En este artículo te explicamos qué pasos debes seguir para importar los datos maestros de los empleados a Personio.

¿Qué ventajas tiene?

• Guarda los datos de los empleados más relevantes para la empresa. Gracias a las secciones y a los atributos personalizados, puedes configurar los archivos digitales de los empleados conforme a los requisitos internos de tu organización.
• Crea una base de datos centralizada para todos los datos de tus empleados, de manera que todos sepan qué información se almacena y dónde encontrarla.
• Asegúrate de que la información esté siempre actualizada. Si fuera necesario, los empleados pueden actualizar ellos mismos sus datos personales, o secciones concretas de datos.

Paso 1: Configurar secciones y atributos de los empleados en Personio

El perfil del empleado en Personio contiene varias secciones importantes como la información de RR. HH., los datos personales o la información de la nómina. Cada sección contiene diversos atributos que definen qué datos se deben almacenar en ella (como el tipo de empleo, las horas de trabajo semanales, la fecha de contratación, etc.). Encontrarás algunas secciones y atributos predefinidos en el sistema a las que podrás agregar secciones y atributos personalizados.

Notas
▶︎ Antes de comenzar con la importación real de datos de empleados, debes crear y configurar todas las secciones y atributos según tus necesidades. 
▶︎ Las secciones y los atributos siempre deben configurarse en el idioma de la empresa que se configuró en Configuración > Organización > Empresa > Preferencia de idioma.Luego puedes almacenar traducciones de atributos en los idiomas disponibles en Personio: alemán, inglés, español, francés, italiano, holandés, sueco o finés.

Para crear y configurar secciones, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Personal > Información del empleado.
2. Edita cada una de las secciones (a la izquierda) y sus correspondientes atributos (a la derecha).
3. Si deseas añadir más secciones al perfil, haz clic en Crear una sección y, a continuación, en Añadir un atributo para añadir los atributos que desees en cada una de ellas.
4. Asigna un nombre al atributo y selecciona el tipo de atributo adecuado.

Nota
El tipo es importante para el correcto formateo y funcionamiento de los atributos.

A continuación, encontrarás una tabla con los distintos tipos de atributos disponibles:

Puedes encontrar una descripción general de las secciones y los atributos adicionales de los empleados que han demostrado ser útiles, junto con ejemplos, en el Centro de ayuda , en los artículos Mejores prácticas: secciones y atributos y Los atributos predeterminados más importantes y sus funciones.

Paso 2: Utilizar una plantilla de Excel para recopilar información de los empleados

La plantilla en Excel ES Datos empleados.xlsx (que encontrarás en la sección Descargas de este artículo) toma como base tu cuenta en la fase de prueba e incluye todos sus atributos. 

Nota
Los títulos de los atributos y de las opciones de la tabla deben tener exactamente el mismo nombre que el que aparece en tu cuenta de Personio. De lo contrario, la importación no funcionará.

Consejo
En las plantillas de importación, los títulos de columna de atributos que están en Personio como Lista de opciones aparecen en cursiva.
Las primeras líneas de las plantillas se pueden ver con las restricciones permitidas a través de un menú desplegable.

1. Antes de nada, descarga la plantilla de Excel y lee detenidamente las Instrucciones de cumplimentación.
2. Luego, completa las columnas con los datos de los empleados. Cada fila representa a un empleado identificado por su dirección de correo electrónico. Las columnas resaltadas en amarillo son campos obligatorios para los perfiles de nuevos empleados, mientras que para los empleados existentes solo será necesario introducir la dirección de correo electrónico. 
3. Para importar los atributos de empleado creados solo tienes que insertar columnas adicionales.
4. Guarda todos los datos en el archivo de Excel.

Nota
Las direcciones de correo electrónico sirven como identificadores únicos en el sistema. Por lo tanto, se debe indicar una dirección de correo electrónico para cada empleado. Esto es especialmente importante para realizar después otras importaciones, como la de los datos salariales. Con los archivos de importación que contienen la dirección de correo electrónico así como otro identificador (por ejemplo, el ID del empleado), Personio utilizará por defecto la dirección de correo electrónico para importar los datos. Sin embargo, no recomendamos importar varios identificadores al mismo tiempo.

Paso 3: Información adicional para la importación

Puedes consultar las mejores prácticas a continuación mientras completas la plantilla de importación:

▶︎ Los atributos preestablecidos son atributos del sistema que no pueden renombrarse o eliminarse, ya que están vinculados a otros procesos en Personio.
Consejo: Puedes ocultar algunos de los atributos predefinidos de tus empleados. Crea una nueva sección y mueve allí los atributos. Las secciones recién creadas no son visibles para los empleados a menos que les otorgues permisos de acceso a ellas.

▶︎ La plantilla de Excel se puede completar retroactivamente con atributos adicionales. Deberás incluir una identificación única y los atributos que deseas importar. No será necesario volver a incluir los atributos completados anteriormente o los atributos del sistema.

▶︎ No es posible registrar a dos empleados como supervisores el uno del otro. Si un empleado no tiene supervisor (un director general, por ejemplo), puedes dejar la columna correspondiente en blanco.

Nota
Si la estructura de tu empresa permite que los empleados puedan depender de varios supervisores, deberás importar al menos un supervisor. Infórmate sobre cómo añadir supervisores en nuestro artículo Configurar supervisores adicionales.

Paso 4: Importar los datos de los empleados

Una vez completados todos los pasos previos, ya puedes importar los datos de los empleados.

Para efectuar la importación, debes seguir estos sencillos pasos:

1. Subir archivo: Sube el archivo a la sección Importar en tu cuenta Personio.Selecciona el tipo de archivo subir empleados en bloque.
2. Configurar columnas: asigna las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que corresponda. Para ello, conviene que estos tengan el mismo nombre o al menos un nombre similar.
3. Vista previa de la importación: a continuación, obtendrás una vista previa de la importación. De esta forma, en caso de que se produzcan errores, puedes cancelar la importación y volver a la tabla de Excel para corregirlos.
4. Archivo de revisión: si el archivo de importación presenta problemas de formato, aparecerá un mensaje de advertencia. Haz clic en el botón Descargar archivo de revisión para descargar un archivo .xls con las columnas o campos que contienen errores resaltados. Una vez realizadas las correcciones correspondientes, podrás comenzar de nuevo la importación. 

Consejo
En el artículo ¿Por qué no funciona la importación? encontrarás más información sobre cómo solucionar los errores de importación más comunes.

Nota
Comprueba que todo esté configurado correctamente en Revisión de la configuración: perfil de personal antes de pasar al siguiente módulo.