Este es el paso 1 de 2 en el módulo de implementación «Salarios y nómina preliminar».
Una vez que hayas configurado los departamentos y las oficinas y hayas importado los datos de los empleados, podrás empezar con la importación de los datos salariales. Personio te permite registrar fácilmente el historial salarial de los empleados, actuales y pasados, importando en bloque los archivos de Excel correspondientes.
¿Qué ventajas tiene?
Importar los datos salariales a Personio es importante, ya que te permite:
- Almacenar toda la información salarial de tus empleados en un solo lugar y sin errores.
- Crear una base de datos centralizada donde se recoge toda la información salarial, de manera de que todo el mundo puede saber qué datos se almacenan y dónde encontrarlos.
- Ser más transparente y aumentar el compromiso de tus empleados proporcionándoles una visión clara de los ajustes salariales, los bonus y los pagos únicos.
- Transferir automáticamente toda la información relativa a los salarios a las nóminas preliminares, de manera que el departamento de RR. HH. solo deba verificarlas y aprobarlas.
Paso 1: Configurar los cálculos salariales
Antes de importar los salarios, debes configurar cómo se calcularán los sueldos prorrateados.
Aquí podrás definir si el salario prorrateado de un empleado que empieza a mediados de mes debe calcularse en función de los días reales del mes o si debe calcularse siempre en base a 30 días. Esto garantizará que los datos salariales que hayas subido se calculen correctamente.
Para configurar el cálculo salarial, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Nómina > Salario y nómina.
- Accede a la pestaña General.
- En la sección Nómina, entra a Cálculo del salario prorrateado.
- Define si el cálculo debe basarse en un mes de 30 días o en el número de días del mes que corresponda.
- A continuación, haz clic en Guardar.
Encontrarás más información al respecto en el artículo Cálculo del salario prorrateado.
Paso 2: Prepara los archivos de importación
Una vez configurado el cálculo de los salarios prorrateados, podrás empezar a preparar los archivos de importación. Ofrecemos cuatro archivos de importación diferentes: salarios, pagos recurrentes, bonus personalizados y pagos únicos. Puedes descargar los archivos en diferentes idiomas desde la sección de descarga en la parte inferior derecha de este artículo.
Nota
El idioma del archivo de importación debe coincidir con el idioma de la cuenta Personio. De lo contrario, la importación no funcionará. Aquí te explicamos cómo cambiar el idioma de la cuenta.
Salarios
Para preparar el archivo de importación de los salarios, sigue estos pasos:
- Descarga la plantilla de Excel Subir datos salariales desde la sección de descargas.
Nota: Recomendamos volver a descargar la plantilla de Excel directamente desde este artículo antes de cada importación para evitar el uso de una versión obsoleta. - Abre la plantilla de Excel e introduce la dirección de correo electrónico de cada empleado.
- En la columna Salario fijo, indica los salarios mensuales o anuales brutos válidos en ese momento o usa la columna Salario por hora para rellenar los salarios por hora actuales.
Nota: No rellenes ambas columnas, ya que esto afectaría a los cálculos de cada una.
- Utiliza la columna Intervalo para indicar la frecuencia del pago. Puedes seleccionar Mensual o Anual.
Nota: La columna Intervalo solo debe utilizarse en el caso de un salario fijo. Cualquier valor de esta columna se ignorará si se introduce un salario por hora.
- Especifica la fecha de validez del salario, que normalmente será la fecha de contratación o del último aumento de sueldo.
- Indica las horas semanales de cada empleado.
Nota: Si este valor se deja vacío, las horas de trabajo semanales del departamento del empleado se aplicarán de forma predeterminada.
- Guarda todos los datos en el archivo de Excel.
Notas sobre la importación de salarios
▶ ︎Para los empleados a tiempo parcial, debe indicarse el salario que reciben en realidad.
Ejemplo: Carla recibe el 80 % de su salario, que equivale a 3000 €: esta es la cantidad que debe introducirse en el archivo de Excel.
▶︎ Los empleados cuyo salario no debe importarse (por ejemplo, los exempleados) pueden omitirse del archivo de Excel.
▶︎ Cuando configures el formato de las celdas del archivo de Excel, comprueba que los salarios no tengan más de dos decimales.
Los bonus basados en el desempeño se pueden especificar por empleado. Encontrarás más información al respecto en el artículo Configurar objetivos de desempeño.
Importación del historial de salarios y horas de trabajo (opcional)
Además del salario actual, con Personio puedes registrar también los salarios antiguos de los empleados. Solo tienes que añadir más entradas a la plantilla de Excel e indicar en la columna Válido desde la fecha de validez correspondiente al salario. Esto te permite registrar el historial salarial de los empleados y hacer un seguimiento de los cambios de manera sencilla.
Pagos recurrentes
Es posible introducir los componentes salariales recurrentes adicionales para cada empleado (por ejemplo, un plus de desplazamiento, las dietas, un extra para el gimnasio, la tarifa plana de Internet, etc.). Podrás subirlos siguiendo el mismo método que usaste para los salarios.
Para preparar el archivo de importación, tendrás que seguir estos pasos:
- Descarga la plantilla de Excel Subir pagos recurrentes de la sección de descargas.
