¿Cómo funcionan los permisos de acceso?

 

 

En este artículo te explicamos qué secciones de Personio puedes controlar mediante los permisos de acceso, y cómo afectan estos a las opciones de visualización y edición de tus empleados.

Solo los administradores pueden ver y configurar los permisos de acceso a través de Ajustes > Personal > Roles del empleado > Permisos de acceso. Para obtener más información sobre cómo gestionar roles de empleado, consulta el artículo Creación y gestión de roles de empleado.

Ten en cuenta que los permisos de acceso se dividen en tres niveles: Ver, Proponer y Editar. Para obtener más información sobre los permisos y los niveles de acceso, consulta el artículo Permisos de acceso generales.

 

Información personal

Esta sección hace referencia a la pestaña Información personal del perfil del empleado. Personio te permite definir permisos de acceso específicos para cada sección por separado. No obstante, es necesario tener asignado el permiso Editar para poder realizar modificaciones en el futuro.

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Salarios

En esta sección se definen los permisos de acceso a la pestaña Salario del perfil del empleado.

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Registro de jornada

En esta sección se definen los permisos de acceso a la pestaña Registro de jornada del perfil del empleado.

Al conceder el permiso Editar o Proponer para esta sección, los empleados podrán registrar ellos mismos sus horas de trabajo diarias en la pestaña Registro de jornada. Si se ha configurado un proceso de aprobación para el permiso Proponer, las horas registradas por los empleados deberán ser confirmadas por un responsable antes de guardarse en el sistema.

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Ten en cuenta que al conceder permisos de edición, permites que el empleado pueda modificar el saldo de horas extras.

 

Documentos

Esta sección se refiere a la pestaña Documentos del perfil del empleado. Aquí puedes definir permisos de acceso específicos para cada categoría de documento.

Los empleados que tengan asignado el permiso Ver podrán consultar y descargar los documentos de la categoría correspondiente; con el permiso Proponer, podrán además subir documentos y con el permiso Editar, utilizar plantillas y eliminar documentos.

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Ten en cuenta que poder subir un documento de apoyo al crear un nuevo feedback, el autor del formulario debe tener asignado el permiso Proponer para los documentos de desempeño.

 

Onboarding

En esta sección se definen los permisos de acceso a la pestaña Onboarding del perfil del empleado.

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Los empleados que solo deban ver y completar las tareas de onboarding que se les han asignado, no necesitan tener asignados los permisos Ver ni Editar.

 

Datos de desempeño

En esta sección se definen los permisos de acceso a la pestaña Desempeño del perfil del empleado.

Para editar o añadir feedback sobre el desempeño de un empleado, es necesario tener asignado el permiso Editar para la sección Datos de desempeño. Con el permiso Ver, el empleado podrá ver el feedback que sus superiores le hayan dejado en su perfil, pero no editarlo.

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Icono de tres puntos

Para ver la opción Administrar cuenta, los empleados deben tener derechos de visualización para la sección Administrar cuentas. Para poder enviar correos electrónicos de invitación o correos electrónicos para restablecer una contraseña, deben tener derechos de edición. 

Para ver la opción Establecer un recordatorio , los empleados deben tener derechos de propuesta para la sección Notas y derechos de visualización para la sección Administrar cuentas.

Para ver la opción Programar vacaciones, los empleados deben tener derechos de edición para la sección en la que se asignó el atributo Estado (Datos personales, Información de RR. HH., etc.).

Para ver la opción Terminar el empleo, los empleados deben tener derechos de edición para la sección en la que se asignó el atributo Estado (Datos personales, información de RR. HH., etc.).

Sólo los administradores pueden ver la opción Eliminar perfil.

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Exportación de datos

Define los permisos de acceso para exportar los datos de la empresa. Solo los empleados con el permiso Editar pueden solicitar una nueva exportación de datos.

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Ten en cuenta que al asignar a los usuarios el permiso Ver para las exportaciones de datos podrán ver todas las exportaciones generadas, aunque no tengan acceso a los datos que contienen en Personio.

 

Informes

En esta sección se definen los permisos de acceso a la pestaña Informes.

Al hacer clic en Personalizar, podrás configurar filtros individuales para restringir los datos que se mostrarán en los informes.

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Ausencia

En esta sección se definen los permisos de acceso a la pestaña Ausencia del perfil del empleado. Ten en cuenta que el permiso Editar no te permite modificar las políticas de devengos. Para ello deberás contactar con el administrador.

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Historial del empleado

En esta sección se definen los permisos de acceso a la pestaña Historial del perfil del empleado. Esta pestaña será visible si el rol de empleado correspondiente tiene asignado el permiso Ver para la Vista general. Al asignar el permiso Ver para la Vista detallada, también se concede acceso a la lista de todos los atributos que se han cambiado en el perfil de un empleado. Con el permiso Editar, los empleados podrán añadir entradas al historial o actualizar las ya existentes. Encontrarás más información al respecto en el artículo El historial del empleado.

