In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Videokonferenzen in Personio einrichten. Damit können Sie und Ihre Mitarbeitenden Videointerviews direkt mit Bewerbenden planen.
Folgende Integrationen sind verfügbar:
- Google Meet
- Zoom
- Microsoft Teams
- GoTo Meeting
Bevor Sie beginnen
Falls noch nicht geschehen, muss Ihr Admin Ihren Unternehmenskalender integrieren. Das ist mit dem Unterauftragnehmer von Personio, Cronofy, möglich. Dieser Schritt ist nötig, da Sie eine aktive Kalenderintegration benötigen, um die Videokonferenzfunktion nutzen zu können.
Lesen Sie auch, wie Sie Interviews mit dem integrierten Kalender planen können.
Google Meet einrichten
Hinweis:
Wenn Sie es noch nicht getan haben, müssen Sie Google Meet in der Google Admin-Konsole Ihres Unternehmens aktivieren. In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wie das geht.
Wenn der Unternehmenskalender, den Sie verbunden haben, ein Google-Kalender ist, können alle synchronisierten Mitarbeitenden sofort Videokonferenzen nutzen. Sie synchronisieren Ihre Mitarbeitenden, wenn Sie Personio in Ihren Unternehmenskalender integrieren.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Einstellungen zu überprüfen:
- Navigieren Sie zu Einstellungen und dann zu Integrationen > Recruiting-Kalender.
- Überprüfen Sie, ob die Cronofy-Kalenderintegration in Ihrem Personio Account aktiv ist.
- Überprüfen Sie, ob alle Mitarbeitenden, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind. Falls Sie eine Fehlermeldung sehen, dass die Synchronisierung nicht erfolgreich war, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
Zoom einrichten
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Videokonferenzintegration mit Zoom einzurichten:
- Navigieren Sie zu Einstellungen und dann zu Integrationen > Recruiting-Kalender.
- Überprüfen Sie, ob die Cronofy-Kalenderintegration in Ihrem Personio Account aktiv ist.
- Überprüfen Sie, ob alle Mitarbeitenden, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind. Falls Sie eine Fehlermeldung sehen, dass die Synchronisierung nicht erfolgreich war, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
- Bitten Sie Ihre IT-Abteilung, die Cronofy-App im Zoom App Marketplace zu installieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Berechtigungen installieren für Alle Nutzende dieses Zoom Accounts freigeben. Beachten Sie, dass dieser Schritt erforderlich ist, bevor sich Nutzende authentifizieren können.
- Folgen Sie abschließend den Anleitungen im Abschnitt zur Authentifizierung von Nutzenden.
Microsoft Teams einrichten
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Videokonferenz-Integration mit Microsoft Teams einzurichten. Sie richten sich nach der Art der Integration Ihres Unternehmenskalenders.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Integration Sie verwenden, führen Sie die Schritte für Office 365 (über die Graph-API) aus, und erstellen Sie dann ein Testinterview. Wenn Microsoft Teams unter Interview-Methode angezeigt wird, war die Einrichtung erfolgreich. Andernfalls befolgen Sie die Anweisungen für Microsoft Exchange oder Office 365 (EWS).
Office 365 (via Graph-API)
Wenn Ihr Unternehmenskalender ein Office 365-Kalender ist und sie ihn über die Graph-API verbunden haben, können alle synchronisierten Mitarbeitenden sofort Videokonferenzen nutzen. Sie synchronisieren Ihre Mitarbeitenden, wenn Sie Personio in Ihren Unternehmenskalender integrieren.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Einstellungen zu überprüfen:
- Navigieren Sie zu Einstellungen und dann zu Integrationen > Recruiting-Kalender.
- Überprüfen Sie, ob die Cronofy-Kalenderintegration in Ihrem Personio Account aktiv ist.
