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Fehlerbehebung bei der Einrichtung der Recruiting-E-Mail

Hinweis:
Bei der Behebung von Problemen mit der SMTP-Einrichtung brauchen Sie die Unterstützung Ihrer IT-Abteilung.

In diesem Artikel werden häufige Probleme im Zusammenhang mit der Einrichtung von Recruiting-E-Mails behandelt. Wenn Sie diesen Artikel lesen, haben Sie die E-Mail-Kommunikation für Recruiting-E-Mails bereits eingerichtet. 

Wenn die E-Mail-Einrichtung fehlschlägt, zeigt Personio normalerweise eine Fehlermeldung an, auf die Sie klicken können, um das Problem zu überprüfen. Probleme bei der Einrichtung können auch später auftreten, beispielsweise wenn Ihre Integration den Zugriff verliert oder die Zugriffsdaten ablaufen. Versuchen Sie, das Problem mit den in diesem Artikel beschriebenen Schritten zu beheben. 

In diesem Artikel behandeln wir folgende Themen:

Wenn Sie die Einrichtung bereits abgeschlossen haben und Probleme beim Senden und Empfangen von E-Mails haben, lesen Sie die folgenden Artikel:

Bevor Sie beginnen: Überprüfen Sie Ihre Einrichtung

Um fortzufahren, müssen Sie zunächst überprüfen, welche Einstellungen Sie für das Senden und Empfangen von E-Mails haben. Beispielsweise können Sie die direkte Integration mit Google, die direkte Integration mit Microsoft oder SMTP verwenden. Unser Support-Team kann dies nicht für Sie prüfen.

Um zu überprüfen, welche Verbindung Sie eingerichtet haben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Bereich Recruiting auf E-Mail-Einrichtung. 
  3. Auf der Seite E-Mail-Einrichtung sehen Sie eine Übersicht über Ihre aktuelle Einrichtung und deren Konfigurationsstatus.
  4. Wenn Sie mehrere Gesellschaften haben, können Sie sich auch die Einrichtung für jede einzelne anzeigen lassen. 

Ich kann keine SMTP-Verbindung einrichten

Problem: Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse ist eventuell ein freigegebenes Postfach. Ein freigegebenes Postfach hat aber keinen eigenen Nutzendennamen und kein eigenes Passwort. Außerdem können mehrere Nutzende von ihm aus auf E-Mails zugreifen und diese senden. Daher fehlen zwei wesentliche Bestandteile der SMTP-Einstellungen: der Nutzendenname und das Passwort.

Mögliche Lösung: Verwenden Sie für Ihr Recruiting eine voll lizenzierte E-Mail-Adresse und kein freigegebenes Postfach. Wenn Sie beispielsweise ein Abonnement für einen E-Mail-Anbieter kaufen, geben Sie normalerweise die Anzahl der benötigten Lizenzen an. Anschließend können Sie allen Ihren Mitarbeitenden eine eigene Lizenz zuweisen.

Ich kann die Integration mit Google oder Microsoft nicht einrichten

Problem: Die Integration mit Microsoft oder Google funktioniert nicht.

Mögliche Lösung: Stellen Sie sicher, dass der E-Mail-Account, den Sie für die Integration verwenden, kein freigegebenes Postfach ist. Der E-Mail-Account, den Sie für die Integration nutzen, muss:

  • über eine eigenes Postfach und eigene Login-Zugriffsdaten verfügen.
  • über die Berechtigung verfügen, im Namen Ihres Unternehmens E-Mails zu senden. Falls Sie diese Berechtigung noch nicht haben, sendet Personio eine Anfrage an Ihren Microsoft- oder Google-Admin. Diese Person muss eine entsprechende Genehmigung erteilen, bevor Sie die Einrichtung abschließen können.
  • lizenziert sein. Geben Sie daher beim Abschluss eines Abonnements für einen E-Mail-Anbieter wie Microsoft 365 die Anzahl der benötigten Lizenzen an. Anschließend können Sie allen Ihren Mitarbeitenden eine eigene Lizenz zuweisen.

Meine Microsoft-Integration zeigt eine Warnung an, dass das Senden pausiert wurde

Problem: Auf der Seite E-Mail-Einrichtung wird eine gelbe Warnung angezeigt, die darauf hinweist, dass der E-Mail Versand von Microsoft pausiert ist. Personio hat festgestellt, dass Microsoft ausgehende E-Mails aus einem bekannten Grund ablehnt. Beispielsweise wurde die REST-API deaktiviert, das Postfach gelöscht oder der Zugriff von Personio auf den Account widerrufen.

Mögliche Lösung: Die Warnung zeigt den genauen Grund an und wann Personio es automatisch erneut versuchen wird (innerhalb von ca. 4 Stunden). Gehen Sie wie folgt vor, um das Senden sofort wieder aufzunehmen:

  1. Beheben Sie das zugrunde liegende Problem je nach angezeigtem Grund:
    • REST-API deaktiviert oder Mandantenzugriff gesperrt: Wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator, um den Zugriff in Microsoft 365 wieder zu aktivieren.
    • Postfach nicht gefunden: Prüfen Sie, ob das Postfach noch existiert und lizenziert ist.
    • Zugriff widerrufen: Stellen Sie die Verbindung zu Ihrem Microsoft-Account wieder her über Einstellungen > Recruiting > E-Mail-Einrichtung.
  2. Sobald das Problem behoben ist, klicken Sie auf Senden fortsetzen, um das Pausieren zu beenden, ohne auf den automatischen Wiederholungsversuch zu warten.

