In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Bewerbenden direkt aus dem Recruiting-Bereich in Personio Nachrichten senden. Sie können Bewerbende zu Interviews einladen, per E-Mail weitere Informationen anfordern oder allen erfolglosen Bewerbenden für eine Stelle eine Absage senden, sobald Sie die Stelle erfolgreich besetzt haben. 

Bewerbende zu einem Interview einladen

Sobald Sie das Interview erstellt haben, sehen Sie in der Übersicht des Reiters Interview das neu geplante Interview mit allen Details. Erfahren Sie mehr über die Planung von Interviews ohne Kalender-Integration oder die Planung von Interviews mit einem integrierten Kalender. 

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, um die Details eines Interviews aus Personio heraus an eine sich bewerbende Person zu senden. Verwenden Sie entweder eine E-Mail-Vorlage mit Platzhaltern, um Details des Interviews automatisch in die Nachricht einzufügen, oder kopieren Sie die Details und fügen Sie diese in eine Nachricht ein.

Interview Details mithilfe einer E-Mail-Vorlage senden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit einer E-Mail-Vorlage eine Einladung zu einem Interview zu senden:

1. Klicken Sie auf E-Mail-Einladung an Bewerbende.
2. Dies ruft ein Nachrichtenfenster auf. Wenn Sie eine andere Person für die Nachricht in Kopie setzen möchten, klicken Sie auf Cc/Bcc hinzufügen.
3. Wählen Sie dann aus dem Drop-down-Menü die gewünschte E-Mail-Vorlage aus.
   Tipp Wenn die Vorlage korrekt eingerichtet ist, enthält sie bereits Platzhalter für den Namen der sich bewerbenden Person, die Stelle, das Datum und die Uhrzeit des Interviews sowie den Videokonferenz-Link. Diese Angaben werden dann automatisch mit den Details des Interviews ausgefüllt. Erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Vorlagen anlegen.

4. Wenn Sie in Ihrem Profil eine E-Mail-Signatur konfiguriert haben, wird sie unten im Nachrichtentext angezeigt. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen.

5. Sie können der Nachricht bei Bedarf auch Dokumente anhängen. Ziehen Sie dazu Dateien per Drag & Drop in die vorgesehene Schaltfläche, laden Sie ein neues Dokument hoch oder verwenden Sie ein bereits gesendetes Dokument.
6. Klicken Sie dann auf E-Mail versenden.

Die Einladung erstellt im Kalender der sich bewerbenden Person automatisch ein Ereignis, und der Nachrichtentext wird im Ereignis angezeigt.  

Hinweis
Je nach den Einstellungen ihres E-Mail-Anbieters wird die Antwort der sich bewerbenden Person auf die Einladung (angenommen oder abgelehnt) an Personio gesendet und in der Übersicht des Interviews angezeigt.

Kopie der Interview-Details senden

Die zweite Möglichkeit besteht darin, die Details des Interviews zu kopieren und sie der sich bewerbenden Person zuzusenden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Interviewübersicht auf Details kopieren. 
2. Klicken Sie dann auf E-Mail-Einladung an sich bewerbende Person.
3. Dies ruft ein Nachrichtenfenster auf. Wenn Sie eine andere Person für die Nachricht in Kopie setzen möchten, klicken Sie auf Cc/Bcc hinzufügen.
4. Fügen Sie eine Betreffzeile ein und erstellen Sie einen E-Mail-Text. Fügen Sie die zuvor kopierten Interview-Details an der gewünschten Stelle in Ihre E-Mail ein. 

5. Wenn Sie in Ihrem Profil eine E-Mail-Signatur konfiguriert haben, wird sie unten im Nachrichtentext angezeigt. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen.

6. Sie können der Nachricht bei Bedarf auch Dokumente anhängen. Ziehen Sie dazu Dateien per Drag & Drop in die vorgesehene Schaltfläche, laden Sie ein neues Dokument hoch oder verwenden Sie ein bereits gesendetes Dokument.
7. Klicken Sie dann auf E-Mail versenden.

Die Einladung erstellt im Kalender der sich bewerbenden Person automatisch ein Ereignis, und der Nachrichtentext wird im Ereignis angezeigt.  

Hinweis
Je nach den Einstellungen ihres E-Mail-Anbieters wird die Antwort der sich bewerbenden Person auf die Einladung (angenommen oder abgelehnt) an Personio gesendet und in der Übersicht des Interviews angezeigt.

