In diesem Artikel werden die Funktionen erläutert, die im Bewerbungsprofil verfügbar sind. Personio erstellt automatisch ein Bewerbungsprofil, wenn Sie eine Bewerbung erhalten. Sie können Bewerbungen für sich Bewerbende auch manuell erstellen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten, Ihre Bewerbungen an Personio zu übertragen.

Im Bewerbungsprofil haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Sie können wichtige Informationen über die sich bewerbende Person aufrufen, etwa persönliche Daten und Stelleninformationen
• Verwalten Sie alle Aspekte der Bewerbung. Jeder Reiter im Bewerbungsprofil erfüllt eine andere Funktion.

Auf das Bewerbungsprofil zugreifen

Ihr Zugriff auf Bewerbungsprofile hängt von Ihren Berechtigungen ab. Weitere Informationen finden Sie in unserer Zusammenfassung der Berechtigungen in der Recruiting-App.

Um auf ein Bewerbungsprofil in Personio zuzugreifen, gehen Sie zu Recruiting > Bewerbungen. Dadurch wird die Bewerbungsliste geöffnet. Klicken Sie auf die Zeile mit den Details der sich bewerbenden Person. Bei Bedarf können Sie mit den Filtern die angezeigten Bewerbenden eingrenzen.

Der Reiter Übersicht

Der Reiter Übersicht enthält eine Zusammenfassung aller Ereignisse rund um die Bewerbung. Zum Beispiel Statusänderungen und Feedbackkommentare.

Profil

Der Reiter Profil enthält die folgenden Abschnitte:

Bewerbendendaten

Der Abschnitt Bewerbendendaten enthält alle relevanten Attribute der sich bewerbenden Person. Dazu gehören vordefinierte Attribute und auch alle individuellen Attribute, die Sie erstellen. Weitere Informationen zum Konfigurieren von Bewerbendenattributen.

Um die Informationen im Profil zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol. Klicken Sie auf Weitere Informationen, um die individuellen Bewerbendenattribute zu bearbeiten.

Dokumente

Die Zugriffsrechte auf die Bewerbungsdokumente werden über Recruiting-Rollen definiert. Sie können den beteiligten Mitarbeitenden für verschiedene Dokumentkategorien unterschiedliche Ansichts- und Bearbeitungsrechte zuweisen.

Der Abschnitt Dokumente enthält:

• Dateien, die Sie als E-Mail-Anhang über das Online-Bewerbungsformular erhalten, oder
• Dateien, die Sie direkt in das Bewerbungsprofil hochladen.

Sie können die Dokumentenkategorie für jede Datei anzeigen, zum Beispiel Lebenslauf oder Anschreiben. Auf der rechten Seite wird eine Vorschau der Datei angezeigt. Sie können die Dokumente auch herunterladen oder als Vorschau in einem neuen Browser-Tab öffnen.

Um weitere Dokumente hochzuladen oder Dateien zu löschen, klicken Sie auf das Stiftsymbol. Sie können Dokumente einzeln oder gesammelt hochladen. Jedem Dokument muss die entsprechende Dokumentkategorie zugewiesen sein.

Interviews

Auf dem Reiter Interviews können Sie Interviews planen und speichern. Alle Teilnehmenden erhalten eine E-Mail-Einladung zum Interview, sofern Sie die entsprechende Option in den Recruiting-Einstellungen aktiviert haben. Sie können das Interview auch mit einem Evaluationsbogen verknüpfen, um nach dem Interview das Feedback anderer einzuholen.

Sie müssen der sich bewerbenden Person von diesem Bereich aus eine Einladung senden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Interview-Termine mit Kalender-Integration oder ohne Kalender-Integration planen können.

Nachrichten

Unter dem Reiter Nachrichten können Sie mit Bewerbenden per E-Mail kommunizieren. So können Sie beispielsweise etwas mit einer sich bewerbenden Person abklären oder nach weiteren Informationen fragen. In diesem Bereich finden Sie auch die gesamte Nachrichtenhistorie.

Personio weist eingehende E-Mails automatisch anhand der E-Mail-Adresse zu. Diese werden dann in die Nachrichtenhistorie der entsprechenden Bewerbung aufgenommen.

