Übersicht über die Bewerbungsliste – Personio

In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über die Bewerbungsliste in Personio. Mit dieser Funktion können Sie alle Bewerbungen an einem Ort anzeigen und verwalten.

Die Bewerbungsliste bietet mehrere wesentliche Vorteile. Sie können:

Bewerbungen effizient prüfen: Passen Sie die Liste an, indem Sie Spalten konfigurieren und Filter anwenden. So können Sie nur relevante Bewerbungen anzeigen.
Bei Bedarf eine bestimmte Listenansicht aufrufen: Verwenden Sie Standard- und individuelle Ansichten, zu denen Sie jederzeit zurückkehren können. Mit diesem Feature können Sie eine bestimmte Ansicht aufrufen, ohne sie manuell einstellen zu müssen.
Aufgaben gesammelt ausführen: Verwalten Sie Aufgaben für viele Bewerbungen gleichzeitig und sparen Sie so Zeit. Sie können auch problemlos von einer Recruiting-Aufgabe zu einer anderen wechseln.

Zugriff auf die Bewerbungsliste

Um auf die Bewerbungsliste zuzugreifen, navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen.

Ihr Zugriff auf die Bewerbungsliste hängt von Ihren Berechtigungen ab:

Mitarbeitende mit Admin-Zugriff auf die Recruiting-Einstellungen. Vollzugriff.
Mitarbeitende mit Berechtigungen für die Recruiting-App (über Berechtigungen > Konfigurationen):
▶︎ Bearbeitungsrechte: Vollzugriff
▶︎ Ansichtsrechte: Kann alle offenen Stellen und Profile von sich bewerbenden Personen anzeigen

Die Haupt-Bewerbungsliste im Vergleich zur stellenspezifischen Liste

In Personio finden Sie zwei Bewerbungslisten:

Die Haupt-Bewerbungsliste, die in diesem Artikel beschrieben wird. In der Haupt-Bewerbungsliste können Sie sämtliche Bewerbungen für alle Stellen in Ihrem Unternehmen anzeigen.
Die stellenspezifische Bewerbungsliste. Auf diese Listen können Sie über den Reiter Bewerbungen unter den Stellendetails zugreifen. Diese Liste zeigt Ihnen alle Bewerbungen für eine bestimmte Stelle (sofern Sie Zugriff darauf haben).

Die stellenspezifischen Bewerbungslisten und die Haupt-Bewerbungslisten weisen viele Gemeinsamkeiten und Funktionen auf. Sie sind jedoch nicht identisch, und einige Funktionen gelten nur für die entsprechende Liste.

Gespeicherte Ansichten werden nicht in beide Listen übernommen. Wenn Sie beispielsweise eine gespeicherte Ansicht in der Hauptliste erstellen, ist diese immer nur in der Hauptliste sichtbar. Sie spiegelt sich nicht in der stellenspezifischen Liste wider.

Analyse von Lebensläufen in der Bewerbungsliste

Personio analysiert automatisch alle eingehenden Lebensläufe. Dies umfasst Bewerbungen aus allen Kanälen. Sie können die ausgelesenen Attribute dann in der Bewerbungsliste und im Bewerbendenprofil sehen. Automatisches Parsing beschleunigt den Screening-Prozess, und Sie müssen weniger Profile öffnen und Lebensläufe lesen.

Erfahren Sie mehr über automatisches Parsing von Lebensläufen.

Bewerbungsliste anpassen

Wählen Sie den anzuzeigenden Datensatz aus

Klicken Sie auf Alle Stellen, um festzulegen, welche Bewerbungen angezeigt werden sollen. Dieser Reiter befindet sich oben auf der Seite neben Spalten. Dies sind die Optionen:

Meine Stellen: Zeigt Bewerbungen auf Stellen an, bei denen Sie Mitglied des Recruitingteams sind.
Alle Stellen: Alle Bewerbungen, für deren Stellen Sie Ansichts- oder Bearbeitungsrechte haben.
Archivierte Stellen: Bewerbungen für vergangene Stellen, die archiviert sind.

