Recruiting-Nachrichten senden

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Bewerbern direkt aus dem Recruiting-Bereich in Personio Nachrichten senden können. Sie können Bewerber zu Interviews einladen, per E-Mail weitere Informationen anfordern oder allen erfolglosen Bewerbern für eine Stelle eine Absage senden, sobald Sie die Stelle erfolgreich besetzt haben. 

 

Bewerber zu einem Interview einladen

Sobald Sie das Interview erstellt haben, sehen Sie in der Übersicht des Reiters Interview das neu geplante Interview mit allen Details. Erfahren Sie mehr über die Planung von Interviews ohne Kalender-Integration oder die Planung von Interviews mit einem integrierten Kalender

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Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, um die Details eines Interviews aus Personio heraus an einen Bewerber zu senden. Verwenden Sie entweder eine E-Mail-Vorlage mit Platzhaltern, um Details des Interviews automatisch in die Nachricht einzufügen, oder kopieren Sie die Details und fügen Sie diese in eine Nachricht ein.

 

Interview Details mithilfe einer E-Mail-Vorlage senden

Hinweis: E-Mail-Vorlagen sind nur verfügbar, wenn Sie das Paket Productivity Plus haben.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit einer E-Mail-Vorlage eine Einladung zu einem Interview zu senden:

  1. Klicken Sie auf E-Mail-Einladung an Bewerber.
  2. Dies ruft ein Nachrichtenfenster auf. Wenn Sie eine andere Person für die Nachricht in Kopie setzen möchten, klicken Sie auf Cc/Bcc hinzufügen.
  3. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü E-Mail-Vorlage auswählen und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
    Tipp: Wenn sie korrekt eingerichtet ist, enthält die Vorlage bereits Platzhalter für den Namen des Bewerbers, die Stelle, das Datum und die Uhrzeit des Interviews, und den Videokonferenz-Link. Diese Angaben werden dann automatisch mit den Details des Interviews ausgefüllt. Erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Vorlagen anlegen.
  4. Wenn Sie in Ihrem Profil eine E-Mail-Signatur konfiguriert haben, wird sie unten im Nachrichtentext angezeigt. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen können.

  5. Sie können der Nachricht bei Bedarf auch Dokumente anhängen. Ziehen Sie dazu Dateien per Drag & Drop in die vorgesehene Schaltfläche, laden Sie ein neues Dokument hoch oder verwenden Sie ein bereits gesendetes Dokument.
  6. Klicken Sie dann auf E-Mail versenden.

Die Einladung erstellt im Kalender des Bewerbers automatisch ein Ereignis, und der Nachrichtentext wird im Ereignis angezeigt.  

Hinweis: Je nach den Einstellungen des E-Mail-Anbieters des Bewerbers wird die Antwort des Bewerbers auf die Einladung (akzeptiert oder abgelehnt) an Personio gesendet und in der Übersicht des Interviews angezeigt.

 

Kopie der Interview-Details senden

Die zweite Möglichkeit besteht darin, die Details des Interviews zu kopieren und sie dem Bewerber zuzusenden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Interviewübersicht auf Details kopieren Copy-Details_en-us.png
  2. Klicken Sie dann auf E-Mail-Einladung an Bewerber.
  3. Dies ruft ein Nachrichtenfenster auf. Wenn Sie eine andere Person für die Nachricht in Kopie setzen möchten, klicken Sie auf Cc/Bcc hinzufügen.
  4. Fügen Sie eine Betreffzeile ein und erstellen Sie einen E-Mail-Text. Fügen Sie die zuvor kopierten Interview-Details an der gewünschten Stelle in Ihre E-Mail ein. 
  5. Wenn Sie in Ihrem Profil eine E-Mail-Signatur konfiguriert haben, wird sie unten im Nachrichtentext angezeigt. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen können.

  6. Sie können der Nachricht bei Bedarf auch Dokumente anhängen. Ziehen Sie dazu Dateien per Drag & Drop in die vorgesehene Schaltfläche, laden Sie ein neues Dokument hoch oder verwenden Sie ein bereits gesendetes Dokument.
  7. Klicken Sie dann auf E-Mail versenden.

Die Einladung erstellt im Kalender des Bewerbers automatisch ein Ereignis, und der Nachrichtentext wird im Ereignis angezeigt.  

Hinweis: Je nach den Einstellungen des E-Mail-Anbieters des Bewerbers wird die Antwort des Bewerbers auf die Einladung (akzeptiert oder abgelehnt) an Personio gesendet und in der Übersicht des Interviews angezeigt.

 

Versenden von Nachrichten an Bewerber

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einem Bewerber eine allgemeine Nachricht zu senden:

  1. Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen und klicken Sie auf den entsprechenden Bewerber. Dies ruft das Bewerberprofil auf.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Nachrichten und wählen Sie Neue Nachricht aus.
  3. Wenn Sie eine andere Person für die Nachricht in Kopie setzen möchten, klicken Sie auf Cc/Bcc hinzufügen.
  4. Füllen Sie die Betreffzeile und den E-Mail-Text aus.
    Tipp: Wenn Sie Personio Productivity Plus haben und E-Mail-Vorlagen eingerichtet sind, können Sie eine E-Mail-Vorlage auswählen.
  5. Wenn Sie in Ihrem Profil eine E-Mail-Signatur konfiguriert haben, wird sie unten im Nachrichtentext angezeigt. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen können.

