Dieser Artikel bezieht sich auf eine Funktionalität, die in Kürze veröffentlicht wird. Während dieser Aktualisierung werden Sie eventuell zwischen dem Inhalt des Artikels und der Personio-Anwendung Unterschiede feststellen.
Dieser Artikel erklärt, wie Personio mit vier gängigen Videokonferenz-Tools integriert werden kann, so dass Sie Video-Interviews in Personios Recruiting-Modul direkt über den Reiter Interview im Bewerbendenprofil planen können. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Interviews mit dem integrierten Kalender planen.
Die angebotenen Integrationen sind:
Nutzende können sich bei mehr als einem Anbieter authentifizieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie diese einzelnen Anwendungen mit Personio integriert werden können.
Hinweis
Für jede dieser Integrationen benötigen Sie zunächst eine aktive Kalenderintegration, um diese Funktion nutzen zu können.
Google Meet einrichten
Um Google Meet einzurichten, muss Google Meet in der Google Admin Console aktiviert werden.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und prüfen Sie, ob die Kalenderintegration in Ihrem Personio-Konto aktiv ist.
- Überprüfen Sie dann, ob alle Mitarbeitende, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind.
Wenn Sie Ihren Google Kalender mit Personio verbunden haben und Google Meet als Videokonferenzanbieter nutzen möchten, können alle Mitarbeitenden, die mit Ihrem Unternehmenskalender synchronisiert sind, direkt mit der Erstellung von Links für Videokonferenzen beginnen.
Zoom einrichten
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Integration mit Zoom einzurichten:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und prüfen Sie, ob die Kalenderintegration in Ihrem Personio-Konto aktiv ist.
- Überprüfen Sie dann, ob alle Mitarbeitende, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind.
- Wenden Sie sich dann an Ihre IT-Abteilung, um die Cronofy-App im Zoom-Marketplace zu installieren. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Installationsberechtigung für Alle Nutzenden dieses Zoom-Kontos geben.
Hinweis:
Dieser Schritt ist erforderlich, bevor sich Nutzende authentifizieren können. - Für Zoom muss jeder Nutzende, der eine Videokonferenz veranstalten muss, authentifiziert werden. Die Authentifizierung muss von Mitarbeitenden direkt in ihrem Personio-Profil vorgenommen werden. Wir empfehlen, allen betroffenen Mitarbeitenden eine Nachricht mit Anweisungen zur Authentifizierung zu senden. Eine Vorlage mit detaillierten Anweisungen finden Sie unter E-Mail-Vorlage für die Authentifizierung von Nutzenden.
MS Teams einrichten
Um die Videokonferenzintegration mit MS Teams einzurichten, gibt es je nach Art der Integration Ihres Unternehmenskalenders zwei Möglichkeiten.
Tipp:
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Integration Sie verwenden, befolgen Sie die Schritte für Office 365 (via Graph API) und erstellen Sie dann ein Testinterview. Wenn MS Teams unter Interview-Methode angezeigt wird, war die Einrichtung erfolgreich. Falls nicht, folgen Sie den Anweisungen unter Microsoft Exchange oder Office 365 (EWS).
Office 365 (via Graph-API)
Wenn Sie Office 365 über Graph API mit Personio verbunden haben und MS Teams als Videokonferenzanbieter nutzen möchten, können alle Mitarbeitenden, die mit Ihrem Unternehmenskalender synchronisiert sind, direkt mit dem Erstellen von Links für Videokonferenzen beginnen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Einstellungen zu überprüfen:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und prüfen Sie, ob die Kalenderintegration in Ihrem Personio-Konto aktiv ist.
- Überprüfen Sie dann, ob alle Mitarbeitende, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind.
Microsoft Exchange oder Office 365 (EWS)
Wenn Sie Microsoft Exchange oder Office 365 via EWS verbunden haben und MS Teams verwenden möchten, benötigen Sie eine normale Mailbox, keine gemeinsam genutzte Mailbox. Gemeinsam genutzte Mailboxen funktionieren wie ein einziges Kalenderprofil, das keine Konferenzen zulässt.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und prüfen Sie, ob die Kalenderintegration in Ihrem Personio-Konto aktiv ist.
- Überprüfen Sie dann, ob alle Mitarbeitende, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind.
- Jetzt muss jede nutzende Person, der eine Videokonferenz veranstalten muss, authentifiziert werden. Die Authentifizierung muss von Mitarbeitenden direkt in ihrem Personio-Profil vorgenommen werden. Wir empfehlen, allen betroffenen Mitarbeitenden eine Nachricht mit Anweisungen zur Authentifizierung zu senden. Eine Vorlage mit detaillierten Anweisungen finden Sie unter E-Mail-Vorlage für die Authentifizierung von Nutzenden.
GoToMeeting einrichten
- Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und prüfen Sie, ob die Kalenderintegration in Ihrem Personio-Konto aktiv ist.
- Überprüfen Sie dann, ob alle Mitarbeitende, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind.
- Für GoToMeeting muss jede nutzende Person, der eine Videokonferenz durchführen muss, authentifiziert werden. Die Authentifizierung muss von Mitarbeitenden direkt in ihrem Personio-Profil vorgenommen werden. Wir empfehlen, allen betroffenen Mitarbeitenden eine Nachricht mit Anweisungen zur Authentifizierung zu senden. Eine Vorlage mit detaillierten Anweisungen finden Sie unter E-Mail-Vorlage für die Authentifizierung von Nutzenden.
E-Mail-Vorlage für die Authentifizierung von Nutzenden
Um Ihren Mitarbeitenden Anweisungen zu geben, wie sie die Authentifizierung von Nutzenden für Zoom, MS Teams und GoToMeeting vornehmen, haben wir für Sie eine Vorlage vorbereitet.
„Liebe Teammitglieder“,
wir würden in unserem Personio-Konto gerne eine neue Funktion aktivieren, damit Sie direkt Links zu Videokonferenzen erstellen können, wenn Sie Interviews für Bewerbende planen. Dazu müssten Sie Ihr Konto mit MS Teams / Zoom / GoToMeeting [nicht Zutreffendes löschen] mit Personio verbinden. Befolgen Sie dafür bitte die folgenden Schritte:
1. Klicken Sie in Ihrem Personio-Konto auf Ihr Profilbild.
2. Klicken Sie auf Persönliche Einstellungen und wählen Sie Integrationen.
3. Wählen Sie die Integration von MS Teams / Zoom / GoToMeeting aus [nicht Zutreffendes löschen].
4. Wählen Sie dann Interviews über Cronofy verbinden.
5. Sie erhalten eine E-Mail zur Authentifizierung Ihrer E-Mail-Adresse bei unserem Service Provider Cronofy.
6. Folgen Sie dem Link in der E-Mail und authentifizieren Sie sich mit Ihren Anmeldedaten für MS Teams / Zoom / GoToMeeting [nicht Zutreffendes löschen].
Bitte informieren Sie uns, wenn Sie fertig sind.
Danke!“