Ein Angebot in Personio erstellen

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie erfolgreichen Bewerbern Angebote über Personio aussprechen und sie zu Mitarbeitern machen. Das kann entweder mit oder ohne Vertragserstellung geschehen. 

 

Neues Angebot erstellen

Um ein Angebot für den Bewerber zu erstellen, navigieren Sie auf den Reiter Angebot im Bewerberprofil und klicken Sie auf den Button Angebot erstellen. Sie haben darauffolgend die Wahl, ein Angebot mit oder ohne Vertrag zu erstellen.

Durch diese Aktion wird der Bewerber nicht automatisch in die Bewerberphase Angebot verschoben – dies müssen Sie händisch erledigen. 

Sobald das Angebot erstellt ist, wird der Button Angebot erstellen inaktiv und kann nicht mehr geklickt werden. Sie können das bestehende Angebote jederzeit editieren. Sollte das erstellte Angebot abgelehnt werden, wird der Button wieder aktiv.

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Angebot ohne Vertrag erstellen

Wollen Sie dem Bewerber ein Angebot unterbreiten, wählen Sie Nur Angebot aus. Sie können nun Mitarbeiterinformationen eintragen, die letztlich ins Mitarbeiterprofil übertragen werden, sollte der Bewerber akzeptieren. Das Startdatum und das Fixgehalt (auf monatlicher Basis und bei Vollzeit) sind standardmäßig ausgewählt. Über das Dropdown-Menü Weiteres Feld hinzufügen können Sie weitere Attribute auswählen. Übernehmen Sie die Änderungen mit Angebot speichern. Unterbrechen Sie den Prozess an dieser Stelle, bleibt das leere Angebot in diesem Bewerberprofil erhalten.

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Haben Sie die benötigten Informationen hinterlegt und abgespeichert, erhalten Sie eine Übersicht über das erstellte Angebot. Hier stehen die folgenden Funktionen und Informationen bereit:  

  • Status: Der Status wird zunächst als Erstellt angezeigt.
  • Erstellungsdatum
  • Details: Klicken Sie auf Angebot anzeigen, um alle Details einzusehen, z. B. Startdatum, Fixgehalt und mehr.
  • Löschen: Klicken Sie auf den Papierkorb-Button, um das erstellte Angebot zu löschen.
  • Bearbeiten: Editieren Sie das bereits erstellte Angebot nochmals.
  • E-Mail an den Bewerber senden: Der E-Mail-Versand ist optional. Aktivieren Sie diese Checkbox, um dem Bewerber eine Nachricht mit dem Angebot zuzusenden. Sie können entweder eine Nachricht aus Ihren E-Mail-Vorlagen auswählen oder sie selbst verfassen. Im Feld Dateien zum Upload hier ablegen können Sie der E-Mail Dokumentanhänge hinzufügen. Erst mit Klick auf E-Mail senden wird die Nachricht an den Bewerber geschickt. Anschließend erhält das Angebot den Status Ausstehend. Die gesendete Nachricht erscheint im Reiter Nachrichten des Bewerberprofils. 
  • Angebotsstatus prüfen: Der Klick auf Angebotsstatus prüfen ändert den Status des Angebots von Erstellt zu Ausstehend. Sie gelangen zu einer Übersicht, in der Sie das Angebot entweder bearbeiten oder als abgelehnt oder akzeptiert abspeichern können. 

 

Angebot mit Vertrag erstellen

 

Nutzen Sie das Add-On Productivity Plus, können Sie dem Bewerber ein Angebot mit Vertragsentwurf aus einer Dokumentenvorlage senden. Wählen Sie dazu im Erstellungsprozess Angebot mit einem Vertrag aus. Anschließend können Sie die gewünschte Vertragsvorlage auswählen. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr dazu, wie Sie Vorlagen für Ihre Verträge in Personio erstellen und verwalten können.

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Die Platzhalter für den ausgewählten Vertrag können bereits mit Informationen befüllt sein, soweit diese im Bewerberprofil hinterlegt sind. Sie können die Platzhalter jedoch auch manuell bearbeiten. Die Dokumentenvorschau öffnet sich in einem neuen Fenster und ermöglicht Ihnen, das Dokument vor dem Erstellen nochmals auf seine Richtigkeit zu prüfen. 

Außerdem können Sie Zusätzliche Dokumente hinzufügen. Sie müssen das Template hierfür zuvor unter Einstellungen > Dokumente in der Kategorie Arbeitsverträge hochladen. 

Haben Sie alle nötigen Informationen eingetragen, können Sie das Angebot abspeichern. Sie gelangen nun zu einer Übersicht, die Ihnen zusätzlich zur Ansicht bei einem Angebot ohne Vertrag die folgenden Funktionen und Informationen bietet: 

  • Arbeitsvertrag und zusätzliche Dokumente: Sie können die erstellten Dateien mit Klick auf das Pfeil-Symbol herunterladen oder mit Klick auf das Stift-Symbol erneut bearbeiten. 
  • Wie möchten Sie fortfahren?: Sie können das Angebot nun entweder mit oder ohne Vertrag an den Bewerber senden. 
    • Vertrag als E-Mail-Anhang senden: Wählen Sie diese Variante, wenn Sie dem Bewerber das Angebot samt Vertragsdatei(en) per E-Mail schicken möchten. Sie haben die Möglichkeit, die E-Mail selbst zu verfassen oder eine Ihrer Vorlagen dafür auszuwählen. Die erstellten Dokumente sind als PDF-Dateien unter Anhänge zu finden. Die Checkbox für den Anhang ist standardmäßig ausgewählt, Sie können sie auch abwählen. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie dem Bewerber zwar eine E-Mail mit weiteren Informationen schreiben möchten, die Vertragsdokumente jedoch nicht angehängt sein soll. Im Feld Dateien zum Upload hier ablegen können Sie der E-Mail beliebig viele Dokumentanhänge hinzufügen. Klicken Sie auf E-Mail senden, um den Prozess abzuschließen. Der Status des Angebots ändert sich zu Ausstehend. Die versendete E-Mail erscheint im Reiter Nachrichten im Bewerberprofil. 
    • Senden Sie den Vertrag nicht: Wählen Sie diese Variante, wenn Sie den Vertrag nicht per E-Mail versenden möchten. Vorsicht: In diesem Fall können Sie keine E-Mail an den Bewerber senden. Klicken Sie auf Zur Entscheidung, um den Prozess abzuschließen. Der Status des Angebots wechselt zu Ausstehend

