In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Bewerbenden eine Auswahl verfügbarer Interviewtermine aus Ihrem Kalender anbieten und so das Finden eines gemeinsamen Termins, der sowohl Ihnen als auch den Bewerbenden passt, leichter machen. Mit der Funktion der smarten Interviewplanung direkt in Personio wird der Planungsprozess für Interviews erheblich effizienter.

In diesem Artikel erfahren Sie Folgendes:

• Wie Sie Ihre Verfügbarkeit in Ihrem persönlichen Kalender einrichten
• Wie Sie Bewerbenden einen Link zur Terminvereinbarung senden

Hinweis:
Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie Ihren Unternehmenskalender (Google Kalender, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange) mit Personio integriert haben. Erfahren Sie, wie Sie die Integration Ihres Unternehmenskalenders einrichten.

Ihre Verfügbarkeit im Kalender einrichten

Die Tage und Uhrzeiten, die Bewerbenden angeboten werden, kombinieren die Verfügbarkeit in Ihrem externen Unternehmenskalender mit der Verfügbarkeit, die Sie in Ihren persönlichen Einstellungen in Personio speziell für Interviews eingerichtet haben. So können Sie entscheiden, bestimmte Tage in Ihrer Woche für andere Aufgaben freizuhalten.

Um Ihre Verfügbarkeit für Interviews in Ihrem persönlichen Kalender einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Persönliche Einstellungen.
2. Klicken Sie im Menü links auf Verfügbarkeit.
3. Wählen Sie dann Ihre wöchentliche Verfügbarkeit aus.

Tipp:
Grün markierte Zeiten sind als verfügbar definiert. Weiß markierte Zeiten sind als nicht verfügbar definiert. Klicken Sie auf grün markierte Zeiten, um die Auswahl aufzuheben, und klicken Sie auf weiß markierte Zeiten, um sie auszuwählen. 

Hinweis: Feiertage, die in Ihrem Personio-Abwesenheitskalender erscheinen, werden in Ihrem externen Unternehmenskalender nicht automatisch blockiert. Die Blockierung muss manuell erfolgen. 

Link zur Terminvereinbarung senden

Um einer sich bewerbenden Person einen Link zur Terminvereinbarung zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
2. Gehen Sie zur Bewerbung der sich bewerbenden Person und zum Reiter Interviews.
3. Klicken Sie auf Neues Interview und wählen Sie den Interview-Typ und die Teilnehmenden.
4. Klicken Sie anschließend auf Scheduling-Link einrichten und geben Sie verschiedene Daten an, aus denen die sich bewerbende Person wählen kann. Definieren Sie die Dauer des Interviews sowie Pufferzeiten.
   
   

   Tipp:
   Pufferzeiten stellen sicher, dass Interviews nicht im unmittelbaren Anschluss aneinander geplant werden. Dies hilft, Konflikte zu vermeiden, und gibt Ihnen zwischen Meetings etwas Zeit für die Vor- und Nachbereitung. 

5. Optional: Wenn Sie über das Add-on Automation Plus verfügen, können Sie unter Automatische E-Mail-Bestätigung eine E-Mail-Vorlage auswählen, die an die sich bewerbende Person gesendet wird, um die Interviewdetails zu bestätigen, sobald er eine Zeit ausgewählt hat. Wenn Sie keine E-Mail-Vorlagen haben, wird der sich bewerbenden Person eine Standardvorlage gesendet. 
   
   

   Hinweis:
   Die Sprache der automatischen E-Mail-Bestätigung wird durch die Standardsprache der Stelle bestimmt und kann nicht ausgewählt werden.

   
   
6. Klicken Sie auf Link generieren.
7. Konfigurieren Sie die ausstehenden Details wie Interview-Methode, Raum, Evaluationsbogen usw.
8. Klicken Sie anschließend auf E-Mail an sich bewerbende Person senden und wählen Sie Scheduling-Link einfügen, um den Link für die Terminvereinbarung in den E-Mail-Text einzufügen.
   