Hinweis: Die Warnung erscheint nur, wenn ein akutes Problem vorliegt. Wenn keine Warnung erscheint, funktioniert das Senden normal.

SMTP-Verbindung mit Google Apps einrichten

Problem: Die Einrichtung einer SMTP-Verbindung mit Google Apps bereitet Probleme.

Mögliche Lösung: Bald unterstützt Google keine neuen SMTP-Verbindungen mehr. Wenn Sie derzeit SMTP verwenden, müssen Sie unsere direkte Integration mit Google einrichten.

Meine E-Mail Integration funktioniert nicht mehr, obwohl sie korrekt eingerichtet wurde

Problem: Ihre E-Mail Integration hat funktioniert, versendet aber keine E-Mails mehr. Dies kann passieren, wenn Zugriffsdaten ablaufen, ein Token nicht neu autorisiert wird oder ein Administrator den Zugriff bei Google oder Microsoft widerruft.

Mögliche Lösung: Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > E-Mail-Einrichtung. Bei einem akuten Problem wird Ihnen eine Warnung mit einer Beschreibung des Fehlers und den nächsten Schritten angezeigt. Folgen Sie den angezeigten Anweisungen. Wenn keine Warnung sichtbar wird, aber trotzdem keine E-Mails versendet werden, lesen Sie bitte den Abschnitt Fehlerbehebung, wenn E-Mails an Bewerber nicht versendet werden. 

Sie können nur bestimmte IPs über Ihren SMTP-Server mit einer Firewall senden.

Problem: Sie können nur bestimmte IPs über Ihren SMTP-Server mit einer Firewall senden. Ihr SMTP-Server erteilt nur bestimmten, im System dokumentierten IP-Adressen eine Sendeerlaubnis.

Mögliche Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden IP-Adressen für Personio Recruiting zulassen:

  • 3.121.59.239/32
  • 3.65.146.216/32
  • 18.158.122.164/32

Externe Apps können keine Verbindung herstellen

Problem: Externe Apps können keine Verbindung herstellen. Dies geschieht, obwohl Sie eine lizenzierte E-Mail-Adresse verwenden und die IP-Adressen auf die Positivliste gesetzt wurden.

Mögliche Lösung: Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail Account über die Berechtigung zur Verbindung mit externen Apps verfügt. Gmail lässt dies z. B. standardmäßig nicht zu. Erlauben Sie anschließend die Nutzung von externen Apps in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters. Erfahren Sie mehr über die Fehlerbehebung für Gmail und die Verwaltung des Zugriffs auf weniger sichere Apps.

Ich erhalte eine Fehlermeldung über falsche Zugriffsdaten

Problem: Sie erhalten eine Fehlermeldung über falsche Zugriffsdaten.

Mögliche Lösung: Sie müssen die Zugriffsdaten auf Ihrem E-Mail-Server aktualisieren. Anschließend können Sie überprüfen, ob diese in Personio aktualisiert wurden. Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > E-Mail-Einrichtung, um Ihre E-Mail Einstellungen zu überprüfen.
 

Ich erhalte während der Einrichtung eine Timeout-Nachricht

Problem: Während der Einrichtung erhalten Sie eine Timeout-Fehlermeldung.

Mögliche Lösung: Ihre IT-Abteilung muss prüfen, ob der E-Mail-Server erreicht werden kann.

Ich erhalte eine Fehlermeldung, wenn ich versuche, eine SMTP-Verbindung mit Microsoft 365 einzurichten

Problem: Sie erhalten folgende Fehlermeldung: „Die Authentifizierung auf dem SMTP-Server mit dem Nutzendennamen jobs@unternehmen.de ist mit zwei möglichen Authentifikatoren fehlgeschlagen. Der Authentikator LOGIN hat den erwarteten Antwortcode 235 zurückgegeben, aber den Code 535 erhalten.“

Mögliche Lösung: Wir empfehlen, zu unserer direkten Integration mit Microsoft zu wechseln. Stellen Sie alternativ sicher, dass SMTP AUTH aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie in diesem Microsoft-Hilfeartikel. Lesen Sie mehr über die Fehlerbehebung bei der Authentifizierung von Microsoft 365.

Microsoft-Sicherheitsstandards überschreiben SMTP-AUTH-Einstellungen

Problem: Bei der Nutzung von Microsoft werden bestimmte Sicherheitsstandards zu neuen Mandanten hinzugefügt, die SMTP-AUTH-Einstellungen eventuell überschreiben.

Mögliche Lösung: Wir empfehlen, zu unserer direkten Integration mit Microsoft zu wechseln. Alternativ müssen Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen in Microsoft Entra ID deaktivieren. Stellen Sie sicher, dass Basic Auth für SMTP über die Org-Einstellungen in Ihrem Microsoft 365 Admin-Center und für den jeweiligen Account erlaubt ist.

 

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