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Ten en cuenta que en la vista detallada solo aparecerán los atributos para los cuales existe un permiso de visualización y/o edición, y que el acceso a la vista detallada depende del acceso a la vista general. 

 

Historial de ausencias y balance

En esta sección se definen los permisos de acceso para el enlace Mostrar historial de la pestaña Ausencia del perfil del empleado. Aquí es donde se visualizan los días acumulados y cualquier ajuste manual realizado desde la fecha de contratación del empleado.

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Nóminas

En esta sección se definen los permisos de acceso para la sección Nómina en Personio. Aquí podrás configurar permisos de acceso para cada subempresa.

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Configuración de la cuenta

En esta sección se definen los permisos de acceso para cada uno de los ajustes de Personio, por ejemplo, para los ajustes de ausencias. 

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Notas del empleado

En esta sección se configuran los permisos de acceso a la pestaña Notas del perfil del empleado. En esta pestaña encontrarás tanto las notas como los recordatorios individuales del empleado. 

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Ten en cuenta que para que los empleados vean los recordatorios individuales, tendrán que tener asignado al menos el permiso Ver para la sección Gestionar cuentas.

 

Reclutamiento

En esta sección se definen los permisos de acceso para la sección Reclutamiento. Al asignar este permiso, concedes acceso a todos los puestos y perfiles de los candidatos, así como a la bandeja de mensajes no asignados. Además, podrás integrar a los empleados en los procesos de selección independientemente del permiso que definas aquí.

Es importante que no confundas este permiso con el permiso vinculado a los ajustes de reclutamiento que se define en la sección Configuración de la cuenta.

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Añadir nuevo empleado

En esta sección se definen los permisos de acceso para la opción Añadir empleado que encontrarás en Lista de empleados. Aquí tendrás que especificar también si autorizas la asignación de roles a los empleados.

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Vista de organigrama

En esta sección se definen los permisos de acceso para la vista de organigrama a la que podrás acceder a través de la Lista de empleados.

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Para poder acceder a la vista de organigrama, los empleados necesitan tener asignado el permiso Ver para la sección Organigrama.

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Para poder ver a otros empleados, es necesario tener asignado el permiso Ver para el perfil público de los empleados. Para que en el organigrama se muestren también los empleados de baja y sus subordinados directos e indirectos, es necesario tener asignado el permiso Ver para el atributo Estado, que normalmente se encuentra dentro de la sección  Información de RR. HH.

Para poder utilizar todas las opciones de filtrado de los filtros Subempresa (si está activada), Departamento, Oficina y Equipo de la vista de organigrama, es necesario tener asignado el permiso Ver para las secciones correspondientes a esos atributos.

 

Informes personalizados

En esta sección se definen los permisos de acceso a los Informes personalizados

Los empleados con el permiso Ver podrán acceder a todos los informes creados y consultar su contenido, aunque a través de su rol de empleado no tuviesen acceso a un atributo en particular.

Y los que tengan asignado el permiso Editar podrán además crear informes personalizados y seleccionar qué atributos se incluirán.

Ten en cuenta que con la asignación de estos permisos los empleados podrán acceder a todos los informes personalizados. Si solo quieres conceder acceso a un informe personalizado en concreto, puedes hacerlo a través de la ventana Opciones para compartir. Encontrarás más información en el artículo Cómo compartir un informe personalizado.

 

Importaciones

A través de la opción Importación de documentos, podrás conceder permisos de acceso para que los empleados del rol actualmente seleccionado suban documentos a Personio. 

Los empleados con este permiso podrán acceder al área de importación de Personio y subir documentos para todos los empleados de la empresa. No obstante, el acceso a los archivos importados se determinará en función de los permisos de acceso definidos para la sección Documentos.

 

Vista general del workflow

En esta sección se definen los permisos de acceso al Centro de workflows y al widget Workflows del panel de control.

Esto les permite ver y utilizar la mayoría de las funcionalidades y widgets que forman parte del Centro de workflows y del widget Workflows del panel.

Sin embargo, no podrán ver el widget Firmas activas ni el icono de ajustes de los diferentes widget, ya que son funcionalidades reservadas exclusivamente a los administradores.

 

Desempeño y desarrollo

Define el acceso a la sección Desempeño y desarrollo.Puedes definir los permisos de acceso para la sección Ciclos (en Desempeño), la sección Formación o ambas.Los empleados con permisos de edición podrán crear y gestionar los ciclos de evaluación del desempeño, así como los cursos y las sesiones de formación.Ten en cuenta que todavía necesitarás permisos de administrador para poder crear plantillas de feedback.

 

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