Recruiting-Kalender integrieren – Personio

Hinweise:
▶︎ Wir werden Cronofy bald nur noch für die Integration des Recruiting Kalender verwenden. Daher ist dieser Artikel nur für die Integration des Recruiting Kalenders relevant. Für die Abwesenheitskalender können Sie Cronofy bereits umgehen und Ihren Unternehmenskalender direkt integrieren.
▶︎ Wenn Sie die Einrichtungsfunktion verwenden, folgen Sie den dort beschriebenen Schritten, um die Einrichtung dort abzuschließen.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Ihren Unternehmenskalender in den Personio Recruiting-Kalender integrieren. Cronofy, ein Unterauftragnehmer von Personio, bietet diesen Service zur Kalenderintegration an.

Durch diese Integration können Sie Recruiting-Events direkt in Personio planen. So können Sie beispielsweise für alle am Interview-Prozess beteiligten Mitarbeitenden ein passendes Zeitfenster finden. Auch unsere Smart-Funktion für die Interviewplanung steht Ihnen zur Verfügung. Durch die Integration wird ein Interview-Event in den Kalendern der Mitarbeitenden erstellt. Beachten Sie, dass Interview-Events standardmäßig im Kalender angezeigt werden nicht von Ihnen deaktiviert werden können.

Personio unterstützt Integrationen mit den folgenden drei Kalendern:

Google Apps
Microsoft Exchange (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)
Microsoft Office 365 (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)

Bevor Sie beginnen

Um Ihren Unternehmenskalender mit Personio zu integrieren, benötigen Sie die folgenden Rollen:

Admin Ihres Personio-Kontos: Um Cronofy als Unterauftragnehmer zu akzeptieren und dem Admin Ihres Unternehmenskalenders Zugriffsrechte für die Einstellungen zur Kalenderintegration zu erteilen.
Admin Ihres Unternehmenskalenders: Um auf die Einstellungen zur Kalenderintegration zuzugreifen und die Einrichtung durchzuführen. Für den Admin Ihres Unternehmenskalenders können Sie eine bestehende Rolle auswählen oder eine neue erstellen – wir erläutern dies weiter unten.

Weitere Informationen zu den Compliance- und Sicherheitsstandards der Integration über Cronofy finden Sie in unseren häufig gestellten Fragen.

Voraussetzungen für die Synchronisation von Mitarbeitenden

Einer der Schritte in diesem Artikel besteht darin, die Kalender Ihrer Mitarbeitenden zu synchronisieren. Um Ihre Mitarbeitenden erfolgreich zu synchronisieren, stellen Sie zunächst Folgendes sicher:

Jeder Mitarbeiter hat eine Unternehmens-E-Mail-Adresse: Sie können nur Nutzende mit einer E-Mail-Adresse der Domain Ihres Unternehmens synchronisieren (z. B. @xy .com). Externe Adressen wie @hiringhelp.com funktionieren nicht.
In Ihrer Kalenderanwendung sind bereits neue Mitarbeitende vorhanden: Wenn Sie eine mitarbeitende Person zu Personio hinzufügen, bevor Sie ihren Kalender-Account erstellt haben, funktioniert die Synchronisierung nicht. Fügen Sie sie zuerst Ihrem Kalender hinzu und versuchen Sie es dann erneut.
Jeder Mitarbeiter hat eine eindeutige E-Mail-Adresse: Jeder Mitarbeiter muss seine eigene persönliche E-Mail-Adresse haben, damit die Synchronisierung funktioniert. E-Mail-Adressen mit gemeinsam genutzten Postfächern funktionieren nicht.

Personio Admin

Cronofy aktivieren

Der Kalender von Personio kann mit dem Unterauftragnehmer Cronofy B.V. integriert werden. Sie müssen Cronofy in Personio aktivieren. Befolgen Sie diese Schritte:

Gehen Sie in Einstellungen zu Support > Abonnement & Rechnung.
Klicken Sie auf den Reiter Informationen zur Datensicherheit.
Wählen Sie in der Liste der Unterauftragnehmer die Firma Cronofy B.V. aus.

Gewähren Sie dem Admin Ihres Unternehmenskalenders Zugriff auf die Einstellungen zur Kalenderintegration.

Sie müssen dem Admin Ihres Unternehmenskalenders Zugriff auf die Einstellungen zur Kalenderintegration gewähren. Befolgen Sie diese Schritte:

Gehen Sie in Einstellungen zu Personen > Mitarbeitendenrollen.
Wählen Sie die Mitarbeitendenrolle aus, die dem Admin Ihres Unternehmenskalenders zugewiesen ist, oder erstellen Sie eine neue Rolle.
Scrollen im Reiter Berechtigungen nach unten zu Account-Konfiguration und klicken Sie darauf.
Gewähren Sie im Team-Kalender Bearbeitungsrechte.