   

   Tipp:
   Sie können auch den Platzhalter {{smart_interview_scheduling_link}} in Ihren E-Mail-Vorlagen verwenden, um den Link automatisch in die Vorlage für die Einladung zum Interview einzufügen. Erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Vorlagen erstellen. 

   
   
9. Klicken Sie dann auf E-Mail versenden. Der Status für das Interview wird auf Scheduling-Link gesendet gesetzt.

Bei Klick auf den Link in der E-Mail wird der sich bewerbenden Person eine Liste mit Tagen und Zeitfenstern angezeigt, aus denen sie auswählen können.

Notizen:
Um zu bestimmen, welche Zeitfenster der sich bewerbenden Person angeboten werden sollen, kombiniert das System die Verfügbarkeiten aus allen Kalendern (externer Kalender und Personio-Verfügbarkeitskalender) aller internen Teilnehmenden am Interview:
▶︎ Wenn das Interview nur von einer Person organisiert wird, wird nur die Verfügbarkeit dieser Person angezeigt.
▶︎ Wenn das Interview mehrere Teilnehmende hat, wird eine Kombination der Verfügbarkeiten der verschiedenen Teilnehmenden angezeigt.
▶︎ Wenn die Person, die das Interview organisiert, auch selbst teilnimmt ist, wird eine Kombination aus den Verfügbarkeiten der verschiedenen Teilnehmenden und den Verfügbarkeiten der organisierenden Person angezeigt.
▶︎ Wenn ein Besprechungsraum ausgewählt ist, wird der Kalender für den Raum nicht berücksichtigt, so dass dieser eventuell doppelt gebucht werden kann.

Sobald die Bewerbenden einen Termin ausgewählt haben, wird eine Bestätigungs-E-Mail an sie selbst und alle Teilnehmenden gesendet, und der Status des Interviews erscheint als Geplant. Die Bestätigungs-E-Mail wird in der Sprache gesendet, die für die Stelle standardmäßig konfiguriert wurde, und kann nicht geändert werden.

Ist die sich bewerbende Person zu keiner der angebotenen Zeiten verfügbar, kann im Scheduling-Link die Option Ich kann an keinem dieser Termine ausgewählt werden. Die organisierende Person erhält dann eine Aufgabe auf ihrem Dashboard, einen neuen Scheduling-Link zu versenden.

Beispiel

Die Recruiterin Sabrina Smith möchte ein Interview mit der Bewerberin Johanna Blume und Leon Brink, dem Teamleiter für die zu besetzende Stelle, vereinbaren. Sabrina und Leon haben beide ihre Verfügbarkeiten in ihren persönlichen Kalendereinstellungen aktualisiert.

1. Sabrina erstellt unter Johannas Bewerbung ein Interview und fügt Leon als teilnehmende Person hinzu. Sie generiert einen Scheduling-Link, wählt Zoom als die Interview-Methode und klickt auf E-Mail an sich bewerbende Person senden.
2. Sie erstellt die E-Mail mit dem Link für die Planung und sendet diese an Johanna.
   Der Interviewstatus wird auf Scheduling-Link gesendet gesetzt, der Status von Sabrina erscheint als Anwesend und die Status von Johanna und Leon als Warte auf Antwort.
3. Johanna erhält die E-Mail mit dem Link und wählt als Termin für ihr Interview 11:30 Uhr am 12. Mai.
4. Johanna, Sabrina und Leon erhalten nun alle eine Bestätigungs-E-Mail für das Interview, die den Link zum Zoom-Meeting, den Link zur zur Bewerbung in Personio (für Sabrina und Leon), und einen ical-Anhang mit Datum und Uhrzeit enthält.
5. Sabrina, Leon und Johanna akzeptieren den ical-Anhang und nehmen so den Interviewtermin in ihren Kalender auf. 
   Der Interviewstatus wechselt auf Geplant, und Sabrinas, Johannas und Leons Status werden alle als Anwesend angezeigt.