- Überprüfen Sie, ob alle Mitarbeitenden, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind. Falls Sie eine Fehlermeldung sehen, dass die Synchronisierung nicht erfolgreich war, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
Microsoft Exchange oder Office 365 (EWS)
Hinweis:
Wenn der Unternehmenskalender, den Sie verbunden haben, Microsoft Exchange oder Office 365 via EWS ist, benötigen Sie ein normales Postfach. Mit einem gemeinsam genutzten Postfach können Sie die Integration nicht einrichten. Der Grund dafür ist, dass gemeinsam genutzte Mailboxen wie ein einzelnes Kalenderprofil funktionieren und keine Konferenzen zulassen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Videokonferenzen mit Microsoft Exchange oder Office 365 (EWS) einzurichten:
- Navigieren Sie zu Einstellungen und dann zu Integrationen > Recruiting-Kalender.
- Überprüfen Sie, ob die Cronofy-Kalenderintegration in Ihrem Personio Account aktiv ist.
- Überprüfen Sie, ob alle Mitarbeitenden, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind. Falls Sie eine Fehlermeldung sehen, dass die Synchronisierung nicht erfolgreich war, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
- Folgen Sie abschließend den Anleitungen im Abschnitt zur Authentifizierung von Nutzenden.
GoTo Meeting einrichten
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Videokonferenzen mit GoTo Meeting einzurichten:
- Navigieren Sie zu Einstellungen und dann zu Integrationen > Recruiting-Kalender.
- Überprüfen Sie, ob die Cronofy-Kalenderintegration in Ihrem Personio Account aktiv ist.
- Überprüfen Sie, ob alle Mitarbeitenden, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind. Falls Sie eine Fehlermeldung sehen, dass die Synchronisierung nicht erfolgreich war, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
- Folgen Sie abschließend den Anleitungen im Abschnitt zur Authentifizierung von Nutzenden.
Vollständige Authentifizierung von Nutzenden
Wenn Sie die Integration mit Microsoft Teams, Zoom oder GoTo Meeting eingerichtet haben, müssen Ihre Mitarbeitenden im nächsten Schritt die Authentifizierung vornehmen.
Alle Mitarbeitenden, die Videokonferenzen hosten, müssen sich authentifizieren. Sie können dann die Videokonferenzfunktion nutzen. Der Mitarbeiter schließt die Authentifizierung direkt in seinem Personio Account ab. Sie können die untenstehende Beispiel-E-Mail-Vorlage verwenden, um Ihren Mitarbeitenden entsprechende Anweisungen zu geben.
Um die Authentifizierung von Nutzenden abzuschließen, bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, die folgenden Schritte auszuführen:
- Fahren Sie mit dem Mauszeiger über Ihren Namen in der linken unteren Ecke der Seitenleiste und wählen Sie Persönliche Einstellungen.
- Klicken Sie auf Integrationen auf der linken Seite.
- Wählen Sie die entsprechende Integration aus, z. B. Zoom.
- Wählen Sie Interviews mit Cronofy verbinden.
- Sie erhalten eine E-Mail, um Ihre E-Mail-Adresse bei Cronofy zu authentifizieren.
- Folgen Sie dem Link in der E-Mail. Authentifizieren Sie sich mit den Zugriffsdaten Ihres Videokonferenzanbieters, z. B. Ihren Zoom-Zugriffsdaten.
Beispiel: E-Mail-Vorlage für die Authentifizierung von Nutzenden
Liebe Kollegin, lieber Kollege,
wir haben eine neue Videokonferenzfunktion in unserem Personio Account. Mit dieser Funktion können Sie Links für Videokonferenzen erstellen, wenn Sie Interviews für Bewerbende planen. Hierfür ist erforderlich, dass Sie Ihren Microsoft-Teams-/Zoom-/GoTo Meeting-Account [nicht Zutreffendes löschen ] mit Personio verbinden.
Bitte befolgen Sie diese Schritte [Kopieren Sie die obigen Anweisungen und fügen Sie sie ein].