Smarte Interviewplanung

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Bewerbern eine Auswahl verfügbarer Interviewtermine aus Ihrem Kalender anbieten und so das Finden eines gemeinsamen Termins, der sowohl Ihnen als auch den Bewerbern passt, leichter machen. Mit der Funktion der smarten Interviewplanung direkt in Personio wird der Planungsprozess für Interviews erheblich effizienter.

In diesem Artikel erfahren Sie Folgendes:

Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie Ihren Unternehmenskalender (Google Calendar, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange) in Personio integriert haben. Erfahren Sie hier, wie Sie die Integration Ihres Unternehmenskalenders einrichten.

 

Ihre Verfügbarkeit im Kalender einrichten

Die Tage und Uhrzeiten, die Bewerbern angeboten werden, kombinieren die Verfügbarkeit in Ihrem externen Unternehmenskalender mit der Verfügbarkeit, die Sie in Ihren persönlichen Einstellungen in Personio speziell für Interviews eingerichtet haben. So können Sie entscheiden, bestimmte Tage in Ihrer Woche für andere Aufgaben freizuhalten.

Um Ihre Verfügbarkeit für Interviews in Ihrem persönlichen Kalender einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Persönliche Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Menü links auf Verfügbarkeit.
  3. Wählen Sie dann Ihre wöchentliche Verfügbarkeit aus.

Tipp: Grün markierte Zeiten sind als verfügbar eingestellt. Weiß hinterlegte Zeiten sind nicht verfügbar. Klicken Sie auf grün markierte Zeiten, um die Auswahl aufzuheben, und auf weiß markierte Zeiten, um sie auszuwählen. 

Personal-Settings-Calendar-Availability_de.png

Hinweis: Feiertage, die in Ihrem Personio-Abwesenheitskalender erscheinen, werden in Ihrem externen Unternehmenskalender nicht automatisch blockiert. Die Blockierung muss manuell erfolgen. 

 

Link zur Terminvereinbarung senden

Um einem Bewerber einen Link zur Terminvereinbarung zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
  2. Gehen Sie zur Bewerbung des Bewerbers und zum Reiter Interviews.
  3. Klicken Sie auf Neues Interview und wählen Sie den Interview-Typ und die Teilnehmer.
  4. Klicken Sie anschließend auf Scheduling-Link einrichten und geben Sie verschiedene Daten an, aus denen der Bewerber wählen kann. Definieren Sie die Dauer des Interviews sowie Pufferzeiten.

    Tipp: Mit Pufferzeiten stellen Sie sicher, dass Interviews nicht direkt nacheinander geplant werden können. So vermeiden Sie Überschneidungen und lassen zwischen Terminen etwas Zeit für die Vor- und Nachbereitung.

  5. Optional: Wenn Sie über das Add-on Automation Plus verfügen, können Sie unter Automatische E-Mail-Bestätigung eine E-Mail-Vorlage auswählen, die an den Bewerber gesendet wird, um die Details des Interviews zu bestätigen, sobald dieser einen Termin gewählt hat. Wenn Sie keine E-Mail-Vorlagen haben, wird dem Bewerber eine Standardvorlage gesendet. 

    Recruiting-Applications-Interview-Create-Scheduler-Link_de.png
  6. Klicken Sie auf Link generieren.
  7. Konfigurieren Sie die ausstehenden Details wie Interview-Methode, Raum, Evaluationsbogen usw.
  8. Klicken Sie anschließend auf E-Mail an Bewerber senden und wählen Sie Scheduling-Link einfügen, um den Link für die Terminvereinbarung in den E-Mail-Text einzufügen.

    Tipp: Sie können auch den Platzhalter {{smart_interview_scheduling_link}} in Ihren E-Mail-Vorlagen verwenden, um den Link automatisch in Ihre Interview-Einladungen einzufügen. Erfahren Sie hier, wie Sie E-Mail-Vorlagen erstellen.


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  9. Klicken Sie dann auf E-Mail versenden. Der Status für das Interview wird auf Scheduling-Link gesendet gesetzt.

Bei Klick auf den Link in der E-Mail wird den Bewerbern eine Liste mit Tagen und Zeitfenstern angezeigt, aus denen sie auswählen können.

Hinweis: Um zu bestimmen, welche Zeitfenster angeboten werden, kombiniert das System die Verfügbarkeit aller Kalender (externe Kalender und die Verfügbarkeit in den Personio-Kalendern) aller internen Interviewteilnehmer.

Sobald die Bewerber einen Termin ausgewählt haben, wird eine Bestätigungs-E-Mail an sie selbst und alle Teilnehmer gesendet, und der Status des Interviews erscheint als Geplant. Die Bestätigungs-E-Mail wird in der Sprache gesendet, die für die Stelle standardmäßig konfiguriert wurde, und kann nicht geändert werden.

Ist der Bewerber zu keiner der angebotenen Zeiten verfügbar, kann im Scheduling-Link die Option Ich kann an keinem dieser Termine ausgewählt werden. Die organisierende Person erhält dann eine Aufgabe auf ihrem Dashboard, einen neuen Scheduling-Link zu versenden.

 

Beispiel

Die Recruiterin Sabrina Smith möchte ein Interview mit der Bewerberin Johanna Blume und Leon Brink, dem Teamleiter für die zu besetzende Stelle, vereinbaren. Sabrina und Leon haben beide ihre Verfügbarkeiten in ihren persönlichen Kalendereinstellungen aktualisiert.

  1. Sabrina erstellt unter Johannas Bewerbung ein Interview und fügt Leon als Teilnehmer hinzu. Sie generiert einen Scheduling-Link, wählt Zoom als die Interview-Methode und klickt auf E-Mail an Bewerber senden.
  2. Sie erstellt die E-Mail mit dem Link und sendet sie an Johanna.
    Der Interviewstatus wird auf Scheduling-Link gesendet gesetzt, der Status von Sabrina erscheint als Anwesend und die Status von Johanna und Leon als Warte auf Antwort.
  3. Johanna erhält die E-Mail mit dem Link und wählt als Termin für ihr Interview 11:30 Uhr am 12. Mai.
  4. Johanna, Sabrina und Leon erhalten nun alle eine Bestätigungs-E-Mail für das Interview, die den Link zum Zoom-Meeting, den Link zur zur Bewerbung in Personio (für Sabrina und Leon), und einen ical-Anhang mit Datum und Uhrzeit enthält.
  5. Sabrina, Leon und Johanna akzeptieren den ical-Anhang und nehmen so den Interviewtermin in ihren Kalender auf. 
    Der Interviewstatus wechselt auf Geplant, und Sabrinas, Johannas und Leons Status werden alle als Anwesend angezeigt.

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