Versenden von Nachrichten an Bewerbende

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einer sich bewerbenden Person eine allgemeine Nachricht zu senden:

1. Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen und klicken Sie auf die entsprechende sich bewerbende Person. Dies ruft das Bewerbendenprofil auf.
2. Klicken Sie auf den Reiter Nachrichten und wählen Sie Neue Nachricht aus.
3. Wenn Sie eine andere Person für die Nachricht in Kopie setzen möchten, klicken Sie auf Cc/Bcc hinzufügen.
4. Füllen Sie die Betreffzeile und den E-Mail-Text aus.

5. Wenn Sie in Ihrem Profil eine E-Mail-Signatur konfiguriert haben, wird sie unten im Nachrichtentext angezeigt. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen.

6. Sie können der Nachricht bei Bedarf einen Anhang hinzufügen. Ziehen Sie dazu Dateien per Drag & Drop in die vorgesehene Schaltfläche, laden Sie ein neues Dokument hoch oder verwenden Sie ein Dokument, das bereits gesendet wurde. Dokumente können eine maximale Dateigröße von 10 MB haben.
   Tipp
   Sie können festlegen, welche Mitarbeitenden Bewerbendendokumente, die Sie senden oder empfangen, ansehen oder bearbeiten dürfen.
7. Klicken Sie anschließend auf E-Mail senden, oder klicken Sie auf das Uhrensymbol , um ein Datum und eine Uhrzeit für den Versand der E-Mail festzulegen.

Tipp
Neben dem Profilbild sehen Sie, von welcher E-Mail-Adresse aus die Nachricht an die sich bewerbende Person versandt wird. Unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting-E-Mail-Einstellungen können Sie auswählen, ob der Name der sendenden Person das Unternehmen oder der Mitarbeitende sein soll. Um Nachrichten aus Personio zu senden, bei denen die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens oder einer Gesellschaft als Absenderadresse verwendet wird, müssen Sie ein Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) einrichten.

Nachrichtenstatus

Sobald eine Nachricht versendet wurde, erscheint sie unter dem Reiter Nachrichten mit einem bestimmten Status. Die verschiedenen Statusoptionen sind:

Versenden von Massen-E-Mails

Massen-E-Mails können verwendet werden, um dieselbe Nachricht gleichzeitig an mehrere Bewerbende zu senden (z. B. um ihnen für ihre Bewerbung zu danken) oder um allen verbleibenden Bewerbenden eine Absage zu senden, sobald eine Stelle besetzt ist. 

Massen-E-Mail senden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mails an mehrere Bewerbende gleichzeitig zu senden:

1. Gehen Sie zu Recruiting > Bewerbungen und wählen Sie die Bewerbende aus, die Sie kontaktieren möchten, indem Sie die Checkbox vor ihrem Namen aktivieren.
2. Klicken Sie auf den Button Aktionen und wählen Sie E-Mail senden aus der Auswahlliste.
3. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus oder fügen Sie einen Betreff ein und erstellen Sie die Nachricht von Grund auf neu.
4. Hängen Sie optional Dokumente per Drag & Drop an, laden Sie ein neues Dokument hoch oder verwenden Sie ein bereits gesendetes Dokument. Die maximale Dateigröße ist 10 Mb.
5. Klicken Sie auf E-Mail senden oder klicken Sie auf die Checkbox E-Mail später versenden, um ein Datum und eine Uhrzeit für den Versand der E-Mail festzulegen.

Massen-Absage senden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Bewerbenden massenweise E-Mail-Absagen zu senden:

1. Gehen Sie zu Recruiting > Bewerbungen und wählen Sie die Bewerbenden aus, die Sie aus dem Bewerbungsverfahren ausschließen möchten, indem Sie die Checkbox vor ihrem Namen aktivieren.
2. Klicken Sie auf den Button Aktionen und wählen Sie Absage aus der Auswahlliste.
3. Wählen Sie im Modalfenster Bewerbungen ablehnen.
4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen geeigneten Absagegrund aus.
5. Sie können für weitere Details optional eine Notiz hinzufügen.
6. Aktivieren Sie optional die Checkbox Personenbezogene Daten anonymisieren.
7. Wählen Sie Mit E-Mail ablehnen, um Bewerbenden automatisch aus Personio heraus mittels einer E-Mail-Vorlage eine Ablehnungs-E-Mail zu senden.
8. Klicken Sie auf E-Mail senden, oder klicken Sie auf das Uhrensymbol , um ein Datum und eine Uhrzeit für den Versand der E-Mail festzulegen.

Weitere Informationen zu Absagegründen finden Sie in unserem Artikel Absage während des Bewerbungsverfahrens.