Bewerbungen in Personio

In diesem Artikel erhalten Sie eine Übersicht über die verschiedenen Funktionen, die Ihnen in einer Bewerbung in Personio zur Verfügung stehen.

Personio erstellt für alle Online-Bewerbungen, die bei Ihnen eingehen, automatisch Bewerbungsprofile und ordnet sie den jeweiligen Stellen zu.  Sie können Bewerbungen auch manuell erstellen, indem Sie zu Recruiting > Bewerbungen > Bewerbung anlegen navigieren. Lernen Sie, wie Sie Bewerbungen in das Personio Recruiting Tool übertragen.

Alle Bewerbungen sind dann direkt über die zugehörige Stelle zugänglich. Klicken Sie auf den Namen eines Bewerbers, um die betreffende Bewerbung zu öffnen. Navigieren Sie dort direkt in die entsprechenden Sektionen und Funktionen, um diese zu verwalten.

Bewirbt sich ein Kandidat auf mehrere Stellen, wird jeweils ein Profil angelegt. Alle Profile werden mit einem entsprechenden Hinweis und Links auf die anderen Bewerbungen versehen. 

1. Übersicht: Die Übersicht stellt alle Vorgänge seit dem Eingang der Bewerbung zusammengefasst dar, einschließlich aller Statusänderungen und hinterlegten Feedback-Kommentare.
   
   
2. Profil: Im Reiter Profil finden Sie die Bereiche Bewerberinformationen und Dokumente.
   
   ▶︎ Die Bewerberinformationen enthalten alle Details, die Sie zuvor über das Bewerbungsformular angefordert haben. Dazu gehören die Bewerberattribute, die Sie unter Einstellungen > Recruiting > Attribute hinzugefügt haben. Einige Attribute sind vordefiniert, aber Sie haben auch die Möglichkeit, eigene Attribute zu erstellen, um Bewerberinformationen pflegen zu können. Diese können Sie manuell eingeben oder direkt über das Bewerbungsformular erfassen. Um die Informationen im Profil zu bearbeiten, verwenden Sie das Bleistiftsymbol. Klicken Sie auf Mehr Informationen, um auch Ihre benutzerdefinierten Bewerberattribute zu bearbeiten.
   
   Sie können separate Zugriffsrechte für das Bewerberprofil und die Personalinformationen vergeben und Ihre eigenen Bewerberattribute entsprechend verteilen. Erfahren Sie mehr über Best Practice: Recruiting-Rollen.
   
   
   
   ▶︎ Im Bereich Dokumente finden Sie alle Bewerbungsdateien , die Sie als Anhang einer Bewerbungs-E-Mail oder über das Online-Bewerbungsformular erhalten oder die Sie direkt in die Bewerbung hochgeladen haben. Sie können direkt sehen, zu welchen Dokumentenkategorien Dateien existieren, und erhalten eine Vorschau des jeweiligen Dokuments. Klicken Sie auf die Pfeile oberhalb des Vorschaufensters, um zwischen den einzelnen Dokumenten innerhalb einer Dokumentenkategorie zu wechseln. Sie können die Dokumente auch herunterladen oder als Vorschau in einem neuen Browser-Tab öffnen.
   
   Um weitere Dokumente hochzuladen oder Dateien zu löschen, klicken Sie auf das Stift-Symbol. Sie können Dokumente einzeln oder gesammelt per Klick oder per Drag-and-Drop hochladen. Schließlich können Sie auch den einzelnen Dokumenten die entsprechende Dokumentenkategorie zuweisen.
   
   

   Hinweis: Die Zugriffsrechte auf die Bewerberdokumente werden über die Recruiting-Rollen definiert. Vergeben Sie unterschiedliche Ansichts- und Bearbeitungsrechte für verschiedene Dokumentenkategorien für die beteiligten Mitarbeiter.

