Die E-Mails, die Sie über Personio an Bewerbende senden, können manchmal fehlschlagen. Möglicherweise wird im Bewerbendenprofil eine Fehlermeldung angezeigt oder Sie stellen fest, dass eine Nachricht nicht gesendet wurde. Wahrscheinlich besteht ein Verbindungsproblem zwischen Personio und Ihrem E-Mail-Server. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie testen können, ob E-Mails versendet werden, und wie Sie Fehlermeldungen interpretieren. In manchen Fällen muss Ihre interne IT-Abteilung das Problem lösen.

Wenn Sie diesen Artikel lesen, dann haben Sie bereits die E-Mail-Kommunikation für das Recruiting eingerichtet. 

Tipp:
Falls Bewerbende nach dem Absenden ihrer Bewerbung keine automatische Empfangsbestätigung erhalten, erfahren Sie hier, wie Sie automatische Bestätigungs-E-Mails einrichten.

Bevor Sie beginnen

Um die in diesem Artikel beschriebenen Vorschläge auszuprobieren, benötigen Sie Berechtigungen für die Recruiting-Einstellungen Ihres Unternehmens. 

Prüfen Sie, welche Verbindung Sie eingerichtet haben, bevor Sie fortfahren. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > E-Mail-Einrichtung, und überprüfen Sie, welche Option für Recruiting-E-Mails aktiv ist. Wenn Sie Verbindungen für verschiedene Gesellschaften eingerichtet haben, überprüfen Sie jede davon.

Verschiedene E-Mail-Zustellungsstatus

Wenn Sie Bewerbenden über Personio eine E-Mail senden, durchläuft die Nachricht mehrere Phasen mit jeweils einem eigenen Status. Den aktuellen Status können Sie neben jeder Nachricht im Bewerbungsprofil einsehen. Einen vollständigen Beschreibung über die Bedeutung der einzelnen Status finden Sie in unserem Artikel zum Bewerbungsprofil .

Wenn eine E-Mail den Status Fehler anzeigt

Wenn eine E-Mail dauerhaft fehlschlägt, wird im Bewerbungsprofil der Status Fehler angezeigt, und Sie erhalten eine Benachrichtigung in Ihrem Personio Inbox. Die Benachrichtigung enthält eine Begründung für den Fehler und einen Link zu den betroffenen Nachrichten.

So beheben Sie einen E-Mail-Fehler:

1. Öffnen Sie das Bewerbungsprofil und suchen Sie nach der Nachricht.
2. Lesen Sie die angezeigte Fehlerbeschreibung. Darin wird erklärt, was schiefgelaufen ist, zum Beispiel:
   • „SMTP-Authentifizierung fehlgeschlagen: Ihr Passwort ist nicht mehr gültig. Aktualisieren Sie Ihre Zugriffsdaten in den E-Mail-Einstellungen.“
   • „Aufgrund einer Berechtigungsänderung haben wir keinen Zugriff mehr auf Ihr Microsoft-Konto. Authentifizieren Sie sich erneut, um fortzufahren.“
   • „Der Posteingang des Bewerbers ist voll. Personio hat es zwei Stunden lang wiederholt versucht, konnte die Nachricht aber nicht zustellen.“
3. Befolgen Sie den nächsten Schritt, der in der Fehlermeldung angezeigt wird.
4. Sobald das zugrundeliegende Problem behoben ist, senden Sie die E-Mail erneut an den Bewerber.

Wenn in der Fehlermeldung auf Ihre IT-Abteilung oder den Personio Support verwiesen wird, leiten Sie die Fehlerbeschreibung direkt weiter. Dadurch das entsprechende Team die konkreten Details, die für eine Untersuchung notwendig sind.

Wenn eine E-Mail den Status Handlung erforderlich anzeigt

Der Status Handlung erforderlich bedeutet, dass ein Problem mit Ihrer E-Mail Konfiguration den Versand von E-Mails verhindert. Dies unterscheidet sich von einer einzelnen Nachricht mit Fehler, da sich dieses Problem auf alle ausgehenden E-Mails auswirkt, bis Sie es beheben.

Sie sehen dann auch einen Warnhinweis auf Ihrer Startseite im Reiter Recruiting und erhalten eine Benachrichtigung in Ihrer Inbox.

Um dies zu beheben:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > E-Mail-Einrichtung.
2. Überprüfen Sie die angezeigte Warnmeldung. Darin werden das konkrete Problem erläutert und die Schritte zur Fehlerbehebung aufgezeigt.
3. Befolgen Sie die Anweisungen zum erneuten Verbinden oder Konfigurieren Ihrer Integration.
4. Sobald das Problem behoben ist, kehren Sie zu E-Mail-Einrichtung zurück, und vergewissern Sie sich, dass die Warnmeldung verschwunden ist.

Häufige Ursachen sind ein widerrufenes Microsoft- oder Google-Zugriffstoken, abgelaufene SMTP-Zugriffsdaten oder eine Änderung, die Ihr IT-Admin in den E-Mail Einstellungen Ihres Unternehmens vorgenommen hat. Lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung bei der Einrichtung von Recruiting-E-Mails.

Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, aber trotzdem keine E-Mails versendet werden

Wenn keine Fehlermeldung oder Warnung sichtbar ist, Bewerbende aber keine E-Mails erhalten, versuchen Sie Folgendes:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > E-Mail-Einrichtung, und überprüfen Sie, ob eine aktive Warnung für Ihre Verbindung vorliegt. Wenn Sie Microsoft verwenden, achten Sie auf eine Meldung mit dem Hinweis „Versenden ausgesetzt“.
2. Erstellen Sie ein Test-Bewerbungsprofil, um zu herauszufinden, ob das Problem nur lokal auftritt oder alle ausgehenden Nachrichten betrifft:
   • Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen und klicken Sie aufBewerbung anlegen.
   • Verwenden Sie eine E-Mail Adresse, auf die Sie Zugriff haben. Wählen Sie möglichst keine Adresse, die einem Ihrer Mitarbeitenden gehört.
   • Schließen Sie die Erstellung der Testbewerbung ab. Personio erstellt automatisch ein Bewerbendenprofil. Sie können es später löschen.
   • Gehen Sie im Bewerbungsprofil auf den Reiter Nachrichten und versenden Sie eine Testnachricht.
   • Überprüfen Sie, ob die E-Mail in Ihrem Testposteingang ankommt und welcher Status im Bewerbungsprofil angezeigt wird.
3. Falls auch die Test-E-Mail ein Fehlermeldung generiert oder keine Statusaktualisierung angezeigt wird, wenden Sie sich bitte an Ihr internes IT-Team und teilen Sie uns die Fehlerbeschreibung mit, falls eine angezeigt wird. Sie können sich auf unseren Artikel zur Fehlerbehebung bei der Einrichtung von Recruiting-E-Mails beziehen.