Sie gelangen zu einer Übersicht, in der Sie das Angebot entweder erneut bearbeiten oder als abgelehnt oder akzeptiert speichern können. Unter Angebot anzeigen erhalten Sie Zugriff auf die erstellten Dokumente und können diese herunterladen. Sie können die Dateien auch im Reiter Profil > Dokumente des Bewerberprofils einsehen. 

 

Angebotsphasen

Ein Angebot durchläuft verschiedene Phasen, die Sie anhand eines entsprechenden Tags auf einen Blick sehen können: 

  • Erstellt: Das Angebot wurde intern in Personio erstellt, jedoch noch nicht an den Bewerber übermittelt. In diesem Status können Sie weitere Details eintragen oder es löschen.  
  • Ausstehend: Sie warten auf die Zu- oder Absage des Bewerbers. In diesem Status können Sie das Angebot nochmals bearbeiten und bei Bedarf erneut versenden. Für eine bessere Dokumentation des Prozesses können Sie es jedoch nicht mehr löschen. 
  • Abgelehnt: Der Bewerber hat abgelehnt. Sie können ihm bei Bedarf ein neues Angebot unterbreiten.
  • Akzeptiert: Der Bewerber hat akzeptiert und wird zum Mitarbeiter. Personio kreiert automatisch ein Mitarbeiterprofil, in welches die bisher gesammelten Bewerberdaten überführt werden. Wurden im bisherigen Prozess ein Angebot mit Vertrag erstellt, so ist das Vertragsdokument künftig auch im Mitarbeiterprofil abgespeichert. 

  

Angebote bearbeiten, ablehnen oder akzeptieren

Sobald das Angebot mit oder ohne Vertrag erstellt (und gegebenenfalls eine Nachricht an den Bewerber gesendet) wurde, gelangen Sie zur Entscheidungsübersicht. Sie sehen hier, seit wann das Angebot aussteht. Außerdem können Sie sich unter Angebot anzeigen / Angebot verstecken weitere Details ein- oder ausblenden sowie das optional erstellte Vertragsdokument im .pdf-Format ansehen oder herunterladen. 

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In dieser Ansicht stehen Ihnen drei Optionen für den weiteren Verlauf zur Verfügung: 

  1. Angebot bearbeiten: Sie gelangen erneut in den Editiermodus und können Anpassungen vornehmen. Der Status ändert sich zu Erstellt.
  2. Angebot abgelehnt: Lehnt der Bewerber ab, können Sie diese Information an dieser Stelle hinterlegen. Der Angebotsstatus ändert sich zu Abgelehnt. Sie haben nun die Möglichkeit, ein neues Angebot für den Bewerber zu erstellen. Das abgelehnte Angebot kann nicht mehr aus dem Bewerberprofil entfernt werden, Sie können jedoch nach wie vor die Details einsehen. 
  3. Angebot angenommen: Akzeptiert der Bewerber, klicken Sie auf Angebot angenommen. Der Status ändert sich zu Akzeptiert. Sie haben nun die Auswahlmöglichkeit, die besetzte Stelle zu schließen, zu archivieren oder offen zu lassen. Wenn Sie die Stelle schließen, so ändert sich der Status der Stelle in den Jobdetails der Stelle von Open zu Filled. Durch den Klick auf Anstellen wird der Prozess abgeschlossen und das Bewerberprofil wird automatisch mit einem neuen Mitarbeiterprofil verknüpft, das sich zunächst im Status Onboarding befindet. Das im Laufe des Angebotsprozesses erstellte Vertragsdokument wird in das neu erstellten Mitarbeiterprofil in den Reiter Dokumente übertragen.

 

Angebot löschen

Sie können ein Angebot nur löschen, solange es sich im Status Erstellt befindet. Sobald es den Status Ausstehend, Abgelehnt oder Akzeptiert hat, besteht diese Möglichkeit nicht mehr, um den Verlauf zu dokumentieren. 

 

Bewerber ohne Angebot akzeptieren

Für den Fall, dass Sie Ihrem potentiellen Mitarbeiter kein Angebot über Personio machen möchten, sondern sich bereits einig geworden sind, können Sie diesen auch ohne vorheriges Angebot als neuen Mitarbeiter anlegen. Navigieren Sie dafür zunächst in das Profil eines Bewerbers. Wählen Sie oben rechts im Dropdown-Menü die Bewerberphase Akzeptiert aus. Sie können nun das Startdatum, das Fixgehalt sowie weitere Attribute eingeben. Durch das Abspeichern der Informationen wird automatisch das neue Mitarbeiterprofil erstellt und angezeigt. Es bleibt mit dem Bewerberprofil verknüpft. 

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Stellen Sie sicher, dass für den Bewerber bzw. neuen Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, damit dieser eindeutig identifiziert wird und gegebenenfalls E-Mails über Personio empfangen kann.

 

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