   Wenn Sie den Recruiting-Prozess für Bewerber abschließen und diese einstellen, finden Sie in der jeweiligen Bewerbung eine Verlinkung zum Mitarbeiterprofil. Erfahren Sie, wie Sie in Personio ein Angebot für Bewerber erstellen und ein Mitarbeiterprofil einrichten.
3. Interviews: Im Reiter Interview können Sie Interviews terminieren und Termine direkt in Personio abspeichern. Alle Teilnehmer erhalten per E-Mail eine Einladung zum Interview, sofern diese Option in den allgemeinen Recruiting-Einstellungen aktiviert ist. Verknüpfen Sie das Interview optional mit einem Evaluationsbogen, um im Nachgang von allen Teilnehmern Feedback zum Bewerber zu erhalten. Erfahren Sie mehr über Schritt 3: Recruiting-Interviews anlegen.
4. Nachrichten: Klicken Sie auf den Reiter Nachrichten, um mit Bewerbern per E-Mail zu kommunizieren. Hier finden Sie die gesamte Historie aller Nachrichten und können Bewerbern neue E-Mails schreiben und senden. Eingehende E-Mails werden anhand der E-Mail-Adresse automatisch zugeordnet und in die Nachrichten-Historie der entsprechenden Bewerbung aufgenommen. Bei Bedarf können Nachrichten manuell einem anderen Profil zugeordnet werden. Klicken Sie hierfür auf den Button mit den drei Punkten. Liegt eine neue, ungelesene Nachricht vor, erscheint sowohl in der Bewerbung als auch in der Bewerbungsliste ein blauer Punkt. Sofern für Ihre Recruiting-Rolle entsprechend eingestellt, werden Sie zusätzlich via E-Mail-Benachrichtigung über die neu eingegangene Nachricht informiert.
   
   

   Hinweis: Eine versehentlich falsch zugeordnete Nachricht kann über den Button mit den drei Punkten einer anderen Bewerbung zugeordnet werden. Dabei behält die Nachricht ihren ursprünglichen Bearbeitungsstatus: War die Aufgabe noch offen, erscheint die E-Mail auch im neuen Profil mit einem blauen Punkt. War das To-Do bereits geschlossen, wird die Nachricht ohne spezielle Markierung in den Nachrichtenverlauf eingeordnet.

   
   Wenn Ihr Konto über die Erweiterung Productivity Plus verfügt, können Sie für Ihre Nachrichten E-Mail-Vorlagen verwenden und den Versand von Nachrichten terminieren. Weitere Informationen finden Sie unter Versenden von Recruiting-Nachrichten.
   Ändert sich die E-Mail-Adresse eines bestehenden Bewerbers, werden von diesem Bewerber eingehende Nachrichten unter Zuzuweisende Nachrichten abgelegt, wo sie dem entsprechenden Profil zugeordnet werden können, indem Sie auf Zuweisen klicken, den bestehenden Bewerber aus der Liste auswählen und dann Bestätigen. Nachrichten von Bewerbern, die bereits akzeptiert oder abgelehnt wurden, werden ebenfalls in diesem Ordner gespeichert.
5. Evaluationen: Mit Personio können Sie standardisierte Evaluationsbögen erstellen, um von allen am Interview beteiligten Mitarbeitern strukturiertes Feedback zu sammeln. Unter diesem Reiter finden Sie außerdem eine Übersicht über alle bisher erstellten Evaluationen.
6. Kommentare: Nutzen Sie die Option Kommentare zur internen Kommunikation bzw. zum Hinterlegen von Feedback-Kommentaren. Je nach Ihren Einstellungen werden Sie per E-Mail informiert, sobald ein Kommentar hinterlegt wurde. Ungelesene Kommentare erscheinen zudem in der Übersicht offener Aufgaben in der Stellenübersicht.
   