Spalten anpassen

In der Bewerbungsliste können Sie die Daten der sich bewerbenden Personen in Spalten angeordnet anzeigen. Jede Spalte entspricht einem anderen Attribut, zum Beispiel Name, Bewerbungsdatum, Phaseusw.

Sie können die Bewerbungsliste anpassen, indem Sie Spalten hinzufügen, entfernen und neu anordnen. Klicken Sie auf Spalten, um die Liste der Attribute anzuzeigen, und verwenden Sie das Umschaltsymbol, um ein Attribut hinzuzufügen oder zu entfernen. Ordnen Sie die Spalten mithilfe des Drag-and-Drop-Symbols nach Ihren Wünschen an.

Die erste Spalte ist standardmäßig eingefroren und bleibt sichtbar, wenn Sie durch die Liste scrollen. Daher empfehlen wir Ihnen, das Attribut Name als erste Spalte festzulegen. Wenn Sie eine Bewerbung als Priorität kennzeichnen, erscheint als Markierung ein Flaggensymbol neben dem Namen der entsprechenden sich bewerbenden Person.

In der Spalte Aktualisierungen finden Sie Aktionselemente für die jeweilige Bewerbung. Jedes Aktionselement wird durch ein Symbol dargestellt. Klicken Sie auf ein Symbol, um zum Aktionselement zu gelangen, beispielsweise um auf eine neue Nachricht zu antworten.

Spalten sortieren

Sie können die meisten Spalten auch alphabetisch oder chronologisch sortieren. Sie können beispielsweise die Spalte Erfahrung so sortieren, dass die sich bewerbenden Personen nach Jahren an Erfahrung aufgeführt werden. Klicken Sie auf den Namen der jeweiligen Spalte, um die Reihenfolge zu ändern.

Personio sortiert die folgenden Spalten wie folgt:

Updates: Die neusten Updates zuerst. Sie können nach der Art des Updates filtern.
Aktueller Arbeitgeber, aktueller Titel und Standort der sich bewerbenden Person: Standardmäßig alphabetisch. Sie können filtern, indem Sie die ersten Buchstaben eingeben, um alle Ergebnisse anzuzeigen, die diese Buchstaben enthalten.
Evaluationen: Offene Anfragen zuerst und dann nach Sendedatum. Sie können nach Eingereicht oder Ausstehend filtern.
Erfahrung: Nach aufsteigender oder absteigender Anzahl an Jahren. Sie können nach der gewünschten Anzahl von Jahren filtern.

Filter anwenden

Sie können den Reiter Filter verwenden, um die Informationen anhand einer Vielzahl von Attributen einzugrenzen. Sie können alle Standard- und individuellen Attribute als Filter verwenden. Sie können die Bewerbungsliste beispielsweise nach Systemattributen wie Verfügbar ab und Standort filtern.

Kombinieren Sie Filterregeln, um die gewünschten Informationen herauszulesen. Beispielsweise könnten Sie die Regeln „ Standort enthält München“ und „Kanal enthält LinkedIn“ kombinieren, um nur Bewerbungen anzuzeigen, die diesen Kriterien entsprechen.

Bewerbungsprozess

Der Bewerbungsprozess bildet Ihren Recruiting-Prozess visuell ab. Wenn Sie nach dem Attribut Kategorie filtern, wird der Bewerbungsprozess oben in der Bewerbungsliste angezeigt. Sie können auch nach dem Attribut Stelle filtern – der Bewerbungsprozess zeigt Ihnen dann Bewerbende für Stellen in derselben Recruiting-Kategorie.