Wenn es eine neue, ungelesene Nachricht gibt, erscheint sowohl im Bewerbungsprofil als auch in der Bewerbungsliste ein blauer Punkt. Wenn die entsprechenden Einstellungen für Ihre Recruiting-Rolle festgelegt wurden, erhalten Sie auch eine Inbox-Benachrichtigung über die neue Nachricht.

Nachrichtenstatus

Nachdem Sie eine Nachricht gesendet haben, wird sie mit ihrem aktuellen Status auf dem Reiter Nachrichten angezeigt. In der folgenden Tabelle finden Sie einen Überblick über die einzelnen Status.

Eine Nachricht neu zuweisen

Wenn eine Nachricht falsch zugeordnet ist, können Sie sie manuell einer anderen Bewerbung zuordnen. Navigieren Sie dazu zum Reiter Nachrichten und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben der Nachricht.

Für die Nachricht wird der ursprüngliche Verarbeitungsstatus beibehalten. Ist die Aufgabe noch geöffnet, erscheint die Nachricht auch im neuen Profil mit einem blauen Punkt. Ist die Aufgabe bereits geschlossen, erscheint die Nachricht in der Nachrichten-Historie ohne spezielle Markierung.

Wenn sich die E-Mail Adresse einer bestehenden sich bewerbenden Person ändert, werden eingehende Nachrichten von dieser Person unter dem Reiter Zuzuweisende Nachrichten angezeigt. Hier können Sie die Nachrichten dem richtigen Profil zuordnen, indem Sie auf Zuweisen klicken und eine sich bewerbende Person aus der Liste auswählen. Nachrichten, die Sie von angenommenen oder abgelehnten Bewerbenden erhalten, werden ebenfalls in diesen Ordner verschoben.

Der Reiter Evaluationen

Der Reiter Evaluationen bietet einen Überblick über alle bisher erstellten Evaluationen. Weitere Informationen zu Evaluationsbögen zu Bewerbenden

Kommentare

Auf dem Reiter Kommentare können Sie neue interne Kommentare schreiben und bestehende Kommentare speichern. Abhängig von Ihren Einstellungen erhalten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn ein Kommentar eingegeben wird. Ungelesene Kommentare werden auch in den geöffneten Aufgaben des Reiters Übersicht angezeigt.

Sie können über das @-Symbol Teammitglieder in einem Kommentar erwähnen. Dies ist hilfreich, wenn Sie deren Feedback zu einer Bewerbung benötigen. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen für Erwähnungen über die Einstellungen für die Recruiting-Rolle aktivieren. Nur die folgenden Teammitglieder erscheinen in der Erwähnungsliste:

• Diejenigen, die zum Recruitingteam für die Stelle gehören, oder
• Diejenigen mit Zugriff auf die konkrete Bewerbung.

Selbst Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten an der Recruiting-App erscheinen nicht (es sei denn, sie erfüllen die oben genannten Kriterien). Damit relevante Teammitglieder angezeigt werden können, benötigen sie über ihre spezifische Recruiting-Rolle auch Berechtigungen für den Kommentarbereich.

Um den Namen eines erwähnten Teammitglieds zu sehen, benötigen Sie Zugriff auf dessen öffentliches Profil. Falls Sie keinen Zugriff darauf haben, wird anstelle des Namens Person nicht sichtbar angezeigt.

Angebot

Sie können die Stellenangebote von sich bewerbenden Personen unter dem Reiter Angebot verwalten. Weitere Informationen zum Erstellen eines Angebots mit Vertrag oder ohne Vertrag.

Sobald Sie eine Einigung mit der sich bewerbenden Person erzielt und sie akzeptiert haben, wird automatisch ein Mitarbeitendenprofil erstellt. Dieses Profil bleibt mit der Bewerbung verknüpft. Die gespeicherten Bewerbendendokumente erscheinen im Abschnitt Dokumente des neuen Mitarbeitendenprofils.

Zugriff

Auf dem Reiter Zugriff finden Sie die Mitglieder des Recruitingteams. Sie legen die Mitglieder des Recruitingteams fest, wenn Sie eine Stelle anlegen. Sie können auch anderen Mitarbeitenden Zugriff auf die Bewerbung gewähren.