  6. Sie können der Nachricht bei Bedarf einen Anhang hinzufügen. Ziehen Sie dazu Dateien per Drag & Drop in die vorgesehene Schaltfläche, laden Sie ein neues Dokument hoch oder verwenden Sie ein Dokument, das bereits gesendet wurde. Dokumente können eine maximale Dateigröße von 10 MB haben.
    Tipp: Sie können festlegen, welche Mitarbeiter Bewerberdokumente, die Sie senden oder empfangen, ansehen oder bearbeiten dürfen.
  7. Klicken Sie anschließend auf E-Mail senden, oder klicken Sie auf das Uhrensymbol clock-icon.png, um ein Datum und eine Uhrzeit für den Versand der E-Mail festzulegen.

Tipp: Neben dem Profilbild sehen Sie, von welcher E-Mail-Adresse aus die Nachricht an den Bewerber versandt wird. Unter Einstellungen > RECRUITING > Recruiting > Allgemein > Recruiting-E-Mail-Einstellungen können Sie auswählen, ob der Name des Absenders der Mitarbeiter oder das Unternehmen sein soll. Um Nachrichten aus Personio zu senden, bei denen die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens oder einer Gesellschaft als Absenderadresse verwendet wird, müssen Sie ein Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) einrichten.

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Nachrichtenstatus

Sobald eine Nachricht versendet wurde, erscheint sie unter dem Reiter Nachrichten mit einem bestimmten Status. Die verschiedenen Statusoptionen sind:

Status Notizen
Wird gesendet

Die Nachricht steht in der Warteschlange zum Senden.

  • Vor dem Versand werden alle Dokumente auf Viren geprüft.
  • Sobald dies geschehen ist, wird die SMTP-Verbindung hergestellt. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern.

Der Status ändert sich zu Gesendet, wenn diese beiden Schritte erfolgreich waren. Wenn das Senden fehlschlägt, wird ein Fehler angezeigt und Sie können auf Erneut versuchen klicken.

Geplant Der Versand der Nachricht ist für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit geplant.
Zum geplanten Datum und zur geplanten Uhrzeit ändert sich der Status in Wird gesendet.
Gesendet Die Nachricht wurde zu dem in Personio angezeigten Zeitpunkt erfolgreich gesendet. Je nach Drittanbieter kann sie Minuten später beim Bewerber eintreffen.

 

Versenden von Massen-E-Mails

Massen-E-Mails können verwendet werden, um dieselbe Nachricht gleichzeitig an mehrere Bewerber zu senden (z. B. um ihnen für ihre Bewerbung zu danken) oder um allen verbleibenden Bewerbern eine Absage zu senden, sobald eine Stelle besetzt ist. 

 

Massen-E-Mail senden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mails an mehrere Bewerber gleichzeitig zu senden:

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  1. Gehen Sie zu Recruiting > Bewerbungen und wählen Sie die Bewerber aus, die Sie kontaktieren möchten, indem Sie die Checkbox vor ihrem Namen aktivieren.
  2. Klicken Sie auf den Button Aktionen und wählen Sie E-Mail senden aus der Auswahlliste.
  3. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus oder fügen Sie einen Betreff ein und erstellen Sie die Nachricht von Grund auf neu.
  4. Hängen Sie optional Dokumente per Drag & Drop an, laden Sie ein neues Dokument hoch oder verwenden Sie ein bereits gesendetes Dokument. Die maximale Dateigröße ist 10 Mb.
  5. Klicken Sie auf E-Mail senden oder klicken Sie auf die Checkbox E-Mail später versenden, um ein Datum und eine Uhrzeit für den Versand der E-Mail festzulegen.

 

Massen-Absage senden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Bewerbern massenweise E-Mail-Absagen zu senden:

recruiting-applications-reject-bulk-emails_de.gif

  1. Gehen Sie zu Recruiting > Bewerbungen und wählen Sie die Bewerber aus, die Sie ablehnen möchten, indem Sie die Checkbox vor ihrem Namen aktivieren.
  2. Klicken Sie auf den Button Aktionen und wählen Sie Absage aus der Auswahlliste.
  3. Wählen Sie im Modalfenster Bewerber ablehnen.
  4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen geeigneten Absagegrund aus.
  5. Sie können für weitere Details optional eine Notiz hinzufügen.
  6. Aktivieren Sie optional die Checkbox Personenbezogene Daten des Bewerbers anonymisieren.
  7. Wählen Sie Mit E-Mail ablehnen, um den Bewerbern automatisch aus Personio heraus mittels einer E-Mail-Vorlage eine Ablehnungs-E-Mail zu senden.
  8. Klicken Sie auf E-Mail senden, oder klicken Sie auf das Uhrensymbol clock-icon.png, um ein Datum und eine Uhrzeit für den Versand der E-Mail festzulegen.

Weitere Informationen zu Absagegründen finden Sie in unserem Artikel Absage während des Bewerbungsverfahrens.

 

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