Beispiel:

1. Sie möchten überprüfen, wie viele Bewerbende für alle Praktikumstellen im Bewerbungsprozess sind. Sie haben bereits eine Recruiting-Kategorie namens „Praktikanten“ erstellt.
▶︎ Setzen Sie Ihren Filter auf „Kategorie enthält Praktikanten“.
▶ Sie können anzeigen, wie viele Bewerbende für alle Praktikantenpositionen im Bewerbungsprozess vorhanden sind. Außerdem wird die Anzahl der Bewerbenden pro Recruiting-Phase eingeblendet.

2. Sie haben eine offene Stelle Stelle für einen Junior Software Developer und einen Senior Software Developer. Diese Positionen gehören beide zu einer Recruiting-Kategorie mit der Bezeichnung „Mitarbeitende in Festanstellung“. Sie möchten überprüfen, wie viele Bewerbende sich für diese Positionen im Bewerbungsprozess befinden.
▶︎ Setzen Sie Ihren Filter auf „Stelle enthält Junior Software Developer, Senior Software Developer“.
▶︎ Sie sehen, wie viele Bewerbende sich für diese Stellen im Bewerbungsprozess befinden und wie viele Bewerbende in den einzelnen Recruiting-Phasen sind.

Die im Bewerbungsprozess angezeigten Zahlen stellen immer die Gesamtzahl der Bewerbungen in jeder Phase dar. Das gilt unabhängig von anderen Filtern, die Sie anwenden. Zur einzigen Ausnahme kommt es, wenn Sie anonymisierte Bewerbungen über Filter einbeziehen – in diesem Fall werden die Bewerbungsprozesszahlen so aktualisiert, dass sie die Einbeziehung der anonymisierten Bewerbungen widerspiegeln.

Ansichten verwalten

Klicken Sie oben links in der Liste auf Alle Bewerbungen, um Ihre Ansichtsoptionen zu öffnen. Hier können Sie bestimmte Ansichten der Bewerbungslisten anzeigen und erstellen. Sie können dann bei Bedarf zu einer bestimmten Ansicht zurückkehren, was Ihnen Zeit und Mühe spart. Es gibt zwei Arten von Ansichten in der Bewerbungsliste: Standardansichten und gespeicherte Ansichten.

Standardansichten

Standardansichten sind vordefiniert und sind unmittelbar verfügbar. Hier ist eine Übersicht der verfügbaren Standardansichten:

Alle Bewerbungen: Alle Stellenbewerbungen in Ihrem Account.
Neue Bewerbungen: Alle Bewerbungen, die geprüft werden müssen.
Feedback ausstehend: Alle Bewerbungen, bei denen mindestens eine Evaluationsanfrage unvollständig ist.
Überfällige Bewerbungen: Alle Bewerbungen, die sich länger als das vorgesehene Limit in der jeweiligen Recruiting-Phase befinden.
Ausstehende Entscheidungen: Alle Bewerbungen, bei denen
▶︎ Alle angeforderten Evaluationen ausgefüllt sind (es liegt keine offene Anfrage vor), und
▶︎ Die Recruiting-Phase sich seit dem Ausfüllen der letzten Evaluation nicht geändert hat.
Neue Updates: Alle Bewerbungen, die entweder
▶ eine neue Nachricht,
▶ einen neuen Kommentar,
▶︎ eine neue Evaluation oder
▶︎ eine Kombination aus den oben genannten Optionen haben.
Empfohlene Bewerbungen: Alle Bewerbungen, die aus Mitarbeitendenempfehlungen eingehen.

Wenn Sie die Spalten in der Standardansicht Alle Bewerbungen anpassen, bleibt Ihr bevorzugtes Layout erhalten, bis Sie es erneut ändern.

Gespeicherte Ansichten

Sie können individuelle Ansichten der Bewerbungsliste speichern. Diese Ansichten werden unter Gespeicherte Ansichten angezeigt. Gespeicherte Ansichten sind besonders für wiederkehrende Aufgaben hilfreich.

