Angebot mit Vertrag erstellen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für erfolgreiche Bewerbende innerhalb von Personio Angebote mit einem Vertragsdokument erstellen und diese Angebote an Bewerbende senden. Außerdem erfahren Sie, wie Sie ein Angebot ohne Vertrag erstellen.

Wenn Sie Bewerbenden ein Angebot senden, können Sie ein Vertragsdokument beifügen. Das Vertragsdokument wird aus einer Dokumentvorlage erstellt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen und wählen Sie die gewünschte Bewerbung aus.
Gehen Sie zum Reiter Angebot und klicken Sie auf Neues Angebot.
Wählen Sie dann Angebot mit einem Vertragsdokument aus.
Wählen Sie unter Vorlage für Vertragsdokument die gewünschte Vertragsvorlage aus der Drop-Down-Liste aus.
Geben Sie dann die Details Ihres Angebots ein. Die Felder werden von den Platzhaltern definiert, die Sie in Ihrer Vertragsvorlage verwendet haben. Klicken Sie auf Dokumentenvorschau, um eine Vorschau der Vertragsvorlage anzuzeigen.

Tipp
Sie können auch ein zusätzliches Dokument hinzufügen. Hierfür müssen Sie entsprechende Vorlagen zuvor unter Einstellungen > Mitarbeiter > Dokumente unter der Kategorie Arbeitsverträge hochladen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dokumentkategorien konfigurieren und Vorlagen hinzufügen.
Klicken Sie anschließend auf Speichern und weiter.

Sie sehen nun eine Übersicht über das Angebot mit dem Erstellungsdatum und dem Status Erstellt. Hier können Sie das Vertragsdokument als PDF-Datei herunterladen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Angebote und ihre Phasen verwalten.

Angebot an den Bewerber senden

Um dem Bewerber das Angebot zu senden, stellen Sie sicher, dass das Bewerberprofil eine gültige E-Mail-Adresse enthält. Andernfalls wird unter dem Reiter Nachrichten eine Fehlermeldung angezeigt. Um den Bewerber über das Angebot zu informieren, haben Sie die folgenden Optionen:

Vertragsdokument mit E-Signatur senden

Machen Sie Ihrem Kandidaten ein Angebot und lassen Sie das Vertragsdokument von allen Parteien elektronisch unterzeichnen – eine schnelle, einfache und sichere Möglichkeit, Vertragsdokumente abzuwickeln. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Angebotsprozess mit elektronischen Signaturen optimieren können.

Wählen Sie aus den Drop-Down-Listen aus, wer den Vertrag unterzeichnen muss.
Wählen Sie die Sprache der Standard-E-Mail aus, die an alle Beteiligten gesendet wird.
(Optional) Fügen Sie eine Nachricht hinzu, die in der Standard-E-Mail enthalten sein soll.
Klicken Sie auf Angebot senden.

Das Angebot wird mit dem Status Ausstehend und einer Benachrichtigung angezeigt, dass Unterschriften ausstehen.

Vertragsdokument als E-Mail-Anhang senden

Machen Sie Ihr Angebot und senden Sie das Vertragsdokument als herkömmlichen E-Mail-Anhang.

Tipp: Sie können diese Option auch verwenden, um das Angebot ohne das Vertragsdokument an den Bewerber zu senden. Entfernen Sie dazu einfach das Vertragsdokument aus den Anhängen.

Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus der Drop-Down-Liste aus oder erstellen Sie manuell eine E-Mail für den Bewerber.
Die erstellten Dokumente werden automatisch als PDFs zu den Anhängen hinzugefügt.
Tipp: Sie können die Checkbox für die Anhänge bei Bedarf deaktivieren.
Im Feld Dateien zum Upload hier ablegen können Sie an die E-Mail beliebig viele Dokumente anhängen.
Klicken Sie dann auf E-Mail versenden.

Der Status des Angebots ändert sich zu Ausstehend. Die versendete E-Mail erscheint im Reiter Nachrichten im Bewerberprofil.

Kein Vertragsdokument senden

Machen Sie Ihr Angebot und übermitteln Sie das Vertragsdokument persönlich. Das Dokument wird nicht mit dem Bewerbenden geteilt und es wird keine Nachricht gesendet. Klicken Sie auf Senden überspringen, um das Angebot in die Phase Ausstehend zu verschieben.

Sie können jederzeit auf das Vertragsdokument zugreifen und es herunterladen. Klicken Sie hierfür auf Angebotsdetails anzeigen und laden Sie die erstellten PDF-Dateien herunter. Sie können die Dateien auch in der Bewerbung unter den Bewerberdokumenten einsehen.

Hinweis: Die Bewerbung wird nicht automatisch in die Angebotsphase verschoben; dies muss manuell erfolgen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bewerbende zwischen Phasen verschieben.

Angebot annehmen und Mitarbeiterprofil erstellen

Wenn ein Bewerber ein Angebot akzeptiert hat, klicken Sie auf Angebot angenommen. Wenn für eine Position mehrere offene Stellen verfügbar sind, können Sie auswählen, ob Sie eine Stelle besetzen und schließen möchten. Klicken Sie dann auf Bewerber einstellen.

Tipp
Wenn alle offenen Stellen einer Position besetzt wurden, können Sie die Position archivieren.

Ein neues Mitarbeiterprofil mit dem Status Onboarding wird automatisch erstellt und mit den Attributen Vorname, Nachname und Stelle sowie mit den System-Platzhaltern befüllt, die in der Dokumentvorlage konfiguriert sind. Erfahren Sie mehr über vordefinierte Systemplatzhalter in Dokumentvorlagen.

Häufig gestellte Fragen

Ist es möglich, die Dokumentvorlage vor dem Senden umzubenennen?

Nachdem Sie das Angebot erstellt haben, können Sie die Dokumentvorlage nicht mehr umbenennen, um zu verhindern, dass der Bewerber den Namen der Vorlage sieht.

Kann ich dem Angebot weitere Unterlagen beifügen, wenn ich ein Vertragsdokument mit E-Signatur sende?

Ja, Sie können Ihrem Angebot zusätzliche Dokumente anhängen, je nachdem, wie viele Unterschriften in Ihrem Paket enthalten sind.

Können Gehaltsdaten für eine Stelle gespeichert werden, die automatisch verschoben wird, wenn die Stelle besetzt ist und aus dem Bewerberprofil ein Mitarbeiterprofil erstellt wird?

Gehaltsdaten einer Stelle können nicht in das Mitarbeiterprofil übertragen werden. Dies muss manuell anhand der Mitarbeiterattribute ausgefüllt werden, sobald das Angebot angenommen wurde.

Kann für die Attribute, die bei der Erstellung eines Mitarbeiterprofils erforderlich sind, eine Vorlage erstellt werden?

Wenn Sie ein Angebot annehmen und das Mitarbeiterprofil anlegen, werden nur die Gehalts- und Startdatumsattribute vorausgewählt. Sie können manuell weitere Attribute hinzufügen, um das Mitarbeiterprofil zu füllen. Es ist jedoch nicht möglich, einen festen Satz von Attributen zu erstellen, der bei der Erstellung eines Mitarbeiterprofils immer ausgefüllt werden muss.

Ich habe eine Dokumentvorlage mit Platzhaltern erstellt. Warum werden meine Platzhalter nicht automatisch ausgefüllt, wenn ich im Angebotsprozess eine Vorlage verwende?

Ihre Angebotsvorlage kann nur mit Systemattributen automatisch ausgefüllt werden. Diese müssen korrekt geschrieben und im Profil des Bewerbenden ausgefüllt werden, damit sie in Ihrem Angebot erscheinen.

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