   
7. Angebot: Wenn der Bewerber Sie während des gesamten Bewerbungsprozesses überzeugt hat, können Sie im nächsten Schritt die Angebotserstellung in Personio verwalten. Klicken Sie hierfür auf Angebot und erstellen Sie aus einer Vorlage ein neues Vertragsangebot mit oder ohne Vertragsentwurf. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie in Personio ein Angebot erstellen.
   Sobald Sie sich mit dem Bewerber einig geworden sind und ihn akzeptiert haben, wird automatisch ein Mitarbeiterprofil erstellt. Dieses Profil bleibt mit der Bewerbung verknüpft. Die gespeicherten Bewerberdokumente werden direkt in der Sektion Dokumente des neuen Mitarbeiterprofils unter der Kategorie Bewerbungsunterlagen angelegt.
8. Zugriff: Unter dem Reiter Zugriff sehen Sie auf einen Blick die Verantwortlichen für eine Stelle, die in den Details der Stelle definiert werden. Sie können auch anderen Mitarbeitern Zugriff auf die Bewerbung gewähren. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Recruiting-Rollen, um Mitarbeitern Zugriff auf Bewerbungen zu erteilen.
9. Tag hinzufügen: Klicken Sie auf Tag hinzufügen, um Bewerbungen zu markieren, beispielsweise Empfehlungen bestehender Mitarbeiter. Tags ermöglichen es Ihnen auch, bestimmte Bewerbergruppen in der Bewerbungsliste zu identifizieren. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Bewerbungs-Tags.
10. Mit Flagge markieren: Top-Bewerber, die Sie besonders hervorheben wollen, können Sie mit einer Flagge markieren. Sie können außerdem die Bewerbungsliste entsprechend filtern oder über die Spalte Priorität sortieren.
11. Stellendetails anzeigen: Über diesen Link werden Sie auf die Detailseite der Stellenanzeige geleitet. So können Sie z. B. kurz vor einem Interview das geplante Startdatum oder die Anforderungen für die zu besetzende Stelle noch einmal prüfen und diese mit der Bewerbung abgleichen.
    Der Link erscheint nur Mitarbeitern, denen eine Recruiting-Rolle zugewiesen ist, die mindestens mit dem Ansichtsrecht auf Stellen verbunden ist.
12. Dokumente: Über diesen Button können Sie alle in der Bewerbung hinterlegten Dokumente auf einmal öffnen und herunterladen.
13. Feedback: Unter Feedback anfragen haben Sie die Möglichkeit, einen formlosen Feedback-Kommentar von einem Kollegen einzuholen, z. B. mit der Bitte, einen Lebenslauf vorab zu prüfen. Sie können der Anfrage eine beliebig lange Beschreibung hinzufügen. Anschließend finden Sie unter dem Reiter Kommentare alle Feedback-Einträge zum betreffenden Bewerber. Oder aber Sie wählen einen Evaluationsbogen aus, der zum Bewerber ausgefüllt werden soll. Die Ergebnisse erscheinen dann im Reiter Evaluationen.
    Zusätzlich zur Aufgabe im Dashboard und der Übersicht in der Bewerbung werden Feedback-Anfragen dem Feedback-Geber auch direkt im betreffenden Reiter (Evaluationen bzw. Kommentare) angezeigt. Sobald die jeweilige Evaluation abgegeben wurde, gilt die Aufgabe als erledigt.
14. Aktions-Button: Verwenden Sie diesen Button, um eine der folgenden Funktionen auszuführen:
    ▶︎ Bewerbung anonymisieren: Die Daten der Bewerbung werden anonymisiert, können aber weiterhin in anonymisierter Form für Ihre Berichte verwendet werden. Mehr darüber, welche Daten anonymisiert werden, finden Sie hier.
    ▶︎ Bewerbung löschen: Die Bewerbung wird unwiderruflich gelöscht. Lesen Sie mehr dazu hier.
    Beachten Sie, dass sowohl die Löschung als auch die Anonymisierung von Bewerbungen nicht rückgängig gemacht werden kann. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden; jedoch sind die anonymisierten Bewerbungsdaten weiterhin für Ihre Berichte verfügbar.
    ▶︎ Einer anderen Stelle zuordnen: Sie können den Bewerber einer anderen Stelle zuordnen. Die Bewerberdaten bleiben dabei erhalten.
    
    
15. Bewerbungsphase: Dieser Button zeigt die aktuelle Recruiting-Phase, in der sich der Bewerber befindet. Über Verschieben nach können Sie den Bewerber in die nächste oder eine andere Phase des Recruiting-Prozesses verschieben. Wie Sie in Personio Recruiting-Phasen anlegen, erfahren Sie hier.
    
    
16. Absagen: Klicken Sie auf Absagen, um die Bewerbung eines Bewerbers jederzeit zu beenden, entweder weil er seine Bewerbung zurückgezogen hat oder weil Ihr Unternehmen beschlossen hat, ihn abzulehnen .
    
    
17. Pfeile: Nutzen Sie die Pfeile, um zwischen den Bewerbungen innerhalb der ausgewählten Stelle und der Bewerbungsphase zu wechseln.
18. Bewerbungslink kopieren: Über den Button Bewerbungslink kopieren haben Sie die Möglichkeit, die URL der Bewerbung in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Sie können den Link dann beispielsweise an Ihre Kollegen senden, die Zugriff auf diese Bewerbung haben.