In diesem Artikel finden Sie eine Erläuterung dazu, wie Sie ein Stellenangebot mit einem Vertragsdokument erstellen können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie das Angebot an die sich bewerbende Person senden und das Angebot in Personio bestätigen können.
Bevor Sie beginnen
- Im ersten Teil dieses Prozesses ist ein Vertragsdokument zu erstellen und in Personio hochzuladen. Dazu benötigen Sie Berechtigungen zum Bearbeiten für den Abschnitt Dokumente > [Dokumentenkategorie].
- Um ein Angebot zu erstellen und es an eine sich bewerbende Person zu senden, benötigen Sie Berechtigungen zum Bearbeiten für den Abschnitt Recruiting > Zugriff auf Recruiting-App. Auch andere Mitarbeitende können die Funktion nutzen, wenn sie eine Recruiting-Rolle mit Berechtigungen zum Bearbeiten für den Abschnitt Angebote haben. Dazu zählt beispielweise das Hiring Management für die entsprechende Stelle.
- Bevor Sie Ihre Vorlage erstellen, überprüfen Sie, welche Platzhalter in Angebotsvorlagen automatisch ausgefüllt werden.
Dokumentvorlage erstellen
Um einen Vertrag an eine sich bewerbende Person zu senden, müssen Sie zunächst eine geeignete Dokumentvorlage mit Platzhaltern erstellen. Personio füllt automatisch einige Platzhalter im endgültigen Vertragsdokument aus. Wir gehen darauf im folgenden Abschnitt näher ein.
Beachten Sie beim Erstellen Ihrer Vorlage Folgendes:
- Die sich bewerbende Person kann den Namen der Vorlage in dem von Ihnen gesendeten Angebot sehen. Benennen Sie diese daher entsprechend.
- Wenn Sie möchten, dass alle Parteien das Vertragsdokument elektronisch unterschreiben, fügen Sie Platzhalter für Signaturen in Ihre Dokumentvorlage ein.
- Sie müssen die fertige Vorlage über Einstellungen > Dokumente > Vorlagen hochladen.
Automatisch ausgefüllte Platzhalter
Wenn Sie einen der folgenden Platzhalter in Ihre Vorlage einfügen, füllt Personio ihn im Vertragsdokument automatisch aus:
- {{document_date}}
- {{first_name}}
- {{last_name}}
- {{gender}}
- {{position}}
- {{phone}}
- {{location}}
Sie könnten in Ihrer Vorlage auch Platzhalter einfügen, die vorhandenen Attributen im Mitarbeitendenprofil entsprechen. Ein Beispiel sind Platzhalter, die vordefinierten Attributen wie E-Mail oder von Ihnen erstellten individuellen Attributen wie „Art der Tätigkeit“ entsprechen.
Wenn Sie Bewerbende in die Phase Eingestellt verschieben, überträgt Personio die Platzhalterwerte automatisch in das neue Mitarbeitendenprofil. Wenn Sie Platzhalter verwenden, die keinem vorhandenen Attribut entsprechen, werden diese von Personio nicht übertragen.
Angebot mit Vertrag erstellen
Gehen Sie beim Erstellen eines Stellenangebots, das ein Vertragsdokument enthält , wie folgt vor:
- Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
- Klicken Sie auf die entsprechende sich bewerbende Person, um deren Profil zu öffnen.
- Gehen Sie zum Reiter Angebot und klicken Sie auf Neues Angebot.
- Wählen Sie die Option zum Erstellen eines Angebots mit einem Vertragsdokument aus.
- Wählen Sie eine Dokumentvorlage aus.
- Füllen Sie die Details aus. Die Felder werden durch die Platzhalter in Ihrer Dokumentvorlage definiert.
- Zeigen Sie eine Vorschau der Vertragsvorlage an, um sicherzustellen, dass die Details korrekt sind.
- Optional: Fügen Sie bei Bedarf ein weiteres Dokument hinzu.
- Speichern Sie und fahren Sie fort.
Sie sehen nun eine Übersicht über das Angebot mit dem Erstellungsdatum und dem Status Erstellt. Sie können das Vertragsdokument auch als PDF-Datei herunterladen.
Angebot an die sich bewerbende Person senden
Hinweis:
Wenn Sie einer sich bewerbenden Person ein Angebot senden, hat dies keine automatischen Auswirkungen auf deren aktuelle Recruiting-Phase. Sie müssen ihre Bewerbung manuell in die Angebotsphase verschieben.