Tags und Priorisierung

• Ein Tag zu einem Profil hinzufügen: Bewerbungs-Tags können an Bewerbungsprofile angehängt werden. Wenn Sie ein Tag hinzufügen, erscheint es unter der Überschrift des Bewerbungsprofils. Sie können das Tag auch in der Bewerbungsliste sehen (wenn Sie die Spalte Tags ausgewählt haben). Weitere Informationen zur Verwendung von Bewerbungs-Tags
• Vorrangige Bewerbungen markieren: Sie können auf das Markierungssymbol neben dem Namen einer sich bewerbenden Person klicken, die Sie hervorheben möchten. Anschließend können Sie die Bewerbungsliste nach vorrangigen Bewerbenden filtern.

Aufgaben vom Bewerbungsprofil aus durchführen

Feedback anfordern

Den Button Feedback anfordern finden Sie oben rechts im Bewerbungsprofil. Hier können Sie die folgenden Arten von Feedback bei Mitarbeitenden anfragen:

• Kommentare: Sie können einen Kommentar anfragen, um die Eindrücke Ihrer Mitarbeitenden von der sich bewerbenden Person zu sammeln. Beispielsweise können Sie die Anfrage stellen, den Lebenslauf einer sich bewerbenden Person im Voraus zu überprüfen. Alle Kommentare werden auf dem Reiter Kommentare angezeigt.
• Evaluationen: Sie können eine andere Person bitten, einen Evaluationsbogen für die sich bewerbende Person auszufüllen. Die Ergebnisse werden im Reiter Evaluationen angezeigt.

Alle Feedback-Anfragen werden in der Inbox der Person angezeigt, die Feedback gibt. Sie werden auch unter dem entsprechenden Reiter des Bewerbungsprofils angezeigt. Sobald ein Kommentar oder eine Evaluation eingereicht wurde, ist die Aufgabe abgeschlossen.

Ein Interviewtermin vereinbaren

Den Button Interview planen finden Sie oben rechts im Bewerbungsprofil. Hier können Sie direkt Termine für Interviews vereinbaren.

Weitere Aktionen

Den Button mit dem Dreipunktsymbol finden Sie oben rechts im Bewerbungsprofil. Hier können Sie Folgendes tun:

• Die Bewerbung anonymisieren: Die Bewerbungsdaten werden anonymisiert, können aber weiterhin in anonymisierter Form für Ihre Berichte verwendet werden.
• Die Bewerbung löschen: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Die sich bewerbende Person einer anderen Stelle zuweisen: Sie können die sich bewerbende Person einer anderen Stelle zuweisen. Die Bewerbendendaten werden aufbewahrt.

Hinweis:
Sowohl das Löschen als auch die Anonymisierung von Bewerbungen sind irreversibel. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden; anonymisierte Bewerbungsdaten bleiben Ihnen allerdings für Ihre Berichte erhalten. Weitere Informationen zu den Datenschutzoptionen im Recruiting-Bereich

Bewerbende zwischen Phasen verschieben

Um sich Bewerbende zwischen Recruiting-Phasen zu verschieben, klicken Sie oben rechts auf den Button mit der aktuellen Phase, z. B. „Screening“.

Erfahren Sie mehr über das Verschieben von Bewerbenden zwischen Recruiting-Phasen.

Der sich bewerbenden Person absagen

Sie können auf den Button Absagen klicken, um die Bewerbung einer Person zu beenden. Dies können Sie tun, wenn diese ihre Bewerbung zurückziehen oder Ihr Unternehmen die Bewerbung ablehnt.

Weitere Informationen zum Absagen während des Bewerbungsprozesses

Bewerbungslink kopieren

Sie können den Button Bewerbungslink kopieren verwenden, um die URL der Bewerbung in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Sie können den Link dann an Ihre Teammitglieder senden. Sie benötigen die richtigen Berechtigungen, um auf die spezifische Bewerbung zugreifen zu können.

Mehr Informationen

• Verwalten Sie Ihre Bewerbungen über die Bewerbungsliste.