Dieser Artikel erklärt, wie Sie über die integrierten Recruiting-Kalender in Personio Interview-Termine erstellen können. Die folgenden Abläufe werden vermittelt:

• Alle Aspekte des Interview-Prozesses aus Personio heraus organisieren
• Ein passendes Zeitfenster für alle am Interview-Prozess Beteiligten finden
• Interview-Einladungen an Bewerbende schicken

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie weiterlesen, vergewissern Sie sich, dass Ihr Admin bereits den Recruiting-Kalender integriert hat. Sobald die Integration abgeschlossen ist, steht die Planungsfunktion zur Verfügung.

Um mit dem integrierten Kalender ein Interview zu planen, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für die Recruiting-App. Auch andere Mitarbeitenden können die Funktion nutzen, wenn sie eine bestimmte Recruiting-Rolle mit Interviewberechtigungen haben. Dazu zählt beispielweise das Hiring Management für die entsprechende Stelle.

Interview erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Interview mit dem integrierten Kalender zu erstellen:

1. Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
2. Gehen Sie im Profil der sich bewerbenden Person auf den Reiter Interviews.
3. Erstellen Sie ein neues Interview und wählen Sie das Symbol Interview-Typ.
4. Fügen Sie die Teilnehmenden hinzu. Sie müssen mindestens eine teilnehmende Person hinzufügen.
   ▶︎ Wählen Sie eine Recruiting-Rolle für jede teilnehmende Person aus der Dropdown-Liste. Dadurch erhalten diese Teilnehmenden Zugriff auf die konkrete Bewerbung. Für jede Recruiting-Rolle, die Sie erstellen, können Sie die Zugriffsebene für verschiedene Bereiche der Recruiting-App steuern – in unserem Artikel zum Thema erfahren Sie mehr dazu.
   ▶︎ Wenn Sie die organisierende Person sind, müssen Sie nicht unbedingt am Interview teilnehmen. Wenn Sie jedoch möchten, dass das Interview in Ihrem Kalender erscheint, müssen Sie sich selbst als interviewende Person hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Zeitfenster im Kalender finden, um die Kalenderansicht zu öffnen, und wählen Sie ein Zeitfenster aus.
6. [Optional] Alternativ können Sie die smarte Interviewplanung nutzen.
7. Wählen Sie die Interview-Methode, den Raum und den Standort aus. Wenn Sie unsere Integration für Videokonferenzen haben, können Sie diese Methode auswählen.
8. Wenn Sie Evaluationsbögen erstellt haben, können Sie einen aus der Dropdown-Liste auswählen. Sie können auch eine Erinnerung für Interviewende zum Ausfüllen des Feedback-Formulars einrichten.
9. Fügen Sie bei Bedarf eine Notiz für die Interviewenden hinzu und klicken Sie auf Interviewende einladen.

Auf dem Reiter Interviews wird das Interview jetzt mit dem Status Geplant angezeigt. Die Uhrzeit des Interviews richtet sich immer nach der Zeitzone des Hosts.

Informationen zur Kalenderansicht

Mit unserer Recruiting-Kalender-Integration können Sie die Events Ihrer Interviewenden in der Kalenderansicht anzeigen. Auch Ihre Meeting-Räume werden dort angezeigt. Mit dieser Funktion können Sie ein verfügbares Zeitfenster auswählen, das für alle geeignet ist.

In der Kalenderansicht können Sie zwischen einer Tages- und einer Wochenansicht wechseln. Sie können auch einen Meeting-Raum auswählen und die Dauer des Interviews festlegen.

Beachten Sie Folgendes:

• Standardmäßig können Sie die Titel privater Events in den Kalendern der am Interview teilnehmenden Personen sehen. Wenn Sie diese Details lieber verbergen möchten, kontaktieren Sie unser Support Team. Nach der Aktivierung werden alle Titel von Events als „Beschäftigt“ angezeigt.
• Abwesenheit von Mitarbeitenden erscheint als Personio Abwesenheit. Die Abwesenheitsart wird Ihnen nicht angezeigt.
• Ereignisse mit einer Dauer von mehr als 24 Stunden erscheinen innerhalb des betreffenden Tages ganz oben.
• Wenn der Kalender einer interviewenden Person nicht synchronisiert ist, wird ein Warnsymbol neben dem Namen der Person angezeigt. Bitten Sie Ihren Admin, das Problem zu beheben.
• Feiertage werden oben im Kalender angezeigt. Ihr externer Kalender blockiert jedoch keine Feiertage aus Ihrem Personio Abwesenheitskalender. Sie müssen diese Tage in Ihrem externen Kalender manuell blockieren.

Informationen zum Kalender-Event

Sobald Sie ein Interview erstellt haben, platziert Personio ein Interview-Event in den Arbeitskalendern aller Interviewenden. Das geschieht über die Kalender-API von Personio. Gleichzeitig wird der ausgewählte Raum gebucht.

Das Kalender-Event enthält Folgendes:

• Alle Notizen, die Sie dem Interview in Personio hinzufügen.
• Einen Link zur Videokonferenz (wenn Sie eine Videokonferenz als Interview-Methode auswählen).

In der folgenden Tabelle erfahren Sie, welche Informationen wem zur Verfügung stehen.

Sich bewerbende Person zu einem Interview einladen

Sobald Sie ein Interview in Personio erstellt haben, können Sie einer sich bewerbenden Person eine Einladung zum Interview senden. Die sich bewerbende Person erhält das Event auch in ihrem Kalender.

Interview verschieben

Möglicherweise müssen Sie ein Interview verschieben, wenn eine teilnehmende Person den Termin nicht wahrnehmen kann. Beachten Sie Folgendes:

• Wenn eine sich bewerbende Person ein Interview ablehnt oder absagt, erhalten Sie keine Benachrichtigung in Personio. Sie müssen das Event in Ihrem externen Arbeitskalender überprüfen, um das Status zu sehen.
• Wenn eine interne teilnehmende Person ein Interview absagt, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Personio.

Um ein Interview zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie im Bewerbendenprofil zum Reiter Interviews.
2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol.
3. Wählen Sie ein neues Datum oder eine neue Uhrzeit für das Interview aus.
4. Laden Sie die internen Teilnehmenden ein. Sie erhalten eine aktualisierte Kalendereinladung.
5. Wichtig: Senden Sie eine neue E-Mail an die sich bewerbende Person. Bewerbende erhalten keine automatische Benachrichtigung.