Bevor Sie das Angebot an die sich bewerbende Person senden, stellen Sie sicher, dass das Profil der Person eine gültige E-Mail-Adresse enthält.
Sie können aus den folgenden Optionen wählen:
- Vertragsdokument mit elektronischer Signatur senden: Bei dieser Option müssen alle Parteien das Vertragsdokument elektronisch unterschreiben. Wählen Sie die entsprechenden Parteien aus den Drop-down-Menüs aus und senden Sie das Angebot. Sie können Ihrem Angebot zusätzliche Dokumente anhängen, je nachdem, wie viele Unterschriften in Ihrem Plan enthalten sind. Der Angebotsstatus wird als Ausstehend angezeigt.
- Vertragsdokument als E-Mail-Anhang senden: Bei dieser Option senden Sie das Vertragsdokument als herkömmlichen E-Mail-Anhang. Sie können eine E-Mail-Vorlage auswählen, um Zeit zu sparen, oder eine neue Nachricht schreiben. Personio hängt das Vertragsdokument automatisch an. Der Angebotsstatus wird als Ausstehend angezeigt.
- Vertragsdokument nicht senden: Mit dieser Option können Sie das Angebot in Personio erstellen und das Vertragsdokument persönlich teilen. Die sich bewerbende Person erhält keine E-Mail. Klicken Sie auf Senden überspringen, um das Angebot in die Phase Ausstehend zu verschieben.
Sie können das Vertragsdokument jederzeit vom Profil der sich bewerbenden Person aus aufrufen. Klicken Sie im Reiter Angebot auf Angebotsdetails anzeigen und laden Sie die entsprechende PDF-Datei herunter. Sie können den Vertrag auch im Reiter Profil unter Dokumente einsehen.
Angebot annehmen und Mitarbeitendenprofil erstellen
Sobald Bewerbende das Angebot annehmen, können Sie das Einstellungsverfahren in Personio abschließen. Befolgen Sie diese Schritte:
- Klicken Sie auf die entsprechende sich bewerbende Person, um deren Profil zu öffnen.
- Gehen Sie zum Reiter Angebot und klicken Sie auf Angebot angenommen.
- Füllen Sie im erscheinenden Fenster die folgenden Pflichtfelder aus: Anstelldatum, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Anstellungsart und Wochenstunden. Personio verwendet diese Informationen, um das neue Mitarbeitendenprofil zu erstellen.
- Wenn die Stelle mehrere offene Stellen umfasst, wählen Sie aus, ob Sie eine offene Stelle besetzen möchten. Wenn Sie alle Anstellungen für die Stelle abgeschlossen haben, können Sie sie archivieren. Erfahren Sie mehr über die Folgen dieser Aktionen.
- Stellen Sie die sich bewerbende Person ein.
Personio verschiebt die sich bewerbende Person automatisch in die Phase Eingestellt. Außerdem erstellt das System ein neues Mitarbeitendenprofil mit dem Status Onboarding. Personio füllt das Profil mit den Attributen, die Sie gerade hinzugefügt haben, wie oben erläutert. Es enthält außerdem alle Platzhalter, die einem Attribut in einem Mitarbeitendenprofil entsprechen (einschließlich individueller Attribute).
Personio überträgt keine Vergütungsdaten aus der Stelle in das neue Mitarbeitendenprofil. Sie müssen diese Informationen manuell eingeben, nachdem Sie die Anstellung bestätigt haben. Sie können auch weitere fehlende Attribute manuell ergänzen.
Weitere Optionen
Angebot ohne Vertrag erstellen
Um ein Angebot ohne Vertrag zu erstellen, rufen Sie unseren entsprechenden Artikel auf. Diese Option ist relevant, wenn Sie das Angebot in Personio erstellen, das Vertragsdokument der sich bewerbenden Person aber persönlich übergeben möchten.
Bewerbende ohne Angebot einstellen
Wenn Sie sich mit einer sich bewerbenden Person einigen und die Abgabe eines Angebots über Personio überspringen möchten, müssen Sie:
- Die sich bewerbende Person in die Phase Eingestellt verschieben.
- Ein Mitarbeitendenprofil erstellen.
Wenn Sie eine sich bewerbende Person in die Phase Eingestellt verschoben haben, können Sie danach kein Angebot mehr erstellen. Ebenso können Sie keine ausstehenden Angebote mehr annehmen. Das kann sich auf die Genauigkeit Ihrer Berichte auswirken.