Um eine individuelle Ansicht der Bewerbungsliste zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
Richten Sie die Ansicht ein, indem Sie Spalten hinzufügen und Filter anwenden.
Klicken Sie auf Alle Bewerbungen und wählen Sie Aktuelle Ansicht speichern aus.
Geben Sie Ihrer Ansicht in dem Fenster, das nun erscheint, einen Namen.
Speichern Sie Ihre neue Ansicht.

Tipp:
Sie können eine unbegrenzte Anzahl an gespeicherten Ansichten erstellen. Um eine gespeicherte Ansicht zu löschen, klicken Sie auf Ansichten verwalten und wählen Sie die zu löschende Ansicht aus.

Aufgaben direkt von der Bewerbungsliste aus ausführen

Sie können viele Aufgaben direkt von der Bewerbungsliste aus ausführen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie an mehreren Bewerbungen Änderungen vornehmen müssen.

Aufgaben massenweise ausführen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Aufgabe für mehrere Bewerbungen auszuführen:

Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben den Namen der entsprechenden Bewerber.
Wählen Sie in der Menüleiste die Aufgabe aus, die Sie ausführen möchten, z. B. Bewerbenden absagen.
Folgen Sie der Anleitung auf dem Bildschirm, um die Aufgabe abzuschließen.

Aufgabe für eine einzelne Bewerbung ausführen

Um eine Aufgabe für eine einzelne Bewerbung auszuführen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
Aktivieren Sie das Kästchen links neben dem Namen der betreffenden sich bewerbenden Person.
Wählen Sie in der Menüleiste die Aufgabe aus, die Sie ausführen möchten, z. B. der sich bewerbenden Person absagen.
Folgen Sie der Anleitung auf dem Bildschirm, um die Aufgabe abzuschließen.

Aufgaben, die über die Menüleiste verfügbar sind

Wenn Sie einen oder mehrere sich bewerbende Personen auswählen, wird oben in der Liste eine Menüleiste angezeigt. Sie können die folgenden Aufgaben von der Menüleiste aus ausführen:

Absagen: Entfernen Sie sich bewerbende Personen aus dem Recruiting-Prozess.
Fortfahren: Verschieben Sie sich bewerbende Personen in eine andere Recruiting-Phase.
Weiterleiten: Leiten Sie Bewerbungen an ein anderes Mitglied des Recruitingteams weiter. Dies erscheint als Aufgabe in der Inbox dieses Mitglieds. Hier können Sie einen Kommentar hinzufügen, um zu erläutern, welche Eingaben Sie benötigen. Bitten Sie den Empfänger beispielsweise um Feedback zu einer Gruppe von sich bewerbenden Personen. Damit diese Funktion funktioniert, müssen die ausgewählten Empfänger Berechtigungen für alle von Ihnen ausgewählten Bewerbungen haben.
E-Mail: Senden Sie Bewerbenden eine E-Mail. Sie können eine vorhandene E-Mail-Vorlage auswählen und den späteren Versand planen.
Anonymisieren: Anonymisieren Sie die Bewerbungen.
Unbeantwortete Nachrichten schließen: Schließen Sie Recruiting-Nachrichten, auf die Sie noch keine Antwort erhalten haben.
Zur Stelle verschieben: Weisen Sie Bewerbende einer anderen Stelle zu.
Löschen: Entfernen Sie eine Bewerbung aus dem Recruiting-Prozess. Diese ist eine dauerhafte Aktion, die alle zugehörigen Daten entfernt.

Weitere Funktionen

Bewerbungsliste durchsuchen: Um nach einer sich bewerbenden Person zu suchen, nutzen Sie die Suchleiste rechts oben auf der Seite.
Bewerbungsliste exportieren: Klicken Sie rechts auf der Seite auf das Symbol mit den drei Punkten. Sie können die Daten der Bewerbungsliste im CSV- oder XLXS-Format exportieren. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bewerbungsdaten exportieren oder Bewerbendendaten importieren.
Neue Bewerbung erstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche oben rechts, um eine neue Bewerbung zu starten.

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