Nota: Recomendamos volver a descargar la plantilla de Excel directamente desde este artículo antes de cada importación para evitar usar una versión obsoleta.
- Abre la plantilla de Excel e introduce la dirección de correo electrónico de cada empleado.
- Crea una columna para cada tipo de pago recurrente que sea necesario.
Notas
▶︎ Nombra cada columna de la siguiente manera: Salario/descripción del tipo de pago recurrente.
▶ ︎Debes haber creado previamente en Personio todos los tipos de pagos recurrentes que quieras importar.
- Seguidamente, introduce el importe correspondiente para cada tipo de compensación.
Nota: Para gestionar las deducciones, como las contribuciones a la pensión, puedes utilizar importes negativos. Basta con colocar un signo menos antes de la cantidad (por ejemplo, -700,00).
- En la columna Intervalo, establece el intervalo de pago como mensual, trimestral, semestral o anual.
- Ahora, en Válido desde introduce la fecha en la que se inició el pago de la compensación. Opcionalmente, también puedes indicar la fecha en la que finalizará en Válido hasta. En ese caso, el valor de la compensación correspondiente se pondrá a cero en la fecha indicada.
- Guarda todos los datos en el archivo de Excel.
Nota
Antes de poder importar el archivo Excel, los componentes salariales adicionales deben haberse guardado primero en Personio.
Para guardar componentes salariales adicionales en Personio, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Nómina > Pagos adicionales.
- Haz clic en Crear nuevo e introduce el nombre de la compensación.
- En Frecuencia de pago, selecciona Recurrente.
- Haz clic en Confirmar.
Encontrarás más información al respecto en el artículo Administrar pagos recurrentes.
Bonus personalizados
También tienes la opción de importar los bonus personalizados de los empleados siguiendo el mismo método que para los salarios.
Para preparar el archivo de importación, tendrás que seguir estos pasos:
- Descarga la plantilla de Excel Subir bonus personalizados desde la sección de descargas.
Nota: Recomendamos volver a descargar la plantilla de Excel directamente desde este artículo antes de cada importación para evitar el uso de una versión obsoleta. - Abre la plantilla de Excel e introduce la dirección de correo electrónico de cada empleado.
- En Bonus personalizado, indica la cantidad correspondiente.
- Ahora, en Válido desde introduce la fecha en la que se inició el pago de la compensación.
- Guarda todos los datos en el archivo de Excel.
Nota
Antes de importar el archivo de Excel, debes crear primero el bonus como componente salarial para los empleados correspondientes.
Para crear un bonus personalizado para un empleado, sigue estos pasos:
- Navega hasta el Perfil del empleado y accede a la pestaña Salario.
- En Componentes del salario, haz clic en Editar.
- Haz clic en Editar/Añadir bonus y selecciona Bonus personalizado.
- Elige el intervalo del bonus y determina a partir de cuándo serán efectivos los cambios.
Encontrarás más información al respecto en el artículo Administrar los pagos de bonus.
Bonificaciones no recurrentes
También tienes la opción de asignar pagos únicos. Antes de importarlos, deberás crear tipos de pagos únicos.
Para preparar el archivo de importación, tendrás que seguir estos pasos:
- Descarga la plantilla de Excel Subir pagos únicos de la sección de descargas.
Nota: Recomendamos volver a descargar la plantilla de Excel directamente desde este artículo antes de cada importación para evitar usar una versión obsoleta. - Abre la plantilla de Excel e introduce la dirección de correo electrónico de cada empleado.
- Como tipo de pago, indica Pago único e indica el importe, un comentario (opcional) y el mes y el año del pago.
- Guarda todos los datos en el archivo de Excel.
Nota
Las columnas que contienen números siempre deben tener formato de texto para que se importen correctamente en Personio.
Encontrarás más información al respecto en el artículo Pagos únicos.
Paso 3: Importar los datos salariales
Para importar los datos salariales y otros tipos de pago en Personio, tendrás que seguir estos pasos:
-
Subir el archivo: en el menú de la barra lateral, navega hasta la sección Importaciones.
▶︎ Para salarios, pagos recurrentes y bonus personalizados, selecciona el tipo de archivo Subir salario.
▶ ︎Para importar pagos únicos, selecciona Subir pagos únicos.
A continuación, haz clic en Seleccionar archivo, sube el archivo y haz clic en Siguiente.
-
Configurar columnas: asigna las columnas de tu archivo de Excel manualmente a los atributos correspondientes almacenados en Personio si es necesario. Luego, haz clic en Siguiente.
- Vista previa de importación: revisa los datos a importar en la vista previa de la importación. Si hay algún error, puedes cancelar la importación, hacer las correcciones pertinentes en la hoja de Excel y volver al paso 1. Si los datos son correctos, haz clic en Importar.
Encontrarás más información al respecto en el artículo Cómo realizar una importación.
Consejo
Si experimentas errores durante la importación, consulta nuestro artículo de solución de problemas sobre importaciones en el Centro de ayuda.
Próximos pasos
¡Enhorabuena! 🎉
Ya estás listo para Configurar la nómina preliminar.