Admin Ihres Unternehmenskalenders

Unternehmenskalender verbinden

Sobald der Personio-Admin Cronofy als Unterauftragnehmer akzeptiert hat, verbinden Sie Ihren Unternehmenskalender folgendermaßen:

Gehen Sie in Einstellungen zu Integrationen > Recruiting-Kalender.
Wählen Sie einen der folgenden Kalender zur Integration mit Personio:
▶︎ Google Calendar
▶︎ Office 365 (via Graph-API)
▶︎ Microsoft Exchange
Im Bereich Interviewplanung haben Sie die Möglichkeit, das Kontrollkästchen zu aktivieren. Mit dieser Funktion kann der Organisator eines Interviews die Titel privater Events in den Kalendern der am Interview teilnehmenden Personen einsehen. Erfahren Sie mehr darüber, auf welche Daten Cronofy zugreifen kann.
▶ ︎ Hinweis: Wenn Sie diese Daten lieber verbergen möchten, wenden Sie sich an unser Support-Team. Nach der Aktivierung werden alle Event-Titel als „Beschäftigt“ angezeigt.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

Mitarbeitende und Räume synchronisieren

Während der initialen Synchronisierung mit dem Kalenderanbieter authentifizieren Sie alle aktuellen Nutzenden und Meetingräume. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Um zu überprüfen, ob alle Mitarbeitenden und Räume erfolgreich synchronisiert wurden, gehen Sie zu Integrationen > Recruiting-Kalender.

Wenn Fehlermeldungen zur fehlgeschlagenen Synchronisierung von Mitarbeitenden angezeigt werden, finden Sie in unserem Artikel zur Fehlerbehebung bei der Unternehmenskalenderintegration Informationen zu den verschiedenen Fehlern und Lösungen.

Neue Mitarbeitende hinzufügen

Um einen einzelnen Mitarbeiter oder alle Mitarbeitenden erneut in Personio zu synchronisieren:

Gehen Sie in Einstellungen zu Integrationen > Recruiting-Kalender.
Öffnen Sie das Menü, um alle nicht synchronisierten Mitarbeitenden anzuzeigen.
Um einzelne Mitarbeitende zu synchronisieren, klicken Sie auf das Loop-Symbol rechts neben dem Namen des Mitarbeiters.
Um alle Mitarbeitenden zu synchronisieren, klicken Sie oben rechts in der Liste auf Alle Mitarbeitenden synchronisieren.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

Wenn Sie neue Mitarbeitende zu Ihrer Unternehmensdomain hinzufügen, werden diese automatisch von Personio authentifiziert. Bei einer fehlerhaften Synchronisation erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Es gibt fünf verschiedene Synchronisationsstatus von Mitarbeitenden:

Status: Authentifizierung läuft
▶︎ Details: Der Authentifizierungsprozess wurde gestartet.
▶︎ Tooltip angezeigt: „Dies kann einige Zeit dauern.“ Wenn sich der Status nicht ändert, klicken Sie auf „Alle Mitarbeitenden synchronisieren“, um die Synchronisierung erneut zu versuchen.
Status: Ausstehend
▶︎ Details: Die Authentifizierung steht noch aus
▶︎ Tooltip angezeigt: „Der Kalender des Mitarbeiters wird noch synchronisiert. Wenn sich der Status nicht ändert, klicken Sie auf „Alle Mitarbeitenden synchronisieren“, um die Synchronisierung erneut zu versuchen.
Status: Authentifiziert
▶︎ Details: Der Mitarbeiter wurde erfolgreich authentifiziert und der Kalender des Mitarbeiters wurde synchronisiert.
Status: Nicht verfügbar
▶︎ Details: Die Authentifizierung war nicht erfolgreich und der Kalender des Mitarbeiters kann nicht synchronisiert werden. Wenn dieser Fehler auftritt, werfen Sie einen Blick in unseren Artikel zur Fehlerbehebung bei der Unternehmenskalenderintegration.
▶︎ Tooltip angezeigt: Cronofy zeigt eine Meldung an oder den Text „Der Kalender des Mitarbeiters konnte nicht synchronisiert werden. Bitte lesen Sie den Artikel zur Fehlerbehebung.“
Status: Fehler
▶︎ Details: Nach einer erfolgreichen Authentifizierung ist ein Problem aufgetreten. Kontaktieren Sie unser Support-Team über Hilfe und Feedback in Ihrem Personio-Account.
▶︎ Tooltip angezeigt: „Etwas ist schiefgelaufen. Bitte wenden Sie sich an das Support-Team.“

Neue Räume hinzufügen

Wenn Sie die Recruiting-App in Personio nutzen, können Sie Meeting-Räume für die Planung von Interviews hinzufügen. Ein Informationssymbol bestätigt, dass die Meeting erfolgreich synchronisiert wurden.

Wenn Sie neue Räume unter der Domain Ihres Unternehmens hinzufügen, müssen Sie diese manuell mit Personio synchronisieren. Gehen Sie dazu zu Einstellungen, dann zu Integrationen > Recruiting-Kalender und klicken Sie auf Alle Räume synchronisieren.

Nächster Schritt

Tipp:
Weitere Informationen und häufig gestellte Fragen finden Sie im Cronofy-Handbuch zum Verbinden von Unternehmenskalendern.

Sobald Sie den Recruiting-Kalender integriert haben, können Sie:

Wenn Sie Probleme mit der Integration des Recruiting-Kalenders haben, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung. Wir haben auch einen separaten Artikel zur Fehlerbehebung für die Planung von Interviews.

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