausgefüllt werden soll, die Ergebnisse erscheinen dann im Reiter Evaluationen.

Auszufüllende Evaluationsbögen bzw. offene Feedback-Kommentare werden dem Feedback-Geber zusätzlich zur Aufgabe im Dashboard und der Übersicht im Bewerberprofil auch direkt im jeweiligen Reiter (Evaluationen bzw. Notizen) angezeigt. Sobald an einer Stelle die Bewertung abgegeben wurde, gilt die Aufgabe als erledigt.

(14) Aktionen-Button: Nutzen Sie den Button, um eine dieser Funktionen durchzuführen: 

  • Bewerbung anonymisieren: Die Bewerberdaten werden anonymisiert, können jedoch weiterhin in anonymisierter Form für Ihre Berichte genutzt werden. Erfahren Sie hier mehr darüber, welche Daten anonymisiert werden. 
  • Bewerbung löschen: Die Bewerberdaten werden irreversibel gelöscht. Lesen Sie hier mehr dazu. 
  • Einer anderen Stelle zuordnen: Sie können den Bewerber einer anderen Stelle zuweisen. Die Bewerberdaten bleiben erhalten. 

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(15) Bewerberphase: Dieser Button zeigt die aktuelle Recruiting-Phase, in der sich der Bewerber befindet. Über Verschieben nach können Sie den Bewerber weiter im Recruiting-Prozess fortschreiten lassen. Wie Sie in Personio Phasen anlegen, erfahren Sie hier.

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(16) Absage: Unabhängig von Ihrem Bewerbungsprozess haben Sie über Absage jederzeit die Möglichkeit, dem Bewerber abzusagen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass das Löschen sowie die Anonymisierung von Bewerbern irreversibel ist. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden, jedoch bleiben Ihnen im Falle einer Anonymisierung die Bewerberdaten für Ihre Berichte erhalten.

(17) Pfeil-Buttons: Nutzen Sie die Pfeile, um zwischen den Bewerberprofilen innerhalb der ausgewählten Stelle und Bewerberphase zu wechseln. 

(18) Bewerbungslink kopieren: Über den Button Bewerbungslink kopieren haben Sie die Möglichkeit, die URL der Bewerbung in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Sie können den Link dann beispielsweise an Ihre Kollegen senden, die Zugriff auf diese Bewerbung haben.

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