In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie smarte Interviewplanung in Personio verwenden. Diese Funktion dient zum Vergleich von Kalendern und zum Abgleich verfügbarer Zeitfenster zwischen Interviewenden und Bewerbenden. So finden Sie schnell passende Interviewzeiten und verbessern die Erfahrung für Bewerbende.

Bevor Sie beginnen

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Ihr Admin Ihren Firmenkalender in den Personio Recruiting-Kalender integriert. Nachdem die Integration abgeschlossen ist, steht Ihnen die Funktion der smarten Interviewplanung zur Verfügung.

Damit Sie die smarte Interviewplanung nutzen können, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für die Recruiting-App. Auch andere Mitarbeitenden können die Funktion nutzen, wenn sie eine bestimmte Recruiting-Rolle mit Interviewberechtigungen haben. Dazu zählt beispielweise das Hiring Management für die entsprechende Stelle.

Ihre Verfügbarkeit im Kalender einrichten

Die Daten, die Bewerbenden angezeigt werden, sind eine Kombination Ihrer verfügbaren Daten. Die Informationen werden aus den Daten in Ihrem externen Arbeitskalender und Ihrem Personio Kalender (in Persönliche Einstellungen) kombiniert. Bewerbende können nur die verfügbaren Termine für die kommenden 35 Tage sehen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Verfügbarkeit im Kalender in Personio einzurichten:

1. Klicken Sie links unten auf Ihren Namen und wählen Sie Persönliche Einstellungen.
2. Klicken Sie links auf Verfügbarkeit im Kalender.
3. Legen Sie dann Ihre wöchentliche Verfügbarkeit fest. Grün markierte Zeiten sind als verfügbar definiert. Weiß markierte Zeiten sind als nicht verfügbar definiert. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Zeitzone korrekt ist.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Tipp:
Hinweis: Feiertage aus Ihrem Personio Abwesenheitskalender werden in Ihrem externen Arbeitskalender nicht blockiert. Die Blockierung muss manuell erfolgen.

Link zur Terminvereinbarung senden

Sie können bei der Terminierung eines Interviews mit Bewerbenden einen Link zur smarten Interviewplanung angeben. So haben Sie die Möglichkeit, einen geeigneten Zeitpunkt auf Basis Ihrer Verfügbarkeit zu wählen.

Um einer sich bewerbenden Person einen Link zur Terminvereinbarung zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
2. Gehen Sie im Profil der sich bewerbenden Person auf den Reiter Interviews.
3. Klicken Sie auf Neues Interview und wählen Sie den Interview-Typ und die Teilnehmenden.
4. Klicken Sie auf Link zur Interviewplanung einrichten und füllen Sie die entsprechenden Felder aus.
   ▶︎ Wählen Sie ein Startzeitintervall. Sie können beispielsweise festlegen, dass die Startzeiten für die verfügbaren Slots jeweils 30 Minuten auseinanderliegen. Je kleiner die Intervalle, desto mehr Auswahlmöglichkeiten hat die sich bewerbende Person.
   ▶ Legen Sie einen Puffer fest. Planen Sie beispielsweise am Anfang und am Ende von Interviews jeweils zehn Minuten Pufferzeit ein, damit Sie sich vorbereiten und alles abschließen können. Mit einem Puffer können Sie auch sicherstellen, dass Bewerbende keine aufeinander folgenden Interviews planen können.
5. [Optional:] Unter Automatische E-Mail Bestätigung können Sie eine E-Mail-Vorlage auswählen. Sobald Bewerbende einen Termin ausgewählt haben, erhalten sie eine Bestätigung mit den Interview-Details. Wenn Sie keine Vorlage auswählen, wendet Personio eine Standardvorlage an. Die Sprache der automatischen E-Mail hängt von der Standardsprache der Stelle ab. Sie können diese Sprache nicht ändern.
6. Erstellen Sie den Link.
7. Geben Sie die restlichen Interviewdetails an, wie die Interviewmethode, den Raum usw.
8. Klicken Sie auf E-Mail senden und fügen Sie den Link zur Interviewplanung ein. Der Link zur Interviewplanung wird im E-Mail-Text angezeigt.
9. Senden Sie Ihre E-Mail. Der Status für das Interview wird auf Link zur Interviewplanung gesendet gesetzt.

Tipp:
Achten Sie bei der Planung des Interviews darauf, Besprechungsräume auszuwählen. Personio berücksichtigt den Raumkalender nicht. Dieser könnte daher möglicherweise doppelt gebucht sein.

Wissen, was Bewerbende sehen

Wenn die sich bewerbende Person auf den Link in der E-Mail klickt, sieht sie eine Liste mit Tagen und Zeitfenstern, aus denen sie wählen kann. Diese Zeitfenster basieren auf den externen Arbeitskalendern der Teilnehmenden und ihren Personio Kalendern. Gehen Sie die folgenden Szenarien durch:

• Das Interview hat nur eine organisierende Person: Die sich bewerbende Person sieht nur die Verfügbarkeit der organisierenden Person.
• Das Interview hat mehrere Teilnehmende. Die sich bewerbende Person sieht eine Kombination der Verfügbarkeiten der verschiedenen Teilnehmenden.
• Die organisierende Person des Interviews ist auch teilnehmende Person. Die sich bewerbende Person sieht eine Kombination der Verfügbarkeiten der verschiedenen Teilnehmenden und der organisierenden Person.

Sobald die sich bewerbende Person einen Termin gewählt hat, erhalten sie und die Teilnehmenden eine Bestätigungs-E-Mail. Wenn Sie Videokonferenzen nutzen, enthält die E-Mail den Link zur Videokonferenz. Die Sprache der E-Mail hängt von der Standardsprache der Stelle ab. Sie können diese Sprache nicht ändern.

In Personio wird der Status des Interviews als Geplant angezeigt. Interne Teilnehmende erhalten zudem auf ihrer Recruiting Homepage eine Aufgabe zum Interview. Sie können alle Interviewdetails im Reiter Interviews des Profils der sich bewerbenden Person einsehen.

Bewerbenden alternative Termine vorschlagen

Wenn Bewerbende keinen geeigneten Zeitpunkt finden, können sie über den Link zur Interviewplanung die Option Ich kann an keinem dieser Termine auswählen. Sie (oder eine andere organisierende Person) erhalten eine Aufgabe in Ihrem Personio Posteingang.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um alternative Termine vorzuschlagen:

1. Folgen Sie der Aufgabe im Posteingang, um direkt zum Reiter Interviews zu gelangen. Der Status des Interviews wird als Bewerbende Person nicht verfügbar angezeigt.
2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Interviewdetails zu bearbeiten.
3. Klicken Sie neben dem vorhandenen Link zur Interviewplanung auf das Stiftsymbol.
4. Wählen Sie einen längeren Zeitblock, aus dem die sich bewerbende Person auswählen kann.
5. Erstellen Sie den Link.
6. Fahren Sie fort, um eine E-Mail an die sich bewerbende Person zu senden. Denken Sie daran, den Link zur Interviewplanung einzufügen.
7. Senden Sie Ihre E-Mail.

Interview nach einer Absage umplanen

Wenn Bewerbende nach Annahme eines Interviews absagen, erhalten Sie (oder eine andere organisierende Person) eine E-Mail, in der Sie über die Absage informiert werden.

Die einzige Option ist die Planung eines neuen Interviews. Dies ist in jedem Fall erforderlich – unabhängig davon, ob die Absage von der interviewenden Person oder von der sich bewerbenden Person ausgeht. Sie können das vorhandene Interview nicht bearbeiten, da Personio keine Links zur Interviewplanung neu erstellen kann.